供電企業管理類檔案“快一步工作法”

文/國網德州供電公司 盧秀紅

國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》中的“企業管理類檔案”是指：企業在研發、生產、服務、經營和管理等活動過程中形成的各種門類和載體的記錄。企業管理類檔案是公司全體員工的智慧積累，真實客觀地記錄公司的發展歷程。而檔案的收集整理，是體現檔案價值的前提和基礎。

一、管理類檔案現狀分析

依據《國家電網公司檔案管理辦法》，管理類檔案按照“誰主管、誰負責”“誰形成、誰整理”的原則，實行部門立卷，管理類文件材料應在辦理完畢后次年第1季度歸檔，第二季度歸檔完畢。這就造成當年形成的管理類檔案大量集中在次年上半年進行收集并歸檔，由于間隔時間較長，如果中間人員變動，歸檔材料沒有及時做好交接，在收集歸檔時檔案遺漏、丟失的風險較大；且由于每年3月份開始對各部門進行收集歸檔時，工作過于集中，檔案管理部門工作壓力大，容易造成積壓，無法保證檔案收集歸檔的完整性和準確性。

為了解決這些問題，國網德州供電公司依托國網公司協同辦公和數字檔案館系統，構建“隨辦隨歸”管理模式，在做好部門立卷的基礎上，探索出管理類檔案“快一步工作法”。

二、建“預歸檔”機制，推行檔案“快一步工作法”

（一）把握文件材料形成規律，明確“預歸檔”流程。通過認真研究國網山東省電力公司下發的《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，根據文件材料形成特點，將管理類檔案分解為收發文、大事記、日常業務管理三種類型，分別明確了“預歸檔”流程和時間節點，使大家一目了然。1.收發文中的應歸檔文件材料。收發文又分為電子公文和紙質公文，其中電子公文是指由協同辦公系統流轉并辦理完畢的公司發文、收文。電子公文的預歸檔流程為：辦公室文書每天將辦理完畢的公文，按照不同歸檔部門分別轉入數字檔案館系統“待整理文件”庫。然后各部門兼職檔案員就會在檔案管理系統中看到本部門的“待整理文件”，兼職檔案員每月月底對這些“待整理文件”的保存價值進行鑒別，不需要歸檔的轉入“不歸檔”庫，需要歸檔的劃分保管期限，填寫歸檔信息，轉入“預裝盒”庫，并送至檔案管理員審核。辦公室檔案管理員每月5日前進行審核，審核的重點是歸檔信息是否準確完整，審核通過后，完成預歸檔，從而實現電子公文到電子檔案的轉化。紙質公文的預歸檔流程為：辦公室文書每月10日前根據“預裝盒”庫內需歸檔文件，打印紙質公文，并通知各部門兼職檔案員來領取。各部門兼職檔案員領取紙質公文后，每月25日前完成紙質公文的預整理，包括加蓋歸檔章，填寫歸檔信息。歸檔章的填寫內容包括：全宗號、機構、年度、保管期限、頁數，但暫時先不用填寫文件序號（這是因為管理類的文件，應該按照文件形成的時間、結合事由來進行排序，所以在預整理階段先不排序，在第二年年初正式歸檔時統一排序，最終完成年度歸檔），然后送檔案管理員審核。檔案管理員每月月底對送審的紙質公文進行質量檢查，這里檢查的重點是紙質公文整理是否規范，審核通過后，完成紙質公文的預歸檔。2.大事記應歸檔文件材料。與大事記相關的文件材料預歸檔流程為：辦公室秘書每月5日前編寫公司上月大事記。檔案管理員根據大事記內容在每月10日前篩選出具有保存價值的歸檔材料，編制歸檔材料清單，并發送至各責任部門。各責任部門兼職檔案員每月25日前根據清單內容收集、整理相應的歸檔材料。在檔案管理系統中完成預裝盒，同時將實體檔案提交至檔案管理員審核。檔案管理員每月月底進行審核，這里審核的重點是整理是否規范、系統中掛接的電子原文與實體檔案是否一致，審核合格后，完成預歸檔。3.日常業務管理性應歸檔文件材料。日常業務管理中產生的文件材料是指除了收發文、大事記以外的其他管理性材料，例如組織部的員工考勤表、各部門年度工作總結、各專業年度統計報表等。此類文件材料的預歸檔流程為：公司各部門每月10日前都要收集上個月形成的需歸檔文件材料。兼職檔案員每月25日前在檔案管理系統中完成預裝盒，并連同紙質檔案一起提交檔案管理員審核。檔案管理員每月月底進行審核，這里審核的重點是收集是否齊全、系統中電子原文與紙質檔案是否一致，審核通過后，完成預歸檔。

（二）構建覆蓋全員的檔案管理網絡。公司按照“統一領導、分級管理”的原則，全方位加強檔案工作的組織領導。建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。健全辦公室歸口負責、各方面共同參與、縱向到底、橫向到邊的工作網絡，層層落實全員檔案責任。1.各部門主要負責人履行第一責任人職責，親自研究、親自部署，及時協調解決重點難點問題，并對本部門歸檔材料的完整性和系統性負責。2.各部門負責綜合管理或檔案管理的牽頭處室（專工），全面分析本部門文件材料歸檔范圍，與部門重點工作有機結合，加強文件材料收集工作的前期策劃、中期協調、后期審核。3.各級管理人員工作中應考慮文件歸檔份數，做好文件材料的日常收集工作，并及時向部門兼職檔案員歸檔，對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。4.各部門兼職檔案員按照規范要求做好整理工作，按月度進行預歸檔（修整、裝訂、編頁、分類、加蓋歸檔章等）。5.辦公室專職檔案員負責監督、檢查、指導各部門、各專業檔案收集立卷工作；負責對電子公文按照“預歸檔”原則進行預裝盒，每月按機構和保管期限分類打印，進行預整理并集中存放；次年1月份開始，將上年“預歸檔”的管理類文件材料進行核查調整，對已分類好的紙質文檔和檔案管理系統內預歸檔的電子文件按歸檔文件整理規則統一編目，打印歸檔文件目錄，整理裝盒上架，完成全年歸檔任務。

（三）強化檔案管理績效考核和監督審核機制。1.加強檔案歸檔質量績效考核。檔案“預歸檔”工作要求各業務部門檔案員付出更多的時間和責任心保證電子文件及時歸檔、文件材料實體完整齊全，同時也需要更嚴格有效的檔案管理績效考核方式作為執行具體工作的動力和目標。在實行檔案“預歸檔”以后，將各業務部門檔案“預歸檔”的效果納入業務部門檔案工作的績效考核中，由檔案部門每月通過檔案系統對照檔案保管期限表和檔案收集索引檢查電子文件收集齊全率、完整率，對沒有及時把電子文件錄入系統的部門進行催交，限時催交仍不能上傳的部門進行績效考核。2.加強歸檔文件的“四性”校驗。“隨辦隨歸”模式在檔案管理系統中設定相應的管理權限，主要包括各類檔案形成部門的“在線歸檔、在線上傳”等，檔案管理部門的“工作提醒、監督指導、四性校驗、審核審批”等功能。檔案管理部門根據檔案管理系統提醒定期處理待辦事務中的歸檔申請，對預歸檔庫中的電子檔案進行四性校驗，包括檔案的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測。可用性鑒定目的在于確認電子文件中的內容可以正常讀出，沒有丟失和差錯。對于電子文件的安全性鑒定，主要從內容的真實、完整性上去把關。電子文件的易修改性使得計算機系統中同一文件經常存在不同版本，歸檔的電子文件必須是最終版本，必要時可保存某些草稿。對歸檔的電子文件進行無病毒鑒定，檔案部門接收的電子文件來自四面八方，受病毒侵害的機會多，因此對于以介質狀態歸檔的電子文件，應先殺毒，再接收，避免危及整個檔案管理系統。

三、管理類檔案“快一步工作法”的實施效果

（一）為公司管理的決策提供數據支撐。實施管理類檔案“快一步工作法”，不僅能夠減少檔案原件的遺失遺漏，降低原件丟失風險；還可以減少檔案管理部門的工作壓力，提高工作效率，真正做到了“應歸盡歸、歸就精品”。同時為檔案管理部門節省大量的檔案收集整理時間，讓他們有更多的時間留在對檔案數據的統計分析上，充分利用大數據等新技術，優化檔案業務管理模式，積極探索智慧檔案管理，推動檔案工作持續創新發展，進一步提升檔案的潛在價值，為公司管理的決策提供數據支撐。

（二）提升檔案工作及檔案價值。實施管理類檔案“快一步工作法”以來，公司充分利用檔案資源開展“講好檔案故事”微視頻制作及展播活動。先后拍攝《永久的記憶》《拆遷疑云》《憶·檔案》《光陰的故事》等檔案宣傳視頻并在公司大廳循環展播，讓公司員工更直觀地了解檔案和檔案工作，感受檔案文化的獨特魅力。在國際檔案日制作“奮斗新時代·與光明同行”檔案見證德電發展宣傳展板，展現德州從1902年有電以來經歷的滄桑巨變，記錄公司發展過程中的重要歷史時刻，通過圖片展覽讓廣大員工感受檔案的作用，充分展現了檔案工作者“為黨管檔、為國守史、為民服務”的宗旨，提升了檔案價值。

四、結語

下一步，我們將進一步夯實檔案管理基礎，結合各門類檔案的特點，逐步總結完善“快一步工作法”，最終實現在各門類檔案中推廣應用，全面提升檔案的整體管理水平。