新形勢下醫院檔案工作問題與對策

文/泰州市人民醫院 高琴

改革開放已40余年，隨著經濟的發展，國家的繁榮富強，信息技術不斷滲入各行各業，“互聯網+”概念應運而生。在檔案領域，運用各種信息技術，使檔案事業得到快速發展和改革，改變了原來的檔案管理結構，降低了工作人員的負擔，節約了檔案管理開支。

一、我院檔案工作中存在的一些問題

聚焦我院，在外部經濟環境良好、信息技術應用發展高歌猛進、全國檔案事業全面改革的良好態勢下，雖然我院檔案工作在全市醫院檔案工作中成績突出，但依然存在諸多問題。

（一）意識形態方面。一項工作能否更好，與領導的重視程度密切相關，檔案工作在醫院的各項工作中是被邊緣化的，屬于“被遺忘的角落”。但是在實際工作中，檔案與醫院的各項工作有著千絲萬縷的聯系，醫院迎接檢查、醫患糾紛中維護自身權益、編年鑒、搞展覽等等都需要檔案部門提供檔案資料。檔案工作如此重要，但是不能給醫院創收，更多體現的是無形的歷史和文化價值，投入之后見效慢，對于如今追求速效快顯的“主流政績觀者”來說很不劃算。醫院中從事檔案工作的，多數是轉崗人員或兼崗人員。就轉崗人員而言，多數人選擇從其他崗位轉到檔案部門，從思想上來說，可能認為檔案部門清閑，來養老；從年齡上來說，都是在其他部門干了好多年的老同志，轉崗時有很多部門可以選，卻選擇被邊緣化的檔案部門，怕早已沒有了年輕時奮斗的熱情。這都要源于他們對檔案工作及其重要性認識不夠，而且他們也沒有意識到檔案工作者應具備什么樣的精神與品質（淡泊名利、甘于奉獻、愛崗敬業、精益求精、勇于探索、盡職盡責、善于鉆研）。就兼崗檔案工作者而言，多數人本職崗位工作任務很繁重，況且檔案工作任務量大、責任重，在他們有限的精力下，要想兼顧，恐怕心有余而力不足，只能從思想上放棄被邊緣化的檔案工作，從行動上稍稍管理一下。醫院的職工多數是醫生和護士，做行政工作的人員占比不大，而且占比較小的行政人員中多數是從醫療護理崗轉崗過來的，只有很少部分人員是行政相關專業的人員，因此對所在職能部門工作中產生的檔案資料，大家幾乎都沒有歸檔意識。

（二）技術與投入。隨著檔案工作的改革發展，將信息技術應用于檔案事業，建設智慧檔案，是提升檔案工作效率和服務水平的必然選擇。我院也緊跟時代步伐，將醫院的病案資料委托三方機構進行數字化，投入數百萬資金。但是僅僅是在病案方面投入，而行政綜合類檔案仍是傳統的管理方式，沒有建立檔案管理信息系統，也沒有將其數字化，因此行政綜合檔案的存儲、保管、利用并沒有與時俱進，急需改革。再者，醫院建設智慧檔案，將檔案工作信息化，需要投入大量的資金，這正如前文所說，由于投入大、無收益、見效慢，與如今追求快、顯的政績觀相背，因此導致領導層決策時，不會考慮將醫院的資金投入檔案信息化建設方面。

（三）檔案人才隊伍建設。前文已經提到我院檔案管理人員構成，有轉崗的、兼崗的，沒有專職的，年齡大點的是轉崗的，年紀輕的是兼崗的，因此檔案人員結構渙散。我院檔案工作者不僅沒有專業的理論知識，更沒有專業操作技能，他們主要做的就是收集、保管、查找資料，甚至掛個名，對于專業性較強的檔案立卷歸檔工作都是出資外請檔案專家完成。這樣做從當下來看是可行的，性價比較高，但是從長遠來看，是不可取的。理由有三：一是外請檔案專家都是原先在檔案工作崗位已退休的人員，年齡較大，總有身體不允許的那一天。二是在工作時間上不容易統一，十分遷就他們的時間安排，這樣一來，對于外界的依賴性很大，使醫院的檔案工作經常處于被動狀態。三是醫院要想開展系統性的檔案工作幾乎不可能，因為外請專家耗資不菲，工作連續性不強，這些外請專家同時服務多家單位，如果醫院有自己的專業檔案人才隊伍，才能系統性開展檔案工作改革和創新。

二、提高我院檔案工作水平的思路

我院檔案工作的上述問題，可能不僅僅只在我們一家醫院存在，為了解決這些問題，并且給兄弟單位一些參考，筆者認為應該從以下方面著手解決。

（一）提高思想認識。首先，我們應該意識到檔案的重要性。檔案是歷史的記錄，是真實的見證。檔案工作作為醫院工作的重要組成部分，是院領導帶領全院職工開展各項工作的真實記錄，是醫院發展的真實見證，也是以史為鑒，促進各項工作有序開展的重要基礎。其次，我們更應該意識到新時代檔案工作的重要地位。習近平總書記曾對檔案工作有“四個得以”的精辟論述，強調“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案”。習總書記對檔案工作的精辟論述是對檔案工作的精準定位，使檔案工作者充分感受到自身工作的意義和重要性。最后，檔案工作者應該清楚自己的使命和擔當。面對新形勢、新任務，檔案工作者應該認真學習貫徹習近平總書記系列講話精神，牢記檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的歷史使命，本著對歷史負責、為現實服務、替未來著想的態度，認真貫徹落實中央辦公廳領導提出的為黨管檔、為國守史、為民服務的要求，結合我院檔案工作實際，講大局、強責任、提能力、抓落實，以改革創新的精神積極探索新形勢下我院檔案工作的新思路、新途徑，推動醫院檔案工作不斷適應經濟社會發展需要，更好地為需求者提供檔案服務。

（二）加大資金投入。隨著信息技術的不斷成熟和普及，在社會發展的各個領域已經由現代信息化管理檔案系統代替傳統的人工管理檔案系統，而且得到了一致好評，不僅節約了工作時間，提升了工作效率，而且節省了大量的人力物力，最重要的是確保了管理數據的安全性、可靠性和完整性。信息化檔案管理推動了人類社會的進步，推動了現代化社會的進程。就我院目前檔案工作來看，僅在病案工作方面投入資金進行數字化，并沒有全面開展檔案工作的數字化和信息化，使我院智慧檔案、“互聯網+檔案”工作十分滯后，沒能緊跟時代的步伐，這項工作需要大量資金的投入，而且需要長線投入。就目前情況而言，醫院雖不是專門的檔案機構，但是醫院檔案不僅對內服務醫院各項工作，還對外服務患者，急需將檔案工作信息化，因此醫院領導層應該在戰略規劃時，考慮將財務資金向建設“互聯網+檔案”、智慧檔案傾斜，以期提高醫院檔案信息化管理和服務水平。

（三）建立人才隊伍。從長遠來看，應該建立一支專業化的人才隊伍，將醫院檔案工作拉入可持續發展的道路。新時代檔案管理工作利用新的管理技術、方法以及模式，要求檔案建設隊伍能夠以更加專業的能力與態度做好這項工作，因此建立一支專業檔案人才隊伍顯得極有必要。筆者認為，我院檔案管理部門應該從三個方面建立優秀的、專業的檔案管理隊伍：一是醫院應該重視對現有人員的培養。鼓勵他們參加各種檔案培訓活動；與高校合作，將人員送往高校再培養；與兄弟醫院交流，組織人員前往考察學習。二是引進檔案專業人才，充實醫院檔案人才隊伍。三是給醫院檔案工作者搭建良好的發揮平臺，暢通他們的評優、晉升、職稱通道，充分調動他們工作的積極性。