醫(yī)院辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀與體會

文/昆山市第一人民醫(yī)院 王丹

醫(yī)院辦公室文書是指醫(yī)院辦公室收集、整理、保存的發(fā)展運行中形成的文字、書籍、手稿、檔案簿等形態(tài)存在的醫(yī)院業(yè)務(wù)、活動、實踐行為的真實記錄。辦公室文書檔案可為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展提供強有力的信息基礎(chǔ)。管理水平的高低直接體現(xiàn)了醫(yī)院辦公室工作人員的管理能力和服務(wù)水平。醫(yī)院辦公室文書檔案在等級醫(yī)院創(chuàng)建、醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展等方面起著至關(guān)重要的作用。

一、背景

隨著信息技術(shù)水平的不斷提高和醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文書檔案管理已經(jīng)很難滿足當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的需求，建立電子化的文書檔案管理平臺是必然趨勢。2010年醫(yī)院首次探索無紙化辦公模式，引入電子政務(wù)辦公平臺，先后開發(fā)了收文流程、發(fā)文流程等，進行了辦公室文書的規(guī)范化管理；2011年醫(yī)院成立了綜合檔案室，制定了《昆山市第一人民醫(yī)院檔案管理辦法》，對文書的收集、整理、立卷、歸檔等進行了明確的規(guī)定和要求；2013年根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需要，醫(yī)院進行了內(nèi)部系統(tǒng)更新，引入了更切合醫(yī)院辦公的行政事務(wù)辦理自動化系統(tǒng)，嚴格規(guī)范了文書處理程序，注重文書材料的形成和辦理過程，確保文書歸檔齊全完整。所有收發(fā)文通過行政事務(wù)辦理平臺進行審批、分發(fā)、辦理、歸檔。

二、醫(yī)院辦公室文件的主要來源

醫(yī)院辦公室作為上傳下達的核心科室，是文書集中的地方。辦公室的文書種類繁多，主要以收文、發(fā)文、會議材料、合作協(xié)議、計劃總結(jié)、責(zé)任書和其他文書資料組成。

（一）收文。主要是指上級來文，上級來文根據(jù)下發(fā)形式的不同，接收的平臺也不一樣，有電子文件、紙質(zhì)文件。其中電子文件來源于醫(yī)院與上級主管部門之間建立的電子政務(wù)辦公平臺，收文員每日登錄賬號下載待辦文件，由于目前醫(yī)院內(nèi)部的文件流轉(zhuǎn)平臺與上級主管部門不兼容，所以收文員需將收文轉(zhuǎn)入醫(yī)院內(nèi)部的行政事務(wù)辦理平臺送呈領(lǐng)導(dǎo)批示，然后辦理、歸檔、立卷。紙質(zhì)文件來源于信件、傳真等。收文包括會議通知、工作方案、人事任免、工作批復(fù)等指令性文件，需要醫(yī)院各科室和部門推進和落實。

（二）發(fā)文。主要是醫(yī)院內(nèi)部根據(jù)工作要求下發(fā)到各個執(zhí)行部門的工作方案、通知、決定等文件，目前醫(yī)院的發(fā)文文號分昆人醫(yī)、昆人醫(yī)黨、昆人醫(yī)團、昆人醫(yī)工會、昆人醫(yī)黨政辦通知等。運用最多的文種是上行文和平行文。

（三）會議材料。主要是指各類會議形成的材料，包括會議通知、會議簽到、會議下發(fā)材料、會議記錄、會議紀要、會議照片和會議簡訊等。醫(yī)院的會議材料分為日常會議材料和專題會議材料。日常會議材料包括黨政聯(lián)席會議材料、月度工作會議材料、行政周會會議材料等。專題會議材料包括職代會材料、黨員大會材料、各類動員大會材料、醫(yī)院總結(jié)、表彰大會材料等。

（四）合作協(xié)議。是指醫(yī)院辦公室負責(zé)保存的醫(yī)院與合作單位簽訂的文件資料，包括與上、下級醫(yī)療衛(wèi)生單位簽訂的合作協(xié)議、各大院校簽訂的友好協(xié)議、援建單位簽訂的合作協(xié)議、服務(wù)單位簽訂的協(xié)議等。

（五）計劃、總結(jié)。按時間跨度可分為周、月、季度、年度計劃、總結(jié)和大的發(fā)展規(guī)劃。也可按具體工作內(nèi)容形成專項工作計劃和總結(jié)。還可按科室或支部、管理中心、醫(yī)院等形成。

（六）責(zé)任書。包括醫(yī)院與上級主管部門簽訂的績效考核目標責(zé)任書、醫(yī)院與中層簽訂的院科二級目標責(zé)任書、黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任書、安全生產(chǎn)目標責(zé)任書、自身建設(shè)責(zé)任書、三級創(chuàng)建目標責(zé)任書等納入目標管理的責(zé)任書。

三、醫(yī)院辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）兼職人員管理。醫(yī)院辦公室的文書檔案目前由辦公室的兼職檔案員負責(zé)，兼職檔案員一般只接受過檔案管理的基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，對真正的檔案管理一知半解，缺乏實踐經(jīng)驗。隨著檔案的發(fā)展與進步，兼職檔案員所掌握的知識也與現(xiàn)實脫節(jié)，對于一些新的文書檔案管理的規(guī)范不了解、不掌握。加上辦公室日常的會務(wù)和事務(wù)工作，往往占據(jù)了兼職檔案員的所有時間，對于文書檔案的日常管理容易忽視，年底檔案移交也是突擊完成，不能系統(tǒng)地進行檔案整理，影響了檔案的整理質(zhì)量。

（二）文書檔案收集不完整。醫(yī)院擁有本部、友誼、廣仁三個院區(qū)，每個院區(qū)都有獨立的辦公室，但在文書檔案管理上，本部院區(qū)的文書檔案相對集中，友誼院區(qū)和廣仁院區(qū)的文書檔案相對零散，年底歸檔時三個院區(qū)的檔案也沒有進行分類、整合，存在部分檔案缺失。每年年底兼職檔案員會將所有的文件進行分類歸檔，但在收文檔案歸檔中存在一個突出的問題——所有移交的收文只有文件和領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門負責(zé)人簽批意見，沒有后續(xù)執(zhí)行文件的記錄和痕跡。如江蘇省先進工作者申報文件，辦公室移交的只有文件，沒有與申報相關(guān)的申報表、個人事跡、公示材料、表彰文件等一整套材料，不符合文書檔案歸檔的要求和規(guī)范。辦公室文書檔案查閱的頻率較高，尤其是紙質(zhì)的合作協(xié)議、目標責(zé)任書、會議記錄等，為了方便，在歸檔移交時可能因為檔案員的主觀原因而延誤檔案上交時間，導(dǎo)致檔案不完整。

（三）文書檔案管理的設(shè)施設(shè)備不全。辦公室的文書檔案沒有專門的保存和相對保密的硬件設(shè)施，保存地點一般都在普通辦公室的文件柜中，相對公開，沒有濕度、溫度、消防等專業(yè)監(jiān)測。大部分紙質(zhì)檔案會隨著時間、溫度、空氣濕度等環(huán)境變化發(fā)生改變，影響檔案整體質(zhì)量。檔案未歸入綜合檔案室前沒有檔案的借閱審批流程和管理規(guī)范，在科室內(nèi)部或科間借閱中會出現(xiàn)遺失，也沒有權(quán)限審批，檔案的信息安全得不到保證。

（四）電子文書檔案管理的缺陷。隨著信息化時代的突飛猛進，電子文書檔案逐漸代替了手工紙質(zhì)檔案。2010年醫(yī)院首次探索無紙化辦公模式，引入電子政務(wù)辦公平臺，2013年進行了系統(tǒng)更新和優(yōu)化。使用電子系統(tǒng)后文書的流轉(zhuǎn)均在電子平臺體現(xiàn)，大大提高了工作效率，但同時也存在缺陷，權(quán)限的設(shè)定如果出現(xiàn)交叉，就可能出現(xiàn)文書檔案的安全問題，一旦文書檔案的流程或是痕跡被修改很難及時發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致文書檔案不真實。

四、醫(yī)院辦公室文書檔案管理的體會

（一）建立和完善文書檔案管理制度。制度化的管理是新時期醫(yī)院文書檔案工作必要的手段，也是最有效的舉措之一。只有制定了文書檔案管理制度，才能規(guī)范文書檔案簽發(fā)、送呈、審批、辦理、歸檔、立卷、檢索的流程，才能對醫(yī)院的文書進行統(tǒng)一、規(guī)范、有效地管理。醫(yī)院要不斷建立和完善《檔案實體分類實施細則》《檔案保管制度》《檔案調(diào)閱制度》《檔案安全和消防制度》《檔案庫房管理制度》等制度規(guī)范，約束和加強文書檔案管理。

（二）不斷提高文書管理的意識。目前醫(yī)院“重臨床，輕管理”的意識還一定程度存在，對于文書檔案的管理的重要性和必要性認識不清，很多重要文書檔案缺失和遺漏。做好文書檔案管理必須要加強重視程度，確保檔案人力資源、場地、設(shè)備等配備齊全。要給予充足的時間進行檔案整理，確保檔案質(zhì)量。科室要有相對固定人員具體負責(zé)檔案工作，將檔案工作與日常工作相結(jié)合，與醫(yī)院重點工作相結(jié)合，與醫(yī)院的等級創(chuàng)建相結(jié)合，與醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展相結(jié)合，提高認識，加強管理，并將文書檔案管理的及時性、完整性和規(guī)范性納入院科兩級目標責(zé)任制考核，落實管理責(zé)任。

（三）規(guī)范文書的收集和整理。辦公室文書管理工作重在收集、保存資料，尤其是原始文件的保存，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、影像資料等。規(guī)范文書的收集和整理要嚴在日常，要專人管理，專人負責(zé)，階段性進行整理、分類、監(jiān)測，按照檔案管理要求，按照檔案類別、件數(shù)、頁數(shù)等進行登記匯總，制定檔案移交目錄，履行交接手續(xù)，確保文書歸檔的及時性、有效性和完整性。

（四）加強檔案知識專業(yè)培訓(xùn)。文書檔案管理具有專業(yè)性和系統(tǒng)性，兼職人員短期內(nèi)很難掌握文書檔案管理的所有規(guī)定和要求，實際操作中勢必會影響檔案的質(zhì)量。但醫(yī)院存在人力資源緊缺的現(xiàn)實狀況，很難設(shè)置專職檔案員，面對這種情況，醫(yī)院要在各科設(shè)定相對固定的兼職檔案員，定期系統(tǒng)地組織兼職檔案員進行檔案知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)，每年規(guī)定一定的學(xué)習(xí)任務(wù)和考核要求，修完學(xué)時，順利通過考核，取得兼職檔案員資格證書的才可參與檔案的管理。還要利用內(nèi)網(wǎng)、微信、院務(wù)公開欄等對全院職工做好《檔案法》《檔案條例》《檔案管理辦法》等法規(guī)性、政策性文件培訓(xùn)宣傳工作，增強全院職工的檔案意識及文書檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識。

（五）加強多部門協(xié)作。醫(yī)院辦公室的文書很大一部分是上級來文，需要下發(fā)到各科室執(zhí)行和落實，但在歸檔過程中由于各部門是分別歸檔，所有文件由辦公室負責(zé)歸檔，其他執(zhí)行過程中產(chǎn)生的文書檔案由各部門自己負責(zé)歸檔，這就暴露了一個問題，文件和具體執(zhí)行分類放置，需要檔案室再進行分類歸檔，增加了一定的難度。所以在歸檔過程中需要加強多部門的協(xié)作，加強科間銜接和溝通，確保文書歸檔時由該文件所產(chǎn)生的所有文書檔案均歸檔合并，實現(xiàn)閉環(huán)管理。

（六）加大文書檔案管理的投入。添置必要的文書檔案硬件設(shè)施，確保檔案的保存安全。結(jié)合工作實際和醫(yī)院發(fā)展需要，及時更新軟件設(shè)施，優(yōu)化檔案處置流程，提高檔案管理的工作效率。定期加強對檔案的階段性監(jiān)測，確保檔案的完整性、可靠性、真實性，提高檔案整體的質(zhì)量和利用價值。

辦公室文書檔案管理是一項長期、系統(tǒng)工程，醫(yī)院要高度重視，把文書檔案管理作為一項重要的工作來抓，加大人力、財力、物力的投入，增強檔案管理的標準化、規(guī)范化、科學(xué)化，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院發(fā)展中的促進作用和參考價值。