利用信息化技術(shù)構(gòu)建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)

文/淄博市技師學(xué)院 韓晶晶

經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前高校對(duì)于資產(chǎn)檔案管理仍然存在不足。很多管理環(huán)節(jié)仍采用人為管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行操作。這種陳舊的工作模式，無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代的要求，導(dǎo)致學(xué)校信息處理環(huán)節(jié)繁瑣，工作效率低下。為了解決傳統(tǒng)的管理模式帶來(lái)的問(wèn)題，本文對(duì)于如何利用信息化技術(shù)構(gòu)建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行了多角度的思考研究，包括對(duì)高校系統(tǒng)性管理的具體分析，總結(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題，提出信息化高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建方法等。為構(gòu)建各大高校的資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，作了詳細(xì)說(shuō)明。

一、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)分析

資產(chǎn)檔案本身屬于學(xué)校檔案的一部分。在建立高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)之前，首先，我們需要知道的是與之相關(guān)的檔案、資產(chǎn)兩個(gè)部門(mén)。根據(jù)系統(tǒng)性的分析，檔案、資產(chǎn)兩者都應(yīng)該作為系統(tǒng)主體。學(xué)院應(yīng)該確定參與系統(tǒng)的人員構(gòu)成與對(duì)應(yīng)的責(zé)任，將資產(chǎn)檔案管理人員與其工作對(duì)應(yīng)并分類，這是我們建立管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。注意工作之間的聯(lián)系與區(qū)別，讓工作能夠有序而順暢進(jìn)行。其次，是對(duì)于子系統(tǒng)的規(guī)劃，注意主客體之間的協(xié)調(diào)關(guān)系。最后，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，確定系統(tǒng)與人員之間的關(guān)系，從全局的角度對(duì)高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)行決策。

二、高校資產(chǎn)檔案管理存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)的高校資產(chǎn)檔案管理存在很多的問(wèn)題，主要出現(xiàn)在資金、檔案、監(jiān)管這三方面。這些問(wèn)題影響了學(xué)校的運(yùn)行，讓管理變得混亂，無(wú)法有效適應(yīng)越來(lái)越龐大的信息數(shù)據(jù)管理引發(fā)的新情況。

（一）在學(xué)校資金方面。不少學(xué)校只注重對(duì)于資金的吸引與投入，忽視了對(duì)于資金、資產(chǎn)的管理。對(duì)種類繁多的各種資產(chǎn)和用于不同學(xué)校設(shè)施建設(shè)的資金所需要記錄的信息，僅僅以人力通過(guò)記錄投資的金額、數(shù)量、型號(hào)等，就完成了對(duì)資產(chǎn)的管理。這種做法導(dǎo)致很多具體的資金運(yùn)作、設(shè)備損耗信息不能及時(shí)得到反饋，加大了學(xué)校的工作難度。

（二）在檔案管理方面。因?yàn)樾枰芾聿块T(mén)的層層審批，影響了相關(guān)工作的時(shí)間與工作的效率。在檔案查閱方面，存在借閱人不歸還檔案，或因?yàn)椴幌虢?jīng)歷審批的時(shí)間而延遲歸還檔案的現(xiàn)象。這些情況讓檔案信息無(wú)法得到妥善保存，容易丟失，并且很難重新記錄。在相關(guān)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)的時(shí)候，無(wú)法及時(shí)將信息進(jìn)行反饋，導(dǎo)致設(shè)備無(wú)法進(jìn)行更換、修理等操作，影響工作的正常開(kāi)展。

（三）缺乏有效的監(jiān)管手段。因?yàn)槭侨藶檫M(jìn)行資產(chǎn)檔案的管理，很多時(shí)候?qū)τ谌藛T的監(jiān)控不足，對(duì)于人員出于利益自行篡改數(shù)據(jù)的行為得不到有效的監(jiān)管。例如：教師的個(gè)人信息被有利害關(guān)系的管理人員篡改，導(dǎo)致某項(xiàng)工作的開(kāi)展出現(xiàn)問(wèn)題；資金被非法挪用后，被記錄人員修改，以達(dá)到隱瞞證據(jù)的目的等等。

三、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

信息化技術(shù)構(gòu)建的高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，是利用新時(shí)代的信息技術(shù)手段，由專業(yè)編程人員建立的信息化管理高校資產(chǎn)檔案的系統(tǒng)。

（一）管理機(jī)制方面的優(yōu)點(diǎn)。在管理機(jī)制方面，信息化管理相比傳統(tǒng)的人工管理更加安全與便利。一方面，在安全方面，傳統(tǒng)的管理模式信息記錄容易被人為損毀或者丟失。而信息化的管理系統(tǒng)，則可以通過(guò)權(quán)限控制、信息備份冗余等手段有效減少傳統(tǒng)管理問(wèn)題，最大程度避免造成的損失；另一方面，在建立相關(guān)資料信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，編程人員會(huì)將各類信息按照種類、資金來(lái)源、重要程度等因素分別排列。對(duì)于操作人員來(lái)說(shuō)，查看、修改、刪除等操作更加方便。還可以建立多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)據(jù)安全性，方便操作人員傳輸整理。學(xué)校可成立對(duì)應(yīng)的監(jiān)管部門(mén)，并賦予監(jiān)管部門(mén)賬號(hào)在系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的權(quán)限，確保管理人員監(jiān)控學(xué)校資產(chǎn)檔案的流向。

（二）高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)對(duì)管理人員的優(yōu)勢(shì)。在管理人員培訓(xùn)方面，因?yàn)橄到y(tǒng)的存在，操作難度降低，可以有效提升管理人員對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的掌控與熟悉程度。另外，高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)對(duì)于管理人員自身的素質(zhì)也有較高的要求，需要管理人員對(duì)于高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，讓專業(yè)的信息化知識(shí)進(jìn)入?yún)⒂?xùn)人員視野，從而進(jìn)一步加強(qiáng)了對(duì)于學(xué)校資產(chǎn)檔案信息的處理效率。

（三）信息化系統(tǒng)對(duì)于數(shù)據(jù)的記錄更加明確。在傳統(tǒng)的人力記錄方法中，因?yàn)槿鄙賹?duì)于信息的匯總處理，管理人員很難直接看到多種信息直接關(guān)聯(lián)。對(duì)于各類信息，不能明確將所有的信息整理并標(biāo)注，造成記錄信息不明確。而在信息化高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，我們可以將對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)整理為數(shù)據(jù)表格，在記錄時(shí)很快就可查詢到具體對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，并為其增加信息，或是在原本信息之上創(chuàng)建新的信息條目，讓記錄變得更加準(zhǔn)確、清楚。例如可以在一個(gè)學(xué)期結(jié)束的時(shí)候，找到學(xué)校設(shè)備的定期維護(hù)資金和對(duì)應(yīng)的設(shè)備編號(hào)，管理人員通過(guò)對(duì)于后臺(tái)管理系統(tǒng)的操作，在原本的條目中添加學(xué)期設(shè)備損耗的條目，并建立新的數(shù)據(jù)庫(kù)表格，將數(shù)據(jù)傳輸給相關(guān)的監(jiān)管人員與領(lǐng)導(dǎo)層，讓需要的結(jié)果清晰展現(xiàn)出來(lái)。

四、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建方法

（一）需求掌握與模型建立。在開(kāi)始構(gòu)建高校資產(chǎn)檔案系統(tǒng)之前，需要考慮的是，各大高校自身對(duì)于開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)資產(chǎn)檔案系統(tǒng)的需求。資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)是通過(guò)對(duì)資產(chǎn)檔案信息進(jìn)行收取、管理、匯總、分析并加以利用的信息技術(shù)系統(tǒng)。資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)可以添加多種演算功能，在構(gòu)建之前，需要了解的是用戶對(duì)于系統(tǒng)功能與業(yè)務(wù)方面的需求，再將各項(xiàng)需求整理構(gòu)建出高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)模型。例如，將各種類型的檔案分類作為模型的組件，對(duì)不同的組織設(shè)計(jì)不同的功能與權(quán)限，從設(shè)計(jì)上讓整個(gè)系統(tǒng)更加合理與人性化。建立數(shù)據(jù)庫(kù)模型，將各種組織都會(huì)用到的搜索結(jié)果以不同的條件進(jìn)行分類與權(quán)限管理。對(duì)整個(gè)系統(tǒng)做出詳細(xì)的規(guī)劃，以方便相關(guān)工作人員具體實(shí)施與系統(tǒng)搭建。

（二）常用的設(shè)計(jì)模塊。以目前常見(jiàn)的檔案系統(tǒng)為例，經(jīng)過(guò)分析對(duì)于高校資產(chǎn)檔案系統(tǒng)來(lái)說(shuō)比較常用的模塊包括用戶管理系統(tǒng)模塊、學(xué)生信息管理系統(tǒng)模塊、資產(chǎn)管理系統(tǒng)模塊三種。1.用戶管理模塊。需要設(shè)計(jì)系統(tǒng)用戶注冊(cè)、登錄、注銷(xiāo)及權(quán)限管理功能。對(duì)于不同的用戶設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)的權(quán)限，防止用戶錄入修改超過(guò)自身權(quán)限的數(shù)據(jù)，例如學(xué)生修改成績(jī)。2.學(xué)生信息管理系統(tǒng)。對(duì)于高校信息管理員來(lái)說(shuō)，每當(dāng)新的學(xué)期開(kāi)始，會(huì)有許多新入學(xué)的學(xué)生。這些學(xué)生的各種信息需要被登記在學(xué)生信息管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。比如學(xué)生的姓名、性別、年齡、成績(jī)、班級(jí)信息等等，都需要在數(shù)據(jù)庫(kù)中能找到與之對(duì)應(yīng)的字段。在錄入時(shí)，需要考慮使用系統(tǒng)的管理員身份，給予不同的權(quán)限。比如教師可以選擇學(xué)生的科目，并錄入學(xué)生的成績(jī)。相關(guān)招生人員可以錄入學(xué)生的具體個(gè)人信息。3.資產(chǎn)管理系統(tǒng)模塊。各大高校每年都會(huì)增加的許多新資產(chǎn)，學(xué)校本身?yè)碛械馁Y產(chǎn)信息，也給管理人員造成很多負(fù)擔(dān)。所以，同樣需要設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)的模塊。資產(chǎn)管理系統(tǒng)模塊包括學(xué)校的房產(chǎn)、實(shí)驗(yàn)室儀器、采購(gòu)等分類。可以根據(jù)不同學(xué)校的具體情況進(jìn)行分類管理。而具體的功能則應(yīng)該包括入賬信息的記錄查詢功能、各種數(shù)據(jù)報(bào)表的生成、申請(qǐng)?zhí)峤弧Ⅱ?yàn)收與記錄、房產(chǎn)的位置面積信息添加等等。4.人員考核評(píng)估子系統(tǒng)模塊。對(duì)于學(xué)校管理人員來(lái)說(shuō)，良好的培訓(xùn)、考核、工作評(píng)估的子系統(tǒng)的建立，可以有效對(duì)管理人員工作狀況進(jìn)行監(jiān)管。學(xué)校可以定時(shí)利用子系統(tǒng)的功能對(duì)管理人員進(jìn)行工作考查，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可以及時(shí)進(jìn)行處理，減少對(duì)資產(chǎn)造成的各種損失，提升檔案的安全性。

五、結(jié)語(yǔ)

為了解決傳統(tǒng)的管理模式帶來(lái)的問(wèn)題，本文對(duì)于如何利用信息化技術(shù)構(gòu)建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，做了多角度探究，從系統(tǒng)上分析各部門(mén)的關(guān)系。總結(jié)了傳統(tǒng)人力管理出現(xiàn)的問(wèn)題，分析了信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，給出了相關(guān)建議與構(gòu)建資金檔案系統(tǒng)的方法。利用信息化技術(shù)可以更加高效地對(duì)資產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，使數(shù)據(jù)的安全性得到提升。