利用信息化技術構建高校資產檔案管理系統

文/淄博市技師學院 韓晶晶

經過調查發現，目前高校對于資產檔案管理仍然存在不足。很多管理環節仍采用人為管理的傳統方式進行操作。這種陳舊的工作模式，無法適應信息時代的要求，導致學校信息處理環節繁瑣，工作效率低下。為了解決傳統的管理模式帶來的問題，本文對于如何利用信息化技術構建高校資產檔案管理系統，進行了多角度的思考研究，包括對高校系統性管理的具體分析，總結出現的問題，提出信息化高校資產檔案管理系統構建方法等。為構建各大高校的資產檔案管理系統，作了詳細說明。

一、高校資產檔案管理系統分析

資產檔案本身屬于學校檔案的一部分。在建立高校資產檔案管理系統之前，首先，我們需要知道的是與之相關的檔案、資產兩個部門。根據系統性的分析，檔案、資產兩者都應該作為系統主體。學院應該確定參與系統的人員構成與對應的責任，將資產檔案管理人員與其工作對應并分類，這是我們建立管理系統的基礎。注意工作之間的聯系與區別，讓工作能夠有序而順暢進行。其次，是對于子系統的規劃，注意主客體之間的協調關系。最后，根據學校的實際情況，確定系統與人員之間的關系，從全局的角度對高校資產檔案管理系統的發展進行決策。

二、高校資產檔案管理存在的問題

傳統的高校資產檔案管理存在很多的問題，主要出現在資金、檔案、監管這三方面。這些問題影響了學校的運行，讓管理變得混亂，無法有效適應越來越龐大的信息數據管理引發的新情況。

（一）在學校資金方面。不少學校只注重對于資金的吸引與投入，忽視了對于資金、資產的管理。對種類繁多的各種資產和用于不同學校設施建設的資金所需要記錄的信息，僅僅以人力通過記錄投資的金額、數量、型號等，就完成了對資產的管理。這種做法導致很多具體的資金運作、設備損耗信息不能及時得到反饋，加大了學校的工作難度。

（二）在檔案管理方面。因為需要管理部門的層層審批，影響了相關工作的時間與工作的效率。在檔案查閱方面，存在借閱人不歸還檔案，或因為不想經歷審批的時間而延遲歸還檔案的現象。這些情況讓檔案信息無法得到妥善保存，容易丟失，并且很難重新記錄。在相關設備進行維護的時候，無法及時將信息進行反饋，導致設備無法進行更換、修理等操作，影響工作的正常開展。

（三）缺乏有效的監管手段。因為是人為進行資產檔案的管理，很多時候對于人員的監控不足，對于人員出于利益自行篡改數據的行為得不到有效的監管。例如：教師的個人信息被有利害關系的管理人員篡改，導致某項工作的開展出現問題；資金被非法挪用后，被記錄人員修改，以達到隱瞞證據的目的等等。

三、高校資產檔案管理系統的優點

信息化技術構建的高校資產檔案管理系統，是利用新時代的信息技術手段，由專業編程人員建立的信息化管理高校資產檔案的系統。

（一）管理機制方面的優點。在管理機制方面，信息化管理相比傳統的人工管理更加安全與便利。一方面，在安全方面，傳統的管理模式信息記錄容易被人為損毀或者丟失。而信息化的管理系統，則可以通過權限控制、信息備份冗余等手段有效減少傳統管理問題，最大程度避免造成的損失；另一方面，在建立相關資料信息數據庫時，編程人員會將各類信息按照種類、資金來源、重要程度等因素分別排列。對于操作人員來說，查看、修改、刪除等操作更加方便。還可以建立多個數據庫，保證數據安全性，方便操作人員傳輸整理。學校可成立對應的監管部門，并賦予監管部門賬號在系統中對應的權限，確保管理人員監控學校資產檔案的流向。

（二）高校資產檔案管理系統對管理人員的優勢。在管理人員培訓方面，因為系統的存在，操作難度降低，可以有效提升管理人員對各項數據的掌控與熟悉程度。另外，高校資產檔案管理系統對于管理人員自身的素質也有較高的要求，需要管理人員對于高校資產檔案管理系統進行學習，讓專業的信息化知識進入參訓人員視野，從而進一步加強了對于學校資產檔案信息的處理效率。

（三）信息化系統對于數據的記錄更加明確。在傳統的人力記錄方法中，因為缺少對于信息的匯總處理，管理人員很難直接看到多種信息直接關聯。對于各類信息，不能明確將所有的信息整理并標注，造成記錄信息不明確。而在信息化高校資產檔案管理系統中，我們可以將對應的數據整理為數據表格，在記錄時很快就可查詢到具體對應的數據，并為其增加信息，或是在原本信息之上創建新的信息條目，讓記錄變得更加準確、清楚。例如可以在一個學期結束的時候，找到學校設備的定期維護資金和對應的設備編號，管理人員通過對于后臺管理系統的操作，在原本的條目中添加學期設備損耗的條目，并建立新的數據庫表格，將數據傳輸給相關的監管人員與領導層，讓需要的結果清晰展現出來。

四、高校資產檔案管理系統的構建方法

（一）需求掌握與模型建立。在開始構建高校資產檔案系統之前，需要考慮的是，各大高校自身對于開發設計資產檔案系統的需求。資產檔案管理系統是通過對資產檔案信息進行收取、管理、匯總、分析并加以利用的信息技術系統。資產檔案管理系統可以添加多種演算功能，在構建之前，需要了解的是用戶對于系統功能與業務方面的需求，再將各項需求整理構建出高校資產檔案管理系統模型。例如，將各種類型的檔案分類作為模型的組件，對不同的組織設計不同的功能與權限，從設計上讓整個系統更加合理與人性化。建立數據庫模型，將各種組織都會用到的搜索結果以不同的條件進行分類與權限管理。對整個系統做出詳細的規劃，以方便相關工作人員具體實施與系統搭建。

（二）常用的設計模塊。以目前常見的檔案系統為例，經過分析對于高校資產檔案系統來說比較常用的模塊包括用戶管理系統模塊、學生信息管理系統模塊、資產管理系統模塊三種。1.用戶管理模塊。需要設計系統用戶注冊、登錄、注銷及權限管理功能。對于不同的用戶設計對應的權限，防止用戶錄入修改超過自身權限的數據，例如學生修改成績。2.學生信息管理系統。對于高校信息管理員來說，每當新的學期開始，會有許多新入學的學生。這些學生的各種信息需要被登記在學生信息管理系統對應的數據庫中。比如學生的姓名、性別、年齡、成績、班級信息等等，都需要在數據庫中能找到與之對應的字段。在錄入時，需要考慮使用系統的管理員身份，給予不同的權限。比如教師可以選擇學生的科目，并錄入學生的成績。相關招生人員可以錄入學生的具體個人信息。3.資產管理系統模塊。各大高校每年都會增加的許多新資產，學校本身擁有的資產信息，也給管理人員造成很多負擔。所以，同樣需要設計對應的模塊。資產管理系統模塊包括學校的房產、實驗室儀器、采購等分類。可以根據不同學校的具體情況進行分類管理。而具體的功能則應該包括入賬信息的記錄查詢功能、各種數據報表的生成、申請提交、驗收與記錄、房產的位置面積信息添加等等。4.人員考核評估子系統模塊。對于學校管理人員來說，良好的培訓、考核、工作評估的子系統的建立，可以有效對管理人員工作狀況進行監管。學校可以定時利用子系統的功能對管理人員進行工作考查，如果發現問題，可以及時進行處理，減少對資產造成的各種損失，提升檔案的安全性。

五、結語

為了解決傳統的管理模式帶來的問題，本文對于如何利用信息化技術構建高校資產檔案管理系統，做了多角度探究，從系統上分析各部門的關系。總結了傳統人力管理出現的問題，分析了信息化系統的優勢，給出了相關建議與構建資金檔案系統的方法。利用信息化技術可以更加高效地對資產檔案進行管理，使數據的安全性得到提升。