煤炭企業檔案信息化管理系統應用策略

文/山西西山晉興能源有限責任公司 魏宇

互聯網技術的發展為煤炭企業的檔案管理工作帶來了更多發展機遇，實現了信息化管理。采用檔案信息化管理系統可以在提升工作效率的基礎上降低運營成本，促進企業穩定發展。

一、煤炭企業檔案管理信息化的必要性

隨著數字化網絡的快速發展，煤炭企業開始采用信息化的管理措施，以提升決策質量水平。在煤炭企業的生產經營過程中，檔案管理工作屬于十分重要的組成部分，實現檔案管理信息化，可以在整合檔案信息的基礎上，提升管理效率，促使企業有效利用豐富的數字資源，創新企業決策。除此之外，檔案管理信息化還可以實現部門整合，降低了人為因素失誤的發生幾率，在削減機構規模的基礎上促進了各部門人員的積極溝通，強化了流程管理力度，調動了各部門工作人員的積極性與主動性。

二、煤炭企業檔案信息化特點

（一）原始性。檔案工作關鍵的管理對象為原始文獻，檔案信息化過程必須注重信息來源，確保智能分析工作有法可依。檔案屬于記錄歷史的憑證，價值不僅在于記錄的內容，關鍵還在于記錄的痕跡，比如錄像帶、軟盤等。為了確保檔案信息化后不丟失自身的載體原始性，企業應設置紙質、磁帶等版本庫，以確保載體信息的原始性。

（二）準確性。這是數據分析的基礎保障，電子文檔與紙質文檔均存在數據錄入錯誤問題，影響了檔案資料的準確性。紙質檔案資料可以修復，但電子檔案不具備這個優勢。對此，檔案信息化過程中應確保數據資料的準確性，充分降低錯誤發生率。

（三）豐富性。檔案資料的來源途徑較為廣泛，包括人事管理檔案、煤礦生產檔案、行政管理文書等方面。在檔案信息化的過程中，企業應注重其豐富性，將各種來源的檔案資料轉化為電子文獻，且還需要注意錄入方式、儲存方式以及儲存格式的多樣化。

（四）服務性。檔案的最終價值則是用戶的開發與利用。傳統檔案資料不利于查找使用，自身的服務性較差。檔案信息化后應充分利用計算機技術、電子設備等明確設定操作界面，減少大量繁瑣的紙質簽單流程，開發便于工作人員使用的管理信息系統，從而為用戶提供更為滿意的服務。

（五）智能化。信息技術的發展使得檔案資料的存取具備一定的智能化，避免了大量繁瑣重復的日常工作，可以節省更多的時間與精力，使得檔案工作的發展具備更高水平。除此之外，檔案信息化也可以針對不同層次的用戶進行分析研究，減少了用戶使用檔案的中間環節，可以準確滿足不同用戶的實際查找需求。

（六）資源共享。檔案信息化可以為檔案管理人員與其他管理人員、用戶與用戶之間提供良好的溝通平臺，可以確保用戶通過檔案數據的網絡接口與終端有效利用檔案資料。檔案信息化增強了資源共享的便捷性，拓寬了檔案資料的來源方式。

三、煤炭企業檔案管理信息化的現狀

（一）企業并未建立檔案管理信息化系統。當前我國多數煤炭企業正在改變以往粗放型的管理方式，實行集約化管理，必然需要實現信息化管理。當前多數煤炭企業并未做好整體規劃，企業檔案管理、煤炭開采、安全信息以及生產監控等工作系統之間的數據轉換并不匹配，無法協調運行，以致運行效率較低。除此之外，檔案資料的利用效率也較低，實際工作中，多數檔案管理人員無法有效記憶檔案資料的類別與數量，僅通過目錄卡與庫價目錄進行查找。這種查找方式只可以檢索檔案的名稱、管理號、圖號以及頁碼等信息，無法獲取實際的資料信息。檔案管理人員無法獲得檔案的實際庫存量與流通情況，也不能準確核實用戶、部門是否存在重復借閱檔案的行為。

（二）檔案管理人員的信息化觀念淡薄。多數煤炭企業重視自身的生產任務，忽視了檔案管理工作，認為檔案信息化管理僅僅是將相關資料輸入電腦中，并未實現檔案管理的一體化、自動化以及網絡化，也未從根本上重視檔案管理工作。

（三）檔案管理保密工作缺乏規范性。多數煤炭企業均具備技術含量較高的新建項目，比如直接液化技術、自主知識產權的高新技術等，這些專利技術不但屬于企業的商業秘密，也關乎國家的經濟利益。多數煤炭企業并未重視做好保密工作，也沒有制定完善的保密制度，缺乏管理機構，以致企業的生產行為缺乏保障。

四、煤炭企業檔案信息管理系統建設策略

（一）強化檔案信息化。一方面，煤炭企業的領導應充分重視檔案的信息化管理工作，并建立綜合素質水平較高的信息化人才隊伍，在確保全體員工積極配合的基礎上加快企業檔案信息化建設進程。另一方面，企業應樹立法制意識，真正實現依法治企。煤炭企業應做好《檔案法》等相關法律法規的宣傳工作，在提升工作人員工作自覺性的基礎上，明確執法的嚴肅性，杜絕檔案管理過程的錯誤思想。除此之外，還應做好檔案管理工作的制度與網絡建設工作，在企業發展規劃與年度計劃中納入檔案信息化管理工作，并在資金與人力方面給予大力支持，確保檔案信息化管理落到實處。

（二）統一檔案信息管理標準。為了更好地發揮煤炭企業檔案信息化管理系統的作用，相關工作人員在建設檔案管理系統前，應統一相關管理標準，做好規范建設。當前并未針對檔案信息系統建立完善的管理標準，為了提升檔案信息工作的開放性與規范性，煤炭企業應結合自身的情況建立統一的檔案信息系統標準與網絡層次，實現檔案資源的共享，促進檔案信息化管理系統的正常運行。

（三）明確檔案管理職責。檔案信息化建設期間，工作人員需要將紙質、軟盤以及目錄卡片中的資料轉化為圖片、電子文件，且期間應確保準確性，保證信息化建設前中后期的安全管理。在檔案信息化過程中，最為繁瑣的工作便是責任劃分與管理流程問題。一方面，應確定企業檔案信息化建設的總負責人，確保其深入了解整個檔案管理的信息化建設情況，制定完善的信息化建設流程，并在統籌全局的基礎上及時解決檔案信息化建設期間出現的相關問題。檔案信息化建設不僅涉及檔案室，還涉及研究所、技術所、信息化處以及各煤礦生產處等部門的協作，當各部門意見不一致時，牽頭部門與負責人需要綜合反饋，做好相關的協調工作，以有效促進項目的順利進行，由此看出牽頭部門的重要性。由此，檔案信息化建設的牽頭部門為檔案室，負責人帶領更多的基層員工進行信息化建設工作，確保項目中各部門的良好配合；另一方面，應明確檔案信息化建設項目中各個參與部門的組織結構，包括檔案室、信息數據提供研究所、技術處以及生產部門等，應確保各部門的分工，從而高效推進檔案信息化進程。由此看出，企業在檔案信息化建設期間，相關部門應積極參與，定期組織，針對性提出需求與意見，明確落實自身的職責，以更為積極的方式參與檔案信息化建設工作。

（四）強化基礎設施平臺建設。在煤礦企業的運營過程中，檔案室屬于十分關鍵的行政管理部門。檔案信息化的過程中，企業應及時更新老舊設備，廢除使用不便且損壞的集中資料庫，更換檔案單獨帶鎖資料架，并在帶鎖密碼的文件柜中存放涉密載體檔案。同時，還應在檔案資料庫中增加通風設施，配置完善的電子溫濕度測量儀器，以便有效記錄檔案室內的溫度與濕度情況。在檔案信息化建設過程中，相關工作人員還應借鑒學習更多的先進經驗，在結合自身實際需求的基礎上建立針對性的信息管理系統，以有效滿足檔案信息化建設的長期需求。除此之外，煤礦企業還應在平臺建設過程中為檔案管理信息系統搭載服務器的計算、負載以及存儲等功能，以便檔案管理系統的順利運營。建設系統平臺時，還應保證檔案存儲格式與拓展接口的兼容性，確保管理人員與用戶利用檔案管理信息系統，根據實際需求增減、更新相關的基礎設施，設置兼容性較高的存儲格式與拓展接口，確保檔案管理信息系統可以擁有更多的新功能，為新系統信息轉移工作提供更多基礎。

（五）提升檔案管理人員的素質水平。隨著互聯網技術的快速發展，煤炭企業的檔案管理水平得到了大幅度提升，對檔案管理人員提出了更多要求。由此，檔案管理人員除了應掌握更多的檔案管理專業知識外，還應學習更多的計算機軟件操控知識。當前多數煤炭企業的檔案管理人員素質無法滿足信息化系統的運行，此時企業應為檔案管理人員提供更多的專業培訓機會，或者使其參加檔案管理研討會議，學習更多的理論知識與實際操作技能，以促進檔案信息管理系統建設工作穩步開展。

（六）做好檔案數據安全管理工作。一方面，應做好檔案信息的網絡化歸檔工作，企業應充分利用網絡化辦公平臺歸納檔案資料，要求檔案管理人員做好統籌規劃，明確自身的職責范圍，利用自動化辦公平臺輸入檔案數據信息，年終檢查時只需向檔案監督部門移交一份組卷清單即可，降低計算機輸入的工作量；另一方面，應做好檔案數據庫的建立與完善工作，確保重要數據的安全性。煤炭企業應建立收藏檔案的目錄數據庫，將檔案的類別、檔號、題名、負責人、數量、主題詞以及原文等情況輸入計算機中，建立完善的數據庫，以便通過檢索充分利用檔案原件。同時，還應建立基層報表數據庫，及時通過網絡系統直接將報送與反饋的數據信息填入數據庫系統，并在滿足上級要求的基礎上，進行針對性調整。煤炭企業應利用自動化辦公系統建立檔案基本數據庫與動態數據查詢系統，方便用戶訪問公開、非保密的檔案信息。且對保密檔案設置查閱權限，并建立電子檔案信息數據備份中心、災難恢復系統以及事故應急響應系統等，保證檔案信息的保密性與安全性。

五、結語

隨著現代科學技術的快速發展，為了順應時代潮流，煤炭企業必須采用信息化檔案管理系統。檔案管理工作具備一定的系統性與復雜性，只有在借助信息技術的基礎上充分利用檔案資源，才可以切實提升煤炭企業的檔案管理效率，使其更好地服務于員工，服務于企業。