對行政單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

文/單縣醫(yī)療保障局 張帥

作為國家機構的重要基礎構成，行政單位承擔著維持國家穩(wěn)定運行的責任，其內部檔案管理所具備的行政性、管理性以及服務性特點，使它與政治、經濟聯(lián)系非常緊密。因此，積極創(chuàng)新檔案管理，維護好檔案資料的完整、安全、有效性非常重要，本研究體現(xiàn)出一定的理論價值與現(xiàn)實意義。

一、行政單位檔案管理創(chuàng)新的必要性

行政單位的檔案主要記錄了單位內部各項工作、業(yè)務及人員基礎信息和重要文檔資料，行政單位檔案匯集了行政單位部門所有有價值的信息。行政單位人員要想落實好自身的本職工作，并且發(fā)揮出行政單位的職能作用，就應該依托檔案資料來進行，為行政人員和行政部門提供非常重要的參考作用。此外，在推進各項工作過程中，如果遇到難以解決的難題，行政人員還可以借助行政單位檔案資料信息，查閱并借鑒前任的經驗和方法，吸取教訓，從而更加快速地解決問題。因此，行政單位積極創(chuàng)新檔案管理方法，轉變檔案管理思路，始終踐行“以人為本，以用為本”的檔案管理理念，并構建起數字化、智能化和電子化檔案管理體系，這對加快行政單位辦事效率、提高單位服務水平與任務落實力度，更好地促進行政單位適應新時期發(fā)展，順應時代潮流，提升單位社會形象與價值有著非常重要的作用。

二、行政單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）不具備完善的檔案管理制度。從當前實際情況來看，我國部分行政單位開展檔案管理工作時，缺乏與新時期發(fā)展相適應的檔案管理制度，在落后制度制約下，其產生的矛盾與問題也非常多。例如，很多行政員工不具備檔案管理工作的參考機制認知能力，在開展日常工作時忽視了檔案資料的作用。一些單位雖然構建了相對完善的檔案管理制度，但落實程度不夠，檔案管理工作缺乏執(zhí)行力度等，使得每一項條款要求無法規(guī)范落實。還有部分行政單位沒有將獎懲機制有機融合到檔案管理工作中，一些工作人員出現(xiàn)問題后就會相互推卸責任，甚至對檔案工作表現(xiàn)出敷衍、消極態(tài)度，更別提檔案管理創(chuàng)新思路的發(fā)散與發(fā)展了。

（二）現(xiàn)有檔案管理設備相對落后。我國有很多行政單位的檔案管理現(xiàn)代化設備建設相對落后，基本上都是將檔案管理歸納到單位辦公室管理范疇下。這種缺乏獨立性的檔案管理工作，行政單位領導很難投入足夠的精力、資金來支持檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展建設，整體上呈現(xiàn)出檔案管理基礎差、條件落后的情況。雖然目前一些行政單位設置了專門的檔案室，但這些檔案室又承擔著儲藏室、雜物間的功能，相關管理設備也不夠齊全，甚至一些設備陳列久，出現(xiàn)老化、破損問題，不利于檔案管理工作的高效開展。另外，很多行政單位的檔案資料是紙質的，再加上檔案室保安措施不到位，檔案室可以隨時出入人員，對檔案的丟失、破損都有著一定的隱患。傳統(tǒng)設備下，行政單位人員要想快速查找到所需要的資料信息，效率不高，尤其在檔案資料非常雜亂、繁多的情況下，若沒有配置相應的現(xiàn)代設備和技術，則查閱資料存在較大困難，因此行政單位開展各項工作效率將降低。

三、行政單位檔案管理創(chuàng)新過程中存在的問題

（一）檔案管理方式缺乏創(chuàng)新。隨著信息技術的飛速發(fā)展，國家開始重視起檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)新，而很多行政單位卻沒有跟進時代步伐，在檔案管理方式、理念上均缺乏創(chuàng)新性。要想對日漸龐大、復雜的檔案信息進行高效處理，離不開檔案管理方法的科學性創(chuàng)新。目前很多行政單位對于檔案的管理仍然是簡單的模式與方法，面對日漸復雜龐大的資料信息管理越來越凸顯出各類問題。在行政單位發(fā)展進步過程中，這些簡單、落后的檔案管理方法大大阻礙著檔案資料的快速、及時整理和歸檔，勢必會造成大量資料信息的缺損與丟失。

（二）行政單位缺乏創(chuàng)新理念。傳統(tǒng)行政單位的檔案管理工作主要流程是：首先工作人員系統(tǒng)化整理檔案資料，其次開展檔案管理。這種管理理念使得管理效率大大降低，主要原因是檔案觀念的不足，理念創(chuàng)新力度不夠，管理人員始終保持落后的觀念，缺乏創(chuàng)新和優(yōu)化意識。這就導致具體的檔案管理工作無法實現(xiàn)全面化管理。此外，在檔案管理人員創(chuàng)新意識與管理觀念淡薄的背景下，還可能會影響行政單位檔案資料的保密、安全性，對開展具體的工作人員有著一定的消極影響。

（三）檔案管理缺乏技術創(chuàng)新。信息時代背景下，很多行政單位開始投入電子檔案管理設備，以盡快實現(xiàn)電子檔案管理模式。但實際上，由于檔案管理技術創(chuàng)新力度不足，雖然有了先進的設備，但使用效率與頻率卻不高，無法充分展示出電子檔案管理的優(yōu)勢。此外，落后的檔案管理方法和技術下，行政單位檔案管理操作性降低，人員利用信息工具技術能力得不到提升，檔案管理無法實現(xiàn)現(xiàn)代化。

（四）創(chuàng)新人才短缺。行政單位內部的人員及檔案管理者有著創(chuàng)新意識不足、創(chuàng)新能力得不到培養(yǎng)和提升的問題。很多行政人員安于現(xiàn)狀，不愿意探索、思考，認為只做好自己的本職工作就可以了，對自身未來的成長缺乏正確的認識，這使得他們對自己的要求越來越局限，創(chuàng)新意識也就難以發(fā)散出來。同時，一些檔案管理人員專業(yè)技術水平較低，再加上行政部門沒有給予及時教育和培訓，行政單位檔案整體創(chuàng)新水平較低。此外，行政單位的人員常常出現(xiàn)崗位變動的情況，崗位負責的工作內容也隨之變動，使得行政單位內部人員業(yè)務水平參差不齊，影響人員的有序管理，并阻礙著檔案管理工作的順利開展。

四、行政單位檔案管理的有效創(chuàng)新思路

（一）檔案管理創(chuàng)新前提是思想觀念的創(chuàng)新。新時期，行政單位現(xiàn)代檔案管理工作推陳出新的前提就是加強思想理念的創(chuàng)新，要求檔案管理人員、行政人員和單位領導者的思想觀念必須與時俱進、不斷發(fā)展創(chuàng)新。同時，還要清醒地認識到現(xiàn)代社會檔案管理工作模式、內容、價值與過去相比都發(fā)生了改變，明確具體的改變方向，使得自己的理念也隨著相應改變和轉變。例如，原來行政單位檔案管理工作封閉性較高，因此管理服務方式基本上為被動式。但在新時期，行政單位檔案管理工作范圍變得越來越廣泛，不僅包括政治，同時在經濟、科研、教育等方面均發(fā)揮著非常重要的作用，檔案管理工作已經成為現(xiàn)代社會發(fā)展、經濟建設、教育改革等獲取信息資源的必要內容。在時代發(fā)展變化的背景下，檔案管理也要融合現(xiàn)代檔案管理工作的新需求，同時檔案管理工作人員通過轉變思路，積極運用創(chuàng)新技術手段，在不斷創(chuàng)新的理念下指導檔案管理工作開展，從而及時、準確地解決檔案管理創(chuàng)新過程中的一系列問題。另外，行政單位領導者也要重視起檔案管理人員創(chuàng)新思維的培養(yǎng)。創(chuàng)新作為全新的思維方式，屬于一個相對性觀念，即在傳統(tǒng)方法與觀念的阻礙下，突破新的思維模式來分析與解決問題。創(chuàng)新思路還有著一定的開拓性作用，檔案管理思路的創(chuàng)新過程中，新觀念、新技術、新方案以及新理論的出現(xiàn)，使得人們不斷拓展了新的領域，其所具備的新穎性、靈活性、思維邏輯性對提升檔案管理工作效率有著不可替代的作用。

（二）檔案管理工作的動力是技術創(chuàng)新。檔案管理工作中的技術創(chuàng)新是提高行政單位檔案管理水平的關鍵。檔案管理人員不僅要積極轉變管理理念，還要自覺從管理手段、技術方面深入研究，加強創(chuàng)新，堅決克服舊思想、舊模式的束縛。通過樹立起檔案管理就是信息資源的理念，認識到檔案管理對經濟效益、社會效益增長的重要性，將被動服務轉為主動服務，由靜態(tài)、間接管理逐漸發(fā)展為動態(tài)、開放管理。另外，積極進行管理手段創(chuàng)新，引入數字化技術和相關設備，確立數字化是未來行政單位檔案管理的新方向，使得技術創(chuàng)新成為不斷推動、提升和優(yōu)化行政單位檔案管理水平的堅實力量。

（三）管理制度和機制的創(chuàng)新。行政單位檔案管理制度與機制要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，例如通過制定并明確檔案管理方針與目標，構建科學的考核評價機制，制定檔案管理者獎懲制度、精益化管理體系等，做到檔案工作的職責明確、管理細化以及獎懲分明。

（四）加強檔案資源的創(chuàng)新，滿足檔案應用需求。檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展還要依托現(xiàn)代化先進設備與技術，若沒有實現(xiàn)檔案信息化以及檔案管理的現(xiàn)代化，檔案工作只能流于表面，無法發(fā)揮出實際作用價值。檔案工作的發(fā)展要與社會發(fā)展相協(xié)調，通過配備必要的信息化設備，從而實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設目標。第一，行政單位要堅持一體化建設。檔案管理部門要樹立起檔案管理系統(tǒng)與檔案文件系統(tǒng)共同建設創(chuàng)新的理念，通過交換和共享檔案管理與現(xiàn)行文件不同時期的信息資源，對減少信息數據重復錄入、規(guī)范錄入有著一定作用。此外，制定科學的紙質檔案作業(yè)程序，要求檔案管理人員嚴格按照程序標準，將紙質檔案設計為電子檔案作業(yè)流程，從而不斷朝著數字化檔案建設方向前進。第二，落實檔案網絡化工程建設。行政單位的檔案資料信息如果束縛在檔案室中，就無法發(fā)揮出它應有的作用。檔案管理人員要認識到，檔案管理工作的本質是服務社會，因此要在檔案具體應用下進行創(chuàng)新。例如，通過建立檔案網站，建立電子檔案，加強檔案信息化和網絡化建設力度，充分發(fā)揮檔案資源信息的社會服務功能，從而為社會群眾提供更加快捷、優(yōu)質的服務。

（五）人才吸引與保障。行政單位要加強創(chuàng)新性、技術性人才的吸引與保障，充分發(fā)揮他們在檔案管理創(chuàng)新過程中的作用。一方面，重視檔案管理人員的培養(yǎng)，完善培養(yǎng)機制，鼓勵檔案管理人員積極創(chuàng)新，以此激發(fā)他們的主動性和積極性；另一方面，制定和落實人才激勵政策，建立起專業(yè)人才隊伍，為行政單位開展檔案管理創(chuàng)新奠定人才基礎。

五、結語

綜上所述，新時期我國行政單位要想快速改革與發(fā)展，就必須重視起內部檔案管理工作的創(chuàng)新，積極解決傳統(tǒng)管理問題和不足，通過創(chuàng)新新思路、新技術、新制度等，在優(yōu)秀的創(chuàng)新人才支持下，推動行政單位檔案創(chuàng)新工作的有序進行，最終為提高單位檔案管理水平、滿足行政單位改革需求作出貢獻。