辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現狀及整改

文/湖南省郴州廣播電視寬帶網絡中心 劉欣卉

辦公室文書檔案的收集階段，能夠讓所有辦公室工作人員自主提交，或者由檔案收集系統參與工作，而歸檔工作中需要根據已經建成的專業工作模式和檔案目錄，實現紙質檔案或者電子檔案科學調配，由專門建成的檔案存儲空間存儲，以方便后續信息查找。由于檔案管理工作較為繁瑣，所以當前的工作過程中，會出現檔案遺失或者存儲區域錯誤的問題。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的要求

（一）人員管理要求。辦公室文書檔案的收集和歸檔工作需要針對所有人員的工作內容和工作標準重新限定。一方面，辦公室文職人員要能夠了解各類檔案的專業性與合理性，將其主動提交給檔案存儲系統；另一方面，檔案管理系統中的工作人員要了解本身工作的價值，并且主動提高個人素養，包括對計算機操作系統的應用素質、對于系統的升級和管理素質等，所有工作系統的工作素養除了能夠完成本職工作之外，也可以了解其他體系的工作流程。

（二）收集管理要求。收集管理要求能夠了解各類文書檔案的本身工作內容和意義，并根據機關、企事業單位或單位當前已經建成的管理系統正確存儲。相關制度中，紙質檔案和電子檔案的存儲方法自然存在差別，同時針對各類檔案的查閱權限也存在不同，需要在制度建設中具體說明系統的操作標準，從而讓實際建成的專業數據管理系統更好地發揮作用。另外收集階段不可對已經生成的檔案二次處理，所以如何確保檔案的收集精度，成為主要的研究內容。

（三）歸檔管理要求。在歸檔管理工作中，要求工作人員深入了解文書檔案的存儲系統，包括紙質存儲系統和數據存儲系統，當前所有的工作部門對于紙質存儲系統有更深的了解，并且可以按照已經建設的規章制度對檔案進行歸納和整理。而對于電子系統，雖然大量的機關、企事業單位未能全面建成，但是今后必然會逐漸替代現有的紙質檔案存儲體系，要求所有的檔案工作人員了解電子系統的操作流程和工作模式。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現狀

（一）管理意識欠缺。管理意識欠缺問題不具有普遍性，但是確實有部分辦公室人員和檔案管理部門人員長期工作中管理意識欠缺，主要表現為，極少數部門人員或辦公室人員在長期遵守該制度后，逐漸信賴或者依賴工作經驗并形成固定思維，對于這類人員，處于管理意識欠缺狀態，該問題對于檔案管理系統的進一步升級不利。

（二）管理力度不強。目前，辦公室文書檔案的存儲階段和歸檔階段，需要辦公室工作部門和檔案管理系統進行深度關聯，第一時間把生成的檔案提交，同時檔案管理部門也要根據已經建立的規章制度完成任務。目前的管理力度不強表現為，本質上難以全面控制所有部門工作人員的思想，尤其是在人員經驗儲備量大幅增加階段，管理部門的工作容易小幅松懈。檔案的精細化管理中，該問題本質上不允許發生，只是在一定程度上難以避免。

（三）監管體系缺陷。監管體系要能夠分析當前所有工作部門和檔案收集與歸納系統之間的連接方式，并且切實落實檔案管理系統中各類人員的素養考核工作，讓最終建立的綜合性管理制度具有可利用價值。目前的機關、企事業單位工作中，管理系統主要針對某些特定部門，檔案存儲和收集系統監管不到位，同時也不注重各部門和檔案管理系統的關聯，自然無法提高收集和存儲檔案的精度。

（四）人員主觀能動性不足。人員的主觀能動性包括對于檔案管理系統操作水平提高的主動性、各工作部門中人員的交流主動性、工作方法升級和思路優化的主動性等，要求所有的工作內容管理項目都能夠更好地和辦公室人員的工作系統關聯。主觀能動性不足的問題成因有兩個：一是在長期的工作中，檔案管理工作本身提出的要求較高，處于高壓心理狀態會讓人員產生更高的疲勞感，從而降低了工作效率，體現在工作完成方面則是主觀能動性不足。二是機關、企事業單位更重視經濟建設、黨委建設、意識形態建設，由于不重視檔案系統發展，向其中傾斜的資源相對較少，會降低人員主觀能動性。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理體系的整改方法

（一）管理意識轉變。管理意識的升級需要讓機關、企事業單位中的所有部門都能夠意識到檔案管理工作的重要性，另外對于檔案管理部門中的人員本身來說，要能夠升級管理理念。機關、企事業單位可以在召開各類會議時，讓各部門領導通過對當前檔案上傳工作的反思，研究是否能夠讓所有工作人員在第一時間核實并提交已經生成的文書檔案，當發現工作中存在問題時，則需要通過建立專業的規章制度和管理體系，讓各部門領導下發具體工作意見，通過這一限定性的管理方法可以讓工作人員的管理意識提升。對于檔案的專業管理部門，需要建立兩條工作路徑：其一是進一步完善自檢、自查制度，可以在每批次的檔案獲取、分析和入庫時，建成至少兩人工作小組，共同獲得各項信息并形成手續，比如入庫紙質檔案的標號、分類號、存儲時間等信息輸入計算機系統過程，讓一人輸入，而另一名成員觀察輸入的信息準確度。其二是削弱受個人經驗帶來的限制性思維影響，采取的方法除了讓人員參與考評，對于建成的自檢、自查小組人員定期或不定期替換，且可以通過激勵制度讓人員以閱讀、學習的方法了解檔案管理技術的新型方法。

（二）管理力度加強。管理力度的加強主要是通過對于獎懲制度的建設和專業化考核方法的應用，讓所有的工作人員根據已經建立的新型工作方案辦公，其中辦公室工作人員生成的所有文書檔案，需要在自我檢查并確認無誤之后，應用已經建成的信息化系統主動提交給檔案管理部門，同時在其中說明是否需要形成紙質檔案并存儲，當發現某人員在實際工作中未能按照規章制度完成任務，或者檔案信息和數據的類型處理未達到標準時，則需要按照相關規章制度對其懲罰，嚴重時可以在單位內部通報，讓辦公室文職人員更好地了解相關工作制度。另外機關、企事業單位內部已經建成了專業程度更高的內部管理制度，所以在實際的工作中，要分析現有管理制度中涉及檔案管理方面的條款，考慮到目前的檔案管理體系人員個人素質以及可以勝任工作內容，則后續的主要條款是讓辦公室文職人員了解檔案管理系統的運行模式、工作內容和工作任務，最終形成各個部門的融合工作體系。

（三）管理體系健全。管理體系的健全過程，需要面向所有的辦公室工作人員和檔案管理人員，以提高檔案的收集和歸檔質量。對于辦公室人員，在檔案的實際提交之前必須落實自我檢查工作，并建立長效追究機制，當發現某檔案在后續的分析使用過程中和機關、企事業單位的文書資料明顯不同，需要追究該檔案提交者的工作內容和職務性質，之后根據處罰制度進行懲處，提高其工作質量。機關、企事業單位多采用紙質化檔案形式存儲，要求管理體系的健全過程中，所有檔案管理人員根據現有的排班制度，記錄所有的日常巡檢結果。另外，一些機關、企事業單位也逐漸采用電子管理系統取代紙質存儲系統，則需要日常分析電子系統的運行狀態，防止由于斷電等問題導致資料遺失。需要注意的是，建立的新型管理制度要包括辦公室部門和檔案管理系統的結合，包括工作路線的建設、相關工作體系的鋪排、信息化系統的建設等，要求最終建立的綜合性管理規范可以和目前已經建立的工作指標進行全面對接，當發現某人員未按照已經建成的工作路徑收集、上傳或歸納檔案時，要研究該行為的應用目的和是否具有科學性，在確定該工作方式會對檔案的存儲質量造成負面影響時，需要對其嚴肅處理。

（四）管理組別建設。管理小組的類型有兩種：一個是現有檔案的綜合性收集和歸納系統，另一個是相關輔助類設施的管理小組，在具體的建設中，可以按照排班制完成各類日常工作任務。比如在某單位的檔案管理系統升級，為了提高空間的利用率，通過建成的信息化系統完成各類文書檔案的電子存儲，只有一些較為重要的文件才設置紙質檔案備份。其中檔案的收集和歸納人員工作內容為：一方面，檢查當前信息化系統中檔案管理模塊的數據處理水平和運行質量，發現無法存儲檔案或者原有存儲數據丟失時，要第一時間發出該信息，由系統的專業數據管理工作組派出人員排除故障，并分析文書檔案的恢復情況；另一方面，要建成針對電子信息系統的專業化管理制度，包括日常巡檢機制、信息記錄機制、安全防護系統等，所有項目都要遵循管理制度取得結果，主動探查當前工作中的問題。

（五）人員主觀能動性提高。人員的主觀能動性提高過程，主要通過獎懲機制的建立，讓所有人員都可以更好地完成工作任務。比如針對檔案管理系統中的人員，對其懲罰措施是，當發現獲得的某文書檔案無法存儲，或者數據的本身精度不足時，則需要對該檔案備注或者將該問題提交給相關檔案發出部門的領導者，完成該工作時，即使后續檔案處理和應用中發現問題也依然對其懲罰，當出現檔案明顯存在問題或者存在工作不對接的問題時，要研究其個人素質是否能夠勝任崗位要求，當發現能夠達到工作目的，但是未能將存在的問題處理或者反饋時，則依然要對其處罰，采用該方法可以讓人員的責任感逐漸提升。對于獎勵機制，包括檔案的后續審查工作完成、個人工作素質的明確等，可通過建立的考核機制、內部檢查機制、后續分析機制等，研究所有的數據類型，當發現現有的實際工作質量和工作素養，已經通過了當前制定的綜合性考核，可通過讓其晉升的方法，讓人員更為主動高效地提高個人素養，達到大幅提高工作人員主觀能動性的目的。

四、結語

綜上所述，辦公室文書檔案的收集和歸檔工作中，目前存在的主要問題包括工作人員的主觀能動性較低、管理系統不健全、工作人員的管理強度較低等。針對存在各類問題的解決方法包括獎懲機制的合理建設、專業化工作管理模式的健全、針對個人素質的定期或不定期考核等，讓所有人員都能夠通過對于個人素質的提高了解當前存在的工作問題和缺陷，并制定相應的改革方案。