淺談企事業單位檔案管理業務監督與指導

文/陜西延長石油鉆井工程有限公司 楊曉英

由于近些年國家經濟飛速發展，各企事業單位的檔案數量和類型劇增，工作形態也發生了變化，所以，對于企事業單位檔案管理工作的監督和指導也越來越重要。但是由于個別企事業領導對于檔案管理工作認識不足、工作人員數量以及專業素養缺乏，以及工作職能劃分不清楚等原因，導致檔案監督指導工作難以有效深入開展。要想真正發揮檔案管理工作的價值，就必須對其嚴加監督和專業指導，這是提升檔案管理工作的關鍵手段，也是加速社會經濟發展的有效途徑。

一、企事業單位檔案管理業務監督與指導問題

雖然近些年相關政府部門已逐漸意識到企事業單位檔案管理工作的重要性，但對檔案管理業務的監督指導工作仍十分欠缺。首先，在監督工作方面，由于檔案管理工作監管制度的不完善，導致某些企事業單位雖然成立了檔案室，卻存在未創等達標的問題。對于這樣的檔案室，由于沒有達到向當地檔案行政管理部門報備的條件，進而導致這些檔案室成為了監督與指導的“漏網之魚”。同時，正是由于這些檔案室缺乏專業的指導，一直難以創等達標，進而一直在監督指導之外，形成“惡性循環”。而對于已創等達標的檔案室，由于監管工作規范流程和系統的缺乏，導致上級難以對檔案室的資料進行有效監管和審查，使監督工作難以體現其真正的價值，形同虛設。其次，在指導工作方面，上級并沒有統一組織安排檔案室的工作人員進行專業培訓和指導，只是對企事業放開少量名額，以自愿報名的方式對部分工作人員進行培訓；或者通過電話溝通或者社交軟件進行業務上的指導，導致大部分檔案管理工作人員的綜合職業素養欠缺。

二、檔案管理業務監督與指導工作出現問題的原因

（一）從事企事業檔案監督與指導的工作人員缺乏。以廣西的政府檔案管理工作系統為例，據筆者通過官方數據了解，現階段整個廣西自治區檔案局的編制僅有82個。可想而知，分攤到每個市能有多少個專業的檔案工作人員，更不要說從事檔案監督與指導工作的工作人員，更是屈指可數。再加之隨著社會的進步，各種新型檔案隨之衍生出來，檔案的數量和類型倍增，給本就緊缺的檔案工作人員增加了許多工作量，使工作人員壓力劇增，應接不暇，從而增加了檔案管理和指導工作出現問題的幾率，導致檔案管理與指導工作水平低下。

（二）檔案監督工作與指導工作“管轄”界限不明確。我國政府各級檔案部門均設有檔案政策法規監督部門和業務部門，兩個部門均秉承提升檔案室管理工作水平的工作目標，通過不同的工作形式分別對檔案室的工作進行監督和指導。但是，由于相關制度要求并不完善，使得檔案監督工作與指導工作有很多“管轄”界限不明確的地方，這就導致有些地方部門由于缺乏專業的工作素質，進而將監督工作與指導工作“合二為一”，甚至于二者工作完全脫節，使得檔案管理業務的監督工作與管理工作容易變成“形式主義”，工作本身的意義難以得以體現。

（三）從事企事業檔案管理的工作人員缺乏。許多地區檔案局系統編制的人員十分緊缺，這不僅導致檔案監督與指導工作專業人員缺乏，同時也使得從事企事業檔案管理的工作人員非常緊缺。同時，由于國家對于企事業檔案室成立并沒有明確的要求，再加之各企事業單位對于檔案管理工作不夠重視，這就導致許多企事業檔案室的工作人員數量和工作素養都未達到相應的要求，進而導致檔案室工作的效率和質量低下，增加了監督和指導工作的難度；甚至于有些企事業單位沒有成立檔案室，這些企事業單位檔案監督和指導工作完全無法展開。監督與指導工作的缺失，可能造成政府部門的檔案資料出現錯誤甚至于缺失的問題，嚴重影響了社會經濟的發展。

三、企事業單位檔案監督與指導工作的實施建議

（一）完善企事業單位檔案室工作的相關制度。想要使企事業單位檔案監督與管理工作得以有效深入開展，完善檔案工作相關制度、明確檔案管理各項工作要求是基礎。國家檔案局須出臺一系列政策，對于企事業單位成立檔案室的要求進行明確規定：哪些企事業單位必須成立檔案室；檔案室工作人員的數量至少有多少，必須達到何種職業水平；檔案室的各項工作內容和要求分別是什么等等。除此之外，對于企事業單位成立檔案室的流程也要細化，規范檔案室成立的申請報備流程。只有對企事業單位檔案管理工作做出明確規范，才能減輕檔案監督與指導工作的難度。同時，除了完善檔案管理工作的相關制度，對于檔案監督與指導工作也要做明確的要求。比如，對于已經創等達標的檔案室工作要定期嚴格監督，保證企事業單位檔案管理工作的質量和效率；并且針對檔案室工作出現的問題，邀請專家進行專業的工作指導，使檔案管理工作擺脫現有瓶頸，實現工作水平的進一步提升。再比如，對于還未創等達標的檔案室或者還未成立檔案室的企事業單位，應當定期進行檔案管理工作的業務指導，提升領導層對檔案管理工作重要性的意識以及檔案管理工作人員的工作水平，進而鼓勵和推進各企事業單位積極成立創等達標的檔案室，全面推進各企事業單位的檔案管理工作水平。

（二）對檔案監督工作與指導工作做明確劃分。既然國家檔案局對于各企事業單位檔案監督與管理工作專門成立了檔案政策法規監督部門和業務指導部門，就必須對各部門各自的工作范圍和要求做明確的規定，杜絕二者工作重疊甚至脫離。對于檔案的監督與指導工作，國家層面應制定一套統一的工作標準，并對兩個部門的工作范圍做明確的劃分，使各部門工作人員在自己崗位上各司其職，保證工作效率和質量的最大化。為使檔案監督與指導工作水平的進一步提升，防止兩個部門工作間出現脫節，監督部門與業務指導部門應加強部門間的溝通交流，對雙方部門的工作需求和內容做進一步的了解，互相促進，互相幫助，攜手全面促進檔案監督與指導工作的水平。

（三）擴充企事業檔案室相關工作人員數量。檔案監督與指導工作難以有效推進，其中很大一個問題就是企事業單位檔案管理工作人員以及監督和指導工作人員十分緊缺。相關工作人員緊缺，導致現有的檔案工作人員工作量和工作壓力巨大，工作效率和工作質量難以得到保障。所以，為有效提升檔案監督與指導工作的水平，從國家層面應擴充對于各企事業檔案室工作人員的招聘數量，各市縣增加檔案局系統的編制，提升檔案局系統人員的待遇，鼓勵更多專業人士加入檔案室工作，進而緩解檔案管理工作以及監督指導工作的壓力。

（四）提升企事業單位檔案管理工作人員的專業素養。檔案監督指導是針對各企事業檔案管理業務的一項工作，所以，想要確保檔案管理監督與指導工作高效開展，緩解當前監督指導工作的壓力，提升企事業單位檔案管理工作水平十分關鍵。而在其中，檔案管理工作人員的專業素養對于檔案管理工作的質量起著決定性的作用，故各級檔案行政部門須采取一系列的措施對檔案管理工作人員的專業素養進行提升。首先，檔案行政部門每年可以針對所有企事業單位的檔案室定期組織一些專業培訓，對檔案管理人員尤其是新進的工作人員進行統一培訓；同時，結合網絡技術的優勢，檔案行政部門可以邀請一些專家通過上網課的形式對工作人員進行培訓，工作人員在辦公室就能學習。其次，可以在網絡上搜集匯總專業的檔案管理知識和課程上傳到統一的檔案管理學習網站，供檔案管理工作人員自主選擇學習，再輔以相應的學習考評制度，比如對每個月的學習課時做明確要求，促進工作人員學習的積極性。最后，基于網絡平臺的社交性，行政部門可建立微信學習群或者QQ學習群，還可以邀請相關專家參與，讓工作人員間以及工作人員與專家間針對檔案管理工作方面的問題進行實時溝通交流，及時解決工作上的難題，進而促進檔案管理的全面進步。

（五）加強檔案監督與指導工作的專業培訓。由于社會的進步以及國家經濟的不斷發展，各企事業單位的檔案資料數量和類型越來越多，檔案管理工作越來越繁瑣。所以，想要對日益復雜的檔案管理工作進行有效的監督和指導，檔案行政管理部門必須對監督部門以及業務指導部門的工作人員進行專業的培訓。首先，在監督與指導工作人員的聘用方面要嚴格要求，保證工作人員至少具有一定的檔案監督與指導專業知識和經驗。其次，在工作人員正式進行監督與指導工作之前，檔案行政部門須對其做專業的培訓，讓相應的工作人員對于各事業單位檔案資料類型、工作情況以及自己部門的職能范圍和要求做詳細的了解，保證檔案監督與指導工作的有效性。最后，在剛開始正式進行監督與指導工作時，檔案行政部門可邀請專家一起指導工作，這樣不僅能使監督指導工作得到專業支持，同時也能讓工作人員及時發現工作上的不足進行改進，進而使檔案監督與指導工作更加符合行業要求，全面推進檔案監督與指導工作的深入開展。

四、結語

總之，隨著社會經濟的不斷發展，企事業單位的檔案管理工作發揮出越來越重要的作用，而其中的檔案監督與指導工作顯得相當重要。雖然目前企事業單位的檔案監督與指導工作仍存在許多問題，但只要各級檔案行政部門完善相關制度，對監督與指導工作進行明確的劃分，對相關工作人員進行專業的指導，檔案監督與指導工作水平就會逐步得到提升。