運用“五位一體”協同機制提升醫院檔案管理質量

文/濟寧市婦幼保健計劃生育服務中心 劉艷華

隨著時代的不斷進步以及新醫改的要求，醫院檔案管理工作的重要性日益凸顯，這就導致傳統的檔案管理工作觀念和模式難以滿足現代社會對醫院的要求，必須對檔案管理工作進行調整和改革。而“五位一體”協同機制集職責、流程、制度、標準、考核為一體，以流程管理為核心、明確職責為體系、制度標準為準則的管理機制。將該機制運用于醫院檔案管理工作對于提升該工作的質量有著極大的促進作用。所以，醫院須明確檔案管理工作的細節流程和工作人員的職責所在，并以一系列的考評獎懲制度激發工作人員的積極性，從而確保檔案管理工作的效率和質量，進一步推動整個醫院的發展。

一、提升醫院檔案管理質量的必要性

隨著時代的進步和發展，各行各業都在進行體制改革，以更好地適應社會的發展，醫療行業也不例外。新醫改對醫院各環節的工作管理制度規范提出了更高的要求，其中包括檔案管理工作。通過不同時期的檔案，醫院能了解每個時期所處的發展階段，相比其他醫院有哪些優勢，以及還有哪些待提升的地方，為醫院以后的發展方向提供了一個明確的指引作用。同時，隨著信息時代的發展，基于網絡平臺，患者的病歷能夠在各個部門以及各個醫院進行一鍵調取共享，使患者看病更為便捷。而這就要求醫院必須構建完善的檔案管理體系，確保患者檔案的完整性和共享及時性，保證患者的病歷能及時共享到主治醫生的電腦上。所以，改變傳統的醫院檔案管理理念，構建新的檔案管理制度，并將“五位一體”協同機制融入檔案管理工作中，是提升醫院檔案管理質量以及日常工作效率的重要手段。

二、醫院檔案管理工作的現狀

（一）對檔案管理工作的重視度不夠。現在大多數醫院為了評級，提升醫院的公信度，主要將人力資源投放在醫藥研發、醫療科研等工作上，而忽視了一些最基本的日常工作，其中最為典型的就是醫院檔案管理工作。雖然大部分醫院構建了檔案管理工作相關制度，但是由于檔案管理工作過于日常和繁瑣，各部門在開展此工作時并沒有嚴格按照規章制度來進行，管理層也沒對不按要求行事的工作人員追究責任，這就導致醫院檔案管理工作如“走馬觀花”，形同虛設，沒有真正發揮工作的價值。而且醫院的檔案管理工作大多是各部門對資料進行歸檔儲存，醫院沒有進行統一的歸整，這就導致患者的病歷難以跨部門共享，從而出現不同部門間資料的交叉。更重要的是，大部分檔案被收集整理后如被“塵封”一般，很少被再次翻閱和利用，這也使得檔案管理工作很難發揮其價值，從而更難引起醫院管理層的重視。

（二）缺乏專業的檔案管理人員。術業有專攻，每項工作都有各自的專業研究。意思是各崗位應該讓相關專業人員去任職，才能發揮該崗位的價值。但是，由于醫院管理層對檔案管理工作的重視度不夠，目前醫院檔案管理工作的現狀是大部分就職人員并非專業的檔案管理人員，他們多是其他科室人員的一份兼職工作。也就是說，現在大多從事檔案管理的工作人員并不具備檔案管理工作理論知識，實踐經驗以及相應的職業素養，況且這份工作只是他們額外的工作，并不是主要職責。這樣就會導致醫院的檔案管理工作效率和質量不佳，難以發揮檔案的作用，甚至于因為患者病歷資料缺失或者有錯誤信息等引發一些醫患糾紛，大大降低患者對醫院的信任度。同時，再加上信息時代的飛速發展，如果沒有專業的檔案管理人員開展此項工作，醫院的檔案管理工作將難以適應社會的發展，嚴重影響醫院的醫療水平和發展。

（三）缺乏檔案管理制度。隨著網絡技術的不斷發展，只有將信息化技術融入工作當中，才能更好地適應時代的進步。所以，要想使醫院的檔案管理工作有效開展，就必須構建信息化的檔案管理模式。可惜的是，現在大部分醫院連傳統的檔案管理工作都沒有深入有序地開展，更不要提將檔案管理工作信息化。多數醫院領導并不愿意花大量的人力成本和資金成本去構建完整的信息化檔案管理系統，他們更愿意把這些成本花費在醫療科研上面。直接導致醫院管理工作停滯不前，難以取得實質性的發展和工作成果。

三、推行“五位一體”協同機制的具體措施

（一）檔案管理職責須明確。在“五位一體”協同機制中，“職責”排在首位，這說明明確職責是推行該機制的基礎。所以，想要使醫院檔案管理工作有效推進，就必須以《檔案法》和《保密法》為工作依據，明確檔案管理工作人員的職責。首先要改變檔案管理工作人員的傳統工作思想，認識到檔案管理工作的重要性，通過科學高效的工作模式，不斷提升工作人員與該工作相關的專業知識和實踐能力。同時，為了鼓勵管理工作人員進行自我提升，醫院應形成完善的考核獎懲制度，通過年度考核對表現優異的工作人員實施表彰、加薪以及晉升等多種獎勵方式；對表現不佳的工作人員進行適當懲罰和培訓，從而快速提升檔案管理人員的工作能力，全面提升醫院的檔案管理工作水平，使檔案管理工作對醫院的發展有積極的促進作用。

（二）檔案管理工作流程須細化。檔案管理工作是一個極為繁瑣的工作，所以想要使該工作質量得到顯著的提升，就必須對檔案管理工作每一個環節的工作流程進行細化，對每一個步驟的操作細節和要求進行明確，盡量規避工作過程中出現的紕漏。同時輔以相應的工作考核制度，嚴格督促工作人員按照流程開展檔案管理工作，轉變工作人員對檔案管理工作的觀念，從而全面提升檔案管理工作的質量。

（三）檔案安全管理意識須強化。想要全面提升檔案管理工作的效率和質量，除了制定明確的制度，對工作環節進行嚴加把控外，還需把檔案安全管理納入考核細則里，提升工作人員的檔案安全管理意識。在平時，醫院要對檔案管理工作人員進行檔案安全工作的相關培訓，并制定一系列的規章制度，在檔案安全管理工作方面進行明確的細分，如何預防，以及出了安全問題如何解決等，要做出一系列的方案，確保檔案的安全性。比如傳統的紙質檔案管理，要做好檔案的防潮、防火、防蟲等工作，同時嚴格把控和登記進出檔案庫房的人員，防止檔案丟失；而對于信息化檔案管理系統，工作人員要確保系統的穩定性和安全性，防止出現系統癱瘓或者黑客入侵的問題，從而確保檔案資料的完整性和安全性。

（四）基礎管理須規范。做好基礎性工作，是提高一項工作的效率和質量的前提。所以，為了讓檔案管理工作水平得到顯著的提升，醫院必須規范基礎管理工作流程，對每一個環節進行嚴格要求，比如提前制訂檔案管理工作方案，規范管理工作的操作環節；制訂統一的出入檔案庫房和借閱資源的登記表，確保檔案資料的安全性；同時對于不同類型、不同形態的資料要進行嚴格的整理分類，保證查閱資料時能及時方便調取；還要對檔案資料進行定期清理以及豐富，有些無效資料或者錯誤資料可以進行修正或者移除，對新增的資料根據要求進行正確的歸檔存儲。只有每個基礎環節萬無一失，才能保證整個檔案管理工作的高質量。

（五）與其他科室溝通頻次須增加。醫院檔案管理工作是一項基礎性工作，不是單獨存在的，而是與醫院的各個科室緊密聯系的，要根據各科室的工作需求及時提供相應的資料。所以，想要使檔案管理工作發揮價值，工作人員除了提升自身素質外，還必須改變傳統檔案管理工作“故步自封”的現狀，加強與各科室的聯系，了解醫院對檔案資料的需求，并基于此對于檔案的收集整理工作進行及時調整，以滿足各科室不同的需求。同時，為了使全院意識到檔案工作的重要性，可以定期舉辦一些醫院檔案宣傳活動，讓檔案管理工作更好地服務于醫院的其他工作，為醫院的全面發展提供有力的支持。

（六）檔案管理專業團隊建設須強化。信息化時代，要求檔案管理工作人員不僅要具備專業的檔案管理理論知識，還必須具備信息化技術的操作能力。所以，為了保證檔案管理工作的有效開展，醫院必須構建一支檔案管理專業團隊。醫院要定期對工作人員進行檔案管理工作知識的培訓，提供通過網絡進行檔案管理操作的機會，讓工作人員在實操中發現問題并進行改進。檔案管理工作是一項服務于醫院其他科室的基礎性服務工作，醫院須改變工作人員的傳統觀念，讓他們意識到檔案管理工作的重要性，并提升他們的服務意識。只有提升了檔案管理工作人員的整體素質，構建一支專業的檔案管理團隊，才能全面提升檔案管理工作乃至整個醫院的工作水平。

四、結語

綜上所述，在新醫改以及信息化技術發展的趨勢下，檔案管理工作只有改變傳統的工作理念和模式，提升工作人員的工作素質，規范檔案管理工作細節流程，健全工作制度以及考評獎懲制度，融入“五位一體”協同機制，才能確保檔案管理工作深入有效地開展。作為醫院的基礎性服務工作，檔案管理工作質量提升了，才能推進整個醫院的工作水平提升。雖然在創新改變的過程中可能會遇到一些瓶頸，但只要醫院不斷改進和調整，檔案管理工作質量終會得到顯著的提升。