提升事業單位人力資源檔案管理水平的措施

文/單縣人力資源和社會保障局 白辰

社會經濟的快速發展，帶動了社會各領域不斷實現轉型升級，從而與社會和經濟發展相適應。在當前社會市場經濟不斷完善的背景下，事業單位實現轉型發展是非常必要的，要求其重視人力資源檔案管理。與此同時，科技的發展為提高事業單位人力資源檔案管理信息化、標準化建設提供了創新路徑，是提升事業單位人力資源檔案管理水平的重要手段。從整體來看，當前在事業單位人力資源檔案管理中仍舊普遍存在一些問題，制約管理水平的提升。因此，就相關問題進行深入探討，并采取科學有效的措施，對于促使事業單位人力資源檔案管理水平實現質的飛躍，為事業單位適應時代發展要求提供重要途徑具有重要意義。

一、事業單位人力資源檔案管理水平提升的作用

（一）推動事業單位走可持續發展之路。檔案管理在事業單位內部管理中占據重要地位，而其中的人力資源檔案管理又是檔案管理的重中之重，對事業單位發展水平產生直接影響。一方面，人力資源是事業單位可持續發展的內生動力。事業單位人力資源檔案管理的有序展開，能夠明確每一位事業單位工作人員的實際情況，從而做到以人為本，為單位工作人員制定適應其發展的計劃，促進員工成長，進而為事業單位持續穩定發展提供源源不斷的內在動力。同時，通過提升事業單位人力資源檔案管理水平，充分發揮員工內在價值，有利于實現單位內部人力資源的優化配置，提高人力資源利用率，為單位可持續發展提供動力；另一方面，隨著我國社會主義市場經濟體制不斷完善，事業單位逐漸融入市場環境中，面對激烈的市場競爭，人才是其自身競爭力的核心。加強單位人力資源檔案管理，能夠最大限度開發人力資源，提升單位市場核心競爭力，從而在激烈的市場競爭環境中站穩腳跟，實現可持續發展。

（二）深入挖掘工作人員內在潛力。人力資源是事業單位穩定運行的主要依據，單位管理層為有效提升單位運行效益，需要加強對人力資源的刺激，充分調動單位工作人員的積極性，同時重視提升員工綜合能力水平，從而確保單位運行的穩定性和高效性。人力資源檔案是對員工實際情況全面而具體的綜合記錄，通過人力資源檔案，可以對員工有全面綜合的了解。而事業單位管理人員借助人力資源檔案管理，可以對單位員工進行針對性的監督管理，不僅能夠有效激發員工內在潛力，同時也是對員工行為的一種有效約束，促使其工作規范化，為單位發展帶來更大的價值。

二、當前事業單位人力資源檔案管理的不足

（一）對人力資源檔案管理工作的重視度不足。事業單位人力資源檔案管理是單位內部基礎管理工作中的重要內容，注重日常化、常規性管理。但是，長期以來，事業單位管理層對人力資源檔案管理工作的重要性認識不足，在管理人員設置、資金投入、技術投入等方面均具有明顯的不足，缺少專業的人力資源檔案管理人員，管理設備不能及時更新，先進技術的應用不足等，導致了人力資源檔案管理邊緣化，通常只有在進行人事調動，或者是應對檢查的時候，才對人力資源檔案進行整理利用，因而對單位內部人力資源檔案管理有序展開造成了不利影響。同時，由于單位重視度不足，導致人力資源檔案管理在制度體系方面的建設不健全。當前事業單位面臨新的經濟形勢和市場環境，其改革發展已經成為必然，并且國家在社會保障、勞動保護方面的政策法規也在不斷完善。這些都要求事業單位結合新形勢、新環境，建立健全的人力資源檔案管理制度體系，做到與時俱進，充分發揮人力資源對單位發展的促進作用。由于事業單位相關管理制度體系不健全，在人力資源檔案管理中的積極性不足，導致其作用難以發揮，影響事業單位發展。

（二）人力資源檔案管理基礎較為薄弱。由于事業單位人力資源檔案管理工作開展重視度不足，開展深度不夠，導致其整體管理基礎較為薄弱，沒有扎實的管理基礎。隨著時代的發展，對事業單位檔案管理有了更高的要求，并且政府也不斷出臺一些舉措和辦法，指導事業單位人力資源檔案管理。但是在實際執行過程中，單位并沒有真正落實標準化管理要求，存在人力資源檔案建立不規范、分類不合理、信息化建設程度不足等問題，嚴重影響了事業單位人力資源檔案管理標準化、信息化建設水平。

（三）人力資源檔案管理人員綜合素質有待提升。人力資源檔案管理人員綜合素質直接影響檔案管理工作水平。實現人力資源檔案規范化、標準化管理，需要由專業能力與職業素養較高的工作人員來進行。現階段，由于事業單位對人力資源檔案管理的重視度不足，人力資源檔案管理思想觀念存在一定的滯后性，導致單位并沒有設置專門的人力資源檔案管理人員，通常是由檔案管理人員進行統一管理，其專業性與專注性都存在較大的不足，不能對人力資源檔案管理工作進行深入研究。再加上單位不重視對檔案管理人員的培訓，導致難以勝任新時期對事業單位人力資源檔案管理工作的要求。

三、提升事業單位人力資源檔案管理水平的措施

（一）提升事業單位對人力資源檔案管理的重視。思想決定行動，由于事業單位對人力資源檔案管理的重視度不足，對人力資源檔案管理工作重要性認識不足，導致其在實際工作開展中思想意識較差，管理力度不足，管理存在形式化問題。因此，提升事業單位人力資源檔案管理需要加強其重視度。首先，事業單位管理層需要正確認識人力資源檔案管理的重要性，加強對人力資源檔案管理人員的培訓，促進管理人員思想意識的提升。單位通過組織管理人員進行檔案學習，或者通過專家講座的方式加強管理人員交流溝通，從而提高其檔案學習及管理意識，正確使用檔案資源，促進人力資源檔案管理工作的有效性。其次，加強對人力資源檔案管理工作的資金投入，為檔案管理工作建設與發展提供充足的資金支持。最后，加強對人力資源檔案管理部門技術及基礎設施的投入，為其實現現代化建設，加強對先進信息技術的應用提供保障。例如，重視引進先進的信息技術，提高人力資源檔案管理信息化建設水平，加快對計算機、掃描儀、監控設備等基礎設施的投入力度，保障檔案信息化管理工作的順利開展，提高人力資源檔案管理工作效率。

（二）優化完善人力資源檔案管理制度。事業單位人力資源檔案管理工作涉及范圍非常廣泛，管理內容繁瑣復雜，增加了管理人員的工作難度。建立健全的人力資源檔案管理制度體系，是實現管理規范化的重要基礎。因此，提升人力資源檔案管理水平需要事業單位不斷優化完善人力資源檔案管理制度。首先，結合事業單位自身實際，制定相應的管理制度，要求管理人員能夠對人力資源檔案進行針對性的管理，對所有檔案信息的收集、整理、移交以及使用等各個環節的操作都有相應的制度依據，確保管理工作穩定有序展開。其次，進一步優化完善管理人員考核制度，通過對人力資源檔案管理人員進行定期或不定期的考核，對其業務能力和職業素養進行綜合評定。通過考核制度提高管理人員工作的積極性，提升工作效率。最后，建立健全激勵獎懲制度，對人力資源檔案管理人員工作進行不定期審查，包括檔案管理登記情況，是否存在丟失或者擅自修改檔案的情況等，根據管理人員工作成果給予相應的激勵獎勵，對工作失誤人員追究一定的責任，確保檔案管理工作有序展開。

（三）提高人力資源檔案管理人員的專業能力和職業素養。作為實施人力資源檔案管理的重要主體，提高管理人員專業能力和職業素養，是提升事業單位人力資源檔案管理工作水平的重要措施。首先，端正人力資源檔案管理人員工作態度，加強其對管理工作的認同感，提高其對人力資源檔案管理工作重要性的認知，充分發揮其主觀能動性開展檔案管理工作。同時，對檔案管理人員進行針對性的職業專業能力培訓，深入挖掘管理人才，提高管理工作專業化。其次，加強對檔案管理人員的思想政治教育，提高管理人員的政治素養，使其在實際工作中，保持優良作風，提升其職業素養，保證人力資源檔案管理工作有效實施。最后，事業單位應當根據自身實際情況，進行人力資源檔案管理人員的優化配置，構建高素質、層次性、專業化、針對性的檔案管理隊伍，充分發揮各崗位職責，提高管理人員責任心和使命感，積極投入管理工作中。

（四）提升人力資源檔案管理信息化建設水平。現階段，雖然大部分事業單位已經實現了檔案管理的信息化，但是受到各方面因素影響，其信息化建設水平不高，極大影響了單位人力資源檔案管理工作效率。因此，需要提升人力資源檔案管理信息化建設水平，加強對當前先進信息技術的應用。具體來說，需要加強人力資源檔案信息化體系建設，建立完善的檔案信息數據庫，并提高其綜合管理利用率。一方面，事業單位需要建立適應自身實際需求的電子信息化數據庫系統，通過不斷完善人力資源檔案信息，根據檔案管理要求，在數據庫中進行分類建檔，實施全面動態化管理，及時補充完善各類數據。同時，利用大數據技術等先進技術對數據信息進行深入挖掘，總結規律，提高人力資源檔案管理質量與效率。另一方面，加強對人力資源檔案信息數據庫安全管理，制定并執行嚴格的借閱制度，明確安全管理標準，落實安全管理職責。同時，建立相應的備份機制和數據庫恢復機制；在系統內設置各級檔案管理權限；實施檔案信息存儲動態管理等，確保人力資源檔案信息數據庫的安全性，為檔案管理綜合水平的提升提供保障。

四、結語

綜上所述，事業單位人力資源檔案管理對于促進事業單位可持續發展，充分挖掘員工內在潛力方面發揮著重要作用。同時，隨著時代的發展，新形勢下對事業單位人力資源檔案管理提出了更高的要求。為有效應對當前事業單位人力資源檔案管理中存在的不足，則需要通過提高重視、完善制度、提升工作人員綜合素質、加強信息化建設等多項措施，不斷提升事業單位人力資源檔案管理水平，充分發揮其綜合利用價值，為事業單位穩定發展保駕護航。