強化水利事業單位人事檔案管理工作的建議

文/福建省南平市浦城縣水利局 李春云

水利事業單位的人事檔案指檔案管理部門在選拔、錄用和培訓人員時所建立的資料文件，記錄的內容主要有員工的基本信息、政治思想、工作表現等。檔案管理工作除了要收集、整理和保存這些資料，還要在事業單位進行選拔培訓或人員考察時提供依據，所以人事檔案管理是組成事業單位管理工作的一個重要部分，單位領導必須給予足夠重視，通過積極宣傳強化管理意識，增加資金投入，提高管理人員的技術水平，實現人事檔案管理工作的優化。

一、人事檔案管理

人事檔案管理是組成水利事業單位管理工作的一個重要部分，其檔案資料記錄了單位工作人員和領導干部思想品德、政治面貌、個人業績等信息，可以將人員及干部成長的過程真實反映出來，具有準確性和客觀性，相當于精華版的個人人生閱歷，可以為事業單位選拔、培訓及開發人才提供重要參考。檔案管理工作主要可以分為以下五個部分：1.收集檔案資料。為了使檔案更具有使用價值，管理工作者要結合工作需要和相關政策有針對性地進行檔案資料收集，并且要定期補充，使檔案資料保持完整性與連續性。2.鑒別檔案資料。管理工作者必須按照相關文件和規章制度的要求認真鑒別檔案資料，舍棄原材料中的虛假內容，如果無法準確把握，要反復熟讀規定，與同事咨詢討論，確保材料的真實性，歸檔經精煉后具有保存價值的材料。3.準確分類檔案材料。管理工作者應熟知檔案管理工作的相關條例，并按照其中的具體分類方法將人事檔案資料合理分類與裝訂入卷，確保檔案編排有序、條理清晰。4.裝訂檔案材料。通過進行一系列的技術加工工作，如檔案剪邊、裱糊、裝訂等，讓人事檔案更加規范、整齊，方便保管和取用。5.復核與驗收檔案。及時復核補充整理過的檔案資料，確保其內容清晰、裝訂美觀。

二、人事檔案管理特點與重要性

人事檔案記錄了單位所有人的個人信息，從學習階段到目前的工作，在此期間的經歷也包括在內，綜合體現了一個人的素質和工作能力，不能單純記錄階段性信息，要從整體上把握全局。所以人事檔案管理工作要在一個連貫的過程中完成，必須要長期堅持，保證檔案資料的完整性。另外，人事檔案管理工作對單位的人才選拔與培訓有重要影響，必須要確保管理工作的規范性和科學性，管理工作者應時刻保持客觀、嚴謹的工作態度，保證檔案資料的真實性。

人事檔案管理的重要性主要體現在三個方面：首先，人事檔案是工作人員的身份證明。水利單位職工的工作內容較多，且人員緊缺，無論是領導干部還是基層人員都有較強的流動性，所以檔案資料比較零散，難以盡快收集，若不慎丟失，很可能無法補充完整，進而影響職工的職稱評定和轉正評級等，使員工的利益受到損害。其次，人事檔案能為單位的人才選拔提供參考。檔案資料中記錄了單位職工的工作經歷和主要業績，可以反映他們的工作能力，單位在選拔人才時根據檔案內容進行客觀、全面評價，知人善任，充分發揮優秀人才的優勢和才干，推動單位更好地發展。最后，人事檔案管理涉及工作的傳承。對于水利事業單位而言，人事檔案不僅是現階段的重要資料，更是長久保存的歷史資料，其中記錄的工作經驗、優秀成果等可以供后人借鑒、學習，需要檔案管理者完善保存和不斷傳承。

三、優化水利事業單位人事檔案管理建議

（一）重視人事檔案管理工作，積極宣傳強化管理意識。檔案管理工作的加強和優化必須要以水利事業單位領導的重視和支持為依托，只有領導人員提高重視度，才能將建立健全規章制度、加大資金投入、推動人事檔案信息化管理等一系列優化措施付諸實施。領導人員要科學制定管理制度，成立專門的檔案管理部門，加強人員培訓，提升管理者的技術能力和工作素質，確保其嚴格按照制度完成檔案管理工作，提高管理水平。為了優化水利事業單位的檔案管理工作，必須通過積極宣傳引導人們轉變思想、更新觀念。目前許多單位并未大力開展人事檔案管理思想宣傳工作，導致許多管理工作者并不知道國家出臺的新的方針政策以及倡導的新思想，因為缺少正確思想為工作領航，造成一些管理者在工作中態度不嚴謹，經常出現失誤，影響了檔案材料的真實性和準確性。針對這種情況，水利事業單位要積極宣傳人事檔案管理工作，讓相關人員認清自己的責任和職責。在經濟體制不斷改革的背景下，人事檔案管理工作和單位的人事任用、崗位調動息息相關，水利事業單位要在單位會議中經常強調這一點，并通過單位報刊、網站等途徑宣傳國家在人事檔案管理方面出臺的新政策、方針等，讓職工都重視人事檔案管理工作，積極配合，提高管理效率。

（二）建立健全規章制度，做好檔案資料收集工作。目前水利事業單位的人事檔案管理工作還存在許多問題，如填寫不規范、未統一裝訂、有不實內容等，引起這些問題的一個主要原因是缺乏完善的規則制度。所以必須建立健全規章制度，確保每一條規范標準都是嚴密且科學的，讓管理工作者能夠遵循章程、依據條例開展檔案管理工作，為檔案內容的規范性和完整性提供保障。領導人員要在貫徹《干部檔案工作條例》和《檔案法》的基礎上，參考有關的中央文件和政策要求等制定完善的檔案管理制度，內容涉及資料收集、鑒別歸檔、補充復核、檔案查閱、保管保密等方面，將每個職工、每個崗位的職責分配清楚并落到實處。人事檔案管理工作中一旦發生任何瀆職、甚至違法的事件要及時上報，結合法律手段加以制裁。材料收集是人事檔案管理的首要環節，同時也是檔案管理的基礎工作，對后續環節的順利展開有重要影響。水利事業單位的人事檔案資料比較雜亂且分散，一些管理者沒有認識到檔案管理的重要性，導致資料丟失的狀況時有發生，而當事人在工作中的利益保障也會因此而受到損害。所以管理工作者要重視材料的收集工作，把握好重點入檔材料，如技術晉升、聘任、工作業績、參加的培訓等，認真辨別材料的真實性，去除不必要信息，保障材料的精簡和完整。整理之后要盡快根據其類別進行歸檔，如果發現材料不全或者與歸檔要求不符，要將材料退回形成部門，要求其補充辦理，待手續齊全后繼續歸檔，從根本上保障人事檔案的準確性與權威性。

（三）增加檔案管理資金投入，提高管理人員技術水平。單位領導要增加對檔案管理工作的資金投入，要求相關人員在年初的單位預算清單中加入檔案管理工作的經費，并確保金額足夠。與此同時，盡可能整合檔案管理與其他部門的同類資金，加強建設檔案管理的硬件設施，除了常用的基礎設施之外，還要重點關注檔案資料保存、檔案管理信息化和安全管理等方面要用到的設施，從而保障水利事業單位的人事檔案管理工作得以正常、有序運行。單位領導還要加強人員培訓，提高檔案管理者的技術水平。檔案管理者是影響檔案管理工作水平的一個關鍵因素，只有提高管理者各方面的素質，才能保障檔案管理工作順利進行。在檔案管理工作中，管理者必須注意以下三方面素質的提升：第一是政治思想素質。管理者應正確把握思想方向，在工作中嚴格遵守相關規定，按照規章制度與文件要求整理檔案資料。在平時的工作中，管理者要積極參加單位組織的政治學習，嚴格要求自己，樹立正確的三觀，多接觸品德高尚的人，提高道德情操。第二是工作素質。管理者要堅持學習業務知識，熟知各項規范章程，用知識和技術的力量武裝自己，在工作中保持嚴謹態度，從根本上杜絕錯誤的發生。第三是學習素質。檔案管理者除了要學習業務知識和理論知識外，還要多參加和職業發展有關的培訓與考核，讓自己的學歷水平得到提升。另外，還要積極學習網絡技術與信息化管理方法，熟練運用計算機，確保自己不被時代所淘汰。為督促檔案管理者不斷學習、提升自己，事業單位的主管部門要安排其定期參加業務培訓，獲得管理技術水平的提升。

（四）利用網絡技術創新工作，實現檔案的信息化管理。單位必須運用新的理念和技術進行工作創新，讓工作始終充滿活力。積極創新人事檔案的管理方法可以促進管理效率提升，節約時間成本。水利事業單位的職工數量多，工作比較繁瑣，有的員工同時擔任不同職位，增加了檔案管理的難度。管理工作者可以利用先進的網絡技術實現人事檔案的信息化管理，避免或減少人為錯誤的出現，在計算機上進行排版和編輯，省去了許多中間環節，而且在計算機上保存的檔案不會像紙質資料一樣發生磨損，益處頗多，可以解決目前人事檔案管理中存在的許多問題。在全球信息化時代背景下，互聯網融入各個領域，使人們的生活習慣與思維方式都發生了改變，利用新技術收集資料并優化管理已經成為水利事業單位進行人事管理的一種必然趨勢。檔案管理者必須順應這個潮流，勇于迎接挑戰，利用網絡技術創新檔案管理工作，從而高效率、高質量地完成工作。管理者要了解和掌握現代設備，如掃描儀、計算機等的使用方法，在計算機上輸入收集到的檔案資料，并進行技術處理，將聲像、圖片和文字等不同形式的資料都記錄在數據資料內，構建一個完整的數據庫系統，將整理后的所有檔案都存入其中，采用電子檔案與紙質檔案并行的雙套管理模式。如果要查閱某位職工的檔案，可以直接在計算機上輸入名字或入職時間等信息查詢，方便又快捷。另外，管理者還要學習一些網絡安全知識，通過設置密碼、隱藏文件、設置防火墻等方式確保檔案信息的安全和私密。

水利事業單位要順應人事制度改革不斷推進的浪潮，優化人事檔案管理工作。相關工作人員除了要總結和繼承過去的優秀工作經驗，更要積極學習和運用先進的網絡技術來實現工作的創新，追求人事檔案的信息化管理。事業單位的領導者要建立健全有關的規章制度，做好檔案資料的收集工作，加強基礎設施建設與檔案管理人員的培訓工作，提升檔案管理水平，為單位的人才選拔提供助力，為水利事業單位的發展注入新的動力。