藥品檢驗(yàn)的檔案管理策略研究

文/徐江紅

食品藥品安全問題是國家社會安全建設(shè)的重中之重。各類的藥品監(jiān)督管理部門都在加強(qiáng)內(nèi)部質(zhì)量控制和管理工作，并且對于同一樣品采用了不同人員、不同設(shè)備展開進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化檢驗(yàn)。各項(xiàng)檢驗(yàn)工作得到的信息將會以檔案的形式進(jìn)行存儲，下文對檔案管理策略進(jìn)行研究，具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、藥品檢驗(yàn)技術(shù)檔案的定義與特征

（一）定義

藥品檢驗(yàn)技術(shù)檔案是指在藥品檢驗(yàn)活動當(dāng)中，形成的各項(xiàng)有價值的資料，包括文字、圖片、音頻和視頻等形式。藥品檢驗(yàn)檔案有研究價值和參考價值，可以用于技術(shù)交流和科學(xué)研究[1]。

（二）特征

1.專業(yè)性。藥品檢驗(yàn)檔案具有專業(yè)性的技術(shù)特征。因?yàn)樗幤窓z驗(yàn)機(jī)構(gòu)均為專業(yè)性較強(qiáng)的事業(yè)單位，且以專業(yè)技術(shù)檢驗(yàn)的方式，對本地區(qū)的產(chǎn)品生產(chǎn)、采購、銷售和藥品的質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。最終得到的檔案都具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要由專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行規(guī)范性管理。

2.社會性。藥品檢驗(yàn)檔案有社會性特征。因?yàn)樗幤凡粌H涉及到醫(yī)院和藥品生產(chǎn)部門，還涉及到產(chǎn)品的銷售、使用等多個渠道，對于社會各界廣大人民群眾的健康會產(chǎn)生影響。藥品檢驗(yàn)檔案管理的目的是維護(hù)廣大人民群眾的生命與財產(chǎn)安全。因此，在檢驗(yàn)工作中和檢驗(yàn)得到的檔案資料中，也會體現(xiàn)出鮮明的社會性特征。

二、藥品檢驗(yàn)檔案管理面臨的問題

（一）重視度不高

近幾年，國內(nèi)的藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)開發(fā)中更加重視發(fā)展與推廣方面，忽視了對檔案的規(guī)范和管理。部分藥品檢驗(yàn)合格之后，工作人員會忽視其后續(xù)的結(jié)果存檔工作。長此以往，檔案管理工作會有所欠缺，檔案庫的利用率并沒有得到充分提升。各種藥品檢驗(yàn)檔案長期堆積，在資料調(diào)取時，難以做到迅速準(zhǔn)確，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)人員不重視檔案管理，在很大程度上阻礙了藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)整體向前發(fā)展[2]。

（二）信息化較差

我國信息技術(shù)發(fā)展速度較快，各個領(lǐng)域信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源開發(fā)都在一定程度上得到了提升。但是，在藥品檢驗(yàn)檔案管理方面，這一技術(shù)的優(yōu)勢還沒有得到充分開發(fā)。例如，在對陳皮中藥黃曲霉毒素進(jìn)行檢驗(yàn)的過程中，電腦信息系統(tǒng)內(nèi)可利用的資料較少，若想獲得更多的資料信息，必須到檔案室進(jìn)行查閱紙質(zhì)報告書，無法直接利用信息系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱。

（三）整體素質(zhì)待提高

我國藥品檢驗(yàn)工作和檔案管理的工作人員整體素質(zhì)有待提升，部分工作人員素質(zhì)偏低，嚴(yán)重阻礙了檔案管理制度和工作模式的創(chuàng)新。部分單位內(nèi)部缺乏對檔案管理專員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，工作人員的技能水平得不到提升，導(dǎo)致了他們在工作中解決各類問題時無從下手。這種情況下，檔案管理工作人員的實(shí)際工作能力并不能滿足這一環(huán)節(jié)的發(fā)展要求，一些部門內(nèi)部還存在著任人唯親的現(xiàn)象，諸如此類問題都需要得到徹底解決，實(shí)現(xiàn)業(yè)內(nèi)的有序發(fā)展。

三、檔案管理改進(jìn)策略

（一）整合內(nèi)部信息資源

通過對藥品檢驗(yàn)檔案的資源進(jìn)行整合，需要在相關(guān)部門授權(quán)的情況下開展。例如，工作人員可以按照館藏當(dāng)中各項(xiàng)資源的編號規(guī)則，進(jìn)行編目與資源整理工作，在完成上述工作后，開展相應(yīng)的資源檔案軟件采購活動。工作人員將不同的文件格式和檔案信息存儲到相應(yīng)的資源庫當(dāng)中，并借助租用的或獨(dú)立的服務(wù)器，搭建內(nèi)部數(shù)據(jù)庫，最終將檢驗(yàn)得到的結(jié)果對外公開，使民眾可以根據(jù)自身的需求，獲取相應(yīng)的檔案資源，最終讓藥品檢驗(yàn)檔案管理工作發(fā)揮出重要的價值。

（二）創(chuàng)新檔案管理制度

創(chuàng)新檔案管理工作制度，主要可以從以下方面進(jìn)行：

1.建設(shè)檔案數(shù)據(jù)備份制度。受到資金和技術(shù)等方面因素的限制，各地區(qū)要建檔案中心工作室的數(shù)據(jù)管理和備份工作,仍舊采用了本地計算機(jī)存儲和備份的模式。這種模式要求工作人員定期對檔案資源和信息進(jìn)行轉(zhuǎn)存，工作量較大。對此，藥品檢驗(yàn)檔案管理中西可以建立全新的檔案數(shù)據(jù)備份制度，引入“雙磁盤雙存儲”的管理系統(tǒng)，對重要資源進(jìn)行雙重備份，降低資源和檔案以外損壞而產(chǎn)生的負(fù)面影響。2.制定災(zāi)害防范制度。在面臨重大自然災(zāi)害的情況下，藥品檢驗(yàn)檔案管理中心各項(xiàng)設(shè)備的供電持續(xù)性和運(yùn)轉(zhuǎn)可靠性均會受到影響。對此，工作人員需加強(qiáng)各科室之間的配合，完善后勤管理與保障系統(tǒng)，使檔案后勤真正做到防患于未然。

（三）搭建云計算平臺

搭建云計算平臺，可以減少硬件設(shè)備的維護(hù)成本，實(shí)現(xiàn)藥品檢驗(yàn)檔案的云端存儲，避免出現(xiàn)電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及服務(wù)器設(shè)備等資源的浪費(fèi)。目前，國內(nèi)的大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入到了較為成熟的發(fā)展階段，工作人員在藥品檢驗(yàn)檔案管理中，可以直接應(yīng)用云端存儲平臺。這種方式不僅可以有效地節(jié)省管理資金支出，而且還能構(gòu)建更廣泛的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全國性的檔案管理系統(tǒng)平臺建設(shè)。在具體管理工作中，工作人員還要注意到監(jiān)督管理體系的強(qiáng)化，參與到相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)范和完善之中，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)藥品檢驗(yàn)檔案的“低碳化”管理。

（四）推動人才培訓(xùn)管理

通過對參與藥品檢驗(yàn)檔案的人才進(jìn)行管理的方式，可實(shí)現(xiàn)藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理的優(yōu)化發(fā)展。

1.檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對人才的專業(yè)化培訓(xùn)，除了在社會范圍內(nèi)廣泛地吸收人才之外，還要積極加強(qiáng)與當(dāng)?shù)馗叩仍盒５穆?lián)合辦學(xué)。通過采用技術(shù)考核等方式，對人才的專業(yè)技術(shù)水平加以檢驗(yàn)。2.檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)要善于發(fā)掘?qū)I(yè)技術(shù)人才的潛能，以更加公正和客觀的態(tài)度。在確?？茖W(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)之上，促使藥品檔案管理工作有效性增強(qiáng)。

（五）優(yōu)化檔案利用

我國藥檢機(jī)構(gòu)的工作人員要結(jié)合自身實(shí)際經(jīng)營狀況，開發(fā)出符合本單位經(jīng)營發(fā)展水平的檔案管理系統(tǒng)，并對系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置，增加信息錄入瀏覽模塊和信息調(diào)取查詢模塊等兩項(xiàng)內(nèi)容。信息錄入瀏覽模塊可以根據(jù)藥品的申報目的、單位、檔案號、批準(zhǔn)文號、類別、序號、名稱、規(guī)格以及保管期限等條件進(jìn)項(xiàng)檢索。查詢部分可以采取組合查詢的方式，以便用戶在最短的時間內(nèi)找到自己所需要的藥品信息。此外，藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)還可以將一部分藥品的資料對外公開，以此增強(qiáng)與其他藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的合作，共同提高該領(lǐng)域工作人員的服務(wù)能力和發(fā)展水平。

（六）落實(shí)管理監(jiān)督

除了對管理方法進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新以外，檔案管理人員還需要進(jìn)一步落實(shí)管理監(jiān)督工作，對于與藥品檔案信息有關(guān)的原始記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)信息、藥品抽檢記錄等進(jìn)行重點(diǎn)管理。藥檢機(jī)構(gòu)可以采取技術(shù)檔案挖掘加工的方式，將與藥品有關(guān)的檢驗(yàn)報告、包裝規(guī)格和藥品性狀等向社會公開，拓展藥檢檔案的使用范圍。藥品管理工作的質(zhì)量水平是我國醫(yī)藥領(lǐng)域發(fā)展的重要前提，因而，要加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，從根本上阻止劣質(zhì)藥品流入市場，維護(hù)人民群眾的身體健康與財產(chǎn)安全。

四、總結(jié)

綜上所述，黨的十九大召開后，國家在新時期的建設(shè)目標(biāo)是發(fā)展社會主義現(xiàn)代化強(qiáng)國。藥品檢驗(yàn)和檔案的安全管理工作也要跟上發(fā)展的步伐，不容忽視。對此，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員在今后的管理工作中，要更進(jìn)一步地對藥品檢驗(yàn)檔案的方式方法加以優(yōu)化調(diào)整，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源優(yōu)化整合，并采用科學(xué)技術(shù)搭建云計算平臺，以此增強(qiáng)檔案管理的可靠性和安全性。