新時期做好財政局檔案管理工作的若干意見分析

帥靜 山東省單縣財政局

近年來，隨著我國經濟體制的不斷完善，財政局在公共服務行業中占有重要位置，檔案管理工作能夠有效加強資源利用的效率。在財政局檔案管理工作中，要不斷的改進工作方法、創新工作思路，加快提升員工個人素質，優化員工知識結構。檔案管理工作人員在以往工作的基礎上，開展檔案管理工作時應不斷的努力進取，進一步做好財政局檔案管理的保障工作。

一、財政局檔案管理工作中現存的問題

（一）沒有形成良好的檔案管理意識

檔案是財政局持久發展進程中最重要的寶貴財富，詳細記錄著財政局的發展歷程，在管理中應做到妥善保管，以便于后續利用。但在實際工作中，一部分領導和管理人員對檔案管理工作不重視，缺乏足夠的認識，錯誤地認為檔案管理工作只需要對財政局內部的工作進行記錄，忽視了對重要的時間節點信息材料的整理和歸檔，導致檔案缺失且無法彌補等問題的發生。同時，財政局內部一部分檔案管理工作人員的綜合能力和業務水平不高，工作態度不認真，將其視為普通材料的歸納和管理，導致檔案管理工作與實際工作嚴重脫節，沒有充分體現其綜合性價值，使財政局檔案管理工作流于形式，管理效率得不到提升，出現了檔案資料不完整、缺少準確性和系統性、調檔速度不及時等嚴重性問題。

（二）檔案管理體制有待完善

目前，財政局檔案管理體制中仍存在很多的漏洞，需要不斷完善。檔案管理相關業務在建設中缺乏創新、體制不夠完善，在整個考核體系各個方面都存在許多問題，并沒有實現精細化管理，檔案的重要作用不能被充分發揮出來。隨著當今社會不斷變化，財政局工作內容有了翻天覆地的變化，如果財政局開展相關工作時依舊沿用過去較為傳統的檔案管理制度，就不能做到與時俱進，跟不上新時代的發展要求，無法達到預期的執行效果。

（三）缺乏專業性人才

財政局開展檔案管理工作時，由于涉及的各項環節比較多，因此，在實際工作中對檔案管理工作人員的專業性水平要求較高，也更嚴格。但是財政局在這方面的技術仍然處于不成熟的階段，對信息技術的專業性了解的不夠透徹，在實際工作中，檔案管理工作人員相關管理技能需要不斷被提升，在這種情況下，就會造成檔案管理工作出現隱藏的風險性，因此更需要不斷健全和完善事業單位管理工作，進而確保檔案管理工作的正常進行。

（四）缺乏硬件設施

隨著信息時代特別是網絡代的到來和進一步發展，先進的互聯網信息技術和大數據技術已逐漸被廣泛應用到人們的生活和工作中。檔案信息化建設也在積極推進中，運用信息技術能夠提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務，在一定程度上有效提高了檔案管理工作的時效性。但目前仍有一部分基層財政局還在沿用過去手工管理模式，由于缺少資金，在檔案管理工作中的資金投入力度不夠，新硬件設施不能及時更新，再加上檔案管理工作人員信息化程度不高，使得一部分檔案管理人員仍然習慣于用人工管理方式開展工作。這必然跟不上時代的發展，嚴重阻礙了檔案管理工作的現代化建設。

二、推進財政局檔案管理工作的有效對策

（一）制定完善的檔案管理機制

改變傳統的管理模式，創建新的管理機制是當下財政局檔案管理工作的工作重點，在制定完善的檔案管理機制時，一方面應加強對電子文件歸檔和管理工作，確保針對電子檔案能夠做到安全保管和開發利用。另一方面結合紙質檔案具有容易破損，無法再生等特點，對紙質檔案有效的保護和修復。做好兩者的保管工作的同時，還要建立兩者并行的管理形式，進而形成相互配合、相互制約關系，以保證檔案沒有殘缺或者損壞，做好保密工作，例如：將計算機技術結合到財政局檔案管理中，推行“雙套存檔制度”，通過文本等形式使紙質文件和電子文件的資料保存在同一個儲存介質上，運用計算機軟件創建數據庫目錄，方便檔案管理人員查找電子資料。

（二）增強檔案管理意識，積極開展培訓工作

檔案管理工作人員工作內容是收集和整理檔案，并且將相關數據進行儲存、統計、歸檔。在實際工作中，首先應提高人員意識，使他們能夠認真對待財政局檔案管理工作，同時做好安排工作、制訂貫徹落實措施，在工作中發揮總攬全局的作用。其次，加強培訓活動，強化管理能力，本著“自我提升，把工作做的更好”的目標，認真學習，要時刻保持高要求高標準的工作態度。對財政局檔案管理工作人員進行業務、技能等方面的培訓活動，嚴格執行持證上崗制度，提高工作人員的業務素質，進而保障檔案管理工作的順利開展。財政局相關部門在檔案管理方面也可以運用新思路，創新管理制度，例如：在日常工作中，各部門可以選用檔案入庫、歸類、查閱檔案信息、保管、銷毀等相關工作的兼職檔案管理人員，相關部門一同制定培訓計劃，進而使相關工作人員的業務能力得到顯著提高。

（三）營造良好的檔案保管環境，將資料集中歸納

財政局檔案管理工作要堅持集中歸納的管理原則。在日常檔案管理工作過程中出現的大量的材料應由相關負責人指定財政局檔案人員進行積累、整理后歸納。建立一人一檔、登記完整、動態管理、科學實用的培訓檔案，對不同的文件材料進行歸檔的時候，應做到一般一式一份，對于特別重要和使用頻率較多的文件材料，應做到合理增添歸檔份數。旨在通過建檔立卡，實現精準派人參加各類學習培訓，提升財政局檔案管理隊伍整體素質。歸檔的文件材料必須做到次序界限清楚，能夠準確地反映各項活動的內容。另外，其他部門工作人員由于工作需要被領導指派到本單位以外工作，或者為了更好地完成工作，自己到本單位以外從事與本職工作有關的工作時，通過學習、考察獲取的文件材料應按相關規定，到檔案部門進行歸檔。在引進項目文件材料過程中，其他部門應與檔案管理人員共同對材料進行檢查驗收，并第一時間進行歸檔。

（四）增強檔案信息化管理力度，構建專業的檔案信息網

財政局檔案管理信息化與檔案管理社會化兩者之間是互相促進，共同發展的。檔案管理中存在的死檔現象，間接地反映了財政局管理模式已經遠遠落后于社會的進步。為了有效解決此問題，財政局檔案管理工作應以資源形態為起點，進入現代信息技術領域，運用先進的信息技術，加快對檔案信息資源的開發和利用，進而充分展現檔案的作用和價值。檔案管理數字化是當下較為新型的信息形態，可以將在任何地區、任何單位、所有載體的檔案通過數字化手段進行儲存，在網絡化形式下進行連接，進而提升檔案的利用率，這也是加快實現檔案管理社會共享的有效手段。除此之外，財政局還應加強對網絡技術的應用，在檔案管理中應用計算機程序，在內部建立專業的檔案信息網，不斷健全與完善檔案管理溝通體系，擴展檔案管理信息渠道，充分利用檔案信息網使檔案管理工作更加簡單化，增強信息傳遞的快捷性，構建的檔案信息數據庫等管理模式，深入貫徹應用“互聯網+”的檔案管理理念，進而提高檔案管理工作效率。

（五）建立有效的考核獎懲機制

為了確保檔案管理在財政局工作中能夠有效開展，應按相關執行制度，建立考核獎懲機制，以強勁的監督和各種激勵制度推動有效落實，可以建立以下幾種機制：（1）設立物質獎勵制度激勵機制，運用物質獎勵的手段使財政局檔案管理人員得到物質上的滿足，進一步激發員工的積極性。對工作積極的員工獎勵采用發放工資、獎金、福利等形式，工作態度比較消極的員工進行批評、罰款、淘汰下崗等。（2）建立組織氣氛激勵機制，通過組織形態特性及人際間的溝通理解，構建輕松、愉快的工作氛圍，進一步有效緩解員工的工作壓力，增強彼此合作，激勵員工在財政局檔案管理工作中能夠發揮最大作用。（3）建立員工參與管理體制。結合相關制度和措施，例如：合理化建議、員工評議等，充分發揮工作人員在財政局檔案管理中的重要作用。（4）建立精神獎勵制度激勵機制。在精神方面進行無形激勵，如：職務晉升、榮譽稱號授予、工作成績的肯定及對醫護人員的信任尊重等，年底將組織評選財政局檔案管理工作先進個人獎和優秀組織獎，鼓勵先進典型，滿足員工的精神需要。

（六）重視人才資源，加大優秀人才隊伍建設

人才是支撐創新發展的第一資源。加快推進創新驅動發展，離不開堅實的人才保障。在新時期財政局檔案管理工作中，專業技術人員和管理人員的缺乏已經成了財政局開展檔案管理工作中面臨的一大難題，為了有效加強財政局檔案管理工作人員的管理水平，可以參考以下幾點：1.重視財政局檔案管理領導干部隊伍的建設工作，加強團隊建設與管理提高整體，采用引進高端人才等方法，培養一支熟悉并熟練掌握信息化建設和檔案管理的管理團隊。我們正處于一個信息化快速發展的社會，各種新型儲存設備大量涌現，與以往傳統的存儲方式相比較具有巨大優勢，加快促進了財政局檔案管理體制的革新。新型儲存設備在分享信息和檔案整理中呈現出明顯的優勢，被廣泛應用在不同單位的日常檔案管理中。財政局檔案管理工作人員為了做好本職工作，必須充分了解各類新型存儲媒介的相關性能，發揮現代化信息技術的優勢，對存儲媒介進行仔細的檢查和拷貝。對不同檔案的用途做到全面。細致的歸類，根據檔案查詢結果對相關檔案內容再次進行分類和利用；2.引進檔案管理系統優秀專業人才和管理人才，財政局檔案管理系統是具有一定專業性的軟硬件系統，它除了要具備較強的統計和分析功能，還要有很強的保密功能，所以，財政局開展檔案管理工作時，應配備較為專業的系統管理者進行相關的管理工作，對檔案信息化管理進行創新研發，加強關鍵信息基礎設施網絡安全防護，加強網絡安全信息統籌機制、平臺建設等，實現安全管理。

三、結束語

在新時期，不斷加強財政局檔案管理工作，首先要創新檔案管理工作方法，不斷應用先進的科學技術完善工作方式，加強對信息技術的應用與學習，鼓勵財政局檔案管理工作人員的創新工作模式，轉變檔案管理人員的思想觀念，使其能夠積極的投入到檔案管理工作崗位上去，進一步完善管理制度與規范，有秩序的開展工作，加強檔案管理辦法的實施，為財政局工作作出應有的貢獻。