外貿(mào)企業(yè)存貨管理存在的問題與對(duì)策

袁秋梅

（新疆萬達(dá)有限公司，新疆 烏魯木齊 830000）

一、引言

外貿(mào)企業(yè)以商品的購(gòu)銷活動(dòng)為主營(yíng)業(yè)務(wù)，保有合理的庫(kù)存量、減少企業(yè)資金在庫(kù)存上的占用、降低因庫(kù)存商品損失而對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生的影響、確保庫(kù)存商品的質(zhì)量、維護(hù)客戶、保有市場(chǎng)份額等，對(duì)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展起到?jīng)Q定性的作用。因此，提升存貨管理水平對(duì)增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化具有重要意義。

二、外貿(mào)企業(yè)加強(qiáng)存貨管理的重要性

（一）有助于提升企業(yè)整體資產(chǎn)的運(yùn)行效率

存貨在外貿(mào)企業(yè)資產(chǎn)中的占比較高，加強(qiáng)存貨管理、提高存貨周轉(zhuǎn)速度與效率對(duì)提升企業(yè)整體資產(chǎn)運(yùn)行的效率起到重要作用。

（二）有利于企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展

企業(yè)通過完善存貨管理制度來加強(qiáng)存貨購(gòu)、銷、存各環(huán)節(jié)的管理，把控各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，確保存貨周轉(zhuǎn)持續(xù)高效，確保商品質(zhì)量，從而提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和市場(chǎng)占有率。

（三）有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化

通過加強(qiáng)存貨管理，確定合理的存貨總額、庫(kù)存量、各項(xiàng)存貨占比，加速存貨周轉(zhuǎn)、縮短變現(xiàn)周期、降低企業(yè)存貨資金占用水平，降低企業(yè)資金成本；通過加強(qiáng)存貨管理將存貨損失降到最低，增強(qiáng)企業(yè)盈利能力，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。

三、外貿(mào)企業(yè)存貨管理中存在的問題

（一）存貨管理制度不完善

1.管理制度和管理流程不健全

有些外貿(mào)企業(yè)沒有一套完整的制度流程來指導(dǎo)、約束、監(jiān)督存貨的入庫(kù)、存儲(chǔ)、銷售、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)。對(duì)入庫(kù)存貨的質(zhì)量、數(shù)量、分類等沒有制定詳細(xì)的入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，在存儲(chǔ)過程中出現(xiàn)問題時(shí)權(quán)責(zé)劃分不清。對(duì)存貨出庫(kù)環(huán)節(jié)規(guī)定過于簡(jiǎn)單，同類存貨未結(jié)合批次管理或保質(zhì)期管理進(jìn)行收發(fā)，存貨不能按入庫(kù)時(shí)間先后順序進(jìn)行流動(dòng)性管理，造成存貨過期、腐壞、丟失。

2.存貨管理內(nèi)控制度不完善

有些外貿(mào)企業(yè)為節(jié)省人工成本，存貨的入庫(kù)、驗(yàn)收、登記、保管往往由倉(cāng)庫(kù)管理員一人完成。入庫(kù)信息不能實(shí)現(xiàn)共享，在存貨入庫(kù)環(huán)節(jié)沒有監(jiān)管措施。存貨的保管、盤點(diǎn)不能嚴(yán)格做到不相容崗位相互分離、制約與監(jiān)督。

（二）存貨管理手段較為落后

1.最優(yōu)庫(kù)存數(shù)量控制不到位

有些外貿(mào)企業(yè)不注重采購(gòu)計(jì)劃管理，月度采購(gòu)計(jì)劃往往是由銷售部門負(fù)責(zé)相關(guān)商品銷售的人員按照上年或歷年數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單列表報(bào)送，匯總進(jìn)行采購(gòu)。沒有對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行充分調(diào)研、分析消費(fèi)者喜好，也沒有結(jié)合庫(kù)存結(jié)余量等因素來綜合分析并制定存貨采購(gòu)計(jì)劃，造成存貨的積壓或不足，增加存貨占用資金的機(jī)會(huì)成本或錯(cuò)失市場(chǎng)良機(jī)。

2.存貨發(fā)出環(huán)節(jié)管理不規(guī)范

對(duì)異地存儲(chǔ)的貨物，企業(yè)為了節(jié)省成本，在銷售出庫(kù)環(huán)節(jié)倉(cāng)庫(kù)管理員依據(jù)出庫(kù)單掃描件或傳真件就可以進(jìn)行貨物發(fā)出，單據(jù)簡(jiǎn)單，沒有相關(guān)部門的監(jiān)督與聯(lián)簽（如財(cái)務(wù)部門對(duì)收款情況、銷售價(jià)格的確認(rèn)等），提貨憑證單一，易發(fā)生憑借造假的單據(jù)騙取出庫(kù)的現(xiàn)象。造成款項(xiàng)還未收貨物已發(fā)出或客戶與倉(cāng)庫(kù)串通“借用”企業(yè)存貨，日后再將存貨“還回”等情況的出現(xiàn)，給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)與損失。

3.未針對(duì)不同商品進(jìn)行分類管理

有些外貿(mào)企業(yè)不能充分滿足不同存貨要求的倉(cāng)儲(chǔ)條件，管理不夠細(xì)化，造成生鮮類商品變質(zhì)、腐爛，未對(duì)存在保持期的存貨進(jìn)行預(yù)警管理，給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失。另外倉(cāng)儲(chǔ)地點(diǎn)的分散也難以做到對(duì)庫(kù)存商品的定期盤點(diǎn)，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存短缺帶來的損失。

（三）存貨賬實(shí)不符

1.賬實(shí)存在永久差異

永久差異直接形成了企業(yè)的損失，由于存貨數(shù)量品種繁雜，倉(cāng)儲(chǔ)地點(diǎn)多，這種損失一般在盤點(diǎn)時(shí)才會(huì)被發(fā)現(xiàn)，發(fā)生損失的原因很多，比如生鮮品保管不善、出庫(kù)環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)錯(cuò)發(fā)多發(fā)、安全措施不到位存貨被偷盜等等，這些都會(huì)為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。

2.賬實(shí)存在時(shí)間性差異

時(shí)間性差異是指庫(kù)房已入庫(kù)，財(cái)務(wù)未入賬；或庫(kù)房已將貨物發(fā)出，但財(cái)務(wù)賬面上的庫(kù)存還未出庫(kù)。兩者差異的產(chǎn)生主要是由于各部門信息不共享、信息流通及時(shí)性差造成的，賬實(shí)差異會(huì)給企業(yè)帶來涉稅風(fēng)險(xiǎn)。

四、完善外貿(mào)企業(yè)存貨管理的對(duì)策建議

（一）完善存貨管理制度

加強(qiáng)存貨管理，制度的完善是第一位的。除了從購(gòu)、銷、存環(huán)節(jié)進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)有存貨管理制度進(jìn)行梳理、細(xì)化、規(guī)范相關(guān)流程外，也要加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制制度的建立，使存貨管理制度更加全面完整，對(duì)存貨管理起到全程、科學(xué)、安全、高效的規(guī)范和指導(dǎo)作用。

1.注重制度的實(shí)用性與可行性

存貨管理制度要建立在實(shí)用的基礎(chǔ)上，細(xì)化存貨管理各環(huán)節(jié)，明確權(quán)責(zé)，能運(yùn)用到實(shí)際工作中，使存貨管理工作在購(gòu)、銷、存各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循、有據(jù)可依，并與實(shí)際工作中存在的問題相結(jié)合，不斷地改進(jìn)、修訂。

2.建立存貨的物流管理制度

在存貨管理制度中增加存貨在采購(gòu)、銷售環(huán)節(jié)的物流管理制度。將存貨的收發(fā)與采購(gòu)入庫(kù)、銷售出庫(kù)的物流信息緊密聯(lián)系，采用統(tǒng)一招標(biāo)等方式擇優(yōu)選擇物流公司，將內(nèi)外因素均納入制度進(jìn)行管理。通過建立物流管理制度，進(jìn)一步加強(qiáng)存貨收發(fā)環(huán)節(jié)的管控，減少企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

3.建立異地倉(cāng)庫(kù)管理制度

外貿(mào)企業(yè)存貨管理的特點(diǎn)之一是存在大量的異地倉(cāng)庫(kù)，這些異地倉(cāng)庫(kù)大部分是企業(yè)租用的。建立統(tǒng)一的異地倉(cāng)庫(kù)管理制度，采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行異地倉(cāng)儲(chǔ)公司的選擇，通過制度約定選擇條件、標(biāo)準(zhǔn)、倉(cāng)儲(chǔ)成本等，在制度中進(jìn)一步細(xì)化雙方權(quán)責(zé)。還可以制定年度激勵(lì)措施，對(duì)沒有發(fā)生問題的倉(cāng)庫(kù)予以獎(jiǎng)勵(lì)，并進(jìn)入長(zhǎng)期合作名單，同時(shí)要求倉(cāng)儲(chǔ)公司繳納一定的保證金，入圍合作名單的倉(cāng)庫(kù)保證金還可享受下浮等。加強(qiáng)盤點(diǎn)頻度，將收發(fā)存的日常工作與盤點(diǎn)相結(jié)合，做到對(duì)庫(kù)存數(shù)量實(shí)時(shí)監(jiān)管。

4.建立存貨管理績(jī)效考核制度

對(duì)存貨管理進(jìn)行績(jī)效考核，細(xì)化存貨管理崗位工作職責(zé)。對(duì)存貨收發(fā)造成的數(shù)量差異、因管理不善造成的存貨毀損（如生鮮存貨未按規(guī)定保管腐爛變質(zhì)、包裝物不符合要求造成泄漏等）、對(duì)超出保質(zhì)期的存貨未預(yù)警造成的經(jīng)濟(jì)損失等進(jìn)行考核，獎(jiǎng)懲結(jié)合。對(duì)存貨采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)考核，以庫(kù)存量的合理性和科學(xué)性為主要考核指標(biāo)，降低過高庫(kù)存的資金占用量，降低企業(yè)資金成本。

（二）提高存貨管理水平

1.結(jié)合庫(kù)存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)控制最優(yōu)庫(kù)存量

將存貨數(shù)據(jù)信息與訂單量、市場(chǎng)需求量、潛在客戶量等結(jié)合，分析企業(yè)的存貨采購(gòu)量、安全庫(kù)存量。再結(jié)合積壓庫(kù)存商品種類與數(shù)量，及時(shí)采取相應(yīng)措施清理積壓庫(kù)存，使庫(kù)存商品種類能夠跟上市場(chǎng)變化，以達(dá)到提高市場(chǎng)占有率、減少資金占用、降低存貨損失、提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率的目的。

2.對(duì)存貨發(fā)出環(huán)節(jié)從嚴(yán)管理

存貨的發(fā)出環(huán)節(jié)猶如企業(yè)的“防盜門”，必須使用專人管理的“鑰匙”來開門才會(huì)安全可靠。庫(kù)存管理中這道門需要企業(yè)的不同部門來共同把守才能確保發(fā)出的存貨為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。首先銷售合同的簽訂在法律上要保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，其次貨物發(fā)出前銷售貨款的回收情況要與合同約定一致，最后在實(shí)際發(fā)出貨物時(shí)要有財(cái)務(wù)部門對(duì)收款情況的審查、要有業(yè)務(wù)部門審批的出庫(kù)單，要有倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)貨物的清點(diǎn)核對(duì)清單，要有物流公司接收貨物的確認(rèn)清單。通過上述各環(huán)節(jié)的嚴(yán)把關(guān)，既能確保貨物按合同無差錯(cuò)發(fā)出，也能堵住倉(cāng)庫(kù)管理中監(jiān)守自盜的種種漏洞。

3.對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行分類管理

存貨分類管理常用的方法是ABC庫(kù)存分類管理法，這種方法側(cè)重點(diǎn)是將庫(kù)存商品按品種和資金占用額的多少分類后分別進(jìn)行管理與控制。外貿(mào)企業(yè)應(yīng)結(jié)合存貨特點(diǎn)（如貨值大小、保質(zhì)期、存儲(chǔ)環(huán)境等）與倉(cāng)儲(chǔ)特性（如異地倉(cāng)庫(kù)較多），以倉(cāng)庫(kù)為單位采用ABC庫(kù)存分類管理法，除了考慮品種與資金占用多少的因素外，還應(yīng)將倉(cāng)儲(chǔ)條件要求高的商品單獨(dú)分類管理（如生鮮品），有保質(zhì)期要求的商品單獨(dú)分類管理。這樣做既能兼顧到影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益較大的庫(kù)存商品，也能避免其他不易管理的商品帶來的經(jīng)濟(jì)損失。形成多條管理鏈條，多管齊下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。

（三）推行存貨信息化管理

1.統(tǒng)一存貨管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，外貿(mào)企業(yè)存貨的管理也要充分利用信息化管理的手段。首先以財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建立健全庫(kù)存管理系統(tǒng)。存貨的購(gòu)銷存業(yè)務(wù)均通過存貨管理系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行流程操作，如入庫(kù)單據(jù)的錄入與審核、出庫(kù)流程的簽批、貨物出庫(kù)確認(rèn)單、庫(kù)存盤點(diǎn)表的編制等。其次將企業(yè)存貨內(nèi)控制度與信息化數(shù)據(jù)相結(jié)合，更進(jìn)一步防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

2.利用存貨的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析

建立了庫(kù)存管理系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)提供的在不同節(jié)點(diǎn)上的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析利用，才能真正實(shí)現(xiàn)存貨管理信息化。存貨的購(gòu)銷存是一個(gè)循環(huán)反復(fù)的過程，通過庫(kù)存管理數(shù)據(jù)信息、結(jié)合市場(chǎng)銷售情況與潛在客戶調(diào)查情況等，能夠合理確定企業(yè)的存貨采購(gòu)量，降低庫(kù)存資金占用。通過存貨采購(gòu)情況，能夠繼續(xù)進(jìn)行市場(chǎng)開發(fā)，提高庫(kù)存商品銷量。

3.防范存貨管理中的涉稅風(fēng)險(xiǎn)

庫(kù)存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)能真實(shí)反映企業(yè)庫(kù)存狀況。做到庫(kù)存管理的賬實(shí)相符不僅僅是保證庫(kù)存管理安全有效的措施，也能為企業(yè)有效防范稅收風(fēng)險(xiǎn)。倉(cāng)庫(kù)發(fā)出的存貨數(shù)據(jù)信息，要及時(shí)傳遞到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行庫(kù)存商品銷售處理，及時(shí)確認(rèn)應(yīng)繳納的各項(xiàng)稅費(fèi)；財(cái)務(wù)部也需要及時(shí)了解存貨毀損、丟失、盤虧等等的數(shù)據(jù)信息，根據(jù)不同的原因進(jìn)行相應(yīng)的稅務(wù)處理。因此庫(kù)存管理信息在各部門尤其是財(cái)務(wù)部門間的及時(shí)傳遞，能有效防范企業(yè)的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

五、結(jié)束語

外貿(mào)企業(yè)存貨管理中存在的上述諸多問題會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理與發(fā)展，也會(huì)給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失。只有正視存在問題，從完善存貨管理制度開始，將內(nèi)控制度貫穿始終，加強(qiáng)存貨風(fēng)險(xiǎn)防控，同時(shí)進(jìn)行存貨信息化管理，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，逐步形成一套存貨管理一體化制度措施，并加以執(zhí)行，才能達(dá)到提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目的，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。