談企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)
——以D企業(yè)為例

張波

（蘇州昆迅電子科技有限公司，江蘇 蘇州 215000）

一、D企業(yè)背景介紹

（一）企業(yè)概況

D企業(yè)是一家致力于探索和開(kāi)發(fā)有機(jī)硅應(yīng)用潛力的跨國(guó)企業(yè)，現(xiàn)為硅膠技術(shù)和創(chuàng)新領(lǐng)域的全球領(lǐng)導(dǎo)者。它于20世紀(jì)40年代成立于美國(guó)，近40年來(lái)，它在中國(guó)積極發(fā)展業(yè)務(wù)。截至2015年年底，D企業(yè)分別在北京、廣州、深圳、成都、香港和臺(tái)北設(shè)有6個(gè)辦事處，并在張家港和上海建有2個(gè)主要生產(chǎn)基地和1個(gè)商務(wù)技術(shù)中心，在大中華區(qū)共有8家法人實(shí)體，不僅為全國(guó)各地的客戶提供各種有機(jī)硅產(chǎn)品和服務(wù)，還將全球領(lǐng)先的有機(jī)硅產(chǎn)品、服務(wù)以及生產(chǎn)技術(shù)逐步帶入中國(guó)。

（二）成立財(cái)務(wù)共享中心的背景

D企業(yè)在2015年年底前，大中華區(qū)財(cái)務(wù)的手工憑證錄入操作、供應(yīng)商發(fā)票處理及應(yīng)付款管理與支付、應(yīng)收賬款（除增值稅發(fā)票開(kāi)具外）均由第三方服務(wù)供應(yīng)商提供共享服務(wù)，使用外部供應(yīng)商人員數(shù)約為15到20人，服務(wù)費(fèi)用高昂，控制難。因行業(yè)市場(chǎng)下滑，D企業(yè)推行了一系列的成本控制和優(yōu)化資源計(jì)劃。其大中華區(qū)財(cái)務(wù)部，為響應(yīng)全球成本節(jié)約計(jì)劃，計(jì)劃推行和建設(shè)自有財(cái)務(wù)共享中心，以共同服務(wù)大中華區(qū)8家法人實(shí)體。

二、D企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)及意義

（一）財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)

D企業(yè)在2016年1月初籌建成立大中華區(qū)財(cái)務(wù)共享中心，依據(jù)職責(zé)劃分，分別成立了應(yīng)收應(yīng)付賬款及發(fā)票管理部、手工憑證及對(duì)外報(bào)表部、稅務(wù)部、資金管理部（司庫(kù)）和成本會(huì)計(jì)部，輻射整個(gè)中國(guó)大陸以及香港和臺(tái)灣共8家法人實(shí)體的全部財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。除此以外，各法人實(shí)體設(shè)置財(cái)務(wù)控制一名對(duì)該實(shí)體總體財(cái)務(wù)管理負(fù)責(zé)。

在以上框架下，應(yīng)收應(yīng)付賬款及發(fā)票管理部，細(xì)化為應(yīng)收應(yīng)付賬款管理以及發(fā)票與客戶信貸控制兩小組。應(yīng)收應(yīng)付賬款部具體負(fù)責(zé)應(yīng)收應(yīng)付賬款的全面管理與操作，其中外部的應(yīng)收應(yīng)付賬款繼續(xù)由原第三方財(cái)務(wù)服務(wù)供應(yīng)商在操作上支持，關(guān)聯(lián)方的完全由應(yīng)收應(yīng)付賬款部進(jìn)行管理，包括賬齡管理、支付、清賬和報(bào)告等。發(fā)票與客戶信貸控制部主要負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)的增值稅發(fā)票開(kāi)具、全體外部客戶的信用控制。手工憑證及對(duì)外報(bào)表部負(fù)責(zé)錄入全部手工會(huì)計(jì)憑證并且編制填報(bào)除稅務(wù)以外的全部外部報(bào)表，會(huì)計(jì)憑證由其他各部財(cái)務(wù)人員按需在各模板中編制上傳至手工憑證組，當(dāng)憑證錄入完畢，憑證號(hào)反饋給原憑證制作人。稅務(wù)部主要負(fù)責(zé)境內(nèi)6家法人實(shí)體的全部稅務(wù)相關(guān)事項(xiàng)，除開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票外。資金管理部，又稱(chēng)司庫(kù)部，負(fù)責(zé)全部資金規(guī)劃、融資、銀行業(yè)務(wù)等相關(guān)業(yè)務(wù)。成本會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)全部成本分析、成本更新、費(fèi)用預(yù)算制定與分析等。

各部門(mén)操作流程設(shè)定首先依據(jù)原各法人實(shí)體及第三方服務(wù)供應(yīng)商的操作流程，從中優(yōu)選最佳操作流程為基礎(chǔ)，在后續(xù)的操作過(guò)程中進(jìn)行再優(yōu)化。各部門(mén)的人員配置是將當(dāng)下財(cái)務(wù)人員依據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)和技能優(yōu)勢(shì)和各部門(mén)各職能工作量情況進(jìn)行分配。

（二）財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的意義

以D企業(yè)為例，其大中華區(qū)財(cái)務(wù)共享中心建成之后，減少了第三方財(cái)務(wù)服務(wù)中心服務(wù)人員10名，內(nèi)部財(cái)務(wù)人員2名，年度可節(jié)約勞務(wù)成本和費(fèi)用約150萬(wàn)以上，并且在法律允許的條件下統(tǒng)一了大中華區(qū)8家法人實(shí)體的財(cái)務(wù)操作流程和組織管理。由此可見(jiàn)，成功建成財(cái)務(wù)共享中心至少有以下幾大意義：

一是，節(jié)約勞動(dòng)力成本。通過(guò)減少人員數(shù)量或是用降低了資歷和經(jīng)驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的人員進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作，可以實(shí)現(xiàn)勞務(wù)成本節(jié)約。

二是，集團(tuán)統(tǒng)一財(cái)務(wù)組織管理，發(fā)揮全體員工效率最大化。一般的財(cái)務(wù)管理模式下，各法人實(shí)體配備各自的財(cái)務(wù)管理小團(tuán)隊(duì)，往往人員配置過(guò)量，存在資源浪費(fèi)的情況。在成立財(cái)務(wù)共享中心之后，原法人實(shí)體的人力資源可以被統(tǒng)一整合調(diào)配，最大限度地減少資源浪費(fèi)。另外也可以按各業(yè)務(wù)職責(zé)要求匹配相關(guān)資歷和經(jīng)驗(yàn)的人員，可以實(shí)現(xiàn)整體團(tuán)隊(duì)工作效率和資源利用的最大化。

三是，統(tǒng)一的業(yè)務(wù)操作流程和管理辦法可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程導(dǎo)向化管理。原常規(guī)財(cái)務(wù)管理模式下，各法人實(shí)體的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)操作流程以及財(cái)務(wù)管理辦法各異，且往往局限于自我的習(xí)慣與認(rèn)知，怠于優(yōu)化流程和改進(jìn)管理，同時(shí)集團(tuán)管理層也很難發(fā)現(xiàn)流程和管理辦法中的問(wèn)題和缺點(diǎn)。當(dāng)統(tǒng)一創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享中心后，可以綜合采納原各法人實(shí)體財(cái)務(wù)流程和管理辦法之長(zhǎng)，避免錯(cuò)誤和風(fēng)險(xiǎn)，普及至全部法人實(shí)體，進(jìn)行統(tǒng)一操作，不斷地共同優(yōu)化流程，以流程導(dǎo)向?yàn)橹鱽?lái)管理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，輔助實(shí)現(xiàn)整體團(tuán)隊(duì)工作效率最大化。另外，也可更高效地進(jìn)行集團(tuán)的統(tǒng)一預(yù)決算和分析。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題及分析

財(cái)務(wù)共享中心的建立，對(duì)于一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)重大的變革，有時(shí)比企業(yè)初期建賬建制還要復(fù)雜，其管理運(yùn)行體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、在崗位人員編制以及職責(zé)界定等方面都發(fā)生了顯著的變化，因此也會(huì)導(dǎo)致一系列的新管理問(wèn)題出現(xiàn)。在D企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)立過(guò)程中以及后續(xù)的運(yùn)行期間，也出現(xiàn)和證實(shí)了以下問(wèn)題，值得關(guān)注。

一是，差旅費(fèi)和雜費(fèi)提升。因?yàn)槿藛T統(tǒng)一集中在財(cái)務(wù)共享中心工作，而各法人實(shí)體總是會(huì)有各種工作方面的需要，財(cái)務(wù)人員出差在所難免，所以差旅費(fèi)發(fā)生額會(huì)顯著增長(zhǎng)。另外，由于統(tǒng)一處理財(cái)務(wù)原始憑證（例如掃描發(fā)票入ERP系統(tǒng)），資料往返郵寄于各法人實(shí)體和財(cái)務(wù)共享中心之間，內(nèi)部往來(lái)郵寄費(fèi)也明顯增多。這兩點(diǎn)值得企業(yè)思考，發(fā)掘一些好的處理方案，減少有關(guān)費(fèi)用的增加。

二是，財(cái)務(wù)人員流失。財(cái)務(wù)共享中心的職能劃分更加細(xì)致，人員編制更多的是為了按流程高效完成任務(wù)，財(cái)務(wù)人員在有限的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中周而復(fù)始地進(jìn)行同樣的操作。這會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員難以獲得其他財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)鍛煉，從而不能全面地提高自己的業(yè)務(wù)能力，這與財(cái)務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展期望相背離，若再無(wú)輪崗或是不同部門(mén)的業(yè)務(wù)技能交流，勢(shì)必有財(cái)務(wù)人員因厭惡當(dāng)下的工作而離職，這個(gè)流失率遠(yuǎn)高于一般財(cái)務(wù)管理模式下的。

三是，與其他業(yè)務(wù)及職能部門(mén)銜接不暢。因財(cái)務(wù)共享中心更趨于以流程導(dǎo)向來(lái)處理業(yè)務(wù)，大部分的業(yè)務(wù)在“線上”完成，依賴影像掃描進(jìn)行集中服務(wù)，溝通對(duì)象多，溝通業(yè)務(wù)范圍廣，造成信息傳遞不通暢、不及時(shí)。在內(nèi)部不同部門(mén)之間，以及與企業(yè)其他業(yè)務(wù)和職能部門(mén)間的常規(guī)溝通有所減少，不同部門(mén)間的合作效率下降，溝通不暢。不同部門(mén)間對(duì)于一些差異化的職責(zé)劃分不清的業(yè)務(wù)互相推諉，也嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)部門(mén)的形象。

四是，與外部機(jī)構(gòu)和政府職能部門(mén)的溝通與銜接問(wèn)題。在以往常規(guī)財(cái)務(wù)管理模式下，各法人實(shí)體的財(cái)務(wù)人員直接對(duì)口溝通于外部機(jī)構(gòu)和政府職能部門(mén)，往往關(guān)系保持穩(wěn)定，溝通順暢，可以及時(shí)響應(yīng)各項(xiàng)報(bào)告要求和新政策推廣。而在財(cái)務(wù)共享中心模式下，各職責(zé)由有關(guān)職能部門(mén)全體人員按業(yè)務(wù)需求共同來(lái)完成，往往無(wú)專(zhuān)職人員對(duì)口具體某個(gè)法人實(shí)體，導(dǎo)致與有關(guān)機(jī)構(gòu)和職能部門(mén)的溝通渠道不穩(wěn)定，也不利于維持良好的互助關(guān)系。

五是，會(huì)計(jì)檔案管理。當(dāng)企業(yè)采用財(cái)務(wù)共享中心集中辦理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，各種會(huì)計(jì)原始憑證、資料集聚于一處，不能實(shí)現(xiàn)各法人實(shí)體均在其辦公所在地進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理，且不同法人實(shí)體的會(huì)計(jì)資料易于混放在一起，不便于后期檔案管理與使用。

最后是各地各政府財(cái)稅各有地方性的專(zhuān)門(mén)要求，統(tǒng)一的操作流程和共享財(cái)務(wù)服務(wù)很難滿足全部要求。財(cái)稅方面規(guī)定的不同之處主要在稅務(wù)方面，有國(guó)內(nèi)地方性的不同，也有跨境地區(qū)，特別是境內(nèi)外的法人實(shí)體之間差異很大。所以，財(cái)務(wù)共享中心不可能絕對(duì)地采用完全統(tǒng)一的流程與操作去處理不同法人實(shí)體間的同類(lèi)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。

四、深化企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的幾點(diǎn)建議

如上文所述，財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)和運(yùn)行過(guò)程中易出現(xiàn)如此多的問(wèn)題。那如何避免、解決或減少這些問(wèn)題呢？筆者依自己的工作經(jīng)驗(yàn)，提出以下幾點(diǎn)建議和大家共同探討。

一是，關(guān)于差旅費(fèi)和雜費(fèi)。關(guān)于差旅費(fèi)方面，雖然財(cái)務(wù)人員很難免有面對(duì)面的溝通或是現(xiàn)場(chǎng)查看的需求，但是現(xiàn)代的智能辦公輔助工具日新月異，不斷地便利現(xiàn)代辦公。視頻會(huì)議，遠(yuǎn)程操作，遠(yuǎn)程監(jiān)控等不失為一些好的途徑，讓溝通如同面見(jiàn)，讓管理如在現(xiàn)場(chǎng)，各企業(yè)可以在成本權(quán)衡和控制之下相應(yīng)地增加這類(lèi)工具，以減少員工出差。關(guān)于雜費(fèi)方面，特別是郵寄費(fèi)用，企業(yè)可以權(quán)衡郵寄費(fèi)用和在企業(yè)所在地增加掃描裝置的費(fèi)用，如果可以直接在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行掃描上傳會(huì)計(jì)影像供財(cái)務(wù)共享中心處理，將很大程度上減少此類(lèi)雜費(fèi)，同時(shí)還可以保證原始憑證直接在當(dāng)?shù)貧w檔，減少會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題。

二是，財(cái)務(wù)人員流失問(wèn)題。企業(yè)可以實(shí)行財(cái)務(wù)人員輪崗機(jī)制，特別是不同小職能部門(mén)間的；定期進(jìn)行技能培訓(xùn)與分享，共享不同財(cái)務(wù)職責(zé)小部門(mén)間的流程與操作規(guī)范；一旦有新財(cái)稅規(guī)定頒發(fā)，不分部門(mén)，全員推廣。這些措施將彌補(bǔ)財(cái)務(wù)共享中心模式下各職責(zé)業(yè)務(wù)單一的問(wèn)題，幫助財(cái)務(wù)人員實(shí)現(xiàn)職業(yè)發(fā)展。

三是，與其他業(yè)務(wù)部門(mén)、職能部門(mén)乃至外部政府部門(mén)間的溝通問(wèn)題。這一問(wèn)題主要是由于無(wú)對(duì)口人員導(dǎo)致，有問(wèn)題不知道應(yīng)該聯(lián)系財(cái)務(wù)的哪位工作人員。解決這一問(wèn)題，可以通過(guò)指定對(duì)口溝通人員，可以在各財(cái)務(wù)小部門(mén)指定溝通人員，并將這些信息公示其他業(yè)務(wù)部門(mén)和職能部門(mén)。對(duì)于政府部門(mén)，首先可以指定各法人實(shí)體的對(duì)口財(cái)務(wù)人員，由其統(tǒng)一對(duì)內(nèi)對(duì)外進(jìn)行溝通。為了更加順暢地進(jìn)行操作，各指定人員可以設(shè)一名備用替補(bǔ)人員以防指定的主對(duì)口人員無(wú)法聯(lián)系上。

最后一項(xiàng)是關(guān)于各地不同的財(cái)稅要求。滿足各地的財(cái)稅要求是企業(yè)合規(guī)化運(yùn)行的一項(xiàng)重要指標(biāo)，因此不能因創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享中心而忽略這一點(diǎn)，需因地制宜地制定有關(guān)差別化的處理方法，差別化地處理有關(guān)財(cái)稅事宜，提供差別化的財(cái)務(wù)報(bào)告。