我國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)存在的問(wèn)題分析及改進(jìn)建議

吳 玲

財(cái)務(wù)共享服務(wù)以其高效率、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)處理、流程管理及信息資源共享，促進(jìn)財(cái)務(wù)部門轉(zhuǎn)型，參與企業(yè)管理，成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的保障與支持。本文就我國(guó)企業(yè)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)改進(jìn)建議，希望能在財(cái)務(wù)共享服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行一些有益的探索。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)概述

（一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)的概念

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是將多層次、分散式的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行集中，通過(guò)統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)流程整合，并應(yīng)用到一個(gè)新的業(yè)務(wù)單元的系統(tǒng)平臺(tái)（財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心）的財(cái)務(wù)管理模式。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)的特點(diǎn)

1.提高財(cái)務(wù)工作效率

財(cái)務(wù)共享服務(wù)最大的特點(diǎn)，是將重復(fù)、簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)工作，如費(fèi)用報(bào)銷、往來(lái)對(duì)賬，進(jìn)行集中化管理和標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，一名財(cái)務(wù)者處理整個(gè)企業(yè)內(nèi)同一類型的業(yè)務(wù)，規(guī)模化、專業(yè)化的運(yùn)作提高了工作效率，同時(shí)，在財(cái)務(wù)信息匯總、收集、上報(bào)工作，通過(guò)共享服務(wù)中心的信息化傳輸，在傳導(dǎo)效率和質(zhì)量上獲得明顯提高。

2.實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一管理

財(cái)務(wù)共享服務(wù)要結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略、管理模式、組織架構(gòu)，對(duì)流程重新整合，制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)鍵第一步，確保先標(biāo)準(zhǔn)化再實(shí)現(xiàn)共享。明確財(cái)務(wù)共享服務(wù)的范圍和職責(zé)，統(tǒng)一操作規(guī)范和流程，有利于財(cái)務(wù)者統(tǒng)一財(cái)務(wù)核算、業(yè)務(wù)處理，對(duì)各部門間的高效協(xié)同具有促進(jìn)作用。

3.資源共享，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展

財(cái)務(wù)共享服務(wù)貫穿企業(yè)內(nèi)部各個(gè)層面，通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)集中企業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源，如：生產(chǎn)銷售系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等，建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，將財(cái)務(wù)資源與企業(yè)其他系統(tǒng)的資源進(jìn)行整合，使信息使用者能夠通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)獲取更多的相關(guān)信息。

二、我國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的問(wèn)題分析

（一）企業(yè)接受程度低，變革成本高

隨著企業(yè)規(guī)模壯大，業(yè)務(wù)領(lǐng)域的多元化發(fā)展，需要更先進(jìn)更靈活的企業(yè)管理方式，財(cái)務(wù)管理模式也需要滿足企業(yè)發(fā)展需求，建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)逐漸成為一些大公司的選擇。然而，建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)并不是財(cái)務(wù)一個(gè)部門的事情，會(huì)涉及多個(gè)部門，甚至是整個(gè)集團(tuán)的大調(diào)整，因此，在員工就會(huì)面臨接受新業(yè)務(wù)模式的困境，適應(yīng)調(diào)整工作方式和流程；企業(yè)管理層需要對(duì)組織架構(gòu)調(diào)整，業(yè)務(wù)流程重新整合，必會(huì)帶來(lái)人員分工調(diào)整、工作內(nèi)容變動(dòng)等，因此會(huì)增加公司經(jīng)營(yíng)成本。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的歸屬存在矛盾

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的建立提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理能力，促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展，體現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的有機(jī)結(jié)合。那么，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的歸屬是計(jì)劃建立之前首先要解決的問(wèn)題。企業(yè)管理需要不同，理念不同，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在企業(yè)中的歸屬也會(huì)不同。多數(shù)企業(yè)認(rèn)為，財(cái)務(wù)共享是以財(cái)務(wù)為基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化的流程再造，應(yīng)歸屬于財(cái)務(wù)管理體系；但也存在將其歸屬業(yè)務(wù)管理的呼聲，認(rèn)為這樣加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的支持力量。然而按照多數(shù)觀點(diǎn)將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心歸屬于財(cái)務(wù)管理體系，無(wú)法突出其決策保障職能；而一旦將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心歸屬于業(yè)務(wù)管理體系，帶來(lái)最直接問(wèn)題是對(duì)財(cái)務(wù)人員的管理失控，企業(yè)無(wú)法有效監(jiān)督財(cái)務(wù)共享服務(wù)的質(zhì)量和效率。

（三）信息化技術(shù)落后，信息系統(tǒng)不完善

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程依托信息化系統(tǒng)的一種管理方式，所以信息技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用與信息系統(tǒng)的共享性、穩(wěn)定性、安全性對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)特別重要。應(yīng)用信息技術(shù)的上傳、輸出、統(tǒng)計(jì)等功能，但開(kāi)發(fā)滿足企業(yè)管理需要的信息技術(shù)如建立數(shù)據(jù)共享接口和平臺(tái)，通過(guò)設(shè)置讓系統(tǒng)自動(dòng)提示例外和預(yù)警等。當(dāng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)與其他獨(dú)立系統(tǒng)之間無(wú)法有效整合和共享數(shù)據(jù)資源，形成信息孤島、系統(tǒng)平臺(tái)的技術(shù)落后、信息系統(tǒng)不穩(wěn)定、信息不能及時(shí)更新等現(xiàn)象，同時(shí)，存在數(shù)據(jù)被惡意篡改破壞而不能及時(shí)恢復(fù)的危險(xiǎn)，這些問(wèn)題影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮。

（四）注重共享服務(wù)，缺乏管控力度

企業(yè)建立和實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的目的是希望通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約、工作效率提高，為企業(yè)創(chuàng)造更多財(cái)富，看重的是它為企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值，往往會(huì)在對(duì)其的管控上存在疏忽。首先，財(cái)務(wù)共享服務(wù)的流程整合脫離業(yè)務(wù)發(fā)展，沒(méi)有從源頭上實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)相互促進(jìn)；其次，缺少與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)及相互制約，過(guò)度依賴財(cái)務(wù)共享服務(wù)，忽視企業(yè)整體發(fā)展；最后，缺乏財(cái)務(wù)共享服務(wù)考核評(píng)估體系，未建立系統(tǒng)全面的考核評(píng)估機(jī)制，將無(wú)法準(zhǔn)確評(píng)估財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)運(yùn)營(yíng)帶來(lái)的效率和效果，對(duì)員工的工作勝任能力也無(wú)法做出合理評(píng)價(jià)。

三、改進(jìn)我國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)現(xiàn)存問(wèn)題的建議

（一）轉(zhuǎn)變管理層思維，提高管理層對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的重視

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)立的目的是滿足企業(yè)發(fā)展需要，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。而一種新的管理理念、模式的應(yīng)用必須有管理層的認(rèn)可，管理層的高度重視起著至關(guān)重要的作用，同時(shí)需要管理層自上而下的有效傳導(dǎo)，以實(shí)現(xiàn)流程的整合，構(gòu)建新的組織架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)轉(zhuǎn)型和最大程度降低成本。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化融合

結(jié)合企業(yè)的組織架構(gòu)、管理模式，建立新興的“財(cái)務(wù)—業(yè)務(wù)”組織，將財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，使企業(yè)在利用共享服務(wù)時(shí)，與企業(yè)業(yè)務(wù)體系緊密結(jié)合。“財(cái)務(wù)—業(yè)務(wù)”組織，首先體現(xiàn)在地點(diǎn)上拉近財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門的距離，將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與業(yè)務(wù)部門辦公場(chǎng)所放在一起，但員工仍然歸屬于財(cái)務(wù)管理部門，員工的薪資發(fā)放和績(jī)效管理也歸屬于財(cái)務(wù)管理部門；賦予業(yè)務(wù)管理部門一定的權(quán)力，對(duì)“財(cái)務(wù)—業(yè)務(wù)”組織下員工工作能力、工作配合度進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)績(jī)效考核進(jìn)行評(píng)價(jià)。在這種組織形式下，通過(guò)業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的聯(lián)合，保證財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的服務(wù)支持，也在人員上強(qiáng)化了管理。

（三）應(yīng)用信息技術(shù)，改進(jìn)完善信息系統(tǒng)

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用是財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)，企業(yè)只有借助信息技術(shù)才能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心整體能力和效率的提升，如工作流程整合、票據(jù)影像處理、OCR識(shí)別等信息技術(shù)工具，推動(dòng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心由單一財(cái)務(wù)模塊向企業(yè)各業(yè)務(wù)模塊的應(yīng)用。財(cái)務(wù)共享服務(wù)是建立在信息系統(tǒng)之上，而信息化的建設(shè)不是一步到位的，也不是一成不變的，是需要持續(xù)不斷優(yōu)化完善的。這里的優(yōu)化完善包括，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)施過(guò)程中，要結(jié)合考慮企業(yè)組織構(gòu)架、發(fā)展方向、管理方式和核心業(yè)務(wù)流程的變化，按照企業(yè)需求的緊急和優(yōu)先級(jí)分步驟、有計(jì)劃實(shí)施；對(duì)信息系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施做好管理和維護(hù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定安全；最后，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是重要的核心數(shù)據(jù)，信息系統(tǒng)在各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置安全措施，做到及時(shí)備份數(shù)據(jù)，保護(hù)數(shù)據(jù)不被破壞或非法篡改。

（四）平衡共享服務(wù)與管控力度

共享服務(wù)中心的職能是為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供服務(wù)，提升共享中心服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，提高企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的協(xié)同效率。然而提供共享服務(wù)的同時(shí)，必須做到系統(tǒng)、全面的管控。首先，搭建業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)共享的一體化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同源入口，以所有報(bào)賬業(yè)務(wù)單據(jù)的直接源頭為業(yè)務(wù)，同時(shí)建立聯(lián)查追溯機(jī)制，為財(cái)務(wù)管理提供全價(jià)值鏈的支持；其次，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享進(jìn)行靈活設(shè)置和業(yè)務(wù)組合，通過(guò)系統(tǒng)間的關(guān)聯(lián)及相互制約，實(shí)現(xiàn)縱向管控的目的；最后，對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心及其員工進(jìn)行全方位的績(jī)效考核，建立統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)對(duì)各環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析及預(yù)警監(jiān)控，強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的精細(xì)化管理，建立完善的績(jī)效評(píng)估體系和服務(wù)質(zhì)量控制體系，加強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量及績(jī)效管理，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的高質(zhì)高效運(yùn)營(yíng)。

四、展望

財(cái)務(wù)共享服務(wù)突破了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)運(yùn)行方式，為財(cái)務(wù)管理理論的應(yīng)用拓寬了新的角度和模式。這也要求企業(yè)經(jīng)營(yíng)者在優(yōu)化企業(yè)管理的同時(shí)，定制適合自身管理的財(cái)務(wù)共享服務(wù)，使財(cái)務(wù)共享服務(wù)在我國(guó)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展道路上真正發(fā)揮整合助推高效的作用和價(jià)值。