淺談公立醫院如何做好新型冠狀病毒肺炎疫情期間防控物資內控管理工作

范凌麗

2020年春節面對突發的新型冠狀病毒肺炎疫情，各公立醫院啟動了應急機制。面對疫情的突發性和緊急性及疫情防控物資的緊缺局面，公立醫院如何制定相應的內控管理制度，成為許多醫院既關心又困惑的問題。本文分別從內控管理的意義、疫情物資內控執行的原則及執行的方式等方面進行深入分析，提出建議。

一、內控管理的意義

疫情當前，是否還需要內控管理？答案是肯定的。內部控制管理不僅體現“控制”的職能，更是一種“管理”的機制。疫情期間若失去內控管理，醫院打的將會是一場亂仗，財務也將是一本亂賬。內部會計控制是指單位為了提高會計信息質量，保護資產的安全、完整，確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。換言之，只要醫院有運作，就有人財物的管理，有會計信息的反饋，有內控機制的存在。公立醫院在疫情和非疫情期間的內控管理區別在于管控的側重點不同。非疫情期間的內控管理側重于確保會計信息質量而進行的全方位監督管理；疫情期間的內控管理則側重于讓應對疫情和執行管理張弛有度。比如：對非疫情時期的業務采取事前、事中、事后全方位監督控制；在疫情期間可以視業務的緊急程度適當簡化事前監督程序，省略事中監督，加強事后監督等。各醫院應根據自身的情況，制定出醫院的應急內控管理機制，按照相應的流程執行內控管理。

二、疫情物資內控執行的原則

（一）簡化審批流程

在非疫情期間，醫院物資的采購，需要申請科室提出申請，采購科室審核，財務部門審核，審計部門審核，分管院領導審核，屬于“三重一大”事項的要院領導班子或黨委領導班子決議，符合政府采購的執行政府采購流程，滿足公開招標條件的采用公開招標進行采購。原有的內控管理機制全面、規范，但難以滿足疫情期間物資采購的突發性和緊急性需求。醫院需要制定疫情物資采購的內控制度，簡化審批流程。按照財政部辦公廳《關于疫情防控采購便利化的通知》（財辦庫〔2020〕23號）要求：使用財政性資金采購疫情防控相關貨物、工程和服務的，應以滿足疫情防控工作需要為首要目標，建立采購“綠色通道”，可不執行政府采購法規定的方式和程序，采購進口物資無需審批；各采購單位應當建立健全緊急采購內控機制，在確保采購時效的同時，提高采購資金的使用效益，保證采購質量；各采購單位應當加強疫情防控采購項目采購文件和憑據的管理，留存備查。建立健全內控機制在執行“綠色通道”采購方式中起到風險防范的重要作用。比如：醫院可成立疫情防控領導小組，規定疫情期間的防控物資采購由組長或相關組員簽字審批，簡化大部分審核環節，提高疫情物資采購效率等。

（二）優化審批形式

審批包括采購環節的審批和領用環節的審批。制定區別于非疫情物資的審批流程，并在信息化系統中增設疫情防控物資的采購審批流程和防控物資的領用審批流程。縮短紙質審批文件的傳輸時間，降低人與人接觸而傳染疾病的風險。緊急物資甚至可以通過QQ、電話等渠道來請示和審批。只要程序上有了專人把關，緊急時刻可以改變固有的形式。疫情期間防控物資領用環節的審批反而會嚴格起來。日常業務中防護物資的領用（如口罩、防護服等），只要科室在系統中申領，科室負責人審批，倉庫人員就能配送。但面對疫情時期防控物資嚴重缺乏的現狀，物資的領用需通過加強審批流程來實現醫院的統籌安排，優先安排給風險系數高的一線醫療工作人員。通過內控管理，提高資源使用效益。

（三）增設專人保管特殊物資

接受捐贈和政府調配取得的物資，要有對應的內控管理模式。主要風險防控點是清點驗收、單獨建庫和專人管理。取得、驗收、入庫、領用、數據上報等各個環節要有專人負責，數量要登記造冊，資料要備案留存。在倉庫管理信息系統中將捐贈和調配的物資單獨建庫管理，明確這些物資的入庫和出庫情況。捐贈物資按醫院捐贈物資的管理規定執行，相關的捐贈協議可以簡化，清點驗收則必須指定專人執行。

（四）做好業務記錄

因疫情防控伴有突發性和緊急性，很多程序和方式都是非同尋常的。如：因緊急而采用審批的形式特殊，因急用物資而出現緊急領用在先、入庫在后的情況。所有的特殊情形，都以滿足疫情防控的具體業務為優先，方式特殊或程序顛倒的，需要做好業務記錄，資料留存備查。

三、公立醫院疫情物資內控執行的方式

（一）設立專人管理疫情物資并制定相關的管理機制

疫情暴發后，醫院可成立疫情防控領導小組，組員按分工設立專人管理疫情物資。對疫情物資的取得、保管和使用各個環節進行全面管理，并制定相應的審批流程。疫情防控物資的管理機制要體現既能夠應對緊急需求，又可操作可執行可管控的優勢。疫情期間公立醫院仍然要開展正常的醫療業務，需要各部門兼顧疫情防控業務及日常醫療業務同時開展的雙重職責，疫情相關的管理機制與醫院原管理機制并行，兩條管理路徑齊開。既保障醫院正常醫療業務的有序開展，又保障應對疫情而增設的醫療業務得以有效實施。如：醫學裝備管理科采購日常的醫用耗材，按日常管理程序執行，報日常業務的審批領導進行審批，物資的管理執行日常物資管理規定；采購疫情防控物資，按疫情物資管理程序執行，報疫情防控領導小組成員審批，物資的管理執行疫情防控物資管理規定。

（二）設立總協調部門統籌協調原物資管理的各職能部門

日常業務中，具有采購職能的科室，有些醫院是分散到醫學裝備管理科、總務科、藥學部及信息科。物資的審批程序各不相同，對應的分管院領導也不同。在疫情期間，為了便于統籌安排和規劃，防控物資的采購及管理可統一聽從防控領導小組的指揮，審批的流程也可相應簡化，做到管控流程簡化而不缺失，執行程序高效而又合規。相應物資的采購和管理仍由原來的管理職能科室執行。但疫情期間的接收捐贈、物資調配、物資管理數據上報等工作，需要由總協調部門執行對接外部單位和總協調內部部門的工作。

（三）強化防控物資的取得、保管、領用及調配等環節的管理

物資的取得分為購入、接受捐贈和上級調配調入三種方式。在取得時，購入的按原有的審批入庫程序執行。捐贈和上級調配調入取得的，需要單獨成立驗收小組人員，對物資進行清點驗收確認。捐贈及調入物資的估值，由于情況緊急，可參照醫院物資的采購價格或捐贈協議中的價格確認。購入的防控物資按日常的管理規定進行保管。捐贈和調入的防控物資在倉庫管理系統中設立單獨的子倉庫，獨立核算，實物單獨存放，專人保管，造冊登記備案，便于實時掌控接受捐贈和上級調入物資的數據信息、存儲情況及使用情況。捐贈的物資由總協調部門按照醫院接受捐贈物資的相關管理辦法執行。防控物資的領用增加審批流程。部分物資的申領在科室中設立由專人負責。由于疫情防控物資的缺乏，醫院只能統籌安排，根據輕重緩急原則，優先調配給一線的醫護人員使用，以確保防控工作能正常開展并保障醫護人員的人身安全。對上級征用的物資，調配出庫時，做好臺賬記錄。物資交接時做好交接時的簽收工作。

（四）增加物資緊急領用的管理

醫院會出現捐贈物資或調入物資成批到達醫院的情況。物資到達后尚未來得及辦理驗收入庫手續，但各科室防控工作急需該類物資，以優先滿足防控工作為原則，設立緊急領用流程，并留存所有相關資料，造冊備查。如：可規定由防控領導小組成員簽字審批后，即可領取物資，并在領取時做好清點及簽收工作，清點可由總協調部門2人及申領部門1人共同完成，簽字確認，確保貨品及數量準確。待驗收入庫工作完成后，再進行系統的出庫領用操作。

四、結語

綜上所述，疫情防控物資的內控管理要突顯機制完善、決策快準、流程簡化、管理到位的特征。公立醫院在新冠肺炎疫情期間所擔負的職責是重大的。防控物資的內控管理要快、狠、準地把控各環節的風險。公立醫院根據各自的情況制定一套應急的內控管理機制并將其完善到醫院的管理制度中，在面對突發疫情事件時能夠從容應對，提高醫院的綜合管理水平。