淺談如何加強企業(yè)存貨內(nèi)部控制

馬廣城

前言

存貨作為絕大多數(shù)企業(yè)不可或缺的流動資產(chǎn)，是能夠生產(chǎn)商品并創(chuàng)造直接經(jīng)濟效益的企業(yè)財富。只有在有效且健全的存貨管理控制下，企業(yè)才能夠最大化地提高資金周轉(zhuǎn)率，有效利用資源，隨著經(jīng)濟社會的不斷變革與發(fā)展，我國企業(yè)發(fā)展環(huán)境日益激烈，各企業(yè)為了生存與發(fā)展，源源不斷地投入人力、物力、資金，以實現(xiàn)利潤最大化，然而，不少企業(yè)在存貨管理控制方面存在問題，導致存貨管理的結(jié)果不甚理想，急需加強對企業(yè)存貨管理的內(nèi)部控制。

一、存貨內(nèi)部控制的含義

存貨的內(nèi)部控制是指企業(yè)為了確保生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常運轉(zhuǎn)，維護存貨的完整安全以及滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需要，預防、發(fā)現(xiàn)錯誤與改正錯誤、規(guī)避舞弊行為，確保會計賬目的準確真實、合法完整而制定和實施的制度與流程。存貨內(nèi)部控制活動是企業(yè)管理層為控制管理存貨，管理和控制存貨在企業(yè)中的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，對存貨的實物數(shù)量和會計賬面數(shù)量進行核對管理，企業(yè)開展存貨內(nèi)部控制活動的目的在于保護存貨資產(chǎn)，提高存貨周轉(zhuǎn)率、存貨變現(xiàn)速度，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

二、企業(yè)存貨內(nèi)部控制的環(huán)節(jié)

（一）存貨采購

存貨采購流程開始于采購人部門填報請購單，注明采購物資的產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品數(shù)量等，待負責存貨采購的企業(yè)中高層管理人員審批通過后方可編制采購單向物資供應商進行存貨采購，該過程需要重點控制采購單填寫的產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品數(shù)量是否正確，采購過程是否已得到審批通過，相關(guān)的審批授權(quán)文檔、采購資料等應予以存檔保留。

（二）存貨驗收

存貨的驗收須驗收人員認真并謹慎處理，驗收工作人員需要根據(jù)對該采購存貨的專業(yè)認知以及實踐過程中獲得的經(jīng)驗對準備入庫的存貨進行檢查驗收，確定入庫的存貨滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需求，如果經(jīng)驗收過的存貨無任何質(zhì)量數(shù)量等問題，方可制作驗收單據(jù)，驗收單應連續(xù)編號制作。

（三）存貨存儲保管

倉庫管理人員根據(jù)驗收單編制入庫單，對入庫的產(chǎn)品數(shù)量進行清點核對，存貨存儲保管應重點關(guān)注兩點，一是存貨存放保管倉庫與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、銷售地點相分離，不會導致存貨區(qū)域不明，二是確保非許可人員不得進入存貨存儲場所，且一人不得同時擔當存貨驗收和入庫工作。

（四）存貨發(fā)出

倉庫管理人員在收到生產(chǎn)部門、銷售部門的領(lǐng)料單或存貨可出庫的憑證后才能將存貨交由存貨領(lǐng)取部門，同時編制出庫單，此過程應重點關(guān)注比對領(lǐng)料單和出庫單，確保出庫的存貨正確無誤。

（五）存貨盤存

存貨盤存現(xiàn)有永續(xù)盤存制度和實地盤存制度兩種制度，兩種盤存辦法各有優(yōu)缺點。永續(xù)盤存制是指每日記錄存貨的入庫數(shù)量、出庫數(shù)量以及結(jié)余數(shù)量，并將結(jié)余數(shù)量與實際存貨數(shù)量相比對，每日盤存加大了日常工作量，但加強了對存貨的管理控制。實地盤存制是指月末、季度末或年末實對保存的存貨進行實際清點，這種盤存方法核對工作量小，但對存貨的嚴格管理有制約。為了加強對企業(yè)存貨的管理控制，建議企業(yè)至少于一個會計年度內(nèi)進行一次存貨數(shù)量清點，以驗證存貨賬目是否真實準確。

三、企業(yè)存貨內(nèi)部控制的不足

（一）存貨核算環(huán)節(jié)中部分職責分工不清

存貨管理環(huán)節(jié)涉及采購、驗收、存儲保管、發(fā)出、盤存多個環(huán)節(jié)，需要經(jīng)過采購部、倉管部、生產(chǎn)部、銷售部等多個部門的協(xié)同工作，存貨會計核算應分設(shè)不同崗位，各崗位做到權(quán)責分工明確，不相容崗位應當分離，不能 一人身兼數(shù)職，也不可一人全盤負責存貨核算工作。但在現(xiàn)實情況中，企業(yè)為了節(jié)約人工成本，讓采購人員兼?zhèn)}管人員，讓驗收人員兼管存貨入庫工作，這些崗位上的混淆不清，容易造成弄虛作假，為徇私舞弊提供了可操作空間，中小企業(yè)由于資金不足，人員短缺，為節(jié)省人力成本，存貨采購、驗收、入庫、出庫等工作由一人全權(quán)負責，更容易出現(xiàn)職責混亂情況，致使采購的存貨存在質(zhì)量參差不齊、數(shù)量短缺的情況，嚴重影響企業(yè)的生產(chǎn)運營。

（二）存貨驗收保管有風險

存貨驗收是一件負責且具有專業(yè)性質(zhì)的工作，存貨在采購或生產(chǎn)完畢后，需要經(jīng)具有專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗的驗收人員經(jīng)驗收后入庫，實際工作中，許多企業(yè)為了節(jié)約成本，任命一些不具備專業(yè)知識或?qū)嵺`經(jīng)驗的人員負責存貨驗收工作，這些人員在驗收時只是簡單清點數(shù)量，不懂得也不會檢查存貨是否符合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營需要。此外，存貨存儲保管應當根據(jù)存貨的特點選擇合適安全的環(huán)境進行存放，年久失修、嚴重壞損的倉庫不應該存放存貨。在一些企業(yè)的存貨存儲保管環(huán)節(jié)中，倉庫門禁管理不嚴格，未經(jīng)允許人員隨意進出，倉庫破損失修，存貨失竊導致盤虧。存貨存儲保管管理上的漏洞，給了一些人可乘之機，尤其是制造業(yè)企業(yè)，員工盜取企業(yè)存貨販賣來盈利，車間人員復雜，流動性大，沒有安全無憂的存貨保管制度，容易造成企業(yè)損失，影響企業(yè)的正常生產(chǎn)運營。

（三）存貨內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)

企業(yè)上下忽視存貨管理，管理層和員工缺乏存貨控制意識。我國制造業(yè)企業(yè)管理者大多擁有豐富的實踐經(jīng)驗，但對存貨缺乏專業(yè)的管理知識，認為存貨是企業(yè)的資產(chǎn)，不會對企業(yè)經(jīng)濟效益造成實質(zhì)性的影響，導致存貨管理粗放，嚴重降低企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)率。有些企業(yè)雖然已經(jīng)認識到實施存貨內(nèi)部控制的必要性，并參照其他企業(yè)制定了存貨內(nèi)部控制制度，但因為缺乏重視，制度并沒有在存貨管理中得到實際執(zhí)行。例如生產(chǎn)部門提交的請購單的審批文件沒有署名，采購部并沒有拿到署名的審批單就下達了采購單等。

（四）存貨內(nèi)部控制缺乏監(jiān)督機制

企業(yè)加強存貨內(nèi)部控制，關(guān)鍵在于加強對存貨管理的監(jiān)督控制，從而健全對存貨的日常控制管理。企業(yè)內(nèi)審部門、財務部門通過對存貨流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)實施監(jiān)督控制，對存貨日常管理控制存在的問題進行分析，提出相應整改意見，重點關(guān)注存貨管理工作會出現(xiàn)的漏洞，及時查漏補缺。目前，企業(yè)存貨管理監(jiān)督機制不完善，監(jiān)督執(zhí)行不到位，制約了企業(yè)存貨內(nèi)部控制水平的提升。

四、加強企業(yè)存貨內(nèi)部控制的措施

（一）存貨管理全員參與，明確崗位權(quán)責分工

企業(yè)存貨的日常管理中，將生產(chǎn)部門、采購部門、驗收人員、倉管人員進行分離，嚴格禁止一人身兼數(shù)職，進行存貨的日常管理，同時監(jiān)督相關(guān)人員的責任人對之前已經(jīng)執(zhí)行過的存貨流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進行進一步核實確認，在采購、驗收、入庫、出庫等環(huán)節(jié)，須由兩個及兩個以上部門的人員分工進行，形成橫向監(jiān)督牽制，針對組織結(jié)構(gòu)不完善的小企業(yè)，須對存貨管理加強事后監(jiān)督，有利于企業(yè)提升存貨管理水平。

（二）完善存貨驗收流程與制度

存貨的驗收應做到高效率、高品質(zhì)，聘用專業(yè)性的有實踐經(jīng)驗的人員擔任存貨驗收工作，驗收負責人須在存貨的驗收中對照生產(chǎn)業(yè)務部門請購單、采購部門采購單等單據(jù)上的物品名字、規(guī)格大小、數(shù)量等信息對存貨進行核對，驗收現(xiàn)場應保證有兩個及兩個以上部門在場進行驗收工作，驗收結(jié)束后，驗收人員準確編制驗收單并署名確認，倉庫人員對驗收單進行復核比對后才能進行存貨入庫。

（三）明確存貨存儲保管場所，改善存貨存儲保管環(huán)境

企業(yè)應明確劃分存貨存儲保管場所，保證倉庫與生產(chǎn)車間、經(jīng)營場所嚴格分開，避免存貨混亂與存貨損失。存貨保管做到分門別類，科學管理，不同存貨具有不同的特性，需要不同的存儲條件，企業(yè)要根據(jù)存貨特點選擇合適的存放環(huán)境。有破壞損壞的倉庫應及時修補，倉庫設(shè)備損壞應第一時間報修或重構(gòu)，減少因倉庫硬件設(shè)施不符合存放要求導致存貨損壞、丟失等。

（四）加強對存貨內(nèi)控制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查

企業(yè)的存貨內(nèi)部控制制度如果得不到實施和執(zhí)行，就只是一項制度，形同虛設(shè)。為了保證存貨內(nèi)控制度的執(zhí)行，強化監(jiān)督工作，企業(yè)的內(nèi)審部門、財務人員應定期向企業(yè)管理人員報告企業(yè)存貨狀況信息，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并妥善處理問題。企業(yè)內(nèi)部審計部門應加強對存貨流轉(zhuǎn)的監(jiān)督控制，同時，加強對存貨數(shù)量的突擊檢查，核實相關(guān)工作人員單據(jù)填報的真實性、準確性，減少存貨破損丟失，提高存貨控制管理水平。

五、結(jié)論

本文經(jīng)過對我國企業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀進行分析，探尋當前企業(yè)存貨管理控制所存在的弊端，最終提出如何加強存貨內(nèi)部控制的可行性建議與措施。加強企業(yè)存貨內(nèi)部控制對企業(yè)經(jīng)營運轉(zhuǎn)至關(guān)重要，希望借此文能夠?qū)档推髽I(yè)存貨成本、提升資金利用率、加快存貨周轉(zhuǎn)速度、增強企業(yè)競爭能力等提供些許方法。