談會計電算化信息系統(tǒng)的安全控制問題

伊永莉

（山東經(jīng)貿(mào)職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 261011）

一、前言

將現(xiàn)代電子信息技術(shù)運用到財務(wù)會計領(lǐng)域的簡稱即是會計電算化。人工記賬、報賬由計算機代替，其中有很大一部分會計信息、預(yù)算及決策由會計電算化完成。財務(wù)會計人員通過會計電算化能夠使其管理及決策的職能得到充分發(fā)揮，并將會計信息及時、準確、全面的方式為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動提供依據(jù)。在我國財務(wù)工作中，會計電算化已經(jīng)成為其發(fā)展的必然趨勢，但因為會計電算化還在初步實行階段，其中最大的問題就是對信息系統(tǒng)的安全控制問題，因此，只有對其進行深入的分析與完善，才能確保其在未來的發(fā)展中走得更遠。

二、會計電算化信息系統(tǒng)中安全控制所存在的問題

原始數(shù)據(jù)準確性對電算化信息數(shù)據(jù)的影響。企業(yè)在使用會計電算化時，所有通過計算機輸入的數(shù)據(jù)都在其程序的控制中，記賬、分析及編制會計財務(wù)報表都能夠在程序中自動運行并儲存在磁性介質(zhì)上。但值得注意的是，原始數(shù)據(jù)必須由人工進行審核與錄入，計算機無法對錯誤的原始數(shù)據(jù)進行識別，因此，在數(shù)據(jù)錄入錯誤時，計算機只能將錯就錯的展開工作[1]。由此可發(fā)現(xiàn)，自動化數(shù)據(jù)處理的準確性與完整性依賴于原始數(shù)據(jù)輸入。（2）操作人員的職能問題。在會計電算化中，授權(quán)及批準控制作為安全內(nèi)部控制活動。其與手工會計記賬的區(qū)別在于手工記賬中任何環(huán)節(jié)都要具備相應(yīng)權(quán)限的管理人員對其進行審核并蓋章。但企業(yè)在實行會計電算化后，其對財務(wù)人員職能的劃分做出了較大的變革。當(dāng)前，電算化系統(tǒng)是所有業(yè)務(wù)處理的基本工具，因其高速處理的能力使得財務(wù)人員由當(dāng)前的核算型轉(zhuǎn)向管理型。企業(yè)中多數(shù)財務(wù)人員既能夠?qū)?shù)據(jù)進行輸入，又對數(shù)據(jù)進行輸出。因此，一旦放松對財務(wù)內(nèi)部控制的管理，就會出現(xiàn)計算機操作人員擅自對系統(tǒng)中應(yīng)用程序及信息數(shù)據(jù)庫修改的情況。而擅自操縱的結(jié)果，增加了企業(yè)財務(wù)管理中錯誤及事故突發(fā)的風(fēng)險。

三、完善會計電算化信息系統(tǒng)的安全控制的方法

（一）加強程序操作控制

為降低產(chǎn)生財務(wù)事故發(fā)生的概率，確保信息處理的質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對上機守則及操作規(guī)程進行完整且嚴格的制定。計算機工作內(nèi)容的一般性操作規(guī)定即是計算機業(yè)務(wù)處理中的具體流程及實際操作的具體要求，是上級守則的主要表現(xiàn)方式，主要有各項操作命令、計算機使用說明及特殊情況的處理方式等[2]。其包括（1）在機房操作過程中，無關(guān)人員不得擅自進入；（2）只有完整且真實的原始憑證才能通過審批，并進行錄入；（3）面對有疑問的數(shù)據(jù)，錄入員應(yīng)當(dāng)及時對其進行核對，并不能擅自對數(shù)據(jù)進行修改；（4）機房內(nèi)存儲的任何資料及信息數(shù)據(jù)，不能擅自提供給機房以外的人員；（5）機房內(nèi)不準有外來的硬盤及軟盤；（6）需按系統(tǒng)提供的功能對出現(xiàn)錯誤的數(shù)據(jù)進行改正；（7）工作人員不能在系統(tǒng)開機后擅自離開操作現(xiàn)場；（8）對日備份、周備份及月備份數(shù)據(jù)進行記錄與完善。一成不變的制度是不可取的，因此，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動需要根據(jù)實際的變化對操作控制程序進行完善與優(yōu)化，通過健全的制度，降低錯誤及事故發(fā)生的概率，對企業(yè)會計信息的真實性與完整性做出保障。

（二）加強從業(yè)人員控制

將系統(tǒng)中相容的職責(zé)進行分離是企業(yè)財務(wù)控制的主要表現(xiàn)方式。只有對財務(wù)人員的各項工作進行分工才能保證在規(guī)章制定時與自身的職能相適應(yīng)。通過相互監(jiān)督，相互制約的方式對會計信息的真實性及可靠性做出保障，是財務(wù)職能控制的主要目的。企業(yè)將電算化部門及財務(wù)部門的職責(zé)相分離，是加強在職人員職能控制的主要內(nèi)容。財務(wù)人員作為原始財務(wù)數(shù)據(jù)錄入部門，只有與電算化部門人員的職能分離才能保證其工作的有效性。企業(yè)為彌補不相容職能的不足，對財務(wù)人員的內(nèi)部職責(zé)進行有效分工，使其職能在有效控制中形成相互制約，相互稽查，相互平衡的局面。

（三）完善檔案管理制度

打印輸出的賬簿、財務(wù)報表、銀行憑證、會計信息數(shù)據(jù)、程序中存儲的軟件及其他介質(zhì)是檔案管理的全部內(nèi)容。負責(zé)財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)文檔資料的儲存，保管與保密工作，是企業(yè)檔案管理制度的主要功能。其中制定與實施管理是檔案管理的主要實現(xiàn)方式，其中包括（1）在存檔保管時，必須由會計主管及信息系統(tǒng)管理員簽字蓋章才能完成；（2）各種安全保證措施的實現(xiàn)，必須以安全、干凈、干燥的地方保存為前提，并將保護標簽貼在備份軟盤上；（3）定期檢查和復(fù)制磁性介質(zhì)保存的會計檔案，避免出現(xiàn)因磁性介質(zhì)損壞造成的會計檔案丟失。除此之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注重對會計電算化人才的培養(yǎng)，為其提供相應(yīng)的物質(zhì)與資源，全力以赴為企業(yè)打造一批高質(zhì)量、高素質(zhì)的財務(wù)科技團隊，為企業(yè)會計電算化工作的有效開展提供支持。

（四）加強系統(tǒng)安全控制

系統(tǒng)安全控制是為了對計算機系統(tǒng)的安全運行做出保障，降低因外界因素影響而導(dǎo)致運行出現(xiàn)錯誤的概率。其中接觸控制、環(huán)境保護作為其中主要內(nèi)容，接觸控制是指防止未經(jīng)過經(jīng)授權(quán)人允許而出現(xiàn)動用系統(tǒng)中資源的行為，對系統(tǒng)內(nèi)各項資源的準確性進行保障。其主要措施有（1）對內(nèi)部操作制度的建立。禁止非法操作人員對企業(yè)計算機進行操作；（2）操作權(quán)限設(shè)置；（3）采用密碼控制的方式對操作人員身份進行驗證；（4）采用隔離的方式對數(shù)據(jù)進行存儲與處理；（5）設(shè)置操作日志，對接觸與操作的行為進行記錄。而環(huán)境保護則是降低由外界因素而造成的計算機故障，對計算機的正常運行進行保護。

（五）加強內(nèi)部審計制度

企業(yè)安全控制系統(tǒng)中，審計作為其中最關(guān)鍵的部分，對會計監(jiān)督制度的合理安排有強化作用[3]。由于“人機對話”是會計電算化中的主要形式，其對企業(yè)審計工作提出更為嚴苛的要求。相關(guān)工作者認為，企業(yè)審計工作必須包括以下幾方面：（1）定期核查會計資料，對企業(yè)電算化會計賬務(wù)處理進行審查。查看其是否遵循相關(guān)法律法規(guī)進行賬務(wù)活動；審核費用簽字是否依照企業(yè)財務(wù)控制制度；是否有完整及規(guī)范的憑證附件。（2）對信息系統(tǒng)內(nèi)存有的數(shù)據(jù)及紙質(zhì)資料的一致性進行審查；查看賬表內(nèi)容是否符合要求記賬要求；對之前有錯誤的賬表內(nèi)容有無進行調(diào)整處理。（3）對數(shù)據(jù)保存方式的合法性及安全性進行監(jiān)督；對非法修改企業(yè)歷史財務(wù)數(shù)據(jù)的現(xiàn)象進行防范；審查系統(tǒng)運行中的每個環(huán)節(jié)。查看是否有漏洞存在。

四、總結(jié)

人工記賬方式與會計電算化信息系統(tǒng)有極大的差別，只有對安全控制制度進行構(gòu)建與完善，才能使財務(wù)人員的作用得到充分發(fā)揮，進而對安全控制措施的強弱進行核查與評估，并及時提出整改意見。對安全控制制度進行逐步地優(yōu)化與完善。能夠使會計電算化信息系統(tǒng)正常的應(yīng)用與運行得到保障，為企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中提供得到可靠的財務(wù)信息，使其后續(xù)的工作能夠順利開展，從而推動整個會計領(lǐng)域的快速發(fā)展和不斷進步，同時也實現(xiàn)整個行業(yè)的發(fā)展。