信息化背景下事業單位檔案管理創新研究

摘要：科學技術的發展一方面為電子信息系統在行政管理中的應用奠定了技術基礎，另一方面降低了電子信息系統的使用成本，為信息化、科技化管理鋪平了道路。在當前事業單位改革正在穩步進行的背景下，推動體制機制創新，利用科學技術提高管理效率、降低管理成本成為事業單位創新發展的主要方向。管理信息化的推進有利于提高檔案檢索效率、防止檔案涂改、減少檔案磨損，事業單位在進行檔案管理過程中應當抓住信息化發展的機遇，在遵守檔案管理規章制度的前提下，使本單位檔案管理水平與當前社會發展相適應，通過提升檔案管理水平來促進人力資源健康流動，提升單位的業務能力與綜合水平。事業單位應當樹立創造性思維，鼓勵創新、允許嘗試，推動傳統的人事管理向綜合性人力資源管理轉變。

關鍵詞：信息化;人力資源管理;檔案管理;體制創新;流程優化

一、檔案管理在中國的發展

檔案管理的本質是圍繞檔案開展的一系列業務工作，包括檔案的產生、分類、編目、入庫、清查、借閱、歸還以及整理、研究等內容。傳統的檔案管理理論僅僅包含對檔案的歸檔、入庫和保存、查閱等內容，往往依托有形載體;在信息化背景下，檔案來源得到擴展，檔案保存載體也越來越豐富，逐漸形成了新的綜合檔案管理理論。新形勢下檔案管理工作被賦予了新內涵，黨中央、國務院高度重視檔案管理工作，隨著經濟社會的發展，檔案形成主體逐漸多元化，歸檔范圍和檔案管理主體責任也和以往有了不同變化。2020年6月20日，十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了《中華人民共和國檔案法》修訂案，新修訂的《檔案法》將于2021年1月1日起施行，明確了電子檔案的地位和作用，要求將檔案信息化建設納入發展規劃，對信息化建設提出了明確的要求和規范化指導意見。

二、信息化時代事業單位發展趨勢

（一）外部與經濟社會發展接軌

長期以來事業單位承擔著政府委托的公益職能，在社會發展中承擔地位至關重要，所承擔的角色相對特殊。現代社會事業單位所面臨的自然環境和人文環境都產生了深刻的變化，事業單位人事檔案管理面臨新的發展機遇期，也將會面臨新的挑戰。事業單位不以盈利為目的，但不可能不接觸市場，需要與經濟社會發展相適應，信息化的普及使社會所有成員之間的聯系更加緊密，每個社會組織都無法孤立存在。在當前經濟轉型期，社會各個階層都可能發生巨大的變化，創新成為驅動經濟社會發展的主要動力。當信息手段和電子渠道被社會廣泛認可和接受，事業單位也必須迎合社會發展潮流，緊跟信息化趨勢，這樣才能不至于同社會脫節，保證職責的順利履行。

（二）內部推進事業單位改革

事業單位改革是黨中央、國務院的重大戰略決策和重要決策部署，是行政管理體制改革的重要組成部分，將對事業單位包括人事檔案管理工作在內的各項工作產生重大影響。2011年，黨中央、國務院發布《關于分類推進事業單位改革的指導意見》，對事業單位改革提出了實踐指導和路徑指引，要求2020年在事業單位改革上取得重大突破。當前改革迫在眉睫，完成期限日益臨近，在科學技術飛速發展，信息技術手段日漸成熟的背景下，事業單位改革必將結合信息化手段逐漸展開，在結構調整、編制整合的過程中，事業單位的內部優化和改進成為可能，為事業單位打破傳統觀念和傳統方法，創新管理機制創造了契機。

三、事業單位人事檔案管理特點

（一）管理體制機制有待完善

按照當前的檔案管理權限規定，很多事業單位沒有獨立的檔案管理部門，只有業務主管部門才有人事檔案管理權，一般事業單位只有保管業務檔案的需求，檔案由產生的部門進行管理，沒有形成集中統一的管理模式。事業單位信息化發展的進程加快，檔案管理體制也應當適應管理模式更新的要求。國家有關法律法規對檔案管理沒有更加細化的規定，只有對人事檔案的管理流程進行了明確的規范，這就使很多單位人事檔案由人力資源管理部門進行管理，檔案的整理和統籌由檔案館或者文獻管理部門負責，一般文件由辦公室負責管理，各職能部門產生的業務檔案由各部門保存、管理，按照一定周期由檔案館或文獻管理部門歸檔。檔案管理的管理體制機制有待完善，需要解決這種多頭管理的混亂局面，不但要安排專人管理檔案，更加要對檔案管理工作因時制宜、因地制宜進行統籌協調，按照單位整體需求開展人事檔案管理。

（二）創新思維有待優化

事業單位對我國社會的發展做出了重大貢獻，對科教文衛和公共事業的發展起到了重要作用，在科技飛速發展的新時代，事業單位更應當抓住機遇，使自身發展與社會進步相適應。長期以來，很多事業單位仍然保持著傳統的行政色彩，創新思維和創新能力都有待進一步優化提升，既需要保證檔案管理的嚴肅性、安全性、可靠性，又要適應當前經濟社會發展的新形勢。在集中檔案查閱或者整理期，多次反復取還檔案可能會加速檔案的磨損，一旦操作不慎，還有可能會造成檔案污損或丟失。將人事檔案電子化能夠有效解決大規模檔案整理使用查閱過程中的磨損問題和丟失風險，但在人事檔案長達幾十年的紙質管理傳統下，很多單位認為還是保持原有的傳統管理方式更加保險，一旦出現問題，也不會追究個人責任，這就致使事業單位檔案管理長期沒有創新，成為了萬眾創新趨勢下的低谷。

（三）缺乏高水平專業人才

就專業培養上來看，檔案學屬于管理學學科門類下、圖書情報與檔案管理一級學科分類下的二級學科專業。常年以來，檔案學專業都是高等學校招生的冷門專業，學校招生培養的專業人數較少。但隨著經濟社會的發展，越來越多的信息將作為檔案長期保存，檔案所涉及的范圍將越來越廣，且在原有紙質檔案之外，檔案存儲載體也越來越多樣化，聲音、視頻、圖像檔案的保存管理需求逐漸顯現。檔案管理人才的培養與社會對檔案管理人才的需求差異越來越明顯，當前檔案管理工作人員群體年齡往往偏大，他們對現代科學技術發展所帶來的變化接受較慢，在利用電子信息化系統管理人事檔案時，經常出現難以理解操作步驟、執行時效性低的現象。與人事檔案管理相銜接的事業單位錄聘用系統、單位人事信息管理系統以及機構編制部門的編制管理系統等大多依托電子信息軟件進行，擁有檔案管理和電子信息雙重專業背景的技術人才尤為缺乏。

四、新時期事業單位人事檔案管理創新路徑

（一）引進信息化系統，提高檔案管理效率

在信息化逐漸普及的時代，以現代科學技術為基礎的大數據應用逐漸被廣泛應用，事業單位引進信息化檔案管理系統的條件已經成熟，且當前軟件開發以及掃描儀、高拍儀等硬件設備的成本逐年降低，引進信息化系統的成本已經可以被大多數單位所接受。對于檔案管理任務較重、檔案數量較多、檔案類別較為復雜的事業單位，可以自行聯系軟件開發商，根據本單位的具體檔案管理要求開發檔案管理信息化軟件，實現如針對人事檔案和業務檔案區分保管期限和整理頻率等個性化功能;對于檔案數量不多、檔案管理有關預算不高的單位，可以與其他事業單位合作引入信息化系統，尋求檔案行政管理部門的協助，規范本單位人事檔案的信息化管理。通過掃描設備對紙質檔案進行電子化保存，能夠減少在檔案查閱時所造成的磨損和意外污損，減小檔案管理風險，同時方便信息檢索，大大提高了檔案信息提取效率。

（二）人防技防相結合，確保檔案管理安全

在人事檔案管理過程中，需要正確認識新問題、新挑戰，堅持崗位不相容等制度，提高檔案管理人員的管理能力與水平，同時也要利用信息化所帶來的優勢，利用技術手段確保檔案的安全性。在檔案管理的存檔、借閱、歸還以及檢索等各個階段，都應當針對電子信息化系統做出科學的應對，防止因為技術不熟練而產生管理漏洞，進而帶來檔案管理風險。在利用電子計算機查閱檔案時，應當嚴格禁止電子存儲設備進入查閱室，同時檔案管理系統應當設計為只讀方式，使檔案只能在顯示屏上顯示，無法編輯、刪除或者轉移至其他介質。檔案管理系統應當設置雙人電子鑰匙或者雙人密碼開啟，涉密檔案或經審批方可查閱、歸檔的檔案，應當設置科學的審批流程，經有關負責人審批后方可執行。

（三）優化檔案管理制度，健全內部控制體系

單位除了要遵守《檔案法》以及檔案管理條例以外，還應當針對本單位的檔案管理活動制定明確的規章制度，通過制度來約束單位的檔案管理行為，避免違規行為的發生。檔案管理是單位內部控制體系建設的重要組成部分，事業單位應當重視檔案管理，利用科技發展以及事業單位改革的有利契機，積極健全內部控制體系，提高風險控制水平。事業單位可以整合本單位檔案管理人員與信息化管理人員的工作職責，組建新的信息化檔案管理部門，實現本單位檔案的綜合管理，避免發生檔案多頭管理所造成的效率低下、推脫責任的現象。通過信息化系統設置檔案管理審批流程，存檔、借閱等審批過程通過線上完成，如果沒有相應負責人審批同意，工作流程就無法在線上運轉通過，這樣可以有效避免風險行為，既能夠保障檔案管理工作的嚴肅性，又能夠保護檔案管理人員，增加檔案管理的安全性。

（四）積極開展培訓，提高檔案管理人員素質

不管信息化手段多么先進，檔案管理工作歸根結底要依靠檔案管理人員去落實和執行，因此提高管理人員的專業水平在大數據時代尤為重要。信息化的變革在短時間內對事業單位的發展帶來巨大的影響，很多單位的檔案管理人員存在年齡偏大、對新生事物理解較慢的現象，面對近年來信息技術領域的騰飛以及檔案管理新系統的應用，部分同志無法適應。因此事業單位應當制訂培訓計劃，積極開展信息化手段下檔案管理能力提升培訓，讓管理人員適應新時代、學會新技術、提升新能力。在科學技術日新月異的今天，管理人員必須從全面的、現代化的視角出發，防止通過電子渠道的信息泄露、計算機病毒導致資料丟失等檔案管理風險，同時要推動本單位人員逐漸轉變傳統觀念，擺脫原有通過紙質檔案管理一切的思想觀念，用平常心來對待科學技術的發展和管理模式的轉變。

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作者簡介：

宋雪（1991.11—）女，河南新鄉人，會計碩士，天津商業大學黨委教師工作部（人事處、教師發展中心）職員，研究方向：事業單位檔案管理。