加強醫院檔案管理促進醫院持續發展

趙驪珠

摘 要：目的：討論醫院檔案管理新思路，促進醫院的可持續發展。方法：分析了醫院檔案管理的現狀并提出相應的解決策略。結果：新形勢下醫院檔案管理還存在一定的問題，需要采取有效措施對其進行進一步完善。結論：新形勢下醫院需要完善檔案管理體系，加快信息化檔案管理建設步伐，及時反饋檔案信息，促進醫院的可持續發展。

關鍵詞：醫院檔案管理;可持續發展;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.015

醫院檔案管理是醫院管理工作的重要組成，檔案管理內容包括學術、行政方面記錄醫院發展變化的重要資料。在醫療改革不斷深化的背景之下，如何有效的開展醫院檔案管理工作、適應新的機遇和挑戰、實現醫院的可持續發展，更好的服務于醫療、科研等工作，已成為新時期醫院面臨的主要工作。

1 醫院檔案管理的現狀

1.1 醫院檔案種類繁多且歸檔復雜

醫院檔案涉及多個領域，并逐漸形成了多層次的綜合性學科，因而在醫學檔案當中，既包含了流行病學調查報告、監測數據以及預防措施，還包含了疫情統計資料、實驗室原始數據以及免疫規范方案等，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，難以實現其收集、整理以及歸檔處理。

1.2 檔案管理不夠規范

部分醫院檔案管理人員沒有嚴格遵守“檔案管理材料收集歸檔規定”辦事，且一些管理部門缺乏具體的實施細則，就算有相關規則，也不過流于形式，檔案管理人員只是充當檔案的保管員。此外，檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關檔案材料沒有及時收集和歸檔，導致其中部分檔案出現丟失或者損壞，較為顯著情況為專題調查、工作總結以及醫療效果檢測資料的丟失。而在檔案的記錄當中，存在填寫格式不規范，填寫內容過于隨意以及審核標準不準確等，直接導致醫學檔案的管理工作不夠嚴格和細致，存在一定的客觀隨意性，不利于為醫學治療提供第一手資料。

1.3 檔案人員對于業務的操作不夠熟練

近些年來由于醫院單位制度的變革，導致檔案管理人員頻繁調動，再加上沒有相應的培訓，檔案管理人員對于檔案管理業務的操作流程不夠熟悉，很難勝任當下的檔案管理工作。而在對醫院檔案管理等情況中沒有按照手續辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對檔案的真實性和隱私性造成了較大的影響。

2 加強醫院檔案管理促進醫院持續發展的策略

新時代的到來對醫院檔案管理工作提出了更高的要求，不僅需要醫院相關工作人員在工作實踐中實現創新，同樣需要相應的信息技術創新，以此來探索出一條新的發展路徑，全面提升檔案管理工作的效率。新形勢下醫院管理部門的檔案管理事務不斷增多，亟待構建出新的管理體系實現檔案的信息化管理，并在此過程中加強改革創新，在降低人力、物力財力消耗的同時，提升醫院檔案管理水平，促進醫院的持續發展。

2.1 整理檔案內容，提升檔案利用率

醫院檔案管理部門首先要充實檔案庫，在新形勢下，需要采用相應的檔案管理措施來提升醫院檔案的利用價值。管理部門需要根據醫院檔案管理特點進行改革，具有針對性和創造性的展開管理工作，有選擇性的進行檔案材料當中內容和項目的開發，不斷擴大檔案的收集內容，這些內容不僅包免疫規劃方案、醫療報告，還包括質量控制及效果評價資料，能夠真實且全面的反映出醫院的真實醫療情況，將其作為其日后治療的依據。

2.2 規范管理制度

規范管理制度首先需要完善相關的基礎硬件設備，注重硬件等方面基礎設備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，加大硬件方面的投入力度。根據“醫院檔案工作條例”中的規定，要建立出一個堅固的、防水防火的專用檔案庫，并且檔案庫中要按照每20平米一千卷的規格進行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理條例的明文規定，需要將醫學檔案進行統一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱進行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房內還有必要配置計算機或者打印機等辦公設備，并在此基礎上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現多部門多人員監管卻無人看管的情況出現，管理的錯位或者交叉也會極大的影響到醫院檔案管理質量和效率。其次是注重管理制度的建設，醫院檔案管理部門需要建立一個醫學檔案歸檔整理及檢查核對制度，并將這些制度落到實處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉”。何為四不查，即沒有依據相關報表不查，不在本院的范圍內不查，沒有相關的審批手續或者手續不全不查。

2.3 注重醫院檔案管理的現代化和信息化

隨著當今社會的快速發展，利用計算機和信息網絡進行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現檔案管理現代化必然經歷的道路。首先，醫院管理部門可以利用掃描儀或者計算機能現代技術，將檔案以數字信息的方式輸入到計算機當中，將紙質文字、圖片上的信息全面轉化為數字信息，實現紙質檔案和數字檔案的并存。其次是對檔案的信息管理系統進行完善，建立出一個巨大的數據庫，采用相關的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對于提升醫院檔案信息管理的實效性有重大意義。

培養專業檔案管理人員。醫院要將檔案人才培養納入醫院人才培養計劃當中，首先通過專業培訓、持續教育和知識更新，提升檔案管理人員的業務水平。其次是深入調查臨床一線醫療研究，總結對檔案信息的需求，不斷強化檔案管理工作。

加強領導層的重視度。醫院領導部門要深刻意識到檔案管理的重要性，將檔案管理作為重點管理內容，既要加強醫療管理，又不能放松檔案管理，并將其和醫療業務同步規劃和同步發展，在檔案管理中加強“三個克服和一個提高”，三個客服即克服檔案管理中的困難，克服檔案管理人員的思想問題，而一個提高則是提升對檔案管理的重要度。

3 總結

綜上，新時期給醫院檔案管理帶來了一定的機遇，同時也帶來了較大的挑戰，需要醫院管理部門抓住這些機遇，從制度改革出發，對管理人員進行觀念上的更新，根據當下檔案管理工作的開展趨勢，積極采取相關措施，實現醫院檔案管理的現代化，全面提升檔案管理效率，促進醫院的可持續發展。

參考文獻

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