淺談干部人事檔案管理存在的問題與對策

摘 要：干部人事檔案是記錄和反映干部品德、才干、功過獎懲的個人材料，是對干部個人經歷和從事社會實踐活動的原始記錄，是干部考核、任用、提拔等多項工作的重要依據。隨著干部人事管理改革不斷引向深入，干部人事檔案管理也面臨著一些新的形勢和新的挑戰，如何全面提升干部人事檔案管理質量，更好地發揮干部人事檔案的應用作用，是當前干部人事檔案管理的工作的關鍵課題。

關鍵詞：干部人事檔案;管理;問題;對策

1 干部人事檔案管理中存在的問題

1）對干部人事檔案管理重視不足。干部人事檔案管理工作，是一項工作任務重、工作系統性強，且工作業績不明顯的基礎性工作。隨著干部《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國公務員法》《黨政領導干部選拔任用工作條例》和《干部檔案工作條例》印發，檔案工作逐漸受到單位重視，但是仍存在部分部門對干部檔案管理工作的認識存在著極大偏差，不能充分認識到干部檔案工作的重要性，依然認為干部人事檔案工作僅僅是一些簡單的保管性工作，只要檔案不丟失，能查詢就完全可以了，沒有將檔案工作當作一項獨立的工作來對待，而是當作辦公室工作的一部分。

2）相關的人事檔案管理機制不夠健全。干部人事檔案管理中依然普遍存在重保密、輕查詢、不開放的現象。目前只有政府機關、事業單位以及國有企業才具有干部事檔案的相應保管權，但隨著社會經濟的高速發展以及人員交流的增加，一些民營企業和外資企業中也開始出現了干部人事檔案管理的需要。這些企業多存是將干部人事檔案通過人才交流中心寄存并托管，由于干部人事檔案管理的不透明，產生的相應管理問題有增加趨勢，一些當事人的干部人事檔案被原工作單位填寫了一些不實情況，但由于個當事人無法查閱個人檔案，造成檔案丟失和篡改等情況發生，當事人均無從知曉。當前人員流動已經成為一種比較普遍的現象，在人員流動過程中，由于干部人事檔案無法做到與人員流動同步，所以人檔分離的情況普遍存在，一些單位為了阻止人才外流，甚至將干部人事檔案作為要挾條件，導致很多“棄檔”現象出現。

3）人事檔案管理人員專業素質不高。檔案管理者的科學文化和專業性不夠。一些部門，甚至有些組織人事部門在干部檔案管理人員安排上，沒有專門的檔案管理人員，往往是檔案管理人員身兼數職，一般由辦公室或人事部門工作人員兼任，管理者對干部人事檔案工作認識不足、重視不夠，工作處于消極應付狀態。一些部門即使安排專人從事檔案工作，但也是非專業的檔案管理人員，對檔案管理工作缺乏實際理解和真誠的熱愛，業務水平也不高，無法滿足檔案管理的需要。一些專業的檔案管理人員長期從事檔案管理工作，被邊緣化，工作上得不到肯定，逐漸流失到其他領域，造成專業管理人員進一步

缺失。

4）人事檔案管理手段相對落后。部分部門人事檔案管理仍以傳統的手工操作為主，信息化水平不高。檔案整理工序復雜，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件幫助無法真正適應現代檔案工作的需求。沒有真正啟用信息化手段，檔案管理人員只能常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、裝、訂等大量簡單重復的勞動，檔案管理人員沒有時間和精力考慮內在信息，更無從人事檔案中找出干部運用的內在規律以及人事檔案在工作中運用的發展方向。有的部門即使利用計算機管理，也僅限于干部名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，沒從根本上改變手工操作運轉慢、利用率低、效率低下等問題。

5）檔案管理工作不規范。部分單位的管理檔案的部門只是收集整理檔案，僅僅是完成基本的收集工作僅充當檔案“保管員”的角色，沒有形成自己的實施細則和工作制度。尤其是在接收應屆畢業生的檔案，只是編號入庫了事，對不斷改變的干部人事履歷變化沒有及時更新，等待干部提拔使用時，才匆忙補充檔案。這些不規范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂、檔案材料遺失等問題，甚至出現個別干部與檔案難以“對號入座”，嚴重影響干部任用工作。在目前的人事檔案審核中，主要精力放在干部“三齡兩歷一身份”的核實上，而對反映本人業績、工作狀態的材料收集歸檔不全，如專業技術人員業績、能力、職稱評聘等方面的材料，致使檔案內容不完整，不能客觀地反映一個人的全貌，這就造成了人為的“斷檔”現象的發生。

2 對干部人事檔案管理工作的對策

1）要加大對干部人事檔案工作的重視。一是增加檔案審核工作的難度。嚴格按照新修訂的《干部人事檔案工作條例》，強調要堅持干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”。要求在人才引進，檔案轉遞、接收，干部動議、考察、遴選、任職前公示、錄用、聘用、交流、選調等環節，嚴格按照相關標準和政策，及時做好干部人事檔案審核工作。在檔案審核工作中，重點是審核“三齡兩歷”等內容，即年齡、工齡、黨齡，學習經歷和工作經歷。二是加大干部人事檔案工作的投入。加大檔案管理工作的資金投入，每年從經費預算中列支檔案專項工作經費，保障檔案整理、修補等工作正常開展;配備專業檔案管理人員從事檔桿管理工作，并給予充實的人力保障。

2）要完善檔案管理機制。一是依據《檔案法》有關規定，結合部門實際，修訂各項檔案管理制度，確保檔案從形成到立卷歸檔到銷毀的整個過程每個環節都有章可循、有規可依。二是將檔案規范化管理工作納入日常工作考核范圍，與其他業務工作一起部署、一起檢查、一起考核。三是檔案管理工作中，也可以適當地引入競爭激勵、強化激勵等方式，以此來促進與調動相關工作人員工作的積極性，保證檔案管理工作的全面展開，促進檔案工作的可持續發展。

3）要提高檔案管理人員的素質。一是要提高檔案管理人員的專業技術水平，加大人事檔案管理工作的業務培訓，掌握人事檔案管理工作的新知識、新技術，新政策;培養檔案管理人員良好的敬業精神。二是倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，充分利用單位的文化建設、工作氛圍，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績。三是要將檔案人員的培養納入單位人才培養計劃，倡導激勵關愛的管理模式，拓寬檔案管理人員晉升渠道，使他們的辛勤勞動得到公正回報，從而把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。

4）要加強人事檔案管理的現代化手段。一是引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理，提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦，設置防火、防盜的自動監控系統。二是引進計算機管理軟件，建立干部人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為人才培養的可持續發展奠定堅實的基礎。

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作者簡介

秦思（1983-），女，漢族，廣西桂林人，本科，賀州市人民醫院，中級，研究方向：檔案管理。