老干部檔案管理工作的重要性探究

諶海燕

摘 要：做好對老干部檔案的相關管理工作是提高老干部服務質量的重要基礎。為了充分體現我國對于老干部的深切關心，相關部門通常會結合老干部所處崗位及在崗位上所做貢獻對其退休后所享受待遇進行合理的安排，由此可見其檔案管理工作在社會中所體現出的重要意義。接下來筆者將圍繞該類檔案管理這一核心，從基本內容、管理重要性、現存問題及優化路徑對其展開探究。

關鍵詞：老干部;檔案管理工作;重要性

現階段依然存在一些地區未能對老干部相關的檔案管理工作引起重視，認為其缺乏實質性的意義且工作內容相對復雜，這是一種錯誤的觀念。時代的發展人們的思想也在隨之進步，工作人員逐漸意識到做好檔案管理不僅可以加強老干部的社會歸屬感，同時還可促進人才再利用。因此相應的檔案管理工作業也得到了進一步的完善，這也是筆者將要同大家研討的主要內容。

1 老干部檔案

老干部檔案通常包括以下內容：第一，個人信息，如基本情況、收入情況、家庭成員、身體狀況、家庭住址等，該項檔案內容是老干部服務工作開展的基礎;第二，國家所出臺的與老干部相關的制度、文件、政策、規范等，該項檔案內容是老干部服務得以貫徹落實的政策依據;第三，與老干部相關的重要項目資料，如學習資料、活動資料、會議資料等，通常以文字、音頻、視頻的形式進行記錄，該項檔案內容是老干部處于不同工作階段的真實寫照;第四，體現國家對老干部進行精神慰藉或者人文關懷的特殊記錄資料，如同事探望、領導家訪等等，該項檔案內容是對老干部服務工作的記載[1];第五，老干部服務工作的項目建設資料，如查體中心建設等，該項檔案內容主要用于反映老干部服務的綜合質量水平。

2 管理重要性

1）有利于加強老干部在社會中的歸屬感。老干部在退休前在自己所任職的工作崗位上奉獻了人生中的非常重要的一段時光，因此老干部常常會對崗位有著非常特殊的情感。若是因年齡原因退休后便強制性地與崗位脫離原有的緊密關系，會在一定程度上讓老干部的內心產生失落感[2]。而做好檔案管理工作則可以對檔案中對老干部們的工作歷程、任職經歷、興趣愛好等內容進行參考，定期組織老干部進參與一些活動，以此來豐富其退休后的生活，讓他們能夠在豐富多彩的活動中感受到來自社會的關愛和善意，增強其歸屬感。

2）有利于為老干部服務工作的開展提供參考。老干部檔案中詳細地記載著老干部們的工作情況、杰出貢獻、工齡、工作變動等內容，而這些內容恰好是工作人員制定老干部服務待遇及標準的參考依據，即老干部在工作崗位上所做出的貢獻與其退休后所享受的服務工作及切身利益相掛鉤，這種服務標準的制定具有較高的客觀性和公平性，因此在實施過程中也受到了老干部自身的廣泛認可。

3）有利于促進人才再利用。生活水平的提高使得我國人均壽命也得到了顯著的提升，就目前來看，老干部的退休年齡一般在50歲至60歲，處于該年齡階段的老干部不僅有著極為豐富的閱歷和經驗的積累，同時身體狀況也相對健康。對此檔案管理人員需做好檔案管理工作，并且創建人才數據系統，有利于促進社會對于老干部的人才再利用。這樣不僅可以有效地緩解各行各業中人才短缺的現狀，同時也能在一定程度上改善人口老齡化的問題，老干部可以在自愿情況下回歸社會中繼續發揮自身價值。

3 現存問題

1）管理制度問題。部分地區暫未意識到老干部相關檔案管理的意義，所沿用的管理制度中也存在一些漏洞問題，因而導致檔案管理過程中出現諸多問題。常見問題如下：第一，退休干部檔案相對應的卷案標題記錄不清，檔案序號記錄混亂;第二，老干部資料信息記錄不全或者與實際情況不相符;第三，對于老干部檔案的借閱、查看、保密等工作不夠完善，容易出現檔案泄漏或者檔案遺失等問題;第四，管理制度卻大規范性的約束，因而導致檔案利用率顯著降低[3]。

2）管理意識問題。正如上述我們所提到的問題，部分企業對于退休離職的老干部不夠重視，因此對其檔案管理工作也漠不關心。由于管理人員卻大管理意識，因而導致老干部很難真正參與到管理活動中。此外，雖然老干部們的檔案資源有所記錄和保存，但并未從整體上對其進行合理地控制，使其作用價值不能得以充分地發揮，從而對整個檔案管理工作產生負面影響。

3）檢索效率問題。客觀來說，檢索效率將會直接影響到檔案資料的利用率。一些檔案管理人員采用的檢索方式依然為手工檢索，并未引進先進的信息技術來輔助檢索，因而到最后檔案管理的檢修效率偏低，嚴重阻礙了檔案管理工作的開展進程。

4 優化路徑

1）健全管理制度。健全管理制度是提高管理效率的重要手段，為了確保檔案管理工作的有效執行，提高管理質量，為老干部的退休服務工作提供保障，工作人員可在現有的管理制度基礎上對其進行完善。具體優化路徑如下：第一，健全歸檔制度，需明確歸檔范圍、要求、時間等;第二，健全保管制度，需從安全保護、設備管理、庫房儲存等角度綜合考慮;第三，健全保密制度，需對檔案保密或檔案人員保密;第四，健全利用制度，需明確方式、批準手續、利用范圍、具體要求等。

2）完善管理體系。工作人員需改變傳統的思想理念，對老干部檔案文件的管理工作有正確的認知，并積極完善其相應的管理體系。具體完善策略可分為兩部分：第一，利用計算機技術對老干部檔案的編碼、查詢、信息傳遞等內容進行信息化管理，這樣不僅可以有效提高管理效率，同時還可減少人工失誤[4];第二，將老干部資料中的文本資料轉化為信息資料，可采用文件掃描技術將其錄入檔案管理數據庫，從而更好地實現老干部檔案的優化管理。

3）做好檔案交接。每年退休的老干部人數都是一個天文數字，而這些檔案文件的交接工作對于檔案管理而言時非常重要的。對此工作人員可采取以下措施來妥善處理檔案交接工作：第一，提高管理人員自身專業素養，從根本上提高檔案交接質量;第二，在移交老干部檔案資料時，需要嚴格按照相關規范對檔案進行補充完善，對于一些無法補充的材料進行說明，避免交接工作中出現漏洞;第三，設立責任制度，明確每一位管理人員所應肩負的責任，避免后期檔案交接出現問題時互相推卸責任的情況發生。

4）推動信息化管理。工作人員應努力順應時代的發展，積極引進科學技術，推動老干部檔案的信息化管理，并將其應用在檔案檢索工作中。這樣不僅可以提高檢索效率，同時還可以幫助工作人員對檔案資料更加高效率地歸類劃分，提高管理質量。

5 結束語

雖然目前還有部分地區在老干部檔案資料管理上存在管理制度、管理意識、檢索效率等問題，但工作人員可通過健全管理制度、完善管理體系、做好檔案交接、推動信息化管理等優化路徑來改善這一現狀，為老干部優質的晚年生活服務創造條件。

參考文獻

[1]李芳.細化檔案管理工作，做好離退休干部服務[J].科學時代，2015，（12）：291.

[2]莊甸珍，倪漢嬰，莊緒金.老干部服務檔案工作問題與對策[J].山東檔案，2017，（5）：47-48.

[3]陳香菊.探究加強離退休干部檔案管理工作的措施[J].辦公室業務，2018，（12）：118.

[4]魏艷菊.離退休干部檔案管理工作的加強措施[J].魅力中國，2017，（49）：300.