退休人員人事檔案的管理措施

徐麗麗

摘 要：檔案不論是對(duì)于個(gè)人還是對(duì)于事業(yè)單位來說都是至關(guān)重要的，在這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案資料也要進(jìn)行革新為以電子版的形式進(jìn)行存檔，在處理資料的過程中應(yīng)嚴(yán)格保障資料安全。

關(guān)鍵詞：退休人員;人事檔案;管理措施

一個(gè)人的個(gè)人檔案代表著他的事業(yè)經(jīng)歷和發(fā)展軌跡，檔案是一個(gè)人的事業(yè)名片和能力名片，對(duì)一個(gè)人至關(guān)重要。檔案是文明社會(huì)的產(chǎn)物，自從人類脫離了蒙昧就開始用某種方式記載自己的生活經(jīng)歷，也就有了檔案。從甲骨金石、泥板紙草到紙張?jiān)俚浇裉斓碾娮佑涗洠瑱n案作為人們過往活動(dòng)的證明和記載一直伴隨著各國(guó)、各地區(qū)、各民族、各類組織、人群和個(gè)體的生存和發(fā)展，作為歷史記錄和文明積淀代代相傳。檔案是人和人群的心理、行為和結(jié)果的記錄和留存，必然涉及主體角色和類別歸屬等身份認(rèn)同的基本信息，從而可能進(jìn)入身份認(rèn)同的過程之中。對(duì)于企業(yè)或者事業(yè)單位而言，工作人員的檔案也是十分重要的，如何管理這些檔案特別是退休人員的檔案是人事科的工作人員必須解決的問題。從檔案資料的收集整理到對(duì)于檔案的保護(hù)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能忽略。

1 對(duì)退休人員人事檔案的收集整理

1.1 完善退休人員檔案的資料

人事科在退休人員退休前，要對(duì)他們的檔案進(jìn)行最終的完善。將平時(shí)忽略掉的內(nèi)容或者是一些詳細(xì)的資料完整地放入檔案中，要避免檔案資料的缺失，確保每一位退休人員的完整履歷都被記錄在案了。重點(diǎn)檢查、核查退休人員在工作期間的優(yōu)秀表現(xiàn)或者是重大過失，這類重要的信息是一定不能缺少的。最終形成的檔案要盡可能的完整、詳盡。

1.2 檢查核實(shí)退休人員檔案信息的真實(shí)性

人事科在將退休人員的檔案進(jìn)行管理留存之前，要對(duì)涉及的檔案信息進(jìn)行一次大檢查，重點(diǎn)檢查檔案信息的真假[1]。由于在日后相關(guān)的事業(yè)單位或者是個(gè)人在有需要的情況下會(huì)調(diào)取檔案，所以檔案信息的真假不論是對(duì)事業(yè)單位還是退休人員本人來說都十分重要，一定要堅(jiān)決避免虛假檔案信息的產(chǎn)生，避免給后期的工作帶來不便、給事業(yè)單位帶來消極影響。人事科的工作人員在完成這部分工作的時(shí)候，要聯(lián)系退休人員本人，在退休人員的理解和配合下進(jìn)行資料的核實(shí)。

1.3 整理退休人員檔案資料

為了方便日后的使用和查看，人事科要對(duì)最終形成的退休人員的檔案資料進(jìn)行整理。按照一定的順序?qū)n案進(jìn)行整理，例如時(shí)間、類別、獎(jiǎng)懲情況，這樣整理出來的檔案資料才比較容易查看。不要把所有的信息沒有邏輯和順序的堆砌在一起，這樣在日后想查看的時(shí)候會(huì)沒有頭緒。

2 對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行集中電子錄入

如今的時(shí)代是一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代、電子的時(shí)代，因此最終存檔的檔案資料要以電子版的形式進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存檔。觀念的更新是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式創(chuàng)新建構(gòu)的重要前提，作為檔案管理工作人員，在接納大數(shù)據(jù)與信息資源共享發(fā)展觀的基礎(chǔ)上，積極地對(duì)管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新建構(gòu)。對(duì)檔案管理工作更新觀念，就要求管理人員將“數(shù)字化”這一詞匯作為管理工作的關(guān)鍵詞。基于此，管理人員必須摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，樹立電子檔案管理意識(shí)，以快速地適應(yīng)數(shù)字化檔案的發(fā)展進(jìn)程[2]。此外，在觀念更新方面，管理人員還應(yīng)提升責(zé)任意識(shí)，要具備協(xié)同創(chuàng)新工作意識(shí)，加強(qiáng)檔案館之間的信息交流與管理經(jīng)驗(yàn)交流，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館內(nèi)各項(xiàng)資源的最優(yōu)化配置，并嚴(yán)格以用戶為導(dǎo)向進(jìn)行檔案管理，形成一種現(xiàn)代化特征明顯、數(shù)字化進(jìn)程鮮明的檔案管理工作新模式。

由于紙質(zhì)版的檔案資料管理起來存在著很多的困難，首先對(duì)于紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)需要大量的空間。其次，紙質(zhì)資料由于材料的性質(zhì)在后期不容易保存，例如陰雨、暴曬等天氣條件會(huì)對(duì)檔案資料的狀況產(chǎn)生影響。隨著時(shí)間的流逝紙質(zhì)版檔案資料的字跡和顏色也會(huì)逐漸變得模糊不清。第三，如果退休人員的檔案資料是以紙質(zhì)版進(jìn)行存檔的話，如果后期需要調(diào)取也會(huì)非常不便。國(guó)家檔案局十三五規(guī)劃中要求持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，積極響應(yīng)數(shù)字中國(guó)建設(shè)，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合;到2020年，全國(guó)地市級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館要全部建設(shè)成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數(shù)字復(fù)制件等功能完善的數(shù)字檔案館;全國(guó)50%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目。

綜上所述，最終形成的檔案資料還是以電子版的形式進(jìn)行存檔比較好。人事科的工作人員在進(jìn)行電子錄入的時(shí)候一定要仔細(xì)檢查、再三核對(duì)，確保所有的資料信息全部錄入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)了，不要有信息的遺漏。

3 對(duì)退休人員的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理

3.1 已經(jīng)存檔的檔案信息不能隨意修改

對(duì)于已經(jīng)存檔的檔案信息，一定要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，絕對(duì)不能隨意修改。為了確保信息的真實(shí)性和檔案的準(zhǔn)確性，已經(jīng)存檔的檔案信息除非極其特殊的情況是不允許個(gè)人私自、隨意修改的。如果有什么特殊情況需要進(jìn)行資料的修改，程序和過程一定要進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)和審批，要有充分的理由和充足的證明材料。

3.2 防止退休人員檔案資料的泄露

為了防止不法分子或者是別有用心的單位或者企業(yè)竊取退休人員檔案資料信息，對(duì)單位或者是退休人員個(gè)人造成傷害和不利影響，對(duì)退休人員的檔案資料信息必須進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保存[3]。存放退休人員檔案資料信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必須要有安全的防火墻，該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性和嚴(yán)密性要由專業(yè)人員進(jìn)行管理和把控，密切監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)信息，防止資料被入侵和盜取。同時(shí)除了退休人員本人以外，其余的單位或者是個(gè)人在調(diào)取、查看資料時(shí)要有充分的理由和充足的手續(xù)，對(duì)于資料的外帶更是要嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)決防止資料信息的外泄。

4 結(jié)語

檔案是對(duì)退休人員事業(yè)軌跡的整理和總結(jié)，對(duì)于事業(yè)單位的人事科來說，管理退休人員的檔案資料信息是他們工作的重要組成部分。只有將創(chuàng)新、耐心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木窠Y(jié)合起來檔案管理工作才能最終完成。

參考文獻(xiàn)

[1]李玉琴，汪運(yùn)生，顧紫琦.信息資源共享視域下檔案管理創(chuàng)新研究[J].山西檔案，2020，（03）：網(wǎng)絡(luò)首發(fā).

[2]蔣建璐，于書琪，封樂.退休人員社會(huì)化管理服務(wù)問題探究——以S市調(diào)研為例[J].勞動(dòng)保障世界，2020（15）：62-63+66.

[3]譚旭.事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性及優(yōu)化措施[J].就業(yè)與保障，2020（05）：167-168.