退休人員人事檔案的管理措施

徐麗麗

摘 要：檔案不論是對于個人還是對于事業單位來說都是至關重要的，在這個互聯網的時代，傳統的人事檔案資料也要進行革新為以電子版的形式進行存檔，在處理資料的過程中應嚴格保障資料安全。

關鍵詞：退休人員;人事檔案;管理措施

一個人的個人檔案代表著他的事業經歷和發展軌跡，檔案是一個人的事業名片和能力名片，對一個人至關重要。檔案是文明社會的產物，自從人類脫離了蒙昧就開始用某種方式記載自己的生活經歷，也就有了檔案。從甲骨金石、泥板紙草到紙張再到今天的電子記錄，檔案作為人們過往活動的證明和記載一直伴隨著各國、各地區、各民族、各類組織、人群和個體的生存和發展，作為歷史記錄和文明積淀代代相傳。檔案是人和人群的心理、行為和結果的記錄和留存，必然涉及主體角色和類別歸屬等身份認同的基本信息，從而可能進入身份認同的過程之中。對于企業或者事業單位而言，工作人員的檔案也是十分重要的，如何管理這些檔案特別是退休人員的檔案是人事科的工作人員必須解決的問題。從檔案資料的收集整理到對于檔案的保護，每一個環節都不能忽略。

1 對退休人員人事檔案的收集整理

1.1 完善退休人員檔案的資料

人事科在退休人員退休前，要對他們的檔案進行最終的完善。將平時忽略掉的內容或者是一些詳細的資料完整地放入檔案中，要避免檔案資料的缺失，確保每一位退休人員的完整履歷都被記錄在案了。重點檢查、核查退休人員在工作期間的優秀表現或者是重大過失，這類重要的信息是一定不能缺少的。最終形成的檔案要盡可能的完整、詳盡。

1.2 檢查核實退休人員檔案信息的真實性

人事科在將退休人員的檔案進行管理留存之前，要對涉及的檔案信息進行一次大檢查，重點檢查檔案信息的真假[1]。由于在日后相關的事業單位或者是個人在有需要的情況下會調取檔案，所以檔案信息的真假不論是對事業單位還是退休人員本人來說都十分重要，一定要堅決避免虛假檔案信息的產生，避免給后期的工作帶來不便、給事業單位帶來消極影響。人事科的工作人員在完成這部分工作的時候，要聯系退休人員本人，在退休人員的理解和配合下進行資料的核實。

1.3 整理退休人員檔案資料

為了方便日后的使用和查看，人事科要對最終形成的退休人員的檔案資料進行整理。按照一定的順序將檔案進行整理，例如時間、類別、獎懲情況，這樣整理出來的檔案資料才比較容易查看。不要把所有的信息沒有邏輯和順序的堆砌在一起，這樣在日后想查看的時候會沒有頭緒。

2 對紙質檔案材料進行集中電子錄入

如今的時代是一個互聯網的時代、電子的時代，因此最終存檔的檔案資料要以電子版的形式進行網絡存檔。觀念的更新是實現檔案管理工作模式創新建構的重要前提，作為檔案管理工作人員，在接納大數據與信息資源共享發展觀的基礎上，積極地對管理工作模式進行創新建構。對檔案管理工作更新觀念，就要求管理人員將“數字化”這一詞匯作為管理工作的關鍵詞?；诖耍芾砣藛T必須摒棄傳統的管理觀念，樹立電子檔案管理意識，以快速地適應數字化檔案的發展進程[2]。此外，在觀念更新方面，管理人員還應提升責任意識，要具備協同創新工作意識，加強檔案館之間的信息交流與管理經驗交流，實現對檔案館內各項資源的最優化配置，并嚴格以用戶為導向進行檔案管理，形成一種現代化特征明顯、數字化進程鮮明的檔案管理工作新模式。

由于紙質版的檔案資料管理起來存在著很多的困難，首先對于紙質資料的存儲需要大量的空間。其次，紙質資料由于材料的性質在后期不容易保存，例如陰雨、暴曬等天氣條件會對檔案資料的狀況產生影響。隨著時間的流逝紙質版檔案資料的字跡和顏色也會逐漸變得模糊不清。第三，如果退休人員的檔案資料是以紙質版進行存檔的話，如果后期需要調取也會非常不便。國家檔案局十三五規劃中要求持續推進數字檔案館建設，積極響應數字中國建設，加快推進信息技術與檔案工作深度融合;到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要全部建設成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數字復制件等功能完善的數字檔案館;全國50%的縣建成數字檔案館或啟動數字檔案館建設項目。

綜上所述，最終形成的檔案資料還是以電子版的形式進行存檔比較好。人事科的工作人員在進行電子錄入的時候一定要仔細檢查、再三核對，確保所有的資料信息全部錄入網絡管理系統了，不要有信息的遺漏。

3 對退休人員的檔案資料進行嚴格管理

3.1 已經存檔的檔案信息不能隨意修改

對于已經存檔的檔案信息，一定要進行嚴格的管理，絕對不能隨意修改。為了確保信息的真實性和檔案的準確性，已經存檔的檔案信息除非極其特殊的情況是不允許個人私自、隨意修改的。如果有什么特殊情況需要進行資料的修改，程序和過程一定要進行嚴格的把關和審批，要有充分的理由和充足的證明材料。

3.2 防止退休人員檔案資料的泄露

為了防止不法分子或者是別有用心的單位或者企業竊取退休人員檔案資料信息，對單位或者是退休人員個人造成傷害和不利影響，對退休人員的檔案資料信息必須進行嚴格的管理和保存[3]。存放退休人員檔案資料信息的網絡系統必須要有安全的防火墻，該網絡系統的安全性和嚴密性要由專業人員進行管理和把控，密切監視網絡系統的動態信息，防止資料被入侵和盜取。同時除了退休人員本人以外，其余的單位或者是個人在調取、查看資料時要有充分的理由和充足的手續，對于資料的外帶更是要嚴格把關，堅決防止資料信息的外泄。

4 結語

檔案是對退休人員事業軌跡的整理和總結，對于事業單位的人事科來說，管理退休人員的檔案資料信息是他們工作的重要組成部分。只有將創新、耐心和嚴謹的精神結合起來檔案管理工作才能最終完成。

參考文獻

[1]李玉琴，汪運生，顧紫琦.信息資源共享視域下檔案管理創新研究[J].山西檔案，2020，（03）：網絡首發.

[2]蔣建璐，于書琪，封樂.退休人員社會化管理服務問題探究——以S市調研為例[J].勞動保障世界，2020（15）：62-63+66.

[3]譚旭.事業單位人事檔案管理工作的重要性及優化措施[J].就業與保障，2020（05）：167-168.