改革戶籍檔案管理，落實為民服務職責

朱亮

摘 要：目前許多省市地區的公安機構都在積極探索戶籍檔案管理與信息化技術相結合的途徑，以此來提高檔案管理的質量，為群眾提供更為便利的服務。作為公安機關的負責人和檔案管理具體負責人，應認識到檔案信息化發展的必要性，善于發現日常管理工作中存在的各種問題，積極探索信息化手段與檔案管理工作的有效結合，落實公安機構為民服務的職責。

關鍵詞：戶籍檔案管理;公安機關;為民服務;信息化

自古以來的歷朝歷代都有戶籍檔案管理工作，戶籍檔案為治國理政和人口管控提供了有效的依據，因此戶籍檔案管理是公安機關工作的重要組成。公安機關在對轄區居民戶籍管理的過程中會形成許多有價值的文件資料，包括紙質文件和音視頻文件。這些資料能夠證明公民的法律身份，在行政業務辦理或者刑事犯罪偵查的時都能為相應的機關或相對人提供證據資料，因此戶籍檔案也是服務為民的一項工程。介于公安機關為民服務的職責，各級公安機關應加強對戶籍檔案的管理，完善檔案管理的模式以為群眾提供更好的服務。

1 改革戶籍檔案管理的必要性

戶籍檔案管理工作改革的主要方向是將戶籍管理與信息化建設相結合，以數字化的管理模式來改進傳統管理的不足，增強戶籍檔案管理的效能。目前已經有許多省市地區開始探索并落實戶籍檔案的數字化管理模式，并且信息化管理工作已經取得了良好成效。

1.1 節約管理成本，提高管理效率

傳統的戶籍檔案主要采用紙質化的管理方式，而如今以數字化管理模式逐步取代紙質化管理，這在很大程度上節約了公安檔案管理的成本。之前的檔案管理需要占地面積比較大的檔案管理室，并且要保證管理室內的溫度和濕度，對于加密等級較高的檔案還需要安排專人管理，這耗費了許多人力和物力。但如今信息化的檔案管理模式為公安機關減輕了許多管理壓力，也保障了檔案的安全性。

1.2 方便群眾查詢，落實服務為民

紙質化管理模式中，居民若想查閱檔案必須要到公安管理機構提交查詢申請，但將信息技術應用于戶籍檔案管理之后，許多數據資料都能上傳至云端，有需求的居民只需要登錄到官網，輸入想要查詢的信息并提交申請，經過公安人員審核通過之后即可獲取相應的信息，減少了居民跑腿次數和時間，為行政相對人提供許多便利。

2 改革公安戶籍管理的對策思考

盡管許多地區檔案管理信息化工作已取得成效，但仍然有可改進和完善之處。為此公安機關應認識到目前工作中的不足，尋找檔案管理工作可以改進的地方。

2.1 明確分工職責，確定工作責任人員

隨著人口流動日益頻繁，各地區、各級別的公安戶籍管理工作量都在加大。在這樣的局面之下，公安機構必須要明確戶籍檔案管理工作的責任人，細分每項工作的相應責任人，將戶籍檔案管理工作落到實處。明確落實各項任務的責任依賴于建立完備的制度體系。各級公安機關應根據檔案管理工作的實際，制定適合檔案管理工作的規章制度，并要求每位公安人員都熟悉該項制度。制度的內容應涵蓋檔案管理各個環節，包括檔案資料收集、檔案排序、立卷、歸檔、利用等各個流程，每個流程都有相應的責任人，同時制度還應包括對人員的考核評價體系，結合個人在工作中的表現和履職情況來完成年度考核，考核結果直接與晉級晉升掛鉤，以此來激勵每位公安人員盡職履責。

2.2 加強人員培訓，建立專業管理團隊

“人”是任何工作的核心，優秀的戶籍檔案管理團隊能夠保證檔案管理的質量，可以為行政相對人提供更為優質和便利的服務。在許多公安機關中都缺乏相應的檔案管理團隊，許多檔案工作者都是兼職，尤其是在信息化技術應用于戶籍檔案管理之后，管理人員既需要具備檔案管理知識，還需要熟悉信息化手段的應用，對人員素質要求更高，因此有必要開展對內部員工的選拔培訓，建立專業的管理

團隊。

檔案管理人員的選拔首先應考察團隊人員素質，每個檔案管理員都應有較高的思想覺悟和豐富的檔案管理知識，在工作中應有責任心和熱情，愿意用心做好檔案管理工作。其次在人員培養方面應有完善的培訓機制，包括入職前培訓和入職后再培訓，培訓內容包括學習檔案管理的相關法律法規、單位內部管理制度，培訓方式可以是理論學習考試、專家講課、單位觀摩等。最后應建立相應的監督考核機制，落實責任追究制度，及時糾正檔案管理人員工作中的問題。

2.3 更新管理理念，融入信息管理模式

更新檔案管理理念能夠幫助檔案管理者不斷創新管理模式，使戶籍檔案管理工作更加高效便民。在信息化時代中，我國仍有許多地區公安機關采用紙質化的管理方式，甚至對信息化檔案管理比較排斥，認為缺乏安全性，這主要是管理理念陳舊所導致。公安機構負責人應認識到檔案管理工作的創新之于群眾的便利，在利用網絡為群眾提供檔案檢索查詢服務，能夠縮短群眾等待的時間，簡化檔案查詢的手續，減少了群眾來回跑腿的次數，可以說事項便民的工程。而采用信息化的方式管理檔案不僅可以節約檔案管理的人力物力資源，也可以實現不同地區、不同層級公安機關之間的數據共享，能夠有龐大的數據庫支撐為民服務的工作，因此無論是對公安機關來說，還是對群眾來說，促進檔案管理工作信息化發展都勢在必行。

2.4 增加宣傳力度，普及群眾使用手段

在某些地區雖然公安機關已經開始啟用戶籍檔案信息化管理的模式，但許多群眾仍選擇到公安機構辦理業務而放棄網上辦理，其主要原因在于宣傳力度不夠。許多居民尤其是老年人不了解戶籍管理工作的改革進程，甚至有些行政相對人不會使用網絡，因此仍然會選擇最原始的信息查詢手段。公安機關檔案管理人員應下沉到社區，以實際案例演示的方法教會社區居民尤其是老年人如何使用互聯網查詢。在日常工作中，檔案管理者也可以利用窗口業務辦理的時間向相對人宣傳網絡查詢的方式，讓相對人了解具體的操作流程，并能感受到這樣的查詢模式能夠帶來的便利，才是普及戶籍管理信息化的有效途徑，也是真正地實現了服務為民的工作目標。

3 結束語

綜上所述，公安戶籍檔案信息化管理模式的創新發展是一項服務民生的工程，縮短了群眾查詢戶籍信息的時間，減少了許多不必要的手續，同時還可以為群眾提供龐大的數據信息。目前我國許多省市地區的公安機關已經開始了檔案管理數字化工作并取得了一定的工作成效，但如何將信息化技術更好地與檔案管理結合，使戶籍檔案更好地服務于群眾，仍是許多檔案管理工作者不斷探索的方向。

參考文獻

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