改革戶籍檔案管理，落實(shí)為民服務(wù)職責(zé)

朱亮

摘 要：目前許多省市地區(qū)的公安機(jī)構(gòu)都在積極探索戶籍檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合的途徑，以此來提高檔案管理的質(zhì)量，為群眾提供更為便利的服務(wù)。作為公安機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人和檔案管理具體負(fù)責(zé)人，應(yīng)認(rèn)識到檔案信息化發(fā)展的必要性，善于發(fā)現(xiàn)日常管理工作中存在的各種問題，積極探索信息化手段與檔案管理工作的有效結(jié)合，落實(shí)公安機(jī)構(gòu)為民服務(wù)的職責(zé)。

關(guān)鍵詞：戶籍檔案管理;公安機(jī)關(guān);為民服務(wù);信息化

自古以來的歷朝歷代都有戶籍檔案管理工作，戶籍檔案為治國理政和人口管控提供了有效的依據(jù)，因此戶籍檔案管理是公安機(jī)關(guān)工作的重要組成。公安機(jī)關(guān)在對轄區(qū)居民戶籍管理的過程中會形成許多有價(jià)值的文件資料，包括紙質(zhì)文件和音視頻文件。這些資料能夠證明公民的法律身份，在行政業(yè)務(wù)辦理或者刑事犯罪偵查的時(shí)都能為相應(yīng)的機(jī)關(guān)或相對人提供證據(jù)資料，因此戶籍檔案也是服務(wù)為民的一項(xiàng)工程。介于公安機(jī)關(guān)為民服務(wù)的職責(zé)，各級公安機(jī)關(guān)應(yīng)加強(qiáng)對戶籍檔案的管理，完善檔案管理的模式以為群眾提供更好的服務(wù)。

1 改革戶籍檔案管理的必要性

戶籍檔案管理工作改革的主要方向是將戶籍管理與信息化建設(shè)相結(jié)合，以數(shù)字化的管理模式來改進(jìn)傳統(tǒng)管理的不足，增強(qiáng)戶籍檔案管理的效能。目前已經(jīng)有許多省市地區(qū)開始探索并落實(shí)戶籍檔案的數(shù)字化管理模式，并且信息化管理工作已經(jīng)取得了良好成效。

1.1 節(jié)約管理成本，提高管理效率

傳統(tǒng)的戶籍檔案主要采用紙質(zhì)化的管理方式，而如今以數(shù)字化管理模式逐步取代紙質(zhì)化管理，這在很大程度上節(jié)約了公安檔案管理的成本。之前的檔案管理需要占地面積比較大的檔案管理室，并且要保證管理室內(nèi)的溫度和濕度，對于加密等級較高的檔案還需要安排專人管理，這耗費(fèi)了許多人力和物力。但如今信息化的檔案管理模式為公安機(jī)關(guān)減輕了許多管理壓力，也保障了檔案的安全性。

1.2 方便群眾查詢，落實(shí)服務(wù)為民

紙質(zhì)化管理模式中，居民若想查閱檔案必須要到公安管理機(jī)構(gòu)提交查詢申請，但將信息技術(shù)應(yīng)用于戶籍檔案管理之后，許多數(shù)據(jù)資料都能上傳至云端，有需求的居民只需要登錄到官網(wǎng)，輸入想要查詢的信息并提交申請，經(jīng)過公安人員審核通過之后即可獲取相應(yīng)的信息，減少了居民跑腿次數(shù)和時(shí)間，為行政相對人提供許多便利。

2 改革公安戶籍管理的對策思考

盡管許多地區(qū)檔案管理信息化工作已取得成效，但仍然有可改進(jìn)和完善之處。為此公安機(jī)關(guān)應(yīng)認(rèn)識到目前工作中的不足，尋找檔案管理工作可以改進(jìn)的地方。

2.1 明確分工職責(zé)，確定工作責(zé)任人員

隨著人口流動日益頻繁，各地區(qū)、各級別的公安戶籍管理工作量都在加大。在這樣的局面之下，公安機(jī)構(gòu)必須要明確戶籍檔案管理工作的責(zé)任人，細(xì)分每項(xiàng)工作的相應(yīng)責(zé)任人，將戶籍檔案管理工作落到實(shí)處。明確落實(shí)各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任依賴于建立完備的制度體系。各級公安機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際，制定適合檔案管理工作的規(guī)章制度，并要求每位公安人員都熟悉該項(xiàng)制度。制度的內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案資料收集、檔案排序、立卷、歸檔、利用等各個(gè)流程，每個(gè)流程都有相應(yīng)的責(zé)任人，同時(shí)制度還應(yīng)包括對人員的考核評價(jià)體系，結(jié)合個(gè)人在工作中的表現(xiàn)和履職情況來完成年度考核，考核結(jié)果直接與晉級晉升掛鉤，以此來激勵每位公安人員盡職履責(zé)。

2.2 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，建立專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)

“人”是任何工作的核心，優(yōu)秀的戶籍檔案管理團(tuán)隊(duì)能夠保證檔案管理的質(zhì)量，可以為行政相對人提供更為優(yōu)質(zhì)和便利的服務(wù)。在許多公安機(jī)關(guān)中都缺乏相應(yīng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，許多檔案工作者都是兼職，尤其是在信息化技術(shù)應(yīng)用于戶籍檔案管理之后，管理人員既需要具備檔案管理知識，還需要熟悉信息化手段的應(yīng)用，對人員素質(zhì)要求更高，因此有必要開展對內(nèi)部員工的選拔培訓(xùn)，建立專業(yè)的管理

團(tuán)隊(duì)。

檔案管理人員的選拔首先應(yīng)考察團(tuán)隊(duì)人員素質(zhì)，每個(gè)檔案管理員都應(yīng)有較高的思想覺悟和豐富的檔案管理知識，在工作中應(yīng)有責(zé)任心和熱情，愿意用心做好檔案管理工作。其次在人員培養(yǎng)方面應(yīng)有完善的培訓(xùn)機(jī)制，包括入職前培訓(xùn)和入職后再培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、單位內(nèi)部管理制度，培訓(xùn)方式可以是理論學(xué)習(xí)考試、專家講課、單位觀摩等。最后應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督考核機(jī)制，落實(shí)責(zé)任追究制度，及時(shí)糾正檔案管理人員工作中的問題。

2.3 更新管理理念，融入信息管理模式

更新檔案管理理念能夠幫助檔案管理者不斷創(chuàng)新管理模式，使戶籍檔案管理工作更加高效便民。在信息化時(shí)代中，我國仍有許多地區(qū)公安機(jī)關(guān)采用紙質(zhì)化的管理方式，甚至對信息化檔案管理比較排斥，認(rèn)為缺乏安全性，這主要是管理理念陳舊所導(dǎo)致。公安機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)識到檔案管理工作的創(chuàng)新之于群眾的便利，在利用網(wǎng)絡(luò)為群眾提供檔案檢索查詢服務(wù)，能夠縮短群眾等待的時(shí)間，簡化檔案查詢的手續(xù)，減少了群眾來回跑腿的次數(shù)，可以說事項(xiàng)便民的工程。而采用信息化的方式管理檔案不僅可以節(jié)約檔案管理的人力物力資源，也可以實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)、不同層級公安機(jī)關(guān)之間的數(shù)據(jù)共享，能夠有龐大的數(shù)據(jù)庫支撐為民服務(wù)的工作，因此無論是對公安機(jī)關(guān)來說，還是對群眾來說，促進(jìn)檔案管理工作信息化發(fā)展都勢在必行。

2.4 增加宣傳力度，普及群眾使用手段

在某些地區(qū)雖然公安機(jī)關(guān)已經(jīng)開始啟用戶籍檔案信息化管理的模式，但許多群眾仍選擇到公安機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)而放棄網(wǎng)上辦理，其主要原因在于宣傳力度不夠。許多居民尤其是老年人不了解戶籍管理工作的改革進(jìn)程，甚至有些行政相對人不會使用網(wǎng)絡(luò)，因此仍然會選擇最原始的信息查詢手段。公安機(jī)關(guān)檔案管理人員應(yīng)下沉到社區(qū)，以實(shí)際案例演示的方法教會社區(qū)居民尤其是老年人如何使用互聯(lián)網(wǎng)查詢。在日常工作中，檔案管理者也可以利用窗口業(yè)務(wù)辦理的時(shí)間向相對人宣傳網(wǎng)絡(luò)查詢的方式，讓相對人了解具體的操作流程，并能感受到這樣的查詢模式能夠帶來的便利，才是普及戶籍管理信息化的有效途徑，也是真正地實(shí)現(xiàn)了服務(wù)為民的工作目標(biāo)。

3 結(jié)束語

綜上所述，公安戶籍檔案信息化管理模式的創(chuàng)新發(fā)展是一項(xiàng)服務(wù)民生的工程，縮短了群眾查詢戶籍信息的時(shí)間，減少了許多不必要的手續(xù)，同時(shí)還可以為群眾提供龐大的數(shù)據(jù)信息。目前我國許多省市地區(qū)的公安機(jī)關(guān)已經(jīng)開始了檔案管理數(shù)字化工作并取得了一定的工作成效，但如何將信息化技術(shù)更好地與檔案管理結(jié)合，使戶籍檔案更好地服務(wù)于群眾，仍是許多檔案管理工作者不斷探索的方向。

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