淺談政府投資項目招投標檔案管理

熊華

摘 要：招投標檔案是政府投資項目前期工作進行檢查、管理、使用的原始依據。現就招投標資料檔案管理的重要性，如何建設招投標資料檔案管理展開探討。

關鍵詞：政府;投資項目;檔案管理

招投標資料檔案是政府投資項目建設活動中形成的原始的、圖文相符的、有保存價值的立項文件、招標公告文件、項目清單和招標過程的統稱。它記載著政府投資項目立項、商務標文件備案、招標公告、開標過程、評標過程、中標通知書公示、簽訂合同等活動，是政府投資項目管理在立項、招標過程等活動中形成的檔案文件。是加強政府投資建設項目的管理，規范政府投資行為，提高政府投資效益，確保工程順利實施。

1 招投標檔案的重要性和特點

隨著社會的加快發展，國家對基礎設施的投入大大加強，對建筑工程的質量，進度等各方面要求得更加嚴格，也更加規范。由于政府投資建設項目控制投資成本，實行全過程造價控制，提高政府投資建設項目的投資效益。所以對于項目招投標的檢查以及規范，就要通過檔案來體現，一個工程項目檔案的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以招投標資料檔案的管理是一個非常重要的組成環節。招投標資料檔案是記載政府投資建設項目活動全過程的一項重要內容，也是工程竣工交付使用的必備文件。其特點有：

1.1 繼承性和時效性

隨著管理水平的不斷提高和發展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項目在招投標過程中可以吸取以前的經驗，避免重犯以前的錯誤。同時建設項目文檔資料有很強的時效性，文檔資料的價值會隨著時間的推移而衰減，有時文檔資料一經生成，就必須傳達到有關部門，否則會造成嚴重后果。

1.2 全面性和真實性

建設項目的文檔資料只有全面反映項目的各類信息才更有實用價值，必須形成一個完整的系統。另外文檔資料必須真實反映工程招標情況，包括開標現場發生的事故和評標過程存在的違法行為。

1.3 隨機性

建設項目的招投標文檔資料產生于工程建設的整個過程中，工程立項、招標過程、確定施工單位等各個階段都會產生各種文檔資料，部分資料有規律性，但還有相當一部分文檔資料產生是由具體開標過程引發的，因此招投標資料具有隨機性。

2 目前檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理制度不完善

目前我國對于工程檔案管理方面已經有了制度方面的規定文件，但是在執行的過程中并沒有嚴格按照文件的規定進行執行。在工程立項時對檔案的記錄工作沒有一個規劃和規定，經常是在項目招投標時想到了就記錄一下，所以導致檔案的內容不夠全面。另外一個方面，在開標中需要多個部門相互配合來實現，所以檔案的記錄也不是一個部門的事情。

2.2 沒有認識到檔案工作的重要性

在工程建設中，只追求工程的經濟利益，把工作的重心都放在了工程建設方面。從而忽視了檔案的建立和管理工作。沒有認識到檔案對于整個工程所具有的重要意義。往往等到工程馬上竣工時才想起來檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應付檢查，根本沒有把檔案當成一項重要的工作來完成。此外，對于檔案的管理也很隨意，對于檔案內容不重視，經常亂擺放，甚至造成檔案的遺失。造成這方面問題的主要原因是我們的領導對項目招投標檔案不夠重視，才出現這么多不負責任的檔案問題。

2.3 缺乏專業的管理人才

我們的社會在不斷發展，并且出現了更多的科學的檔案管理方法。但是對于招投標檔案的管理人員大多都沒經過這方面的學習，而且很多人也不是專門負責檔案管理，只是兼職管理。這給檔案的良好管理帶來很大的弊端。

3 提升招投標檔案管理工作水平的建議

3.1 提高認識，樹立管理意識

做好招投標檔案管理工作，需要從提高認識入手，逐漸樹立招投標檔案檔案管理工作意識。招投標檔案管理人員要認識到招投標檔案管理工作的重要性和必要性，加強自身管理意識，在做好招投標檔案管理工作的同時，還要成為招投標檔案的監督者，形成主人翁意識，盡職盡責為單位的招投標檔案管理工作服務，嚴格細致的審核、鑒定招投標檔案，發揮招投標檔案部門的監督和協調能力。同時，要引起領導的重視，讓領導層認清招投標檔案管理工作對于整個單位持續健康發展的關鍵作用，進而提高全體人員的檔案管理意識，為其它檔案管理工作奠定一個良好的環境基礎，確保單位檔案管理工作的順利開展。

3.2 不斷健全、完善檔案鑒定銷毀制度

招投標檔案的鑒定銷毀是檔案管理中重要的一環，我們要遵照《檔案管理辦法》規定，制定符合自己實際情況的鑒定銷毀制度，會同由檔案機構提出銷毀意見，編制招投標檔案銷毀清冊，列明銷毀招投標檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并在銷毀清冊上簽署責任人名稱等內容，真正做到檔案鑒定銷毀工作有法可依、有法必依，不斷規范銷毀程序。

3.3 改善硬件，加大對檔案人才培養

為提高檔案管理工作者的工作效率，改善檔案利用的便利性，單位的檔案管理方式應由傳統管理轉變為現代化管理，實現檔案管理的數字化與網絡化。一方面，要改善檔案管理的硬件基礎，逐漸增加資金的投入力度。將信息化技術引入其中，并設立專門的檔案管理庫，建立網上檔案管理平臺，進行更方便快捷的管理。另一方面，要加大對檔案管理方面專項人才的培養和新的科學管理方法的引入，來完善檔案管理工作。

3.4 注重招投標檔案的分類工作以及基礎設施的建設

單位內部涉及的資料數據眾多，為了確保招投標檔案的規范性，就一定要做好檔案的分類工作。建立招投標檔案數據庫，使用電子文檔對其進行歸檔，并細化具體的分類內容。例如可以將立項資料、招投標資料等進行嚴格分類，細化具體的電子信息歸檔內容，使其走上電子化道路，從而提高工作效率。

另外，單位內部的檔案管理人員還要健全滅火器、溫度計、干燥劑等基礎設備，當儲存室出現危險現象的時候，要能夠及時進行處理。

我們應以積極學習和借鑒國外先進檔案管理經驗，充分發揚我們已有的優勢，重視加強項目檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結項目檔案管理的經驗，使建項目檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。