試論海外工程檔案管理問題與對策

摘 要：經濟全球化趨勢的深入，許多國內建筑企業紛紛走向海外，業務呈現跨區域和多元化的發展趨勢，隨著建筑規模的日益擴大和建筑數量的不斷攀升，給海外工程的檔案管理工作提出了全新的要求。針對檔案管理工作目前存在的問題，應該采取科學有效的措施，借助信息技術完善檔案管理流程。本文將重點研究檔案管理存在的問題和應對措施，以便提高工程檔案管理水平。

關鍵詞：海外工程;檔案管理;問題;對策

工程檔案管理是一項比較系統性的工作，在工程建設的過程中占據重要地位，加強對工程檔案的管理，既是企業發展的要求，也是工程本身實際的需要。尤其是針對海外工程來說，因為建設環境更為復雜，所以對檔案管理的要求更高。工程檔案是日后管理和維修的主要憑證和依據，它包括許多圖表、文字和聲像資料，需要長時間進行保存，由此可以看出，工程檔案管理的重要意義。

1 海外工程檔案在管理過程中面臨的挑戰

在多元化發展的經濟格局下，在海外工程施工中，由于工程特點和業主情況等方面和中國內地存在著本質上的區別，檔案管理要求也略有不同，海外工程檔案在管理過程中遇到了一些新問題。

1.1現有的檔案管理方法不能滿足海外工程檔案管理的實際需求

在多元化背景下，不同種類的工程項目對檔案管理工作的實際要求也有所不同。例如：經濟援助工程的檔案管理不單單要符合工程檔案管理的標準，同時還要滿足我國外交部門和商務部門的特殊要求。再例如：道路橋梁等海外工程在進行檔案管理時，要考慮不同工程類型對檔案管理的不同需要。除此之外，在海外工程的檔案管理中，不同地區和國家所參照的工程技術標準以及工程檔案留存標準也是存在差別的。例如：執行FIDIC合同的地區明確要求與FIDIC合同相關的一系列文件都要當作合同檔案進行妥善保存，而一些援外項目則要以國內的承包合同作為主要憑證。諸如此類，都對現有的檔案管理工作提出了較為迫切的調整需求。

1.2 檔案管理制度沒有進行改革和完善

無論是哪一種類型的工程項目，檔案管理制度都是公司進行檔案管理工作的重要依據和基本保障，但是從目前的情況來看，多數施工企業雖然早就已經配備了比較完善的管理制度，但是原有的管理制度是以國內工程作為背景而制定出臺的，并不適用于海外工程項目，在檔案管理制度中很少涉及外海工程檔案管理方面的內容和有效措施，已經不能滿足當前經濟多元化的發展要求。基于此，相關施工企業要依照海外工程項目施工的實際情況不斷調整檔案管理制度內容，完善和改革檔案管理制度，以便進一步提高企業的工程檔案管理水平。

1.3 缺少工程檔案管理的專業隊伍

工程檔案管理另一個突出問題就是缺少專業的檔案管理隊伍，檔案管理人員無論是在數量上，還是在專業水平上都有待加強，以目前的現狀來看很難滿足檔案工作的實際需求。境外工程項目大多規模比較大，建設周期比較長，涉及的內容和牽扯到的人員較多，這也在一定程度上增加了檔案管理的難度。在實際工作中，境外項目多數執行崗位輪換制，從而造成從事檔案管理的人員極其不穩定，與此同時，還面臨著檔案管理人員專業水平較低和配備明顯不足等問題。

1.4 檔案管理人員外語水平普遍較低

在境外檔案管理工作中，檔案管理人員的外語能力也是非常重要的，通常情況下，工程企業一般會把外語溝通能力比較好的人員安排在銷售或者是經營崗位，主要從事投標資料翻譯工作以及重要談判等工作。而對檔案管理人員的外語水平則要求比較低，并且有的企業，檔案管理人員直接是由其他崗位的人員兼任，檔案管理工作得不到重視，檔案管理人員如果存在語言障礙，那么會直接影響檔案分類、歸檔和整理等工作的質量。例如：如果在非洲開展相關業務，會涉及多種語言，像法語、西班牙語以及英語等。由此可以看出，在今后的境外工程檔案管理中，要注重檔案管理人員外語能力的培養。

2 應對措施

2.1 充分認識檔案管理的重要性

海外工程檔案客觀反映和記錄了外海經營和管理的全過程，是企業今后發展的重要憑證，具有一定的參考價值，同時也是企業有效規避建設風險的依據。除此之外，海外工程不僅僅和企業自身發展和利益掛鉤，還關乎著國家的地位和形象，不容忽視。所以無論是一線的施工人員，還是企業的管理者都應該從思想上認識到境外工程檔案管理的重要性。境外工程檔案管理還應該貫穿于投標、報價以及竣工的全過程，在開展各項技術業務的同時，應該及時完成檔案歸檔和整理工作。

2.2 重視檔案管理人員的培養和配備

海外施工企業在實際的工作中應該結合自身發展需要和實際情況，組建一支素質較高的海外施工隊伍，并且配備專業能力較強的檔案管理人員，要重視人才培養，避免人才的流失，保持相對穩定的隊伍，以此來提高工作效率和質量。針對技術組和項目管理組應該配備專職的檔案管理人員，明確規范檔案管理人員的職責范圍，并且加強專業方面的培訓力度，不僅要學習檔案管理的相關知識，還要熟悉海外和國內的一些政策法規，提升檔案管理人員的外語水平，確保檔案管理質量[1]。與此同時，還要嚴格落實責任問責機制，建立和健全相關的考核制度，強化檔案管理人員的服務意識和責任心，提高檔案管理的整體水平。另外，對于在工作中的瀆職和失職行為要嚴肅問責，避免類似行為的發生。

2.3 科學分類工程檔案

海外工程檔案管理想要確保其管理質量就一定要有所側重，根據自身業務特點科學區分普通檔案和核心檔案，并依據不同業主的真實需求和工程種類對檔案的重要程度進行區分，制定科學有效的分類制度。與此同時，要不斷完善檔案管理制度，提高檔案管理制度的靈活性和適應性，在秉持檔案管理基本要求的基礎上，結合海外業務的多元化特點，制定具有針對性的管理措施，保證檔案管理制度的有效性和科學性，為檔案管理營造一個相對穩定的環境，確保相關工作的有序開展。

2.4 充分利用現代信息技術

隨著科技的不斷進步，計算機網絡技術和電子信息技術已經滲透到了各個領域，這給檔案管理工作的創新和變革提供了契機。在全球化經濟的背景下，境外工程檔案管理存在的實際問題，需要借助先進的技術和設備去解決，重視現代信息技術在檔案管理工作中的具體應用[2]。首先，充分利用計算機網絡技術做好外海工程檔案的電子版保存工作，以此來提高檔案資料的利用率，發揮檔案管理的實際價值。其次，借助網絡傳輸功能，可以將電子版檔案或者是檔案掃描件通過網絡技術傳回總部，進而解決紙質檔案不便保存和運輸困難等問題。最后，要借助現代信息技術建立電力檔案數據庫，便于各部門的查閱和利用，提高檔案的利用頻率，實現資源的整合和共享，為今后的相關工作提供便利條件，實現檔案的科學化和現代化管理。在新時代背景下，海外工程的數量和規模不斷擴大，提高海外工程檔案管理水平已經成為施工企業目前首先需要解決的問題。

3 結論

綜上所述，由于境外工程檔案管理具有多樣性和規律性的顯著特征，所以在實際工作中，需要通過采取科學分類工程檔案、充分利用現代信息技術、重視檔案管理人員的培養和配備等有效措施，不斷提高工程檔案管理水平，為海外建設工程提供更加優質和高效的檔案管理服務。

參考文獻

[1]肖燕.淺析工程檔案資料管理的問題及對策[J].蘭臺內外，2019（14）：15-16.

[2]田博匯.淺析天然氣管道工程項目檔案管理實踐中的問題與對策——從建設單位檔案員視角[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2019（04）：34-35.

作者簡介

郭一凡（1987-），女，四川成都人，本科，企業檔案管理方向。