探析高校檔案管理工作現狀及發展建議

邵蕓蕓

隨著高校不斷深化改革，高等教育教學事業呈現階梯式向前向上發展，作為高校教育事業子系統的高校檔案工作同樣面臨著機遇和挑戰，檔案管理工作質量也直接影響著高校其他工作的開展，高校發展需要高質量、高水平的檔案管理工作來提升學校綜合實力。

1 高校檔案工作現狀

1.1 高校檔案管理的特點

一是科學化。高校檔案管理涉及的大量的文檔數量和內容，缺乏科學的指導，檔案的利用效率就會比較低，難以實現學校的管理目標。二是專業化。高校檔案管理的自身屬性決定了其專業化特征。以專業性檔案管理能力輔助高校專業設置、教學質量以及學科建設，有助于提高高校中心工作的有效性。三是規范化。通過落實規章制度，能順利保障日常工作的實施。各高校需要進一步規范和完善檔案管理制度體系，并在管理過程中嚴格落實。四是信息化。信息化檔案管理是新時期高校檔案管理的重要特征，不僅能夠提升管理效率，還能有效解決管理的時間和成本，是高校檔案管理發展的必然方向。

1.2 高校檔案管理存在的問題

一是管理體制。當前高校檔案管理體制滯后于管理需求，缺乏有效的激勵辦法與制度，也不利于高校檔案管理水平的提高，更不利于高校的可持續發展。具體表現為：第一，部分高校對檔案建設重視不足。檔案部門逐漸邊緣化，相應的人力、物力和財力缺乏，造成高校檔案事業基礎不牢;第二，部分高校檔案管理工作設備陳舊，甚至會影響正常的檔案工作，檔案保存安全性降低，檔案管理鏈條斷裂，最終導致檔案工作效率低下;第三，部分高校檔案管理工作的信息化水平較低，有效開發檔案材料，對檔案資料進行維護和開發是高校檔案管理中的重要工作，但是從高校檔案材料開發現狀來看，大多數都是停留在表面，僅僅用來錄入檔案材料而已。這種現象不能充分發揮檔案材料的應用價值。

二是人員素質。高校在安排檔案管理人員時，對專業性考慮較少，將檔案管理崗位當成邊緣崗位，導致高校檔案專職人員隊伍存在諸多問題。第一，專職檔案工作人員專業素質缺失，缺乏足夠的計算機、大數據運行等專業技能和檔案專業知識，信息化知識體系更新較慢，造成檔案業務管理長期在低水平徘徊;第二，檔案管理專業人才的交流與合作機制運行不暢，閉門造車各自為戰，導致檔案管理工作形成“業務孤島”。

三是規章制度建設檔案管理工作如果沒有明確的規章制度可循，那么就會出現檔案管理工作無跡可尋的現象，規章制度建設缺乏主要體現在以下幾個方面：第一，權責不清，檔案部門與其他行政部門工作職責沒有統一的條例范圍規定，工作邊界和事務邊界難以界定，推諉扯皮現象難以杜絕;第二，檔案工作效果缺乏明確評判制度和評判標準，高校檔案管理工作面對大量文件資料，種類繁多數量較大，必須用嚴格的工作流程來組織實施，部分高校對此類事項都沒有做明確的制度規定，造成了檔案工作各個環節的管理水平和實際效果參差不齊。

四是服務機制。第一，由于受到傳統的“重業務，輕服務”思想的影響，部分高校檔案管理人員的工作重心還是放在檔案的收集、整理和保存等日常業務上，對檔案價值的開發與利用意識不到位;第二，個別高校缺少提供檔案服務的物質條件支撐，造成檔案信息需求者與提供者雙向溝通出現阻礙，難以有效發揮檔案信息的服務功能;第三，缺少檔案服務的激勵措施，工作中缺乏監督機制，服務質量的好壞與自身工資、績效等個人利益不掛鉤，缺乏服務質量反饋信息，影響檔案服務質量。

2 高校檔案工作發展建議

2.1 完善高校檔案工作管理模式

高校檔案是學校發展的證明，反映的是學校發展的歷史凝結，革除檔案管理工作弊端，完善檔案管理模式，對學校的意義十分重大。首先，要建立健全高校檔案的目標管理制度，制定合理的管理規劃，如，管理任務量的規劃，在規定的時間內完成相應的管理任務，從而推進高校檔案管理工作的順利進行。其次，學校要樹立綜合管理意識，突出檔案管理工作的重要性，將促進檔案部門的發展列如學校發展規劃中，提升檔案部門在學校部門中的地位，積極發揮檔案部門在學校發展中的有力推動作用。再次，要加強硬件設施建設，要對照檔案建設現代化標準，逐步配齊檔案管理的專業設備，對檔案工作進行專業化、標準化管理。

2.2 注重人員素質隊伍建設

一是配備齊全的檔案管理人員，要根據學校檔案工作實際，綜合分析研判，按照檔案功能分區及現有檔案管理人員配備情況，對缺崗的職位及時進行人員補齊，確保專人專責，理清工作關系，組建檔案管理人才脈絡，優化檔案管理系統;要注意檔案管理人員的流動與更新，招聘具有專業檔案知識和技能的人員為檔案管理工作發展注入新鮮血液，優化檔案管理人才隊伍結構，部門人員互相配合，提高效率，在實際檔案工作中不斷發掘新方法，開拓新思路。

二是全面提高高校檔案管理人員的思想意識，高校檔案管理人員的思想意識將直接影響著高校檔案的管理水平，而結合以上的分析卻發現，由于管理者的思想過于陳舊，主要受到傳統觀念的影響，使得高校檔案管理效果不佳，對此，應全面提高高校檔案管理人員的思想意識。檔案管理人員需要自覺提高與加深關于檔案管理知識的認識，樹立積極的工作熱情與信心，主動學習先進的檔案管理知識，應重視高校檔案管理的每個階段，嚴格抓起檔案管理的細節工作。

2.3 建立健全檔案規章管理制度

健全的檔案規章管理制度體系對于高校檔案事業的發展是至關重要的，只有具備健全的工作制度體系，高校檔案管理工作才能有標準可對照，有方法可查找，才能形成統一化、標準化的管理制度，建立健全檔案規章管理制度具體包括以下幾個方面：首先，學校要樹立大局意識，深入研究部門架構，對有文件歸檔整理任務的相似部門職責進行嚴密分析，明確劃分每個部門的工作內容范圍，制定出檔案部門工作職責，讓檔案管理人員明確部門的工作權限和工作任務;其次，確定檔案部門整體工作職責后，要進一步梳理檔案部門內部功能管理模塊，明確每個分管區域的工作內容，根據實際建立統一標準，制定相應的工作制度條例，將檔案管理任務具體化，建成檔案內部工作協調機制，形成脈絡清晰的管理系統;再次，學校檔案部門要制定明確的檔案工作獎懲制度，進一步加強檔案工作監督體系建設，同時要對檔案部門工作人員進行定期的專業知識考核，并量化考核指標，做到獎優懲劣，激發工作潛力，不斷提高檔案管理人員的工作效率，提升檔案管理工作的整體水平。

2.4 創新檔案服務機制

必須創新檔案管理的手段，通過采用科學的管理手段來提升高校檔案管理的質量，從而有效地促進高校的可持續發展。首先，應做好高校檔案管理的編制以及檢索工作，并建立相應的檢索體系，幫助高校以及社會人員實現多渠道、多角度的檢索。加強檔案信息編制工作，合理編寫高校的校史資料以及相應的檔案全宗說明，并將所編制的內容向全校師生介紹，同時，應根據不同的需求來加強檔案庫的管理，并對檔案庫的信息進行加工，形成全面的專題資料，更方便需求者從不同的角度進行信息查找，從而有效地提升高校檔案管理的質量，促進高校的可持續發展。再次，應及時了解學校的需要，并實施跟蹤服務，充分利用現代化技術手段來提高高校檔案管理水平，從而有效地提高檔案管理的效率。另外，應向社會公開高校檔案，促使檔案資源有效利用，最大程度的滿足社會需求與高校發展需要。檔案部門可以通過合理配置與分工協調信息資源，形成高校檔案信息庫，及時為各級人員提供完整、全面、真實的檔案信息，實現信息共享，滿足社會對高校信息的需要。