醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對(duì)策研究

孫天霞 楊玉杰

摘 要：隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院為了滿足日益增長(zhǎng)的醫(yī)療需求，越來(lái)越重視醫(yī)院檔案的管理。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院現(xiàn)代化改革的基礎(chǔ)，是建立和完善醫(yī)院檔案管理信息化的最佳途徑。只有加強(qiáng)檔案管理，才能準(zhǔn)確、及時(shí)地獲取檔案信息，并將其應(yīng)用到醫(yī)院工作的細(xì)節(jié)中，提高工作效率，幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)做出正確決策。本文對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析和探討，并提出了對(duì)策，希望對(duì)醫(yī)院檔案管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：重要性;管理;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.047

醫(yī)院檔案管理應(yīng)注重利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的思想，建立檔案信息安全管理與控制體系，明確檔案保密的范圍和范圍，保證檔案管理的規(guī)范性和機(jī)密性。定期更新軟件配置，強(qiáng)化殺毒軟件的防病毒功能，充分調(diào)動(dòng)檔案信息，多渠道、多渠道開發(fā)利用，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

1 重要性

在醫(yī)院的日常管理中，檔案管理作為一項(xiàng)主要的工作內(nèi)容，通過醫(yī)院檔案管理，可以更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的科學(xué)化水平，這對(duì)提高醫(yī)院的社會(huì)服務(wù)水平具有重要意義。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理有利于更好地處理醫(yī)患關(guān)系。因此，提高醫(yī)院檔案管理水平對(duì)醫(yī)院日常工作和改善醫(yī)患關(guān)系具有重要作用。同時(shí)，檔案作為住院病人的書面記錄，關(guān)系到病人的健康和醫(yī)學(xué)的發(fā)展。醫(yī)院檔案管理水平是衡量醫(yī)院整體管理質(zhì)量的一個(gè)指標(biāo)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院更好地發(fā)揮職能的基本要求。過去，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的要求。因此，在醫(yī)院檔案管理工作中，要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，就需要增加對(duì)醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)。在認(rèn)真收集檔案的基礎(chǔ)上，確保檔案的質(zhì)量和管理水平。在提高醫(yī)院檔案管理科學(xué)化、信息化水平的前提下，提高檔案利用和開發(fā)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2 醫(yī)院檔案管理目前存在不足之處

2.1 管理意識(shí)淡薄

很多醫(yī)院對(duì)檔案管理重視不夠。“重醫(yī)輕管理”的現(xiàn)象屢見不鮮，忽視了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。傳統(tǒng)的檔案管理室一般只負(fù)責(zé)文件檔案、音像檔案等，而病案檔案由病案室管理，某個(gè)科室形成的檔案往往被視為“私人財(cái)產(chǎn)”。科室相關(guān)管理人員沒有意識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)為放在檔案室比放在本科室方便使用要好，醫(yī)院檔案不能集中統(tǒng)一管理導(dǎo)致檔案利用率低。

2.2 管理人員自身素養(yǎng)不高

由于歷史和體制的原因，檔案管理人員大多從臨床轉(zhuǎn)制開始從事檔案管理工作。他們?cè)诮逃胶椭R(shí)水平上具有不同的素質(zhì)。他們也沒有接受系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)。另一方面，醫(yī)院對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)重視不夠，檔案管理工作主要是由醫(yī)院檔案管理的開展，受到辦公室或其他部門兼職、檔案專業(yè)人員少等因素的嚴(yán)重阻礙，知識(shí)狹隘，觀念落后，管理不規(guī)范。

2.3 制度落實(shí)不到位

雖然大多數(shù)醫(yī)院都成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成立了檔案室，但由于檔案工作不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理規(guī)章制度的建立并沒有引起足夠的重視，缺乏相關(guān)制度和考核激勵(lì)措施。

2.4 信息化程度落后

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)和發(fā)展，醫(yī)院檔案的信息化管理越來(lái)越受到重視。然而，一些醫(yī)院檔案管理人員缺乏足夠的計(jì)算機(jī)操作和信息安全技術(shù)的處理能力，基本上采用人工收集和檢索檔案。而且，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)雖然在醫(yī)院檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用，但僅僅把它們當(dāng)作檢索工作的使用，檔案信息資源的開發(fā)利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，造成了資源的浪費(fèi)。

3 醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

3.1 完善醫(yī)院檔案管理制度

針對(duì)醫(yī)院檔案管理制度不健全、規(guī)章制度不健全、管理人員工作規(guī)范不到位等問題，要加快建立健全醫(yī)院檔案管理制度的速度，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。只有完善醫(yī)院檔案管理制度，才能真正保證檔案管理工作的健康有序進(jìn)行，才能充分利用醫(yī)院檔案信息資源，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。首先要明確檔案管理部門的工作職能和職責(zé)，明確每個(gè)人的工作規(guī)則和職責(zé)。檔案管理人員只有明確職責(zé)和義務(wù)，明確崗位職能，把精力投入到檔案管理工作中，才能建立科學(xué)合理的檔案管理結(jié)構(gòu)，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為檔案信息的存儲(chǔ)和利用提供依據(jù)。定期考核檔案管理人員的崗位管理技能，監(jiān)督管理人員掌握醫(yī)院檔案管理工作，提高管理人員的業(yè)務(wù)技能，確保檔案管理工作的先進(jìn)性。

3.2 學(xué)習(xí)法律法規(guī)

由于各級(jí)衛(wèi)生醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)“檔案法”認(rèn)識(shí)不足，檔案法制觀念淡薄，因此，各級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)全院干部職工的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)法制建設(shè)，醫(yī)院管理規(guī)范化、制度化，更好地支持檔案管理。

3.3 提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)

無(wú)論社會(huì)如何發(fā)展，社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)歸根到底還是人與人之間的競(jìng)爭(zhēng)。面對(duì)我國(guó)重視崗位設(shè)置、檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)缺乏的現(xiàn)象，我們應(yīng)該摒棄重編制、輕職業(yè)素質(zhì)的觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理人員素質(zhì)的重要性。首先，對(duì)于醫(yī)院特別是基層醫(yī)院，要通過檔案管理崗位職能的檢驗(yàn)，選拔專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的用人單位。隨著醫(yī)院的建設(shè)和社會(huì)科技的發(fā)展，檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)應(yīng)逐步提高。他們要定期通過職能考核，督促檔案人員熟悉檔案管理工作，并通過各種形式的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，確保檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，只有過硬的專業(yè)素質(zhì)，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管和利用為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)，提供檔案信息資源。另外，要加大對(duì)檔案管理的投入，提高檔案管理人員的工資福利待遇，鼓勵(lì)檔案管理工作創(chuàng)新管理，提高檔案管理人員和醫(yī)院管理人員的重視程度，實(shí)現(xiàn)間接的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益文件管理。

3.4 實(shí)施現(xiàn)代化管理

醫(yī)院的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入21世紀(jì)。提高檔案管理水平，實(shí)行現(xiàn)代化管理。醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，提高檔案管理水平。具體措施是加大資金投入，引進(jìn)新的管理設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等。這些現(xiàn)代化設(shè)備的使用，將大大提高檔案管理水平，管理人員可以快速、及時(shí)地將各種信息傳送到計(jì)算機(jī)硬盤上進(jìn)行保存和備份，不僅方便保存，而且大大提高了檢索效率，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)代的需要。由于醫(yī)院檔案涉及醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等諸多內(nèi)容，與一般工程檔案不同。目前，網(wǎng)絡(luò)檔案館還存在許多問題，需要采取有效措施，提高網(wǎng)絡(luò)資源的利用率，最大限度地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)+檔案的利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]金路.淺議醫(yī)院檔案管理工作中的問題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（18）.149.

[2]劉三根.醫(yī)院檔案管理工作中的問題及解決對(duì)策[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2017，（11）.46，48.