檔案管理的重要地位及加強檔案管理的方法研究

辛婧?張念

摘 要：檔案在任何地方都是十分重要的，信息大部分是以檔案的形式來記錄，儲存在專屬部門中，通過檔案來了解人們的經歷。當然，像一些公司或單位，自然會有一些重要信息需要保存，那么檔案就是不可或缺的。當信息的數量比較少時，整理難度不大，但是，當信息量增大，就很難辦。所以，檔案的管理是十分重要的，我們要采用高效的方式來整理大量的檔案。

關鍵詞：檔案管理;管理策略;系統化;檔案信息

在我們身邊，有著大量的信息，且涉及的范圍十分廣，而這些信息的重要性則有待判斷，如果我們的生活中不能將信息進行很好的歸納，那將會給工作和生活造成很大的困難，會使很多數據和信息屬于混亂的狀態。其中，最有效的處理策略就是進行檔案整理，清除冗余的信息，對有效的數據和文字進行整理，有序地存放，無論是電子的形式還是書面的形式，按照一個標準來存放，會使得一切都變得井然有序。

1 管理檔案的重要意義

1.1 直觀地顯示出團體的發展

綜合許多檔案整理的經驗，我們不難發現信息和數據是檔案的核心，也正因為他們的數量龐大、層次界限不明，才顯示出檔案建立有著很大的效益。我們周圍的一切，都是一個動態的狀態，要想使得一個團體可以穩步走向未來，離不開檔案的幫助，并且要做到真正地管理好它，這樣才會在方方面面做到有條不紊，就像一個機器，在核心系統的命令下，各個部分協調地活動，這才是良性地循環，進而發揮出強大的力量，將力氣都用在了關鍵的地方。再者言之，用很樸實的道理來說，像企業和機關，他們每天面對的信息量太大了，顧名思義，管理檔案是將一個諾大的數據體系進行一個綜合的整理，讓每個方面的信息都變得有條理而且系統化，人們可以簡明直觀地得到自己想要的信息。我相信任何一個團體都離不開檔案的建立還有整理，它將清楚地顯示出團體的運作和經營情況，把現實情況簡明扼要地展現出來。

1.2 便捷地幫助人們解決問題

我們知道，檔案在一個團體中起著舉足輕重的地位，它像一個講解員，很明白地向所有人介紹團體的現實情況以及大趨勢，這樣大家就可以根據信息并結合實際，做出判斷或者調整規劃，很顯然檔案的整理給人們帶來了巨大的幫助，當我們結合實際進行預先判斷的時候，這些信息就扮演起了重要的角色，它幫助我們做出決定，或者在另一個方面盡最大可能挽回損失。檔案的管理給人們提供了一個參照面，就像給毫無頭緒的人提供一個標準，這樣人們就可以參照這些信息來制定出策略。當然，管理檔案的終極目的就是合理并且有效地利用信息，這樣也能更好地幫助團體應對變化情況，通過信息并結合實際來分析某個時期的態勢，并針對當前的問題來制定出解決方案，以及調整團體未來的方案跟計劃，通過檔案信息來對局勢做出判斷并相處應對方法，我舉得是十分科學的。其實，檔案管理是非常貼近生活地，幾乎各行各業都會接觸到，對信息進行整理，可以避免信息地重復與丟失，而且管理好的檔案十分有條理，在獲取信息上也十分便捷，可以保證工作順利無阻的進行，避免在搜集原有信息上浪費太多時間。不難看出，檔案的管理方便了生活與工作，就像一個家，雖然生活用品都齊全，但是如果混亂不堪的話，什么都無法實施，在一個混亂的環境中，我們無法第一時間得到我們想要的東西，每做一件事都要花上很多時間去尋找，這樣會大大降低辦事效率，我們能做的就是整理好家中的瑣碎，有條理地擺放，這樣無論干什么就可以第一時間找到工具。團體也是相同的道理，把所有的信息規整好，在這樣十分完善的大背景下，團體會更加科學更加完整的得到需要的數據信息，毫無疑問，檔案的管理帶給人們巨大的便捷，更方便人們解決問題，提高了生活的質量，也讓工作變得更加簡單，團體以此為基礎會更好地發展前進。

2 提升檔案管理的方式

2.1 維護好檔案系統

如今網絡發達，很多都是云存在，摸不著但是卻實實在在地存在著，相比較傳統的方式，云存在更加省時省力省資源，所以慢慢的檔案也會向電子版傾斜。我們都知道，檔案中記錄著每個人的詳細信息，以及企業或者單位的私密信息，如果將檔案從紙質版遷徙到電子版中，我們首先要保證的就是檔案內容不被泄露，一旦泄露將會造成巨大并且不可挽回的損失，那么首當其沖的則應該是檔案系統的安全。在這樣的一個網絡系統中，我們將極其重要的數據存放在里面，為了防止心懷不軌的人對系統進行破壞，我們要頻繁地對系統進行檢查，而且要增添更多的保護措施，在滿足團體成員獲取信息需求的同時，保護信息不被泄露。檔案系統就像一個大倉庫，收納各種類型的檔案信息，在傳統的檔案室里，我們是將檔案分門別類地存放在不同的地方，對檔案有一個基本的分類，我認為在檔案系統中，我們要再細化，通過對檔案的利用我們可以發現，檔案的管理也是相當重要，當新模式確立后，我們要提高全員的檔案系統管理的意識，因為管理好檔案系統是對歷史遺留事物的負責，同時又對當下實際情況服務，唯有管理好檔案系統，制定相關制度，這樣才會健全數字化的檔案系統，讓一切變得井然有序。

2.2 數字化檔案信息

眾所周知，古人很早就有檔案管理這樣的意識，那個時候人們的家族信息被官方統一記錄跟管理，當時的檔案被稱為卷宗，記錄的材料是竹簡，后來有了造紙的技術，通過紙為載體記錄了更多的信息。延綿至今，我們依舊離不開紙質的檔案，但問題就來了，那么龐大的信息，涵蓋諸多方面，且不說對紙質版檔案管理起來工作量極大，就連我們需要某些檔案信息的時候，在所有的檔案里面進行尋找，即便已經分門別類了，那也需要耗費很多的時間。再細化的來說，利用網絡來載入檔案，要保證網絡的安全性，比如企業內部可以設立一個專屬自己的網絡，并進行加密，并利用計算機技術來對龐大的電子檔案進行系統化的規整，在安全的環境下，我們可以進行新數據的錄入，陳舊數據的篩除等等，當然也更方便查詢數據，以最快的速度找到我們想要的信息。就數字的檔案系統自身而言，技術人員要操作好方方面面，也要考慮很多問題，比如檔案系統的打開方式是否便捷，是否進行了加密的處理，以及信息搜索起來是不是很煩瑣等等這些問題都是技術人員要顧及的，當然，技術人員也可以對信息再細分，做一個搜索的引擎或者說制作一個比較細化的目錄，我相信這些都是很有效的方式。數字化的檔案信息將會給工作和生活帶來巨大的便利。

2.3 提升整體綜合素質

檔案由老式的紙質版遷移到電子版，在功能上雖落差不大，但是在效率和質量上有質的提升，這其中每個團體成員都有義務維護好檔案系統的安全和穩定，我們要提升全員的綜合素質，更好地把握好檔案系統帶來的便捷與效益。舉個例子，在一些單位里，我們可以開展培訓課程，有技術人員向大家講解數字化檔案，并教學怎樣在其中獲取信息以及哪些安全性的問題需要注意，平時也可以建立模擬的電子檔案系統，讓大家進行實際操作，練習一下，熟悉這樣的環境，以上方式對于上了年齡的職員是很有幫助的，因為他們的生活中并不是無時無刻接觸電子用品，所以對于這樣的東西會有點陌生，那么開展這樣的課程和演練對于他們工作的開展有推動的作用，減小了不小的阻力。

3 結束語

檔案對于各行各業都是十分重要的，它通過條理化的信息來給予提示，指導人們做出策略。提升全員素質，竭力實現檔案管理的最大價值。

參考文獻

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