檔案管理工作的重要性

摘 要：在這個(gè)日新月異的新時(shí)代，合理利用各種信息資源對(duì)人們來說愈發(fā)重要。能否完善對(duì)檔案的管理和應(yīng)用，是人們是否可以適應(yīng)當(dāng)今信息化社會(huì)發(fā)展的重要影響因素。檔案自身的價(jià)值在于其所記錄的信息具有保存價(jià)值、真實(shí)性以及完整性，也正因如此，檔案數(shù)據(jù)復(fù)雜并且數(shù)量龐大，檔案管理工作也具有了一定的困難。檔案信息的細(xì)致和客觀為事業(yè)單位提供了有跡可循的原始記錄，為其解決問題、規(guī)劃未來提供了可靠的依據(jù)，因此，務(wù)必要明確檔案管理工作在當(dāng)前階段存在的問題，并加以解決。本文以檔案管理工作的重要性為出發(fā)點(diǎn)，論述了目前本行業(yè)中存在的問題，并站在時(shí)代發(fā)展趨勢的角度提出了相應(yīng)的解決方案，以供專業(yè)人士進(jìn)行參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性

檔案是數(shù)據(jù)記錄的承載體，可以為細(xì)致的數(shù)據(jù)分析提供可靠的參考和依據(jù)。為了適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作理應(yīng)順應(yīng)潮流，做出與之相符合的發(fā)展規(guī)劃。首當(dāng)其沖的便是要認(rèn)清目前的工作存在的短板和弊端，站在時(shí)代發(fā)展的角度上對(duì)其加以改正和修補(bǔ)，從而完成自身的蛻變檔案不僅僅包括事業(yè)單位、工廠的信息，同時(shí)也包括了每一個(gè)工作者的個(gè)人信息，將工作中形成的復(fù)雜多樣的各類信息，在第一時(shí)間進(jìn)行歸類、整理、記錄，這就是檔案管理者的工作，不僅對(duì)促進(jìn)整個(gè)社會(huì)中各項(xiàng)資源利用效率的提高具有非凡的意義，而且能夠在日后事業(yè)單位內(nèi)部復(fù)雜的管理和運(yùn)轉(zhuǎn)中進(jìn)行必要的指導(dǎo)。因此，要更加重視檔案管理工作體系的完善和加強(qiáng)，增加工作效率，務(wù)必要直面當(dāng)前存在的問題，積極提出應(yīng)對(duì)方案，方能促進(jìn)整個(gè)行業(yè)更好地發(fā)展。以下主要圍繞著檔案管理工作的重要性展開簡單的分析與探討。

1 檔案管理工作的意義及其重要性

檔案所記錄的信息具有超乎常人想象的全面性，它覆蓋了每個(gè)人在社會(huì)生活中的方方面面。檔案管理人員可以透過當(dāng)前所擁有的檔案信息，看到事業(yè)單位和社會(huì)中存在的經(jīng)濟(jì)問題和管理問題，并根據(jù)這些信息設(shè)計(jì)出對(duì)一個(gè)事業(yè)單位未來發(fā)展的合理規(guī)劃。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的不斷變遷，對(duì)檔案管理工作的要求不再僅僅是記錄、整理信息，更多的是加強(qiáng)對(duì)其的綜合應(yīng)用和分析。一個(gè)合格的檔案管理工作者應(yīng)該可以通過檔案中的信息合理地整合資源，敏銳地發(fā)現(xiàn)問題，并制定出未來一段時(shí)間內(nèi)的發(fā)展戰(zhàn)略和規(guī)劃。

由于檔案管理具有真實(shí)性和客觀性的作用，且具有相應(yīng)的法律效應(yīng)，這就為檔案管理工作增加了考察依據(jù)的功能，也增加了檔案信息在人們心中的可信度和信服力。

檔案是一個(gè)事業(yè)單位發(fā)展前進(jìn)的重要基礎(chǔ)和見證，是事業(yè)單位最珍貴的資料。檔案記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷程，也記錄了事業(yè)單位內(nèi)一切資金、資源、人力的使用和調(diào)動(dòng)情況，見證了一個(gè)事業(yè)單位的興衰歷程。它不僅保留了事業(yè)單位前進(jìn)路上的每一個(gè)動(dòng)作，也彰顯著未來發(fā)展的道路和方向，是一個(gè)事業(yè)單位規(guī)劃未來目標(biāo)的最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膮⒖肌Ｍ瑫r(shí)也是事業(yè)單位進(jìn)行自我優(yōu)化、自我調(diào)節(jié)的信息保障。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中的問題和弊端

1）檔案管理制度中存在明顯的漏洞。在現(xiàn)行的制度下，松懈的管理標(biāo)準(zhǔn)和破碎的制度體系與嚴(yán)謹(jǐn)、繁雜的檔案管理工作不相匹配，于是往往各行業(yè)都擁有獨(dú)立的管理系統(tǒng)，而缺少一個(gè)總的規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中不規(guī)范的操作頻繁出現(xiàn)，最終影響檔案管理的進(jìn)展和成果。

檔案管理工作從古至今一直存在，歷史悠久。在當(dāng)今社會(huì)，首先和必要的是加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并且增強(qiáng)其管理制度的科學(xué)性，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流。當(dāng)前行業(yè)中傳統(tǒng)的管理方案并不能與高速發(fā)展的社會(huì)相適應(yīng)，不僅限制了檔案管理工作的開展，也使得檔案管理工作的效率日漸低下。當(dāng)前的檔案管理工作缺乏與現(xiàn)代高速發(fā)展的信息科技技術(shù)相結(jié)合，使得檔案的收集、整理、規(guī)劃、查找都被迫提高了難度。其次，由于缺乏有效的檔案工作管理系統(tǒng)，檔案管理工作的開展也停滯不前，造成了檔案管理工作形式簡單、內(nèi)容單一、效率低下的現(xiàn)狀。

2）缺少專業(yè)的檔案管理工作者。檔案管理工作并不是大眾想象的“整理資料”這么簡單，而是一份非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒎止っ鞔_的且具有很強(qiáng)的專業(yè)性的工作。一個(gè)缺少檔案整理工作專業(yè)素質(zhì)的工作人員，不僅自身效率低下，其工作中出現(xiàn)的漏洞還會(huì)直接影響到下一環(huán)節(jié)的工作者，造成連鎖反應(yīng)，使本就繁瑣的工作變得更加困難重重，影響檔案信息的準(zhǔn)確性，從而降低整個(gè)行業(yè)的工作效率。除此之外，如果檔案管理工作者自身缺乏專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，不能清楚地意識(shí)到檔案管理的重要性，其玩忽職守的態(tài)度更會(huì)影響到檔案整理工作的進(jìn)展。增強(qiáng)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)，提升工作者的工作技能，是影響檔案管理工作效率的重要因素。

3 如何提高事業(yè)單位檔案管理工作效率

1）轉(zhuǎn)變工作理念，增強(qiáng)重視程度。要想解決當(dāng)前檔案管理工作效率低下的問題，首先和根本的是要轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)于檔案管理工作落后和陳舊的觀念，要讓檔案管理工作者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和其獨(dú)特的意義。有了這樣的基礎(chǔ)，即可建立起相對(duì)系統(tǒng)的檔案管理工作制度，從而使得檔案管理工作更加科學(xué)化、系統(tǒng)化，提高檔案管理工作的整體工作效率。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案工作者專業(yè)素養(yǎng)的提升。一個(gè)成熟的工作體系中，必不可少的是成熟的工作人員。管理者應(yīng)明確檔案管理工作的意義，挑選合適的、具有一定的專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理工作人員，并給予一定的知識(shí)培訓(xùn)，定期進(jìn)行技能考察，以便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作團(tuán)隊(duì)中出現(xiàn)的問題，在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，從而使檔案管理工作者意識(shí)到這一份工作的重要意義，也使整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)的能力達(dá)到質(zhì)的飛躍。管理者還可以制定適當(dāng)?shù)馁p罰措施，對(duì)于積極學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)、儲(chǔ)備專業(yè)技能的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)于玩忽職守、游手好閑的員工施以相應(yīng)的懲罰。從而提升團(tuán)隊(duì)工作者的工作積極性和工作效率。

3）注重檔案的收集和價(jià)值鑒定工作。想要確保檔案始終保持廣泛性的同時(shí)又具有優(yōu)質(zhì)的檔案內(nèi)容，完善檔案的收集管理和價(jià)值鑒定工作是必不可少的。首先，管理人員應(yīng)積極做好檔案收集的宣傳和號(hào)召，確保事業(yè)單位的相關(guān)部門可以及時(shí)地將自己的有關(guān)信息上交，以便檔案管理工作者可以在第一時(shí)間將檔案信息進(jìn)行整理和歸納，豐富檔案信息的內(nèi)容。其次，檔案管理工作者應(yīng)具有快速從繁雜的檔案信息中篩選出其優(yōu)質(zhì)的、精華的部分的能力。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作者對(duì)于檔案全面性、實(shí)用性和歷史價(jià)值等方面分析檔案價(jià)值的能力，從而使得檔案庫中保存有更多更優(yōu)質(zhì)的檔案，在后續(xù)查找時(shí)也更加地便捷、準(zhǔn)確。

4）靈活運(yùn)用現(xiàn)代化科技。信息化是當(dāng)前社會(huì)的主流，檔案管理工作也應(yīng)學(xué)會(huì)靈活運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使得檔案管理工作更加快捷，從而更加高效地發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值。另外，管理者也可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，提高檔案管理工作的工作效率。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理在當(dāng)今社會(huì)中具有重要意義，但卻存在著諸多問題，限制了檔案管理的前進(jìn)和發(fā)展。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管，完善檔案管理工作制度，必須從根本上提升對(duì)檔案管理工作的重視，提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)，加之與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的結(jié)合，能夠更好地發(fā)揮檔案的作用，使得檔案管理工作更精準(zhǔn)有效地服務(wù)于社會(huì)。

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作者簡介

李春艷（1976-），女，漢族，遼寧北票人，大學(xué)，檔案館員，研究方向：檔案管理。