高校檔案信息化管理工作改革與創新要點

劉亦齊

摘 要：在互聯網快速發展的背景下，高校檔案管理也不斷朝著信息化的方向轉變。在高校管理工作中，檔案管理是重要的工作內容之一，而檔案信息化管理要求更高，其涉及體制、人力、資金、安全等多個方面，加之成本較高，一定程度上會增加高校檔案管理革新的難度。本文主要探討當前高校如何科學有效的進行檔案信息化管理的改革與創新，希望能為相關人員提供一些參考。

關鍵詞：高校;檔案管理;信息化;改革與創新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.083

檔案管理是高校管理體系中重要的組成部分，由于高校涉及的單位人員信息、組織活動信息、相關的社會及國家信息較多，且這些信息較繁雜，一定程度上會增加檔案管理的難度。如果高校仍然保留傳統的檔案管理模式，進行人工填寫檔案記錄建檔、紙質存檔，會帶來諸多不便，如手工填寫會存在錯誤、字跡不清等情況;紙質存檔不利于長時間保存，且在存量較大時會占用較大的空間，不利于后續的查閱和使用等，并不能夠滿足當前高校發展的需求。因此，高校急需要轉變檔案管理模式，借助現代信息技術，進行檔案信息化管理的改革與創新，這是高校順應時代發展的必然要求。

1 檔案信息化管理的重要意義

檔案信息化管理指的是在國家檔案管理部門統一規劃和指導下，充分利用現代信息技術開展檔案管理活動，換而言之，就是利用信息技術將檔案信息進行數字化的轉化，并實現網絡化的管理和電子化的檢索，從而促使檔案管理工作朝著標準化、數字化的方向發展。對于高校而言，通過實現檔案信息化管理，不僅是檔案工作創新的重要體現，也是高校順應時代發展的必然要求，尤其是高校中所涉及的檔案信息較多，通過檔案信息化管理，有利于統一進行檔案的管控，有利于提高檔案管理工作的安全性，也有利于提高檔案的利用效率，進而滿足高校實際發展的需求。

2 高校檔案信息化管理面臨難題

1）管理理念較落后。隨著互聯網的快速發展，大數據、云計算等技術的出現，極大地改變了人們的生活方式，同樣也對高校檔案管理工作造成了沖擊，許多高校借助互聯網技術的優勢，紛紛進行了檔案信息化管理。但是仍然有部分高校對檔案信息化管理缺乏正確的認識，仍然保留傳統的管理理念，不僅不重視檔案管理工作的開展，而且也對檔案信息化管理的投入較少，使得檔案信息化管理工作難以順利開展。同時，雖然有的高校實施了檔案信息化管理，但是只是流于形式，更多還是將眼光著眼于教學質量提升上，雖然這樣無可厚非，但是忽視了檔案信息化管理的重要作用，也未將檔案管理工作與學校健康長遠發展緊密聯系，因此導致檔案管理工作的成效并不明顯。另外，由于互聯網是一把雙刃劍，網絡帶來便利性的同時，也出現許多網絡詐騙等事件，以至于人們對于互聯網保持著質疑和警惕的心理，因此雖然高校信息化檔案管理具有較多的好處，但是從思想上還是會有許多人認為紙質檔案更加安全可靠，這樣的偏見也會阻礙高校檔案信息化管理的進一步推進。

2）信息化水平較低。雖然高校檔案信息化體系具有諸多好處，且許多高校逐漸實行了檔案數字化管理，但是檔案管理的信息化水平較低，主要表現在這幾個方面：一是檔案信息化方式不成熟，存在各類檔案收集不完整的情況，加之重視程度較低，往往會將歸檔工作放在其他工作之后，以至于歸檔工作較隨意，進而出現檔案遺漏、信息不完整等情況;二是檔案管理人員的檔案管理方法較落后，對于檔案的管理，僅停留檔案的收集和歸檔保管上，，雖然許多高校普及運用了電子計算機進行了電腦檔案的管理，但是檔案管理人員并不重視檔案的有效利用，難以真正地實現信息化的檔案管理模式;三是檔案信息化基礎較薄弱，雖然目前許多高校實行了歸檔“雙軌制”，即紙質檔案和電子檔案并行歸檔，但是信息化檔案管理既要有計算機、掃描儀、網絡等硬件支撐，也要有平臺、安全防護等軟件支撐，然而許多高校檔案信息化設備建設較落后，資金投入力度較小，并不能配備完善的信息化設備，以至于電子檔案信息化管理存在諸多漏洞，也不利于檔案管理信息化的推進。

3）專業人才缺失。檔案管理人才欠缺也是導致高校檔案信息化管理難以有效推進的重要因素之一，雖然目前許多高校開設了檔案管理這一專業，重點進行檔案管理人才的培養，但實際上從事檔案管理工作的人少之又少。一方面是因為檔案管理工作的重視程度較低，在用人指標上也就比較少;另一方面是高校在引進檔案管理人員時，往往會因為“裙帶關系”等因素設置檔案管理崗位，也不重視檔案管理知識、計算機、網絡技術等綜合知識的培養，導致檔案管理專業性不強，人才隊伍建設較落后。

3 高校檔案信息化管理改革與創新的策略

1）構建“互聯網+檔案”的管理模式。新時期高校檔案信息化管理的改革與創新，首先需要轉變以往落后的管理理念，充分重視檔案管理工作的開展，并形成現代化的信息化管理觀念，加強檔案信息化管理的建設。當然，檔案信息化建設并不是一蹴而成的，需要長期維護、更新，所以高校需要加大投入力度，充分利用互聯網先進技術，并保持與國家檔案管理部門規范相統一的基礎上，構建出“互聯網+檔案”的管理模式，以此實現信息保存向信息發布、信息共享的方向轉變。比如，某高校借助互聯網技術，搭建了“檔案直通車”“學信查詢”等數據平臺，實現了檔案的共享。另外，在構建“互聯網+檔案”的管理模式時，也要注重檔案信息安全措施的落實，尤其是在信息化時代，網絡信息真假難辨，所以需要高校加強檔案信息化系統的安全防護，應完善信息化基礎設施，包括硬件和軟件，以此保護檔案信息安全，避免出現檔案信息泄露的情況。

2）進一步完善檔案管理制度。高校在推進檔案信息化的進程中，完善的檔案管理制度是必要的先決條件，因此高校還需要進一步加強檔案管理制度的完善。首先，高校領導層要高度重視檔案信息化工作的開展，順應時代發展的變化，轉變管理理念，以此建立起檔案信息化管理制度，確保檔案信息化工作順利進行。其次，將管理規格拔高，包括檔案收集、整理、歸檔及利用等多個工作環節，應在檔案管理制度中明確規定各個工作環節的流程，并利用信息化手段開展檔案工作，以此提高檔案工作的效率。最后，加快紙質檔案向電子檔案的過渡，以數字檔案管理與利用為著力點，加強檔案的收集與管理，并將約束機制、管理指標含括于管理制度中，以此提升檔案信息化管理的規范性和標準性。與此同時，高校也要充分利用大數據、云計算等技術構建檔案數據平臺，并實現跨系統、跨組織的檔案信息協同管理，從而全面提升檔案信息資源的建設水平。

3）加強檔案管理隊伍的建設。檔案信息化管理工作對檔案管理人員的要求較高，高校要想高效開展檔案信息化管理工作，還需要重視檔案管理隊伍的建設。首先，應適當提高檔案管理崗位的門檻，積極引入高端人才，并構建科學的薪酬體系和合理的人才培養機制，以此提高檔案管理的重視程度，促使檔案信息化工作的順利開展。其次，高校要重視對現有檔案管理人員的培訓，定期組織檔案管理人員進行知識與技能的培訓，既要進行檔案管理知識的培訓，也要重視網絡技術運用、信息系統操作等多方面的能力培訓，以此培養出專業的綜合型人才，進而提高高校檔案信息化管理的水平。

4 結語

高校推進檔案信息化管理是順應時代發展的必然要求，高校及時進行管理觀念的轉變，借助信息化手段逐步推進檔案信息化工作的高效開展，與此同時也要做好檔案信息安全管理工作，從而提升檔案管理的水平與質量，進而更好地為高校發展提供信息服務。

參考文獻

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