關于文書檔案管理工作中存在的問題分析及對策探討

趙盼盼

摘 要：文書檔案管理對于各個企事業單位來說都是十分重要的工作，其反應了企事業單位的發展歷程、歷史痕跡以及各項工作決策等。但是當前我國很多企業對文書檔案管理卻并不是十分科學，在實際管理中還面臨很多問題，這導致文書檔案的價值難以有效發揮。本文對這些問題進行了總結，并根據現實情況提出一些完善措施，希望能夠為文書檔案管理工作的順利開展提供一些有利作用。

關鍵詞：文書檔案管理;問題;完善措施;價值

近年來，雖然我國市場經濟的競爭更為激烈，各個行業的創新發展步伐不斷提升，但是我國很多企業文書檔案管理的質量卻出現了下滑的現象，這導致企業持續發展受到了不利影響。為了提升文書檔案管理的有效性，必須要加強這方面工作的研究，構建科學的文書檔案管理制度，并積極引入現代化管理技術。只有促進文書檔案管理效果的提升，才能夠更好地反應企業的發展歷程，對各個方面的數據信息進行科學記錄，為企業持續穩定發展做好保障，所以加強這方面的研究意義重大。

1 文書檔案管理的概述

1.1 文書檔案管理的含義

文書檔案是企事業單位在日常發展過程中產生的，由通用文書轉化而來的檔案，如報告、決定、指示、命令、信函、批復、請示、計劃、簡報、總結等。因為不同企事業單位的發展模式不同、業務內容也不相同，所以其文書檔案都具有自身的獨特特征，但是它們之間也具有共性，即都屬于企事業單位的檔案信息，反應了企事業單位的發展歷程、決策規劃等。而文書檔案管理則指的是由專門的部門或者專門的崗位對這些檔案信息資料進行分類存放、保存的活動。因為文書檔案關系到企事業單位的整個發展歷程，所以對其進行保存十分重要，各個企事業單位都應當設置專門的部門或者崗位對這些信息進行科學保存。

1.2 文書檔案管理的特點

1）規范性特點。文書檔案對規范性有較高的要求，要結合具體的情況、內容等進行檔案信息的搜集，并嚴格依據規定來開展文書檔案管理工作，避免出現檔案管理混論、內容缺失的現象。可以說規范性是文書檔案管理的特點，同時也是其要求，規范性管理涉及很多方面的內容，比如文書檔案收集、整理的規范、保存的規范等，要想提升規范性管理的效果，就必須要從各個環節入手進行細化管理，各個環節都能夠規范化管理。

2）保密性特點。文書檔案具有一定的保密性要求，沒有權限的人員禁止查看檔案，只有權限范圍內的人員才能夠對檔案信息進行查閱。首先，對檔案原始性提升重視度。一旦形成紙質文書檔案，那么原始文件中所包含的內容和形式就不再變化，相關人員可以通過這些文件信息進行原始性確認。而假設形成的是電子式文書信息，那么其內容和形式往往容易發生變化，也會缺乏原始性特征。其次，針對電子檔案信息要做好加密。通常來看，電子文件更容易遭受攻擊，容易丟失或者被更改等，所以必須要對電子文件的加密性提升重視度。

3）多樣性特點。文書檔案記錄了企事業單位各個層面的信息和內容，涉及行政管理、會計檔案、黨群管理等諸多內容，也正是如此使得其具有多樣性特征。而也正是因為其具有多樣性特征，所以導致文書檔案管理具有更高的復雜性，企業文書檔案管理者在開展管理工作的過程中要做好分析，嚴格依據規章制度以及各個環節工作的特殊情況進行管理，在遵循其多樣性特征的同時提升管理的有效性。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

當前我國很多企事業單位在文書檔案管理中都面臨諸多問題，這些問題如果得不到有效解決，那么不僅會導致文書檔案管理效果低下、檔案信息難以被有效利用，而且還會對企事業單位未來的持續發展帶來較大隱患，因此做好這些問題的解決十分迫切。

2.1 對文書檔案管理的重視度低下

由于文書檔案管理屬于企業的后勤工作，與企業的經濟效益以及業務等并沒有較大的直接關系，所以當前我國很多企業領導對文書檔案管理工作并不重視，在運行中往往將更多的精力和注意力放在業務和經濟活動中，導致文書檔案管理難以得到強有力的支持，影響了該部門工作的開展。還有一些企業領導沒有認識到文書檔案管理的重要性，僅僅認為其就是對相關資料進行收集和保存的，只要求管理者對文件資料進行簡單存放就行了，不對其做出規范性要求，導致該項工作僅僅是從口頭上得到了肯定，卻并沒有真正得到各個部門的重視，各部門員工對文書檔案管理者不配合，難以及時為其提供原始文件，影響了文書檔案管理的有效性。在這種背景下，文書檔案管理者面臨著嚴重的心理壓力，比如在有關部門收集信息，而得不到配合，在再三催促下，很長時間才能夠將信息傳遞過來，且各部門對文書檔案管理者不夠尊重等，都導致其工作變得難上加難。在這種背景下，企業領導必須要做出改變，對該項工作深化認識，否則將難以起到更好的文書檔案管理效果。

2.2 文書檔案管理制度不完善

文書檔案管理工作的有序開展離不開科學的制度做保障，然而當前我國很多企業卻并沒有構建科學的文書檔案管理制度，比如僅僅是從口頭上對文書檔案管理工作進行了要求，沒有針對每個崗位、每個人員等進行職責任務劃分，也沒有構建對應的規章制度，導致文書檔案管理者在開展工作的時候沒有明確的依據來參考，工作存在一定的盲目性。還有一些企業雖然構建了文書檔案管理制度，但是這些制度通常較為老化，沒有隨著企業的快速發展及時得到完善和調整，難以與企業現實發展步伐相一致，也導致制度流于形式，無法為文書檔案管理者提供參考。另外，還有很多企業沒有對檔案收集、保護、保密、借閱等各個環節的流程進行健全，導致該項工作的開展面臨著混亂的現象，也影響了工作的順利開展，導致文書檔案管理存在編號不規范、案卷目錄缺失、管理混亂等情況。

2.3 文書檔案管理信息化建設缺失

當前我國很多企業在開展文書檔案管理工作的時候，都是由檔案管理者到各個部門進行信息的收集，并對這些信息進行分類、篩選和保存等，因為隨著企業業務規模的擴大、經營范圍的擴大，文書檔案信息也更多，所以文書檔案管理者面臨著繁重的工作壓力。信息化建設雖然能夠緩解文書檔案管理者的工作壓力，使其工作被分解，但是很多企業都因為信息化建設成本高、對該項工作重視度不夠等原因而沒有引入全面的信息化系統，這樣繁重的任務落在文書檔案管理者身上，導致他們身心疲勞，不僅文書檔案管理的效率低下，而且在檔案管理中很容易出現錯誤，難以實現工作質量的提升。還有一些企業雖然構建了文書檔案信息化系統，但是這些系統存在一定的“封閉”性，僅僅是在文書檔案部門內部使用，難以與企業其它部門實現融合，整個企業缺乏系統性、一體性信息化系統，也不利于文書檔案管理工作的開展。

2.4 文書檔案管理者的綜合素質有待提升

文書檔案管理者綜合素質高低直接影響了該項工作的開展效果，當前我國很多企業的文書檔案管理者都存在綜合素質低下的問題。比如一些企業在招聘文書檔案管理者的時候不設定錄用標準，認為該項工作沒有技術含量，只有有人應聘，只對其進行簡單考核就對其進行錄用，且在錄用之后不對其進行培訓，導致員工的專業化技能欠缺，在文書檔案管理過程中很容易出錯。還有一些企業雖然文書檔案管理隊伍較為穩定，且構建了明確的工作標準和流程，但是因為企業是處于不斷發展過程中的，企業不注重對文書檔案管理者進行系統培訓，也導致他們的專業技能落后于企業發展，無法為文書檔案管理工作創新帶來好處，影響了工作效果。

3 文書檔案管理工作問題的解決措施

要想促進文書檔案管理工作效率的提升，促進檔案信息價值的更好發揮，就必須要對其管理中存在的問題進行深入分析，結合企業的現實發展情況構建對應的解決措施。針對上述存在的問題，本文提出了如下幾個解決措施：

3.1 提升對文書檔案管理工作的重視度

雖然企業文書檔案管理工作并不會為企業帶來直接性收益，但是其是企業發展中不可或缺的一部分，會影響企業決策的制定，影響其戰略規劃的設立等，所以企業領導應當對該項工作提升重視度，要明確其對于企業發展的價值和重要意義，適當在該項工作中分配時間。第一，企業領導自身要對文書檔案管理工作提升重視度，明確其重要價值和意義。在日常運行中不僅要在業務、業績等方面提升重視度，同時還要在文書檔案管理上花費一定的時間，加強部門建設和教育，提升部門的凝聚力。第二，企業領導要為各個部門員工進行宣傳和教育，使各個部門都能夠對文書檔案管理提升重視度，在日常工作中積極配合文書檔案管理部門開展工作，及時為其提供有關的信息和材料等。文書檔案管理與各個部門都存在直接關系，只有大家共同配合與協調，才能夠起到更好的效果。第三，要對文書檔案管理工作進行分解，并為部門設定階段性工作目標，對文書檔案管理者進行鼓勵，使其有更大的工作積極性和動力，促進工作質量的不斷提升。比如可以制定周目標、月目標等，在部門完成目標之后進行鼓勵或者獎勵，激發員工的工作積極性。

3.2 構建科學的文書檔案管理制度

企業要結合自身的運行情況來構建文書檔案管理制度，由于文書檔案管理部門需要與其它部門經常性進行聯系和溝通，所以所構建的文書檔案管理制度也要與其它部門具有一定的協同性，實現各個部門管理制度的融合，更好地為檔案管理者提供便利。要提升制度的科學性和詳細性，對文書檔案管理各個環節的工作都進行詳細規定，為文書檔案管理人員提供明確的工作流程、標準等，不斷提升其工作的規范性。同時，還要結合企業的規模大小、業務量等進行文書檔案管理部門的設定，做好工作崗位的設置，并對各個崗位合理安排工作內容，做好工作職責的劃分，使各位人員都能夠分工明確，有序開展工作。另外，企業還要定期對自身的文書檔案管理制度進行更新，診斷其有無與企業的發展相符合，是否存在不科學的地方等，如果發現哪些環節存在問題，要及時對其進行改進，使制度與企業發展保持一致，提升制度的規范性和操作性。

3.3 加強文書檔案管理信息化建設

文書檔案管理信息化建設是一項重要工作，在當前信息化快速發展的過程中，企業也應當加強這方面的建設，提升文書檔案管理的信息化水平，這樣不僅能夠緩解文書檔案管理者的工作壓力，而且還可以使其工作更為規范，提升工作效率。這就要求企業領導要結合自身的實際情況進行信息系統的構建，要實現信息系統與其它部門系統的銜接，增強各個部門的協調性，使文書檔案管理者更好地借助于系統來開展工作。比如可以通過系統與其它部門進行溝通，相關部門在系統中上傳自身的信息，文書檔案管理部門通過系統對信息進行搜集或者進行處理等，節省溝通時間，提升文書檔案管理的有效性。同時，還可以借助于系統自動對信息進行篩選、分類等，也能夠緩解文書檔案管理者的工作壓力，使其有更多的時間來思考如何對現有工作進行優化和創新，不斷提升工作成效。這就需要企業根據自身的實際情況來構建信息平臺，比如可以引入OA系統或者其它的有關系統等，通過系統實現各個部門的銜接，在系統中設定對應的入口，各個部門可以在自身的職責范圍內進入到系統進行信息提供等。另外，在新時代背景下，各種新媒體不斷涌現，文書檔案管理者也可以借助于新媒體來匯總或者收集信息等，通過新媒體減輕工作壓力，提升工作成效。

3.4 不斷提升文書檔案管理者的綜合素質

第一，企業領導要把好招聘關。雖然文書檔案管理工作并不需要較高的技能，但是其對員工耐心、信心等方面的要求較高，由于該項工作較為繁瑣、枯燥，所以員工必須要耐得住枯燥，能夠在繁瑣的事項中穩下心來開展工作。這就需求企業在招聘的時候對應聘者進行全面了解，明確應聘者的專業化技能的同時，對其職業態度、工作態度等進行了解，盡量選擇更符合該項工作要求的人員。第二，企業要定期對文書檔案管理者進行培訓，為其灌輸新知識和新技能，使其專業化技能得到更新，知識體系得到完善，更好地開展這一工作。比如可以培訓專業化技能有關的知識，也可以培訓職業素養等有關的知識，實現文書檔案管理者的持續穩定發展，打造專業化文書檔案管理團隊。第三，構建激勵措施，鼓勵文書檔案管理者自主學習新知識和新技能，并定期對其進行考核，做出獎懲，激發各位人員參與學習的積極性和動力，在企業中形成良好的自主學習氛圍。在構建激勵措施的時候要做好員工心理狀態的詳細分析，并且所設定的獎勵和懲罰措施要盡量人性化，避免過于生硬，使員工感受到企業的人性化程度，提升自主學習的積極性和動力。

4 結束語

文書檔案管理工作是一項系統化工作，涉及很多細節性內容，不僅需要良好的制度來約束和規范管理者的行為，為其提供有力的參考依據，還需要加強信息化建設，使該項工作與時代發展趨勢更為符合，滿足企業新時代背景下的發展需求。同時，還要注重對文書檔案管理者的培訓，使其不斷提升專業化技能，更好地迎合企業發展，為文書檔案管理工作的創新帶來更有力的作用。本文結合實際情況從四個方面出發提出文書檔案管理工作優化的措施，希望能夠為相關人員提供一些參考依據。

參考文獻

[1]楊爽.探析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].中國科技投資，2017（19）.

[2]王凱博.文書檔案管理中存在的問題及對策[J].黑龍江科學，2020（01）.

[3]戴桂芳.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].赤子，2017（24）.

[4]賈苗.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].赤子，2018（14）.