數字化管理人事檔案若干問題的思考

劉爽

摘 要：結合干部人事檔案數字化管理的實際，探索在安全的管理干部人事檔案的同時，加強檔案管理人員的思想政治教育，采取有效地安全保護措施，更好地提高工作質量和工作效率，確保工作的準確無誤，科學高效的完成人事檔案的數字化工作。

關鍵詞：數字化管理;人事檔案;優勢

干部人事檔案的管理核心是確保人事檔案材料的真實性、可靠性。只有真實、可靠的檔案信息才能為組織人事部門提供更加科學的決策依據。近年來，我國曝光的個別黨員干部檔案中出現了涂改造假等現象，改年齡，造假學歷，對社會的影響極其惡劣。這些事件的出現，也體現出了檔案管理人員的政治素質不高，職業道德嚴重缺失，也體現了干部檔案管理中存在著一定的安全漏洞，為了解決這些安全隱患，更好地提高檔案管理的水平，數字化檔案管理已迫在眉睫，是當前的主要趨勢。數字化的檔案管理，才能提高人事檔案的管理和利用水平。但是數字化管理還面臨著許多問題，需要我們進一步的研究和解決，這樣才能更好地使檔案數字化管理。

在市場經濟環境的影響下，傳統人事檔案的管理模式已經越來越無法與當前的人事管理工作相適應。在當前的信息時代的環境下，網絡已經成為人們工作、學習和生活中不可或缺的工具，人事檔案的管理，也必須運用網絡信息技術來推動和加快數字化人事檔案的發展。才能更好地為檔案的管理者和使用者提供更加便捷和高效的檔案信息服務，有效地提高人事檔案管理工作的使用效率，更好地發揮出人事檔案的價值。

1 數字化管理人事檔案的優勢

1.1 可以有效地保護紙質板檔案，有效地縮短查找檔案的時間

在數字化管理人事檔案工作中，通過掃描檔案來實現檔案的數字化管理，并將掃描的人事檔案上傳到計算機中，形成電子版的人事檔案，這樣不僅僅實現了對紙質版檔案的有效保護，而且還擴大了人事檔案的使用范圍，為相關工作人員對人事檔案的查找、更新提供更多、更便捷的途徑。

1.2 電子存儲，有效防止涂改

紙質版檔案經過掃描后，形成的電子版人事檔案，在日常使用中，有效地保證紙質版檔案的安全。數字化管理人事檔案，可以實現對檔案信息的有效備份，確保了數字化檔案與紙質版檔案信息的一致性。在對人事檔案進行處理的過程當中，必須分批次進行處理，對于要修改的檔案，要經過多位領導審核批準后，方能修改。這樣有效地保護了人事檔案。

1.3 實現數字化管理，有效降低工作強度

在傳統的人事檔案管理工作進行中，不僅需要花費大量的時間精力整理和歸納檔案，若是某一環節出現失誤，無法確保整體檔案管理工作的實際效果。但是在檔案管理中引進數字化技術的科學應用，能夠結合數字化技術的應用構建完善的檔案管理系統，有效縮減管理工作中一些并不是很重要的環節，也就是有效降低管理工作人員的工作強度，同時有助于提高檔案管理工作水平和效率。

1.4 應用數學化模式有效實現檔案共享，便于收集檔案數據與資料

隨著經濟和科技的不斷發展與革新，數字化技術的應用在社會很多行業中有著普遍的應用，結合數字化技術的應用創建合理的數字化模式，在人事檔案管理工作中通過數字化模式的應用有效實現不同部門及不同部分的檔案之間的共享。畢竟不同部門的工作職責和工作任務是有明確劃分的，所以結合數字化模式的應用便于收集不同部門及不同部分的數據與資料，同時還能及時發現和掌握人事檔案管理的最新動態，當人事檔案數據出現失誤的時候還能夠應用數字化管理技術進行更新和修正，確保人事檔案的真實性和完整性。

2 數字化管理檔案面臨的問題和解決辦法

2.1 加強事業單位人事檔案的管理意識

在當前數字化人事檔案建設進程推動過程中，需要全面地提高數字化人事檔案管理的意識，加快數字化檔案管理理念的轉變，在實際的工作中，能夠嚴格地按照相關要求，更好地將人事檔案的信息實時更新，強化對數字化人事檔案的監督，為數字化管理人事檔案奠定良好地基礎。尤其是應當加強檔案管理工作人員專業知識與技能的培訓，組織管理人員參與專業技能培訓活動，增強管理人員對數字化的全面認知，不斷提升管理人員的工作水平，才能有效保障數字化人事檔案管理的實際效果。

2.2 建立健全大型的數據庫

在數字化人事檔案管理的推進過程中，根據各個單位的自身情況，對紙質版人事檔案內容進行編輯，并通過建立完成的人事檔案數據庫，將人事檔案的信息轉換成數字化的形式，導入到電腦中，實現紙質版檔案與數字化檔案信息一致性。建立健全人事檔案信息的管理系統，是由前臺與后臺操作系統共同組成的，前臺的系統主要為工作人員提供檔案信息的完善與修改工作，這樣可以保證檔案信息的錄入與存儲的完整性。后臺系統則用于信息的檢索與查詢。在人事檔案信息數字化建設的過程中，大型的數據庫建立是必不可少的硬件基礎，實現信息的載入與存儲，為人事檔案的管理工作提供更加便捷的途徑，可以更加全面的提高人事檔案信息的管理。

2.3 建立健全人事檔案管理的安全機制

為推進人事檔案數字化管理的建設進程，應有完善的安全管理機制。事業單位的人事檔案會涉及很多的保密信息，檔案的管理人員應根據需求，對檔案管理的安全系統進行健全，積極做好檔案信息的備份工作，保障人事檔案存儲工作的安全性。同時，要對檔案管理人員進行法律法規的教育工作，要意識到工作的重要性。數字化管理檔案，要使用互聯網，所以必須利用安全防護措施避免第三方攻擊，避免信息的泄密問題，要嚴格按照相關的要求使用電腦。加強人事檔案管理數字化建設，結合數字化技術和信息技術構建完善的檔案保護系統，并安排專業技術人員做好網絡維修工作，確保系統的安全和穩定運行，同時需要嚴格要求工作人員依據相關法律法規進行人事檔案管理工作，實現數字化人事檔案管理的安全性和時效性。

2.4 提高人事檔案管理人員的素質

數字化管理人事檔案水平的高低與檔案管理人員的素質有密切的關系。檔案管理人員中年齡普遍偏大，對于新的知識接受能力偏低，尤其是對數字化檔案管理模式的認知不夠清晰，這對數字化人事檔案的管理工作帶來了很大的影響。因此，要注重對人事檔案管理人員的業務培訓工作，要經常開展計算機使用的培訓，使檔案的管理人員能夠準確地掌握計算機的相關知識，并且能夠靈活地運用到檔案的數字化管理中，從而提高數字化管理檔案的效率和質量。

3 根據工作實際，制定檔案數字化管理的相關規章制度

為了防止工作中出現盲目性、隨意性。結合工作的實際，從管理檔案、業務培訓、技術指導三方面提出并完善人事檔案數字化標準的規范體系，以確保電子檔案信息的采集、存儲等方面工作能夠有章可循，職責更加明確，也確保了數據更加準確、真實、規范和統一。

數字化管理檔案已經成為大勢所趨，因此，事業單位更要重視人事檔案的數字化建設，積極地轉變觀念，重視檔案管理人員的培養，全面地提高人事檔案數字化管理的水平，從而推動人事檔案的管理工作。

參考文獻

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