“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究

摘 要：隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速提升，使各行各業(yè)的辦公模式，發(fā)生了翻天覆地的變化。為了順應(yīng)時代的發(fā)展規(guī)律，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”的特點(diǎn)及優(yōu)勢，進(jìn)行科學(xué)合理的創(chuàng)新。使檔案管理的整體水平得到顯著提升，為人們的不同需求提供更好的服務(wù)。筆者利用“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)單位檔案管理的基本概況，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的主要作用，通過我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀及常見問題，淺談一下事業(yè)單位檔案信息化管理的創(chuàng)新策略與方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;互聯(lián)網(wǎng)+

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.101

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)單位檔案管理的基本概況

無紙化辦公模式是互聯(lián)網(wǎng)時代的一大特征，在事業(yè)單位的日常工作中，得到了較好的推廣。而事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，主要是將數(shù)字技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)手段融入到日常工作中，使工作從實(shí)體向信息化的方向發(fā)生轉(zhuǎn)變。不僅能夠顯著提高檔案管理工作的整體效率，還可以降低工作過程中的各項(xiàng)錯誤，令事業(yè)單位的檔案管理能力得到極大的提升。但在實(shí)際的工作過程中，由于硬件設(shè)備、人員能力和軟件水平等因素的影響，令事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)遭遇重重阻礙，使檔案管理工作的開展受到了極大的影響[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的主要作用

2.1 遠(yuǎn)距離傳輸信息

在以往的事業(yè)單位檔案管理工作中，進(jìn)行檔案信息的查閱，需要親自到檔案處理中心，按照對應(yīng)的編號才能夠進(jìn)行查閱。而通過檔案管理工作的信息化建設(shè)，能夠僅憑幾個重要的關(guān)鍵詞，就可以在數(shù)據(jù)庫中快速鎖定需要查閱的內(nèi)容。不僅實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)距離的信息傳輸，滿足了隨時隨地查閱信息的需求。還節(jié)約了檔案信息查閱的整體時長，為用戶帶來更好使用體驗(yàn)[2]。

2.2 實(shí)現(xiàn)資源共享

資源共享功能的建立，使事業(yè)單位各部門之間的協(xié)調(diào)能力，得到顯著有效的提升。為事業(yè)單位日常工作的開展，奠定了良好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。當(dāng)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)資源共享以后，能夠極大程度地提高事業(yè)單位各部門的辦公效率，并使檔案管理工作中的各項(xiàng)錯誤顯著減少。令事業(yè)單位的工作滿意度，也得到了顯著的提升[3]。

2.3 降低工作強(qiáng)度

事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，能夠簡化日常管理工作中的具體流程，使管理人員的工作強(qiáng)度大幅度降低。而且將人工模式的檔案管理，轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的管理模式，能夠使事業(yè)單位各類檔案的存儲時間得以延長。并配合檢索功能的應(yīng)用，使一些年代久遠(yuǎn)的檔案信息，在短時間內(nèi)就能完成查閱，極大程度提升了事業(yè)單位檔案管理的整體水平[4]。

3 我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀及常見問題

3.1 相關(guān)設(shè)備不齊全

在事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際工作中，主要面臨設(shè)備不齊全、軟件水平低、管理風(fēng)險(xiǎn)高和資源利用率低四個問題，使信息化建設(shè)出現(xiàn)了停滯不前的現(xiàn)象。隨著文件信息數(shù)量的日趨增多，令事業(yè)單位檔案管理的整體工作量逐漸加大。而掃描和微縮等先進(jìn)技術(shù)的誕生，為事業(yè)單位的檔案管理工作，提供了全新的發(fā)展方向。但設(shè)備不齊全和軟件水平低，使信息化管理成為一種口號，無法落實(shí)于事業(yè)單位的檔案管理工作中。并嚴(yán)重阻礙了檔案管理的信息化建設(shè)，令事業(yè)單位其他部門的工作受到了極大的影響[5]。

3.2 管理風(fēng)險(xiǎn)較高

事業(yè)單位檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)，存在于外部和內(nèi)部兩個方面。外部風(fēng)險(xiǎn)是指檔案室物品存放的具體情況，當(dāng)檔案室存放過多易燃易爆物品時，極容易引發(fā)火災(zāi)問題的發(fā)生，令檔案管理工作的開展受到嚴(yán)重阻礙。而內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)主要是指通過計(jì)算機(jī)設(shè)備存儲檔案信息時，經(jīng)常會受到網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的侵?jǐn)_，極容易導(dǎo)致檔案信息的丟失和竊取，使公民的合法權(quán)益面臨巨大的損失。部分檔案管理人員缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，思想意識也比較薄弱，無法滿足檔案管理工作信息化建設(shè)的實(shí)際需求。

3.3 信息資源利用率低

在事業(yè)單位檔案管理工作中，常常會出現(xiàn)“重存輕用”的現(xiàn)象，令信息資源的利用率顯著降低。導(dǎo)致“重存輕用”現(xiàn)象的主要原因，是由于事業(yè)單位的工作人員未深刻意識到檔案存在的價值，只將重點(diǎn)放在了檔案信息的存儲方面。使一些本可以推動事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要信息，處于長期存儲的狀態(tài)之中，未發(fā)揮出實(shí)際的有效價值。

4 事業(yè)單位檔案信息化管理的創(chuàng)新策略與方法

4.1加大資金投入

為了加快事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)通過加大資金投入的方法，利用先進(jìn)的硬件設(shè)施提升整體的管理水平。并通過優(yōu)化軟件的方法，使事業(yè)單位檔案信息化管理水平，得到進(jìn)一步的提升。將信息化管理的建設(shè)方針，切實(shí)貫徹于事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際工作中，令工作效率得以顯著提高。

4.2 增強(qiáng)人員培訓(xùn)

通過開展系統(tǒng)化培訓(xùn)的方式，提高工作人員的操作水平，能夠從根源上加快檔案管理的信息化建設(shè)速度。并使檔案管理工作，趨向科學(xué)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。而加強(qiáng)工作人員的安全防范意識，可以降低檔案管理工作中的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，避免檔案信息被竊取或盜用的現(xiàn)象的發(fā)生。使事業(yè)單位檔案管理工作的整體能力，得到顯著有效的提升。

4.3 完善信息數(shù)據(jù)庫

從檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合事業(yè)單位的自身現(xiàn)狀，將各類信息資源全面的匯總整合，建立健全一個專屬的信息數(shù)據(jù)庫，能夠使信息資源的利用率得到有效的提升。在建立信息數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)著重注意信息資源的更新和分類，使數(shù)據(jù)庫內(nèi)部信息與外界的實(shí)際情況相符合，為用戶的查閱和內(nèi)部人員的辦公提供便利。除此之外，通過建立窗口的方式，能夠?qū)⒂脩舭凑詹煌男枨筮M(jìn)行合理分類。既能夠加快檔案處理的工作效率，又可以提高用戶的滿意度。為事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，提供良好的助力。

5 結(jié)語

通過對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下事業(yè)單位檔案管理工作的深入了解，可以發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)不僅能夠加快工作效率，還可以降低工作過程中的各項(xiàng)錯誤。并實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸和資源共享的效果，令事業(yè)單位檔案管理的工作水平得到大幅度的提升。而面對實(shí)際工作中的一系列問題，通過加強(qiáng)人員培訓(xùn)、完善數(shù)據(jù)庫和加大資金投入等措施，能夠?qū)⒏黜?xiàng)阻礙予以清除。為事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，奠定良好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣思敏.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對醫(yī)院基建檔案信息化發(fā)展帶來的改變[J].城建檔案，2020（07）：94-95.

[2]程良平.探討“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外，2020（15）：44-45.

[3]曾超.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：123-124.

[4]喬玉欽.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理的探析[J].中國市場，2020（10）：200+202.

[5]辛克盛.探討“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校人力資源檔案管理的工作時效性提升研究[J].辦公自動化，2020，25（07）：27-29.

作者簡介

孫明艷（1973-），女，漢族，河南周口人，大專，中級館員，漢語言文學(xué)專業(yè)，研究方向：檔案管理。