試論基于規范化視角下的文書檔案收集與管理策略

欒俊朋

摘 要：文書檔案收集與管理是一項十分重要的工作，關系到企業的持續穩定發展，但是當前我國很多企業對文書檔案管理的重視度卻不夠，導致文書檔案管理缺乏規范性。本文從這一視角入手，探究企業文書檔案收集與管理的現實情況，找出優化其收集與管理的策略，希望能夠為我國企業文書檔案管理更為規范、科學、高效提供有利作用。

關鍵詞：規范化;文書檔案管理;持續穩定;策略

從規范化視角下探究企業文書檔案收集與管理，能夠對該項工作的每一個流程、環節等都進行規范化管理，使文化檔案管理不再是傳統模糊、混亂的管理局面，而是井井有條、有章有序，這不僅有助于企業內部管理優化，提升內部運行的穩定和規范性，而且還有助于企業綜合競爭力的提升。不過規范化管理是一項系統性的工作，文化檔案管理部門與其它各個部門之間都存在十分緊密的關系，所以不僅僅要求要對文書檔案管理部門進行規范化建設，還要對其它部門也進行規范性建設，在企業內部形成規范工作、嚴格遵守制度的良好氛圍，促進企業內部運行更為科學。

1 文書檔案收集與管理的概述

1.1 文書檔案的含義

文書檔案是企業在長期發展過程中所形成的能夠反應企業發展歷程、規劃決定、發展目標的各項文件，比如有企業中的命令、決定、批復、報告、請示等。要想對文書檔案進行更為全面地理解，就應當從兩個方面進行分析，即“文書”、“檔案”，文書指的是從事公文工作的崗位，“檔案”則指的是企業發展中所產生的各類資料信息，其包括企業發展歷程信息、職工檔案信息等。而綜合來看，文書檔案就是指與企業文書工作有關的檔案信息，也就是上述我們所提到的報告、決定、命令、請示等文件。

1.2 文書檔案收集與管理的重要性

在企業發展過程中文書檔案的類型是比較多的，這些不同種類的文件都是企業發展變化的反應，不僅體現了企業的發展歷程，而且是對企業各項決策、發展目標的反應，能夠為企業領導提供重要的參考價值，使其對企業的過去、當前、未來進行系統分析，做出科學的決策和規劃，所以加強文書檔案管理的意義重大。

1）有助于企業的持續穩定運行。企業的持續穩定運行離不開科學的規劃和布局，當前在我國市場經濟不斷發展的過程中，企業所面臨的競爭壓力更大，很多企業領導開始認識到系統布局的重要性，而在企業布局和規劃中文書檔案則發揮著較大的作用，如果企業領導沒有文書檔案來參考，那么就難以對企業各個時期的具體發展情況進行深入對比和了解，就不能明確企業的未來發展趨勢，從而難以做出科學規劃和布局。而通過文書檔案的收集與整理，則可以為企業領導提供清晰完整的檔案信息，促使其深入、全面地了解企業的發展情況，把控發展大局，做出系統規劃，為企業持續穩定運行做好基礎。

2）有助于增強企業的綜合競爭力。當前企業的競爭已經不再僅僅局限于產品和市場的競爭，更多的是對人才和內部創新管理的競爭，而在企業內部管理過程中文書檔案信息則是重要部分，通過有效對文書檔案信息進行搜集和管理，能夠使各個環節的工作更為穩定有序，及時通過檔案信息了解各個部門運行中存在的問題，從而能夠及時對其進行改正，這就能夠實現各個部門內部運行的規范化，帶動企業綜合競爭力的不斷提升。

2 當前我國企業文書檔案收集與管理過程中面臨的問題

當前我國很多企業在對文書檔案進行收集與管理的時候都存在問題，這些問題對于企業運行的規范性帶來了不利影響，迫切需要

改善。

2.1 文書檔案收集與管理缺乏規范性

文書檔案收集與管理是否規范有序直接影響了收集與管理的最終效果，也會影響到企業的穩定運行。從當前的現實情況來看，很多企業因為對文書檔案管理不夠重視，所以對這方面的制度建設不夠明確，現有制度具有較大的滯后性，無法與企業的實際發展相協調，導致員工在開展文書檔案收集與管理工作的時候沒有規范的參考標準和依據，最終造成文書檔案收集與管理混亂的現象。還有一些企業領導的思想觀念較為固化，認為文書檔案與管理部門屬于后勤部門，在企業發展中不會直接產生經濟效益，從思想上對該部門較為輕視，也導致部門工作的開展得不到配合和支持，影響了規范化建設的進程。還有一些企業單位沒有為文書檔案留足夠的保存空間，導致檔案資料的存放受到了限制，很多資料的存放都較為散落，甚至一些資料沒有分類就直接堆放在四處，難以對檔案管理進行有效落實，在這種背景下導致很多檔案沒有及時得到收集，影響了信息的完整性。而因為管理上的混亂、空間的限制等這些文書檔案長期混亂堆放，企業領導無法對其進行運用，也影響了其價值的發揮。

2.2 信息化建設滯后

文書檔案是企業中的重要文件資料，而傳統紙質版的文書檔案往往存在難找、難分類、難運用的特點，即便是能夠分類存放，也往往因為需要長時間尋找而不會對其進行運用，這樣就不利于檔案價值的全面發揮。而通過信息化建設則可以借助于信息系統直接對文書檔案信息進行調取，或者對相關部門進行傳遞，滿足各位企業領導的運用需求，這不僅可以節省尋找時間，提升文書檔案信息的流通速度，促進其利用率的增強，而且還可以實現管理的規范化。但是當前我國很多企業卻并沒有對文書檔案部門構建科學的信息系統，很多企業依然是采用傳統紙質的形式對文書檔案進行管理。究其原因是多方面的，比如企業領導的思想觀念落后，沒有認識到文書檔案信息化收集與管理的便捷性，不注重信息系統的構建;考慮到信息化成本較高，不想在這方面花費較多資金等。另外，文書檔案管理信息化建設是一項系統工作，不僅僅涉及文書檔案管理部門的工作流程、步驟等改革，還涉及企業部門的工作流程改革，所以其需要花費更多的時間，做好長期規劃與建設，具有較大的復雜性，這也使得很多企業領導望而生畏。要想促進文書檔案管理的規范化開展，就必須要構建信息化系統，這是當前迫切需要解決的問題。

2.3 對文書檔案收集與管理的監督不夠

文書檔案收集與管理工作的高效開展還離不開科學的監督體系，企業領導要重視對其的監督，結合現實情況構建對應的監督體系，這樣才能夠及時找出該部門員工在工作中存在的不足和問題，并及時引導其對問題進行改正和解決，從而提升文書檔案管理的規范性。但是當前我國很多企業都僅僅是對文書檔案收集與管理工作進行了口頭要求，不僅制度缺失，而且不構建監管體系，導致員工在日常工作中存在得過且過的心理，即便是發現了某方面工作的缺陷，也懶于改正，時間一久這些錯誤越釀越多，堆積如山，更是無人更改，直接影響了部門和企業整體的持續運行。適當的監管并非對員工的約束，而是對其進行鼓勵和引導，使其有明確的工作目標，明白自身工作中的優勢和不足，并積極對不足進行改正，這并非僅僅對企業發展有好處，對員工的成長也具有較大好處，所以企業應當重視監管體系的構建。

2.4 文書檔案收集與管理者的綜合素質欠缺

文書檔案管理者的綜合素質與技能會對具體工作成效帶來較大影響，當前我國很多企業雖然員工并不少，但是往往缺乏綜合素質與技能高的員工，尤其是文書檔案管理者，對綜合素質與技能的要求更高。一些企業文書檔案管理者存在得過且過的心理，認為自身的工作是為別人開展的，是為企業領導打工的，所以不注重工作過程的優化，只做表面工作，整體工作質量存在問題。還有一些員工缺乏專業知識和技能，沒有認識到文書檔案管理的重要性，不能嚴格要求自己，也影響了工作的規范性。這些情況是存在于多數企業中的，究其原因是多樣的，一方面與員工自身的心理狀態、職業道德等有關，另一方面與企業的薪酬體系、員工管理模式等存在直接關系。企業應當采取有效措施不斷提升文書檔案管理者的綜合技能與素質，使其從內心對該項工作深化認識，提升規范化管理的意識，如此才可以解決現有問題。

3 規范化視角下企業文書檔案收集與管理的措施

3.1 提升文書檔案收集與管理的規范性

企業應當從多方面加強建設，不斷提升文書檔案收集與管理的規范性。第一，要認識到文書檔案收集與管理工作的重要性，對其提升重視度。雖然文書檔案收集與管理工作并不能為企業帶來直接性利益，但是其屬于企業運行中不可或缺的一項工作，可以為企業持續發展提供強有力的支撐和保障，所以必須要對其重要性進行明確。這就需要企業領導做好對各部門員工的教育，使員工都能夠認識到文書檔案收集與管理的重要性，并積極配合檔案管理者開展這方面工作;第二，結合企業的實際情況進行文書檔案收集與管理制度的制定?！盁o規矩不成方圓”，文書檔案管理與收集工作的規范性開展離不開科學制度做保障，所以企業要結合現實情況對原有的制度體系進行更新或者完善，必要的話可以重新對制度進行制定，使其切實與現有文書檔案管理與收集工作相符合，能夠為該項工作的順利開展提供引導和保障;第三，做好文書檔案空間的保留。企業要合理對自身的室內環境進行建設，為文書檔案管理留足夠的空間，比如可以專門設置一個辦公室用于保存文書檔案信息，要確保檔案能夠得到分類存放，避免因為空間較小而影響存放。

3.2 加強信息化建設

當前的時代是信息化時代，企業也要順應潮流，緊跟時代發展趨勢，對自身的文書檔案管理部門進行信息化建設。第一，要及時引進信息化系統和軟件，根據企業的部門設置、職位設置等進行文書檔案信息化系統的建設，做好權限設置，使各位人員都可以在系統中開展工作，嚴格依據系統規定對檔案進行保存、分類等，提升規范性。同時企業文書檔案管理者還要將之前的紙質版檔案也掃描成電子版，并根據標題、內容等進行分類，這樣各個部門需要相關檔案信息的時候，能夠及時進行調取，并借助于系統進行傳遞，提升檔案的運用價值;第二，要定期對系統進行維護。由于電子化系統是與互聯網相互聯系的，而互聯網具有較強的共享性和開放性，所以文書檔案信息很容易遭受攻擊，被盜取或者毀損等，因此必須要注重系統維護。企業可以派專門的人員負責網絡維護，定期對網絡系統的安全性進行評估，及時找出安全隱患，并對其進行處理，避免文書檔案信息面臨危險;第三，要構建信息化運行體系。企業要結合信息化的運用情況對員工進行權限設置，做好工作流程的設定，確保每一位員工都可以在科學的規定下開展工作，促進工作更為規范。

3.3 構建科學的監管體系

監管體系也是制度體系中的重要部分，企業要結合自身的實際情況構建科學的監管體系，從多方面出發對文書檔案管理部門進行監管，使其更為規范地運行。比如，可以構建專門的監督小組，從各個部門中挑選出來幾位人員共同組成小組，定期對各個部門的工作開展情況進行監督，尤其是要加強對文書檔案管理部門的監管，明確部門工作中的不足和優勢，鼓勵員工對優勢進行發揚而對不足進行改進，實現部門的進步，提升文書檔案收集與管理的規范性。還可以構建激勵機制或者考核機制，定期對文書檔案收集與管理者的工作能力、工作態度、積極性等進行考核，明確每一員工的實際情況，并對其進行評分，得分高的員工可以得到獎勵，或者晉升等，使員工養成嚴格要求自己的良好習慣，促進文書檔案收集與管理更為規范。

3.4 加強員工綜合素質與技能培養

企業領導要定期對員工進行綜合素質培養，積極為員工灌輸文書檔案管理的新知識和新技能，使員工能夠與企業一同實現進步，為企業服務的同時得到成長與進步。同時，還要對員工加強心理教育、職業道德教育等，使員工能夠從內心對企業產生認同感，提升員工的主人翁意識，認識到企業就是自己的家，共同致力于企業進步，提升企業的凝聚力。比如，企業可以每周選擇兩個小時的時間為員工培養專業知識和職業道德方面的知識，使員工得到系統學習。還要多組織員工開展實踐活動，讓員工通過各種各樣的活動對企業有更為深入的認識，增強凝聚力。另外，還有一些時候員工工作積極性不高，對企業存在不滿心理等，往往與企業的薪酬體系、管理模式等存在關系，比如一些企業薪酬體系不科學，與同行業企業公司相比薪酬標準較低，員工難以滿意，且在對員工進行管理的時候過于強硬，不考慮員工感受等，這都會影響員工的工作主動性和積極性。企業要合理對自身的薪酬體系進行調整，符合同行業標準水平，或者盡量高于同行其它企業，為員工賦予更強的優越感，提升工作動力。還要在對員工進行管理的時候著重考慮員工的感受，融入人性化管理理念，提升管理的人性化程度。

4 結束語

企業文書檔案收集與管理的規范化開展離不開先進的制度做保障，同時也需要企業領導加強信息化建設，通過信息系統更好地實現文書檔案管理的規范化。本文在總結當前我國企業文書檔案收集與管理問題的同時，從四個方面提出規范化管理措施，希望能夠為相關人員提供一些參考。文書檔案管理是一項復雜的工作，也是系統化工作，傳統的工作模式難免較為落后，無法為工作的有序開展帶來更大的有利作用，所以企業也應當認識到時代發展的大趨勢，積極加強信息化建設，并結合企業的現實情況對這一工作進行創新，對其中存在的缺陷進行仔細分析，并做出糾正。

參考文獻

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