芻議當前能源局檔案管理工作存在的問題與對策

侯珍珍

摘 要：能源局檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，對負責具體工作的相關人員的要求較高，不僅需要相關工作人員要具有很強的責任心，同時還需要具備較高的專業(yè)知識。而當前我國一些地區(qū)的檔案管理工作的重視程度不高，相關工作人員的素質也良莠不齊，這種情況的發(fā)生，容易出現(xiàn)檔案管理工作混亂，影響正常工作運行的情況發(fā)生。本文從當前能源局檔案管理工作的實際問題出發(fā)，結合問題給出相應的解決策略，以期為如今的檔案管理工作帶來有益的幫助。

關鍵詞：能源局;檔案管理;問題;對策

合理、科學的對檔案進行管理，不但可以對企事業(yè)單位所創(chuàng)造的效益給予標準的很亮，還能夠對這些單位整體的管理水平做出精準的評價。由于檔案所記錄的內(nèi)容是整個單位的發(fā)展史，所以對單位的日常工作能夠提供完整的資料，同時對單位下一步發(fā)展，以這些檔案資料為支撐，可以做出一個準確的研判，能夠為單位未來的發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。能源局檔案管理工作主要有兩項重要的作用，一是作為考察的依據(jù)，是與其他文獻不一樣的，其具有一定的法律效應，因其自身特點和形成方式，其記錄的事項更具客觀性，使人們更加信服，因此其是一種真實憑證的存在;二是其可以作為參考，因其記錄的事情具有法律效應和客觀性，所以其屬于最為可靠的參考依據(jù)，也是反映單位發(fā)展史最客觀的材料。由此可以得出，檔案管理工作對于任何的單位而言都是非常重要的，相關工作人員要定期接受和保管好檔案，同時要做好檔案管理的保密性工作，以防資料的泄露為單位帶來不必要的損失。

1 檔案管理出現(xiàn)的問題

檔案管理工作通常存在以下幾個方面的問題，需要改進：一是部分地區(qū)對于檔案管理工作重視程度有待提高;二是部分地區(qū)檔案管理力量薄弱;三是硬件設施不夠完善。具體如下。

1.1 重視程度不夠

當前，一些單位對檔案管理工作的重視程度還有待于提高。認為檔案管理只是進行對材料的整理，保管好材料，不是單位的主要職能部門，不能夠給單位帶來經(jīng)濟效益。

這些誤區(qū)的出現(xiàn)，致使單位的檔案管理工作得不到足夠的重視，這種輕視檔案的行為都表明了這些人員對檔案管理工作沒有足夠的認識，對單位的發(fā)展也是非常不利的。目前，我國尚未構建起有關檔案管理的相關法律法規(guī)，導致檔案管理缺乏有效的法律依據(jù)。同時，基于檔案多頭管理，各有政策，久而久之，勢必將導致檔案管理背標準化，進而，使檔案無法充分發(fā)揮其應有的職能。

1.2 管理力量薄弱

檔案管理的實施承載著兩大功能，即確保檔案信息的安全性和有助于企業(yè)信息使用者快速查詢和使用信息。伴隨著電子計算機技術和網(wǎng)絡技術的廣泛運用，檔案管理開始趨向于現(xiàn)代化，由于現(xiàn)代化科技手段存在著自身的缺陷，硬件資源極易受到自然災害的影響，并且，存儲在軟件系統(tǒng)中的有效資源和數(shù)據(jù)信息易受到病毒的侵擾和毀壞，再加上，當前很多檔案管人員的沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案管理工作的具體工作方式方法不了解，不能夠規(guī)范的管理檔案。

1.3 相應的硬件設施不全

由于檔案管理工作不能夠得到有效的重視，一些單位對檔案的存放設施和辦公條件上不能給予更大的傾斜。致使檔案的存放隨意，沒有專門的檔案存放條件。而有的單位即使有專門的檔案存放地點，但也大多數(shù)設置在偏僻處，“六防”設備不配套，由于環(huán)境差，會使紙質檔案發(fā)生霉變，蟲蛀等現(xiàn)象的發(fā)生，影響檔案的完整性。更有甚者，一些單位的檔案管理工作連檔案管理工作必備的切刀、統(tǒng)一檔案夾等這些最基本的設備的都沒有。

2 檔案管理工作的對策

針對以上問題，針對檔案管理工作筆者提出以下建議，僅供廣大同仁參考。

2.1 加強重視程度

在當前的檔案管理工作過程中，要加強單位對這項工作的重視程度。首先，作為單位的負責人就要加強這方面的思想建設，加大對檔案管理工作的重視性。其次，最為檔案管理的直接操作者，檔案管理工作人員的素質和知識結構也是十分重要的，要加強這些人員的思想建設和定期對這些人進行培訓工作，使其真正掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案管理的質量。

2.2 健全檔案管理制度

相關部門要在實際的檔案管理工作過程中，要制定相對科學、合理的檔案管理制度，并嚴格按照這些規(guī)章制度執(zhí)行檔案管理工作。同時，規(guī)章制度的建立，能夠在約束職工的同時，還能夠在一定程度上約束單位領導的行為。這些規(guī)章制度由檔案管理部門來制定和執(zhí)行，在執(zhí)行過程中要真正做到獎罰明了，充分體現(xiàn)其權威性。

2.3 加強硬件設施建設，強化服務意識

在實際的檔案管理工作中，各單位要專門設立用來存放檔案的檔案室，同時，加強各方面硬件設施的配備，從而保證檔案的完整性和整潔性。而檔案管理的工作人員要樹立正確的檔案管理工作意識，以增強服務意識和主動服務為出發(fā)點，明確所要服務的方向，提高服務質量。而服務質量的好壞則是作為檔案管理工作是否真正具有權威性和客觀性的憑證。

2.4 加強檔案的基礎工作

首先，加強檔案信息的收集工作。要做好檔案信息的收集，單純依靠檔案管理員的力量是遠遠不夠的，單位各部門應該配備一個兼職檔案管理人員，對本部門需要歸檔的資料、信息進行收集，整理，并按時在檔案管理部門要求的時間內(nèi)進行檔案上交，檔案信息收集是否齊全、準確，直接決定了檔案整體質量的高低，影響到整個檔案的歷史真實性。當前很多檔案收集整理人員對檔案收集工作不夠重視，平時不積累，需要上交資料時才臨時翻找資料，隨意性極大。沒有檔案收集人員平時認真、及時、準確的收集，檔案工作就不可能符合規(guī)定要求。其次，檔案的整理和分類。檔案管理人員對于各部門收集的并移交上來的檔案信息要進行及時的整理和分類，在進行分類時，應根據(jù)保管期限的不同以及檔案類別的不同進行劃分。避免分類出現(xiàn)混亂無章的情況，這樣在日后進行檔案查找時才能有效提升檔案查閱效率。再次，進行裝合、排列入柜。這一流程應該體現(xiàn)出檔案管理的規(guī)范化和標準化，在進行檔案裝合時應該首先將備考表填寫齊全，內(nèi)容主要包括本盒裝的是什么，或裝盒的原因，標注上立卷人和查卷人，記錄上立卷日期。完成檔案裝盒后，檔案的基礎工作基本完成，可以將檔案進行入柜排列，在對檔案進行入柜排列時應該將盒子按照編號從左至右依次排列好。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作作為一個單位或者企業(yè)的基礎所在，起著至關重要的作用。但在目前的實際工作過程中，會遇到很多問題，針對這些問題做出相應的解決辦法，是確保當前檔案管理工作的前提，也是一個單位或者企業(yè)能夠正陽運行的保證。所以，相關單位要做好檔案管理工作，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎。

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