中學檔案管理的數字化發展對策研究

鄔海波

摘 要：檔案管理作為學校管理工作中的重要組成部分，在新的時代環境下也被賦予了新的工作內容和標準，并呈現出了新的變化和特點，不僅工作內涵更加深刻，工作內容和工作形式也越來越多樣。隨著信息時代的來臨，各類信息技術被廣泛的運用在了檔案管理工作中，從而以其展現出來的強大的信息支撐推動了檔案管理工作向著數字化、信息化的方向發展，確保檔案管理工作實現質的飛躍。但相對來講，我國對信息技術的應用并不成熟，加之專業人員、經費運轉等方面的不足導致檔案數字化建設工作一直并未取得太大的進展，困境依然存在。對此文章就詳細的論述了數字化發展的價值，分析了檔案管理數字化建設工作中出現的一些問題并提出了對應的舉措與建議。

關鍵詞：檔案管理;數字化發展;價值;存在的問題;建設對策

1 引言

在信息大爆炸的時代，信息技術、網絡技術被廣泛的運用在了社會各個領域中，尤其是對于工作量大、內容復雜繁瑣的檔案管理工作而言，數字化建設是其發展的必然方向。在該項工作中，它運用計算機和信息技術，將各類檔案資源予以廣泛而深入的收集和長久的保存，同時還可以更好的保證資源及其完整性和真實性，并以其便捷性不斷的延伸檔案發展空間、查閱方式，拓展其發展方向。中學檔案管理是對學校在發展歷程中教書育人的發展軌跡、教研過程和取得的成果的真實記錄，它能夠為學校教學工作的進一步發展、教學方向的調整都有著極大的參考性價值。尤其是在教育領域中，隨著素質教育的持續推進，中學檔案資料更加復雜和多元，單憑傳統的人為操作模式已經無法再滿足的真實的需求了，迫切需探索和尋找新的方法和途徑來提高檔案管理工作的質量和效率。在此背景下，檔案管理數字化建設迫在眉睫。

2 數字化發展在中學檔案管理中的價值

檔案管理的數字化建設是依托互聯網及其他信息技術、軟件、平臺等，它所產生的檔案就是我們通常所講的電子檔案。這種檔案類型打破了傳統的、單一的文字、紙張等的限制，檔案資料的形式載體、傳播的途徑都呈現出了多樣化的發展特點，比如多媒體功能將聲音、影像、視頻、文字融合在一起的多媒體信息形式。而這些工作的完成都是依托于計算機的，只要計算機內部存儲空間足夠大、網絡足夠安全就能確保檔案資料的完整、真實與完全。

另外，學校是一個特殊的場所，檔案的種類、數量也會隨著學校改革的持續發展而逐漸增多，信息也更加復雜化，收集和整理起來是相當困難的。一旦在這個過程中出現了部分人為性的失誤就會造成巨大的損失，會影響館藏檔案的價值，甚至會影響學校乃至一個學生的前途。而數字化就可以通過多媒體和網絡來收集電子檔案，確保檔案的準確率。

最后，檔案管理工作實際上一項服務性質的工作，在當前大數據環境下，中學檔案管理工作的內容逐漸豐富起來，絕大多數是由于檔案用戶的需求呈現出多元化特點，涉及的范圍包括教育教學、科研管理、基礎建設、校園發展情況、文化宣傳、進修、深造等方面，不再是單一的學生管理和學校管理所需要的一些基本信息。如想及時、快速而準確的查詢或使用到所需要的檔案資源，就需要更加快捷的方法和平臺，數字化建設無疑解決了這個問題。管理人員只要按照單位或用戶的需求、結合基本信息進行線上操作，就會快速的查詢到所需檔案，省時、省力，也提高了工作效率和檔案的利用率。

3 中學檔案管理數字化建設面臨的困境

3.1 缺乏正確的思想認知

檔案管理工作一直不被人們所重視，是一類簡單而輕松的文職類工作，從而忽略了它在學校發展過程中所產生的重要作用。另外多數的教師都將側重點放在了“教學”“教研”這些與自己利益緊密關聯的活動中，自然就會投入更多的精力和時間，對于數字化建設始終保持著不作為的態度，認為該項工作是檔案管理室的職責，建設與否也是取決于校長的態度，因此既不支持，也不反對，導致數字化發展缺失了有力的環境和氛圍。也正是檔案管理工作的地位和作用的被弱化、邊緣化，使得管理隊伍也無法產生創新的意識和動力。

3.2 缺乏科學的管理機制

學校管理工作側重于基礎性的教學管理和學生管理，在檔案管理數字化建設中的投入是有限的，基礎設施性能老舊，比如最常見的就是計算機及使用的軟件，都已經使用多年了也未維護或者更新，拖慢了工作效率，部分軟件內存過小，已經無法支撐網絡新系統等;另外由于不受重視，檔案數字化建設并沒有歸納到整體發展戰略中，也沒有制定出科學的、有針對性的管理制度和體系來進行指導該工作的開展。這些都嚴重的制約了數字化建設

3.3 缺乏高素質的管理隊伍

檔案管理工作的專業人員短缺，同時多數管理人員都對網絡化信息技術的接觸較少，學習不深入，熟練程度也不高，管理起來較為困難，即使有最先進的現代化設備，沒有專業人員操作和技術支撐，它們也得不到有效的利用，檔案管理的數字化建設依舊無法正常運行。

4 加強中學檔案數字化建設的措施與建議

4.1 積極轉變管理思想

檔案管理的數字化建設是需要大家共同配合和支持的。因此學校要加大對該工作的宣傳力度，包括檔案管理的內涵、內容以及數字化建設的作用等。比如綜合參考數字化建設的要求、檔案管理工作的實際特點，在學校內部建立多元的宣傳途徑。學校的公告欄、廣播、電子滾動屏以及內部局域網、教職工微信群等都是最好的宣傳平臺與載體，這樣教職工都能意識到它的重要性，并從思想根源上自覺地去支持、參與、配合工作的開展。

4.2 切實加大技術支持

學校有著大量的資料和信息需要同時存儲，為了信息資源的安全性，也需要將其進行傳輸和備份，但每個存儲軟件都具有一定的存儲空間，一旦超出了這些空間范圍，都會影響管理工作，而計算機技術中的文件壓縮技術則有效的解決了這個難題，應該被廣泛的運用。其次，現階段應用最廣的是數據庫技術，因此在檔案管理中也需要大型集中數據庫系統來對所有的檔案信息進行收集、整理和歸納、存檔。

4.3 積極落實隊伍培訓

學校要意識到管理人員的重要性，要針對數字化、網路化的建設要求來培養管理人員。比如定期組織檔案管理專項講座活動，讓管理人員積極參加，從中學習新的檔案管理知識、技術和管理理念，以適應更新速度較快的科學技術，提高從業人員對分析、判斷、實踐和應急能力。同時要委托或者聘請、邀請信息技術領域的專家、教授來學校進行現場指導教學，向管理人員傳播信息技術方面的知識和操作技能，同時要通過上機考試的形式來檢驗他們的學習成果，有錯誤的地方，這些專家就會一一指出，由此管理人員的信息素養也會得到培養與發展，那么在具體的工作中才會游刃有余的發揮自己的智慧和能力，尤其要注重數據恢復和病毒防范方面知識和能力的培養，為數字化建設奠定良好的基礎。

5 結語

檔案管理數字化建設是檔案管理工作發展的必然趨勢，只有符合時代發展規律和特點的檔案管理工作才能為學校的改革與發展提供更加全面、真實和系統的參考資料，指引著學校向著正確的方向發展。因此學校要重視檔案管理數字化建設工作，并通過多樣的舉措來開啟檔案管理工作的新局面。

參考文獻

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