鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案的規(guī)范管理與資源共享的探討

摘 要：在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各項(xiàng)活動對檔案的規(guī)范化建設(shè)與管理提出了較高的要求，所以檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)通過資源的共享與配置的優(yōu)化，基于現(xiàn)實(shí)情況，充分做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案的接收與整理的工作，從而達(dá)到規(guī)范管理的實(shí)現(xiàn)。本文首先簡單敘述了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)與資源共享的必要性，其次針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)管理的問題展開分析，最后對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范管理與資源共享提出了相關(guān)建議，為以后檔案的查詢工作提供參考。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè);檔案管理;資源共享

近些年來，隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人民群眾的生活也逐漸變得豐富多彩。盡管近些年來鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)活動頻繁，企業(yè)也積極地參與其中，需要大量的檔案管理工作進(jìn)行支持。但在實(shí)際的工作過程中，仍能發(fā)現(xiàn)檔案管理方面的一些問題和不足。同時(shí)，整理出的建設(shè)檔案數(shù)據(jù)也要通過資源共享來進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，也應(yīng)對其可能存在的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析。因此，本文對鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案的規(guī)范管理與資源共享的探討，有重要意義。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)管理和資源共享必要性

隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的整體面貌也不斷改善。這些城鎮(zhèn)建設(shè)的完成離不開建設(shè)活動的檔案支持。由此應(yīng)重視并提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案的完整和規(guī)范程度。但近些年來歸檔的檔案文件質(zhì)量日漸下滑，究其原因，是因?yàn)槎囗?xiàng)活動的檔案記錄存在規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)問題，且經(jīng)常不能按時(shí)送達(dá)檔案室。更有部分企業(yè)雖然加入了檔案管理程序，但沒有整理和報(bào)送檔案的意識。直到自身涉及相關(guān)事宜，對檔案有所需求時(shí)，才知道要進(jìn)行檔案錄入和遞交等相關(guān)手續(xù)[1]。因此必須進(jìn)行規(guī)范的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)管理，這樣不但對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的建設(shè)活動有益，還能加強(qiáng)當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的建設(shè)管理，促進(jìn)二者同時(shí)發(fā)展。另外為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，推行檔案資源的共享也十分有必要。通過推行資源共享，不但能從本地的鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)中積累經(jīng)驗(yàn)，也能從其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案數(shù)據(jù)處吸取到更多新的知識。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)管理問題的分析

2.1 檔案保管條件不佳

關(guān)于檔案保管，現(xiàn)有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案室往往規(guī)模較小，且空間有限。這樣的辦公場所促使鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理部門只得將檔案室與辦公室合并，有時(shí)會導(dǎo)致檔案文件只得暫存于室內(nèi)紙箱木柜當(dāng)中。這種相對粗糙的保存環(huán)境往往難以避免潮濕和蟲磕等問題，更達(dá)不到“八防”的檔案材料保管要求。并且在存儲時(shí)易將檔案和其他無關(guān)物品并放，如異味、高溫物體等，從而不能保證檔案文件的安全性。

2.2 檔案管理手續(xù)不完善

相對于城市，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的辦公經(jīng)費(fèi)并不是十分充裕，其中能投入進(jìn)檔案建設(shè)管理的資金量更是可想而知。從辦公環(huán)境到硬件設(shè)施基本上都處于最低限度的狀態(tài)，不用說更新和升級，更有甚會出現(xiàn)數(shù)量不足的情況[2]。這種資源匱乏的條件直接導(dǎo)致檔案管理工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和完善性。另外在接收檔案時(shí)，沒有相對的規(guī)范整理，大量資料堆積雜放。在進(jìn)行查閱時(shí)，所以只能憑借工作人員的大概印象在眾多未分類的檔案中進(jìn)行一一查找。各企業(yè)在上交檔案時(shí)往往也會忽略移交手續(xù)，通過對相關(guān)事務(wù)仔細(xì)檢查，還會發(fā)現(xiàn)空檔和尚未提交檔案的情況。這種不完善的管理手續(xù)最終將導(dǎo)致檔案工作查找效率低下，從而不能實(shí)現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)的真正價(jià)值。

2.3 檔案收集不全

收集檔案需要遵從分類嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)則和數(shù)據(jù)完整的規(guī)則。但在現(xiàn)實(shí)工作中，往往能發(fā)現(xiàn)這些規(guī)則很難實(shí)現(xiàn)。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的工作與國土資源和財(cái)政等部門存在一定關(guān)聯(lián)性，檔案收集時(shí)難免出現(xiàn)交叉現(xiàn)象。更甚會出現(xiàn)同類檔案誤被分類存儲，導(dǎo)致查閱時(shí)的不完整。鄉(xiāng)鎮(zhèn)涉及的建設(shè)工程項(xiàng)目包含多方面資料，都有不同的檔案整理規(guī)則和存儲方法。這樣分散的管理方法難以確認(rèn)數(shù)據(jù)是否完整準(zhǔn)時(shí)地登記在案，同時(shí)也加大了數(shù)據(jù)整合和文件保管的難度，同時(shí)也給檔案的利用也帶來了極大的不便。

2.4 缺乏檔案管理人員

在現(xiàn)有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理中，并沒有設(shè)置檔案專員來管理檔案，往往是由辦公室文員對檔案管理工作進(jìn)行兼顧。這樣的構(gòu)成會導(dǎo)致檔案管理人員整體缺乏相關(guān)專業(yè)知識，不能做到良好掌握檔案管理技術(shù)的新要求，及時(shí)了解管理檔案的新鮮政策。在職的檔案管理人員也缺乏對本職工作的熱情與積極性，主要是因?yàn)闄n案工作相對繁重，且編制人員相對不足。這種薄弱意識和鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理人員的缺乏直接影響檔案管理效率[3]。

3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范管理與資源共享的相關(guān)建議

3.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)規(guī)范管理措施

鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案的管理工作應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃。首先，應(yīng)該從根本上真正地認(rèn)識到檔案規(guī)范化管理的重要意義。同時(shí)進(jìn)行管理知識的普及和宣傳，對檔案管理和交接進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)則制定。使管理者到參與者充分了解相關(guān)法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度的嚴(yán)格性。在檔案管理工作當(dāng)中，管理人員應(yīng)遵照相關(guān)規(guī)定，不斷從實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，促使參與企業(yè)和各部門進(jìn)行規(guī)范化的檔案交接和查閱。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的檔案管理不但需要完善的管理機(jī)制，聘請具備專業(yè)性的綜合型人才也是十分必要的。對檔案管理人才的要求，不但要有應(yīng)變能力和靈活的思維，還要具有廣泛的知識面。通過融合多方知識和經(jīng)驗(yàn)于檔案管理當(dāng)中。所以要積極培養(yǎng)現(xiàn)有人才，和不斷引入新鮮血液。在充分提升人才資源后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)同樣也要對檔案室的硬件設(shè)施進(jìn)行全面的更新，通過建立計(jì)算機(jī)端的資料庫，將現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)整合并錄入資料庫當(dāng)中，便于信息的查閱和更新。將信息技術(shù)融入檔案管理工作，不但實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化，還可大幅度提高管理工作的效率。

3.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源共享具體路徑

鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案通過規(guī)范化的建立后也形成了大量數(shù)據(jù)信息，最終應(yīng)供人進(jìn)行查閱實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，由此可進(jìn)行檔案資料的共享。但在共享的過程中仍舊面臨幾個問題。

首先，檔案資料是具有機(jī)密性的，在共享之前應(yīng)保證檔案在查閱過程中的安全。傳統(tǒng)的檔案室使用鐵制柜架進(jìn)行檔案保存，每個柜匣都帶有一道鎖。若整體檔案室?guī)в蟹雷o(hù)密鎖，則同樣也可保證檔案保存的安全性。同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)教育，在檔案室安裝監(jiān)控等從而避免檔案遺失等情況發(fā)生。

其次，在檔案借閱的過程中應(yīng)規(guī)范錄入借閱者的信息，信息需詳盡準(zhǔn)確，也要嚴(yán)格把控借閱的有效時(shí)間。為實(shí)現(xiàn)借閱和記錄的系統(tǒng)化操作，鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)當(dāng)對管理人員進(jìn)行管理系統(tǒng)的知識培訓(xùn)，由專業(yè)人員對相關(guān)問題進(jìn)行解答和知識的引導(dǎo)。

最后建議關(guān)于一些特別重要的人事任命、職務(wù)晉升等相對于個人利益相關(guān)的文件可以設(shè)立專門的網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺，設(shè)置專人上傳以及為他人提供查閱之便。同時(shí)也要建立檔案管理監(jiān)察小組，對檔案管理工作進(jìn)行定期的監(jiān)察，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案共享當(dāng)中出現(xiàn)的各種問題，實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案優(yōu)質(zhì)管理和實(shí)時(shí)共享的雙向發(fā)展。

4 結(jié)束語

總的來說，鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理是一件重要的管理工作。同時(shí)為促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)良好的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行檔案資源共享也是十分必要的。通過檔案數(shù)據(jù)共享，也能大幅度提高數(shù)據(jù)的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案整理和管理的最終目的。重視檔案管理和共享工作，不但利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)，也能促進(jìn)當(dāng)?shù)厝嗣裆钏降闹鸩教岣摺?/p>

參考文獻(xiàn)

[1]許庭霞，張琪琪.新時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].農(nóng)業(yè)裝備技術(shù)，2018，v.44;No.205（03）：65-66.

[2]段小鳳.鄉(xiāng)村記憶視角下農(nóng)村檔案資源建設(shè)研究[D].2018.

[3]楊敏.鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理中的問題與對策[J].檔案與建設(shè)，2018，000（011）：88-89，92.

作者簡介

王家佳（1988-），女，漢族，新疆瑪納斯縣人，理學(xué)碩士，瑪納斯縣涼州戶鎮(zhèn)人民鎮(zhèn)府，從事瑪納斯縣涼州戶鎮(zhèn)人民鎮(zhèn)府檔案管理工作。