大數據、信息化時代電子檔案管理的安全問題研究

李溯

摘 要：隨著大數據時代的快速發展，檔案管理工作也面臨著新的變革，信息化技術的引入也使得檔案管理的便捷性與專業性得到了大大提升。基于此，本文對大數據、信息化時代電子檔案管理的安全問題展開研究，針對現階段顯露出來的問題，提出了完善基礎設施建設、提升信息化安全管控水平、加強制度保障等舉措。

關鍵詞：大數據;信息化;電子檔案管理;安全問題

在大數據、信息化的時代背景下，檔案的管理也需要進一步朝向信息化、電子化、高效化的方向發展。但是由于網絡環境開放性的特點，導致電子檔案數據在進行安全、保密管理的時候存在一定程度上的隱患。因此檔案部門與檔案工作者需要不斷完善信息化技術在電子檔案管理中的應用，提升工作效率與質量。

1 信息化時代電子檔案管理過程中面臨的問題

1.1 電子檔案管理的制度體系落后

從整體上看，我國的電子檔案制度體系建設還是較為落后的。從上世紀90年代開始，我國順應了信息化檔案管理的發展需求，在信息立法和檔案法規建設的基礎上，陸續制定與出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《檔案管理軟件功能要求暫行規定》等規章制度，這些文件的修訂與實施一定程度上提升了電子檔案信息管理的安全程度，也為其在管理過程中提供了技術層面的保障。但在實際的發展過程中，電子檔案管理工作會因信息化與大數據的快速發展而不斷生成新的安全問題。現有的法律法規并不能實現各類問題的全覆蓋，實際的實施過程中也存在一定弊端。例如如何在電子檔案流轉過程中加以跟蹤與評級實現階段沒有明確規定的，只能在日后的實踐中不斷摸索。

1.2 信息化建設水平不足

就目前的情況來看，我國不同地區的檔案管理水平參差不齊，很多單位使用的檔案系統仍然是單機的版本，在實際發展的過程中也缺少一個統一的標準，進而難以實現資源的共享與整合。同時，在電子檔案管理中，信息化建設水平明顯不足，沒有真正發揮信息技術的效用，從而檔案管理與數據信息控制的效率與規范很難提升。面對檔案數據信息安全中的隱患，相應的檔案信息安全技術不能在隱患產生之前就出現，進而可見信息技術的發展存在滯后性。

1.3 電子檔案的安全管理滯后

電子檔案安全管理方面的滯后主要體現在如下幾個方面，首先很多檔案工作人員缺乏安全管理意識，檔案信息的管理操作也不到位，同時也跟難展開統一的教育與培訓。其次，檔案管理系統建設缺乏安全可靠的標準體系，因此在數據安全、數據交換等方面都缺少嚴格地監管。再次，在開展檔案信息化建設的過程中缺乏科學的安全管理思想，進而導致了管理方法、管理制度、安全維護體系的不健全。最后，檔案管理工作人員缺乏專業的技能與意識，其中包括計算機操作技能、法律法規知識等內容。這樣的問題加上信息化時代的沖擊，檔案管理過程中很容易出現含有安全隱患的問題。

2 完善大數據、信息化時代電子檔案管理的有效措施

2.1 完善基礎設施建設

隨著信息化、數字化技術逐步引入到檔案信息管理系統中，往往需要與智能庫房的建設建合起來相互進行，同時加強傳統庫房的管理也是其中非常關鍵的一個環節。檔案庫房的安全程度與檔案的保管水平息息相關，因此在進行檔案庫房建設的時候，需要嚴格按照《檔案館建設標準》等規范進行。同時，安全監控設備、報警系統與門禁系統必須安裝齊全，相關監管人員也需要進行嚴格審查，確保各類保護措施可以發揮其真實的效用。在完善硬件設施的基礎上，提升檔案管理系統的科學性與規范性也是非常關鍵的工作。因此要進一步加大對檔案信息化建設的資金投入，在此過程中有效滿足檔案管理的需要。在落實檔案工作相關制度流程的時候可以保證管理質量的基礎上最大限度上簡化流程步驟，以提升工作效率[1]。不論是哪一個環節都需要充分考慮安全保密問題，將權限設置、工作流程配置等方面進行綜合考慮，進而不斷提升檔案的管理水平。

2.2 提升信息化安全管控水平

提升檔案信息化安全管控的水平，主要需要從以下幾方面入手：首先應進一步完善檔案信息系統操作權限和工作流程的設置工作，根據用戶的等級區分操作權限，再通過不同的流程設計實現流程與權限的劃分。最高權限的員工可以進行錄入、統計工作，兼職檔案人員查看、錄入工作，而普通用戶只能通過借閱流程實現利用。其次，可以借助物理信息安全技術、系統安全技術、網絡安全技術等信息安全技術提升檔案管理的安全程度。因此在發展的過程中因不斷提升技術水平，更好地滿足電子檔案管理過程中不斷變化的需求。例如對重要檔案進行加密處理，進而有效提升檔案信息管理的安全性。再次是做好電子檔案數據損壞、丟失后的補救工作，完善數據備份并加強檢驗，以最大程度上確保檔案信息系統的安全。黑客與病毒的攻擊以及用戶自身的疏忽都會造成電子檔案信息的丟失與失真，因此為進一步提升電子檔案歸檔的安全可靠性，不僅要進行數據信息系統的備份，還要用硬盤進行固定備份，從而減少其中的不穩定因素，提升數據備份的可靠性。最后，要提升檔案管理系統的運行質量，保證數據信息可以被安全地儲存與導入。為最大限度地提升數據的真實性與準確性，系統應對數據進行校驗，從而確保錄入數據和原始數據是可以匹配的。

2.3 加強制度保障

建立全面的制度體系加強對電子檔案管理的保護力度是十分具有必要性的，首先，國家要對檔案信息相關的條例作出進一步地完善;其次，地方也應出臺一部分地方性的制度;最后，企業內部應急安全檔案信息管理的相關制度，確保責任可以落實到個人上，同時加強對制度執行的監督。現階段很多檔案管理部門采用的依舊是電子系統與紙質檔案并存的方式，以滿足不同檔案信息的儲存要求。同時，將檔案的利用與保密有機結合，結合大數據信息化的發展形勢加強對區分涉密檔案和非涉密檔案加強保密管理[2]。在保證電子檔案數據信息安全的基礎上，進一步完善相關的規章制度，進而在現階段大數據與信息化共同發展的時代下，促進電子檔案開放、共享、便捷、高效等優勢的發揮，更好地滿足檔案現代化管理以及社會生產生活的需要。

3 結論

綜上所述，大數據以及信息化的發展對電子檔案管理工作起到了很強的推動作用，然而在實際發展過程中，安全管理方面仍存在一定的問題。為最大程度地保證電子檔案信息的真實性與完整性，相關部門應不斷提升對電子檔案信息安全的重視程度，完善制度建設，提升安全意識，進而確保檔案信息的保密與安全。

參考文獻

[1]滕騰，宋曉慧，王煜.電子檔案管理面臨的問題及對策研究[J].數字通信世界，2020（04）：261.

[2]馬世卿.信息時代背景下電子檔案管理探討[J].中外企業家，2020（01）：128.