關于互聯網+時代檔案管理的問題的思考

劉思敏

摘 要：進入21世紀，先進的互聯網信息技術已經進入各個行業，并且和行業很好融合。檔案管理行業屬于傳統信息管理領域。檔案管理工作的內容包括項目檔案、財務信息檔案、人力資源信息檔案等，檔案密切關系個人與集體的利益。由于傳統檔案管理方式效率偏低，且缺陷較大，因此我國目前已經采用互聯網檔案管理方式，并且效果很好。本文針對互聯網+時代下檔案管理目前存在的問題作出思考，從機遇挑戰角度思考，并給出建設性意見。

關鍵詞：檔案管理;互聯網+;問題;機遇;對策

因為互聯網時代的到來，我們處在信息大爆炸的時代。每天的信息量大的驚人。因此傳統紙質檔案管理方式無法適應信息時代的進步。為了促進我們檔案管理領域的發展。國家鼓勵將互聯網技術深入檔案管理領域帶動檔案管理發展。根據調查，我國已擁有一些先進的檔案管理信息系統，并且無論從信息保存完整性，信息處理方面都取得了不錯的效果。但是互聯網信息技術建立的檔案管理系統同樣也存在一些問題，下面從機遇和挑戰角度來思考這些問題。

1 檔案管理的機遇

1.1 豐富技術手段

目前的檔案管理工作采用多元化的管理手段，這些都來源于互聯網的技術支持。因為傳統的檔案管理大多數用紙筆進行人工記錄、整理、存檔方式來完成檔案管理工作。這種工作方式需要耗費比較多的紙墨資源和大量的人工成本。盡管檔案管理工作的工作人員每天的工作量很大，但是工作效率很低，且出錯率高。那么采用檔案管理信息系統，就會很大的節約紙墨資源，節省人工成本。因為輸入信息更加方便，出錯率也會降低很多。檔案管理工作人員可以通過對信息檔案進行分組管理，接著通過檢索功能就能很好地匹配到需要的檔案信息。檔案信息管理系統不僅提高信息檔案之間的關聯性，讓工作人員的工作更加方便。而且系統中的儲存功能更加齊全，不僅可以保存文字圖片，還可以保存音頻和視頻，大大地提高了檔案管理的準確性。

1.2 拓展服務空間

因為互聯網+時代導致信息的泛濫，據統計，現在每天產生的信息量相當于過去幾千年的總信息量的幾十倍都不止。如此大的信息量必定占用很大的儲存空間。但是如果采用傳統檔案進行管理，那么必定需要非常大的空間來儲存這些檔案信息。但是互聯網信息技術研發的檔案管理系統卻有著非常大的儲存管理空間。它可以通過數字信息的形式將檔案的信息存儲進電腦系統。相對傳統的檔案室儲存方式，電腦儲存成本會降低很多。檔案管理的工作人員只要有電子設備，就可以可以隨時隨地檢索查閱需要的檔案信息，并且檔案信息管理系統可以實現在線和離線管理。離線狀態可以節約流量，聯網狀態還可以為使用者提供遠程服務，先進的互聯網技術打破時間和空間限制，拓展了盡可能大的服務空間。

2 檔案管理的挑戰

2.1 管理模式變革

眾所周知，傳統檔案管理完全依靠人工來實現，而且特別需要有經驗的檔案管理人才。但是卻無法兼并檔案信息的準確性和系統性。并且這種依賴經驗的工作管理方式缺少標準化管理流程。但是使用互聯網信息技術建立的檔案管理系統則應該建立一個相對標準化的管理模式，而且對從事檔案管理工作的員工專業技能以及綜合素質要求更高。要達到檔案管理學領域專業水平，并且還要有互聯網技術學習背景，才能更好地完成檔案管理的工作。

2.2 管理難度增加

互聯網+時代的到來，意味著各行各業更加標準化，檔案管理工作也不例外。因為檔案本身就屬于差異性與動態性比較大的信息。隨著檔案數據的不斷增加，導致管理難度不斷增加。檔案管理系統是參考傳統檔案管理的工作流程包括記錄、編檔、分類、歸檔、查閱和修改。先進的技術促使管理系統操作更加方便，但同時面臨一個很大的問題，就是信息的安全性和保密性。因為存在信息系統的數據屬于網絡數據，而網絡數據的風險性非常大，容易因為惡意的攻擊和病毒導致檔案信息泄露，而且需要經常進行備份，如果因為遺忘或者系統故障沒有及時備份，那么就會導致檔案信息丟失從而造成巨大損失。

3 檔案管理的對策

3.1 提高管理意識

檔案管理與個人、公司、企業甚至國家都息息相關，實際上檔案管理工作是屬于非常復雜且要求很高的工作。它需要從業人員能有很好的專業理論基礎和良好實踐操作能力。從事檔案管理工作的人員不僅要學習和掌握電子文件管理技術、科技檔案管理技術、檔案保護技術以及檔案信息查詢技術，還應該不斷培養管理意識，加強工作責任感。重視對檔案的保護意識。要將檔案的安全與準確當成工作的重中之重。

3.2 構建管理制度

上文可知，新的檔案信息管理系統來源于互聯網時代新型技術的支持。它突破了時間空間的局限性，為相關領域的工作提供更大的便捷性。但是使用互聯網信息技術研發的檔案管理系統除了依賴技術本身，還應該建立配套的管理體系，根據檔案管理信息系統的特點構建專門的管理體系，實時跟蹤檔案數據的流向，保證檔案數據安全，最大限度提高檔案管理的效率。

4 結論

本文對傳統檔案管理模式與互聯網+時代的信息技術研發的檔案管理系統進行比較，分析新型采用互聯網技術的管理系統面臨的機遇與挑戰問題，并對目前檔案管理信息存在的瑕疵進行分析并提出建議和對策，目的是期望在互聯網+時代，檔案管理領域能夠發展地更加健全。

參考文獻

[1]李波.“互聯網+”時代檔案數據服務公司面臨的機遇與挑戰[J].山東檔案，2016（11）：22-23.

[2]白金.大數據時代化的信息管理發展[D].北京大學，2017.

[3]柯俊杰.集成的高等學校檔案信息管理與服務方面的問題研究[D].四川大學，2018.