淺析人力資源中人事檔案管理工作信息化的意義

周燕紅

摘 要：人事檔案是人員信息的重要載體，人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分。科學的人事檔案管理能促進人力資源的開發和使用，當人事檔案管理不能適應人力資源管理的發展趨勢時，則會對其產生負面影響。

關鍵詞：人事檔案;檔案管理信息化;必要性;意義

近年來信息化的高速發展，特別是在當前國家大力發展信息化建設，傳統的檔案實體管理模式已經越來越不能適應當前的社會發展要求，使檔案信息化管理成為當前檔案信息更好的服務于社會的最佳途徑。

1 職工人事檔案的重要性

人員信息的重要依托是人事檔案，人事檔案是指人力資源管理部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據。因此人事檔案管理成為人力資源管理中的重要一部分，科學的人事檔案管理能更好的促進人力的開發和人才的發掘，如果人事檔案管理無法適應當前人力資源管理的趨勢，這對人力資源管理的發展是極其不利的。本文從幾個方面分析了人事檔案管理在人力資源管理中的主要作用。并且嘗試著提出一些個人的小對策，希望能夠更好地發揮人力資源管理中人事檔案管理的智能，從而提高人力資源管理的重要性。

2 人事檔案管理工作信息化的優點

在我國檔案管理工作中，都是通過手工操作的，面對龐大的檔案數量和繁瑣的程序，檔案管理人員的工作效率、錯誤多，針對我院職工檔案代管理的單位而言，檔案管理信息化管理建設必定更加方便快捷。其優點簡要歸納以下幾點：

1）檔案管理人員可以從繁瑣的工作中解脫出來，利用信息化技術來對檔案進行分類整理，而且減少了人工操作失誤的發生率，同時信息化的檔案管理還能有效的節省查檔人員等待的時間，提高了服務的高效性及滿意度。

2）利用信息化對檔案進行管理，改變了檔案存放的形式，通過電腦信息方式來完成檔案的管理工作，大大的節省了檔案的存放空間，同時建立電子化檔案能更高效的給存檔人提供查詢的方便性，更有效的進行聯系與溝通。

3）對于我們醫院人事檔案代管的單位來說，實現信息化檔案管理是方便實用的，檔案的查詢、應用減少了繁瑣的申請手續。利用現代化網絡信息傳輸技術對本單位人事檔案資料實施隨時監控，差缺增補。人事檔案信息數據采集、入檔、封存及調配時不容易發生各類問題。

3 人事檔案信息化管理的必要性

人事檔案的儲存、維護與保管是所有相關企業工作中不可忽視的關鍵內容之一，也是職工退休的重要憑證之一。

1）現階段，我國相當一部分單位在其人事檔案的儲存和管理上存在著各式各樣的問題，重點表現在其檔案管理中還長期沿用陳舊的管理模式，極大程度導致了檔案管理業務各個方面不同的缺失，使其人事檔案的管理維護長久徘側不前，無利于對本單位各類專業人才信息資料的掌控。單位人事檔案管理所進行的信息化創新己成為當今人事檔案管理工作的首要任務，對于企業中人事檔案保管環節的穩定進步具有不可替代的作用。

2）推動人力管理效果的提升。對于醫院來說，加強信息化管理歷史資料的方式可以大大提升工作效率，更好的完善醫院員工工作調配辦理的相關工作流程。用更高效的方法來依據這類證據記錄資料，實施個人的相關社會服務手續，包括職工的工薪調整以、新崗位聘用、職稱晉升等各類情況，查閱相關的歷史依據的資料記載，將工作調整與資料記載信息實施緊密配合，可以更準確、更高效。

4 現階段我國人事檔案管理理實施息化轉變過程中暴露出的問題

高質量的信息型檔案管理人才短缺，進行人事檔案的信息化管控，其取決于現代化信息技術的持續應用，其基礎設施組建也獲取了圓滿完成，但是此領域的基礎信息型應用人才及其短缺。在當今社會的很多單位中，因為其人員緊缺，現有人員處于老齡化狀態居多，尚未達到退休年齡，新的年輕信息應用人才又不能及時到崗位，因而形成了信息型管理工作的斷檔狀態，使員工的檔案資料信息化應用模式推進緩慢。

5 檔案共享及強化檔案管理信息化進度必須注意的內容

1）檔案共享。人事檔案連網運用即指對檔案存儲資源的開發運用過程，也就是把現在信息化模式管理著的本醫院各種人力資源及資料載體的檔案文本，展開全面的有效運用。檔案庫應該是整個管理本醫院全部員工歷史資料檔案的信息控制中心，因而務必要對其構建出堅實的硬件設施及維護條件，以保障檔案保管應用的完善與穩定。管理是檔案引進和保護的手段，充分利用才是檔案保管的真正目的。設置檔案庫的目的是更好的發揮檔案資料的證明作用，給醫院領導做決策及各項業務開展參考做服務。

2）思想觀念的轉變。把信息化管理作為人事檔案管理答案工作的重要手段，醫院及檔案管理人員要從傳統的檔案模式轉變過來，緊跟時代步伐，充分的利用現代信息化技術對人事檔案進行管理，使人事檔案管理工作規范、高效，為醫院的發展提供有力的支持。

3）完善人事檔案信息管理制度。人事檔案信息管理制度的建立健全，是一個單位對人事檔案更加科學、規范、合理建設的重要組成。如果對人員檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲和保管沒有統一的管理制度，使后續會出現更多的不利因素。

6 結束語

當今社會和經濟快速發展的形勢下，人事檔案信息化管理是現今人事檔案管理工作的開展方向，然而相對于市場經濟和社會的發展，人事檔案管理的工作存在有一定的滯后性，一定要引起高度重視。為能使人事檔案管理工作更好完善與進步，與當前社會發展的需求相適應，更需要加快對人事檔案管理工作的完善和優化，推動人事檔案信息化建設工作，各單位只有在人事檔案管理中運用信息化技術，落實信息化人事檔案管理制度，引進和培養信息化技術人才，才能使人事檔案管理工作更加快捷、高效率、準確的為自身發展服務，為人事檔案更好的服務于單位奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]楊艷梅.加強檔案信息化管理工作的分析[J].黑龍江科技信息，2016，（5）.

[2]徐曉華.檔案信息化管理的優勢與安全問題分析[J].才智，2016（3）.

[3]劉英明.文書檔案信息化管理的途徑分析[J].民營科技，2016（3）.