基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策

摘 要：人事檔案是人才信息的載體和個人成長檔案信息資源，是每個人成長過程的真實記錄，個人身份、學歷、資歷等重要憑證展示的依 據，用人單位可以根據人事檔案的信息資源全面考察監督人才，從而實現事業單位人事檔案管理。隨著我國人事制度改革力度的加大，人事檔案管理的作用越來越重要，因此文章針對當前基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題進行分析，提出相關對策，為事業單位人事檔案管理工作的進行提供參考。

關鍵詞：基層;事業單位;人事檔案;管理工作

當前人事檔案管理工作存在的問題嚴重阻礙事業單位的人事管理，人事檔案管理工作面臨嚴肅的挑戰，面對這種情況人事檔案的科學管理工作就有很大必要。人事檔案管理涉及職工的切身利益，是歷史且全面了解職工的唯一途徑，也是人事管理工作的必備條件之一，這項工作的優劣直接影響到人事工作的效率、質量。

1 基于事業單位人事檔案管理工作的思考

從本質上來講人事檔案管理工作的好壞直接決定人事工作的效率、質量。加強人事檔案管理和提高人事檔案管理工作水平需要從當前管理工作的實際情況出發，結合當前基層事業單位人事檔案管理的實際情況，為單位人事工作的順利開展提供決策和依據。人事檔案管理工作還是人才資源開發、人才預測的重要根據。在事業檔案管理工作當中，作為檔案管理人員，主要的職能是做好保密工作、傳達、資料整理、建立檔案、上報、建立相關制度等等。在當前，我國事業單位人事檔案管理工作的數字化水平低，和社會發展水平相比較，呈現出嚴重落后的現象[1]。

2 基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題

2.1 對檔案管理工作的重視程度不夠

人事檔案工作的經濟可得性并不明顯，晉升空間不大，取得成績也不明顯，因此基層單位領導并不重視人事檔案管理工作。他們認為人事檔案管理工作就是簡單的抄寫、存檔、保管等事務性工作，對單位的主流工作而言無關緊要。人事檔案不丟失可以完成外調和查檔工作就可以滿足全部工作需求。在實際工作當中，缺乏對人事檔案管理工作的認識，沒有將人事檔案管理工作納入日程當中。因此基層人事檔案管理工作存在忙起來就被忘記、需要的時候才被想起的情況。正是因為領導人員對人事檔案管理工作的認識程度不夠，嚴重影響人事檔案管理工作人員的積極性和主動性，打擊了工作人員的信心之后，很難開發人事建設管理隊伍。

2.2 人事檔案管理不夠完善

人事檔案管理工作不夠完善體現在：1）檔案轉遞交接工作存在不及時的情況，由于工作沒有足夠的重視，往往職工在調離單位之后檔案轉出還沒有辦理，停留在原單位的情況。個別人事檔案管理人員有人調閱檔案的時候，不按照規定辦事，什么人都可以查閱檔案，在這種情況下有人借故鉆空子，進行檔案造假嚴重影響檔案的真實性。檔案人員交接工作要嚴密手續齊全，但是一些單位檔案管理人員調離崗位或者是調動工作的時候，移交不按照規定進行，手續不完全問責不明確。2）人事檔案材料收集退檔工作不到位，對人事檔案管理工作的認識不夠全面，沒有及時收集、轉遞材料和材料歸檔，比如畢業生的檔案材料在轉遞的過程中存在缺失等現象，再加上部分檔案收集工作一直是被動地進行，在接收檔案的時候只針對轉出檔案的查閱，但是沒有認真檢查檔案必備材料是否齊全，而且材料沒有準確齊全，在這個過程當中還存在材料缺失現象，導致人事檔案材料的內容不完整和資料漏缺等等。3）對人事檔案管理經費投入的資金不夠，導致人事檔案管理的配套設施存在問題，保管條件相對落后。一些基層對人事檔案管理工作的認識不到位，在設備上采取“因陋就簡”的原則，比如辦公、閱檔、倉庫等共用一個房間等，這些現象的存在導致人事檔案工作開展效率很低，效益很差。

2.3 基層單位認識檔案管理力量薄弱

1）部分單位雖然有專職的檔案管理人員，但是匹配不到位，再加上檔案管理工作量多，不能滿足在檔案工作的開展[2]。2）再加上單位檔案管理人員流動性比較強，經常變化，因為人事檔案工作的銜接需要過渡時間，但是在很多基層，往往是人事檔案管理工作人員業務剛剛熟悉，就被調走，新人又需要很長時間去適應的過程。而且在部分單位人事檔案管理人員基本上都是兼職工作，人事檔案工作過程中精力投入不足，導致很多資源管理存在問題。人事檔案管理人員的文化程度、專業素質還需要進行提升。

而且在人事檔案管理工作當中，信息化建設不夠全面及時，無論是信息化基礎設備，還是信息化人才儲備，基層都不具備這些資源，基層人事檔案管理工作的開展，難度很大。

3 基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題的解決對策

3.1 強化基層對檔案的認識

從人事檔案管理工作的實際情況來看基層人事檔案的管理，首先要做好領導工作，基層領導思想上重視人事檔案管理工作，對人事檔案管理工作有積極的支持作用，才是提高人事檔案管理工作水平的關鍵。因此單位領導應該充分認識到檔案管理工作的重要性，將人事檔案管理工作和基層人才隊伍建設提到相同的高度，納入重要議事日程當中，支持人事檔案管理工作，能夠經常訪問人事檔案工作和監督指導，充分調動檔案管理人員的積極性，加強培養教育，增強責任意識來提高人事檔案管理工作的水平。從而為人才隊伍建設 、資源開發、人才流動服務。

3.2 完善檔案管理制度、加強基礎設施建設

完善管理制度、加強基礎設施建設、確保管理水平的提升。首先單位領導對檔案管理有明確的認識之后，應該加大資金投入，做好人事檔案管理基礎設施的建設、更新工作，保證配套設施齊全之后為人事檔案管理工作的開展提供一定的基礎。其次，提高檔案管理人員的水平，需要宣傳和培訓來強調檔案管理工作的重要性，制度不僅僅是工作的手段，更是規范的保證，制定出管理制度可以讓工作更有效率更加嚴格。還應該積極做好檔案轉接、利用、交接工作，如果檔案管理出現問題就實行責任追究制度，真正做到制度維護管理，以管理保證質量。最后，做好人事檔案材料的收集和歸檔，保證檔案資源的完整齊全。

3.3 加強人事檔案管理工作的現代化建設

當前現代化和信息化建設已經成為必然，現代管理作為人事檔案管理發展的目標，應該要實現現代化檔案管理。隨著現代社會的發展，檔案管理的現代化信息化已經成為趨勢，也成為人才競爭、人才開發的需要。因此需要將先進的科學技術手段運用在人事檔案管理工作當中，作為新時期人事檔案管理工作建設的長期任務和關鍵[3]。人事檔案管理工作繁雜、重復、勞動強度大等特征，決定了人事檔案管理工作現代化發展的必然。利用計算機等現代化手段管理人事檔案，降低勞動成本投入，避免人為因素導致的誤差，能夠達到更加科學、合理的檔案管理，達到提高工作效率和管理水平的目標。另外不能忽視對檔案人事管理專業人才的培養。

4 結語

綜上，人事檔案管理工作比較復雜，隨著社會主義市場經濟體制改革的深入，給人事檔案管理工作的開展提供了機遇。在這種情況下應該跟隨潮流，探索新模式，完善檔案管理工作。

參考文獻

[1]羅紅芬.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2018（S1）：127-129.

[2]郭佳劼.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].東西南北：教育，2019（10）：0032-0032.

[3]譚子文.現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].人力資源，2018（9）：250-250.

作者簡介

龍延學（1971-），男，苗族，云南祿豐人，大專，云南省昆明市祿勸彝族苗族自治縣人力資源和社會保障局，研究方向：檔案收集保管。