基于課題管理的科研項(xiàng)目檔案規(guī)范化研究

陳燕虹

摘 要：科研項(xiàng)目檔案是科研計(jì)劃項(xiàng)目在立項(xiàng)、研發(fā)及具體應(yīng)用環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的，它是后續(xù)制定及落實(shí)相關(guān)科研計(jì)劃的重要依據(jù)，同時(shí)也是我國(guó)科技發(fā)展進(jìn)程的重要見證資料。因此，相關(guān)部門必須對(duì)其引起高度的重視，逐步完善科研項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理。對(duì)此，本文就圍繞課題管理背景下的科研項(xiàng)目檔案規(guī)范化進(jìn)行了全面的探究，并對(duì)此提出了一些可行性措施。

關(guān)鍵詞：課題管理;科研項(xiàng)目檔案;規(guī)范化管理;有效措施

1 簡(jiǎn)述課題管理模式的涵義及作用

1.1 課題管理模式的涵義

所謂課題管理主要是指遵循擇優(yōu)支持及公平競(jìng)爭(zhēng)的基礎(chǔ)原則，設(shè)立相應(yīng)的科研課題，圍繞課題展開相關(guān)研究，設(shè)置專業(yè)的課題小組，開設(shè)課題組織、課題管理及課題研究等相關(guān)活動(dòng)的科研管理制度，通常會(huì)運(yùn)用于國(guó)家財(cái)政撥款支持的各項(xiàng)科研計(jì)劃項(xiàng)目。較傳統(tǒng)管理模式而言，課題管理模式推動(dòng)了科技管理機(jī)制、科技項(xiàng)目?jī)?nèi)容及科技項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等的轉(zhuǎn)變，突破了人員、單位與專業(yè)之間的局限性，不僅提升了管理水平，還優(yōu)化了資源配置，更加符合我國(guó)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展需求，除此之外，在漫長(zhǎng)的運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)中，逐漸形成了科學(xué)完善的課題招標(biāo)、網(wǎng)上審核、中介評(píng)估、節(jié)點(diǎn)撥款及監(jiān)管體制[1]。

1.2 課題管理模式的作用

課題管理模式對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理的作用主要有以下幾點(diǎn)：

其一，改變責(zé)任主體。在傳統(tǒng)的科研項(xiàng)目檔案管理中，相關(guān)部門通常是圍繞具體項(xiàng)目加以管理，經(jīng)科研單位發(fā)出申請(qǐng)，主管部門加以審核，之后由單位承接科研任務(wù)，由此可以看出，主管部門和承接單位既是檔案歸檔責(zé)任主體，同時(shí)也是檔案形成主體。而在課題管理模式中，相關(guān)課題負(fù)責(zé)人在預(yù)算范疇及計(jì)劃任務(wù)內(nèi)具備一定的自主權(quán)，具體項(xiàng)目管理不再是主管部門的工作重心，其重心變?yōu)閷?duì)相關(guān)機(jī)制與體制的指定工作，同時(shí)還包括對(duì)項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)的監(jiān)管工作。科研計(jì)劃項(xiàng)目中，課題組是研究性檔案的形成主體，而主管部門則成了管理性檔案的形成主體。

其二，改變檔案內(nèi)容。傳統(tǒng)科研項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容主要包含準(zhǔn)備、科研、鑒定、成果申報(bào)及應(yīng)用轉(zhuǎn)化五部分形成的各項(xiàng)文件資料，課題管理主要針對(duì)前三個(gè)環(huán)節(jié)，成果申報(bào)及應(yīng)用轉(zhuǎn)化則是由其他部門加以負(fù)責(zé)，檔案內(nèi)容涵蓋了制定立項(xiàng)審批體制和預(yù)算管理體制，此外還應(yīng)重視監(jiān)督管理體制逐步完善，并依據(jù)科研項(xiàng)目的內(nèi)容對(duì)管理內(nèi)容加以合理的調(diào)整。在具體的管理過程中，相關(guān)部門應(yīng)對(duì)文件資料的收集范圍適當(dāng)擴(kuò)展，確保其涵蓋名稱、審核意見、審計(jì)情況及監(jiān)督情況等。

其三，改變檔案載體。紙張是傳統(tǒng)科研項(xiàng)目檔案的主要載體，并在長(zhǎng)期的管理過程中構(gòu)成了較為完善的管理規(guī)范，而課題管理模式中，網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理則是項(xiàng)目管理的主要手段，它不僅可以促進(jìn)科研項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理，還能提升檔案管理的整體水平及效率。在具體的管理環(huán)節(jié)中，電子數(shù)據(jù)則成為項(xiàng)目檔案的重要載體，對(duì)此，檔案載體的轉(zhuǎn)變就需要相關(guān)部門必須加強(qiáng)對(duì)管理策略的不斷革新。

2 淺析基于課題管理的科研項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的有效措施

基于課題管理模式下，要想加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理，我們可以以下幾方面入手：

2.1 完善檔案管理職責(zé)

首先，應(yīng)對(duì)歸檔職責(zé)加以完善。在科研項(xiàng)目檔案管理中，針對(duì)項(xiàng)目落實(shí)過程中所產(chǎn)生的相關(guān)文件資料，項(xiàng)目管理部門必須對(duì)其實(shí)施收集及歸檔處理，待項(xiàng)目完成且驗(yàn)收合格之后，再根據(jù)相關(guān)要求，將文件資源移交給專門的檔案管理平臺(tái)，加強(qiáng)統(tǒng)一化管理，檔案在移交時(shí)應(yīng)確保其完整性和時(shí)效性。對(duì)此，課題負(fù)責(zé)人則應(yīng)該安排專人妥善處理好科研成果的整理及歸檔移交工作，以此來保障項(xiàng)目檔案的完整性及精準(zhǔn)性，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)歸檔職責(zé)的明確[2]。項(xiàng)目依托單位應(yīng)充分發(fā)揮出自身的監(jiān)管及指導(dǎo)作用，在項(xiàng)目完成驗(yàn)收之后，針對(duì)課題組移交檔案的接收及管理工作進(jìn)行及時(shí)妥善的處理，以便于后續(xù)工作的順利進(jìn)行。

其次，將有關(guān)歸檔問題的相關(guān)條款加入到檔案實(shí)施合約之中，針對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理及歸檔問題，則應(yīng)該在相關(guān)合同中明確其合理要求，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔工作的有章可循、有規(guī)可依，以此加強(qiáng)對(duì)科研項(xiàng)目研究性檔案歸檔工作的有效管理。

最后，應(yīng)對(duì)檔案部門的監(jiān)管職責(zé)加以完善，充分發(fā)揮出本單位各級(jí)檔案管理部門的實(shí)際效用，落實(shí)好每個(gè)部門的管理職責(zé)。比如，檔案行政管理部門主要負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目檔案的宏觀管理，因此，其必須落實(shí)好科研項(xiàng)目檔案的監(jiān)管及定期檢查工作;針對(duì)一些重大科研項(xiàng)目的驗(yàn)收及鑒定工作，嚴(yán)格遵照相關(guān)規(guī)范來落實(shí)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，待驗(yàn)收合格后應(yīng)出具相關(guān)的認(rèn)可文件，最后將相關(guān)文件反饋給項(xiàng)目相關(guān)單位。

2.2 優(yōu)化檔案管理制度

科研項(xiàng)目檔案管理應(yīng)在課題管理模式基礎(chǔ)上，遵照檔案管理的相關(guān)要求，逐步完善和優(yōu)化其檔案管理制度。在檔案管理方法需要修訂時(shí)，科研部門應(yīng)與檔案管理部門進(jìn)行協(xié)作，加強(qiáng)互動(dòng)交流，對(duì)管理制度中的檔案管理要求加以明確，將歸檔職責(zé)落實(shí)到相關(guān)主體。在制定檔案管理的相關(guān)規(guī)范時(shí)，相關(guān)部門可以對(duì)項(xiàng)目管理的相關(guān)政策加以考量，明確具體的管理要求，將檔案鑒定、檔案驗(yàn)收、檔案保管及歸檔范圍加以細(xì)化，確保其與課題管理方法的一致性，以此來保障檔案管理工作的順利實(shí)施。

2.3 完善檔案歸檔范圍

檔案管理部門應(yīng)對(duì)文件歸檔范圍進(jìn)行合理的調(diào)整與完善，以此來保障檔案管理的有效性。其一，對(duì)能夠反映課題管理全貌的綜合性文件應(yīng)適量增加，其主要包含績(jī)效評(píng)估文件、立項(xiàng)指南等。其二，應(yīng)增加項(xiàng)目管理環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的關(guān)鍵性文件，其主要包含項(xiàng)目進(jìn)展評(píng)估、信用考評(píng)、經(jīng)費(fèi)審計(jì)及專家評(píng)審等。其三，應(yīng)對(duì)研究性檔案歸檔工作加以重視，在原本工作報(bào)告及技術(shù)報(bào)告基礎(chǔ)之上，增加成果專利及檢測(cè)報(bào)告等相關(guān)文件。

2.4 加強(qiáng)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)監(jiān)管

節(jié)點(diǎn)撥款制度作為項(xiàng)目管理中非常關(guān)鍵的制約手段，不僅可以加強(qiáng)對(duì)科研項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度的監(jiān)督力度，還可以針對(duì)執(zhí)行困難的課題進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，這樣做除了可以確保項(xiàng)目按時(shí)完工，還可以有效的避免資金浪費(fèi)現(xiàn)象[3]。因此，項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)對(duì)節(jié)點(diǎn)監(jiān)管加以重視，充分運(yùn)用項(xiàng)目中相對(duì)重要的節(jié)點(diǎn)，如合同項(xiàng)目轉(zhuǎn)正節(jié)點(diǎn)、項(xiàng)目年度檢查節(jié)點(diǎn)等，通過加強(qiáng)項(xiàng)目檔案歸檔工作的監(jiān)管力度，來確保檔案歸檔的實(shí)際效果。在進(jìn)行節(jié)點(diǎn)監(jiān)管時(shí)，應(yīng)重視項(xiàng)目驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)的歸檔控制，在進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收工作之前，必須落實(shí)好相應(yīng)的歸檔文件驗(yàn)收，針對(duì)沒有經(jīng)過檔案驗(yàn)收，或在驗(yàn)收過程中未達(dá)標(biāo)的科研計(jì)劃項(xiàng)目，相關(guān)部門無需對(duì)其實(shí)施驗(yàn)收或鑒定處理。此外，相關(guān)部門可以將歸檔文件驗(yàn)收作為項(xiàng)目驗(yàn)收及科研成果申報(bào)的基礎(chǔ)保障，從科研管理及檔案管理兩方面入手，來保障科研項(xiàng)目檔案的完整性及規(guī)范性。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作在科研計(jì)劃項(xiàng)目中占據(jù)著重要位置，因此，相關(guān)部門必須引起足夠的重視。將課題管理模式靈活的運(yùn)用于科研項(xiàng)目檔案管理工作中，通過行之有效的管理手段及方法，來提升科研項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性及有效性，以此來推動(dòng)我國(guó)科研事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]沈娟.課題制管理模式下科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理探討[J].城建檔案，2019（02）：68-69.

[2]沈銘慧.基于課題管理的科研項(xiàng)目檔案規(guī)范化分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：45-46.

[3]張芝慧.課題制管理模式下科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理[J].中國(guó)檔案，2017（03）：70-72.