基于課題管理的科研項目檔案規(guī)范化研究

陳燕虹

摘 要：科研項目檔案是科研計劃項目在立項、研發(fā)及具體應(yīng)用環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的，它是后續(xù)制定及落實相關(guān)科研計劃的重要依據(jù)，同時也是我國科技發(fā)展進程的重要見證資料。因此，相關(guān)部門必須對其引起高度的重視，逐步完善科研項目檔案的規(guī)范化管理。對此，本文就圍繞課題管理背景下的科研項目檔案規(guī)范化進行了全面的探究，并對此提出了一些可行性措施。

關(guān)鍵詞：課題管理;科研項目檔案;規(guī)范化管理;有效措施

1 簡述課題管理模式的涵義及作用

1.1 課題管理模式的涵義

所謂課題管理主要是指遵循擇優(yōu)支持及公平競爭的基礎(chǔ)原則，設(shè)立相應(yīng)的科研課題，圍繞課題展開相關(guān)研究，設(shè)置專業(yè)的課題小組，開設(shè)課題組織、課題管理及課題研究等相關(guān)活動的科研管理制度，通常會運用于國家財政撥款支持的各項科研計劃項目。較傳統(tǒng)管理模式而言，課題管理模式推動了科技管理機制、科技項目內(nèi)容及科技項目驗收標(biāo)準等的轉(zhuǎn)變，突破了人員、單位與專業(yè)之間的局限性，不僅提升了管理水平，還優(yōu)化了資源配置，更加符合我國現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展需求，除此之外，在漫長的運營環(huán)節(jié)中，逐漸形成了科學(xué)完善的課題招標(biāo)、網(wǎng)上審核、中介評估、節(jié)點撥款及監(jiān)管體制[1]。

1.2 課題管理模式的作用

課題管理模式對科研項目檔案管理的作用主要有以下幾點：

其一，改變責(zé)任主體。在傳統(tǒng)的科研項目檔案管理中，相關(guān)部門通常是圍繞具體項目加以管理，經(jīng)科研單位發(fā)出申請，主管部門加以審核，之后由單位承接科研任務(wù)，由此可以看出，主管部門和承接單位既是檔案歸檔責(zé)任主體，同時也是檔案形成主體。而在課題管理模式中，相關(guān)課題負責(zé)人在預(yù)算范疇及計劃任務(wù)內(nèi)具備一定的自主權(quán)，具體項目管理不再是主管部門的工作重心，其重心變?yōu)閷ο嚓P(guān)機制與體制的指定工作，同時還包括對項目實施環(huán)節(jié)的監(jiān)管工作。科研計劃項目中，課題組是研究性檔案的形成主體，而主管部門則成了管理性檔案的形成主體。

其二，改變檔案內(nèi)容。傳統(tǒng)科研項目檔案管理內(nèi)容主要包含準備、科研、鑒定、成果申報及應(yīng)用轉(zhuǎn)化五部分形成的各項文件資料，課題管理主要針對前三個環(huán)節(jié)，成果申報及應(yīng)用轉(zhuǎn)化則是由其他部門加以負責(zé)，檔案內(nèi)容涵蓋了制定立項審批體制和預(yù)算管理體制，此外還應(yīng)重視監(jiān)督管理體制逐步完善，并依據(jù)科研項目的內(nèi)容對管理內(nèi)容加以合理的調(diào)整。在具體的管理過程中，相關(guān)部門應(yīng)對文件資料的收集范圍適當(dāng)擴展，確保其涵蓋名稱、審核意見、審計情況及監(jiān)督情況等。

其三，改變檔案載體。紙張是傳統(tǒng)科研項目檔案的主要載體，并在長期的管理過程中構(gòu)成了較為完善的管理規(guī)范，而課題管理模式中，網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理則是項目管理的主要手段，它不僅可以促進科研項目檔案的規(guī)范化管理，還能提升檔案管理的整體水平及效率。在具體的管理環(huán)節(jié)中，電子數(shù)據(jù)則成為項目檔案的重要載體，對此，檔案載體的轉(zhuǎn)變就需要相關(guān)部門必須加強對管理策略的不斷革新。

2 淺析基于課題管理的科研項目檔案規(guī)范化管理的有效措施

基于課題管理模式下，要想加強科研項目檔案的規(guī)范化管理，我們可以以下幾方面入手：

2.1 完善檔案管理職責(zé)

首先，應(yīng)對歸檔職責(zé)加以完善。在科研項目檔案管理中，針對項目落實過程中所產(chǎn)生的相關(guān)文件資料，項目管理部門必須對其實施收集及歸檔處理，待項目完成且驗收合格之后，再根據(jù)相關(guān)要求，將文件資源移交給專門的檔案管理平臺，加強統(tǒng)一化管理，檔案在移交時應(yīng)確保其完整性和時效性。對此，課題負責(zé)人則應(yīng)該安排專人妥善處理好科研成果的整理及歸檔移交工作，以此來保障項目檔案的完整性及精準性，同時加強對歸檔職責(zé)的明確[2]。項目依托單位應(yīng)充分發(fā)揮出自身的監(jiān)管及指導(dǎo)作用，在項目完成驗收之后，針對課題組移交檔案的接收及管理工作進行及時妥善的處理，以便于后續(xù)工作的順利進行。

其次，將有關(guān)歸檔問題的相關(guān)條款加入到檔案實施合約之中，針對項目檔案的收集、整理及歸檔問題，則應(yīng)該在相關(guān)合同中明確其合理要求，實現(xiàn)檔案歸檔工作的有章可循、有規(guī)可依，以此加強對科研項目研究性檔案歸檔工作的有效管理。

最后，應(yīng)對檔案部門的監(jiān)管職責(zé)加以完善，充分發(fā)揮出本單位各級檔案管理部門的實際效用，落實好每個部門的管理職責(zé)。比如，檔案行政管理部門主要負責(zé)科研項目檔案的宏觀管理，因此，其必須落實好科研項目檔案的監(jiān)管及定期檢查工作;針對一些重大科研項目的驗收及鑒定工作，嚴格遵照相關(guān)規(guī)范來落實項目檔案的驗收工作，待驗收合格后應(yīng)出具相關(guān)的認可文件，最后將相關(guān)文件反饋給項目相關(guān)單位。

2.2 優(yōu)化檔案管理制度

科研項目檔案管理應(yīng)在課題管理模式基礎(chǔ)上，遵照檔案管理的相關(guān)要求，逐步完善和優(yōu)化其檔案管理制度。在檔案管理方法需要修訂時，科研部門應(yīng)與檔案管理部門進行協(xié)作，加強互動交流，對管理制度中的檔案管理要求加以明確，將歸檔職責(zé)落實到相關(guān)主體。在制定檔案管理的相關(guān)規(guī)范時，相關(guān)部門可以對項目管理的相關(guān)政策加以考量，明確具體的管理要求，將檔案鑒定、檔案驗收、檔案保管及歸檔范圍加以細化，確保其與課題管理方法的一致性，以此來保障檔案管理工作的順利實施。

2.3 完善檔案歸檔范圍

檔案管理部門應(yīng)對文件歸檔范圍進行合理的調(diào)整與完善，以此來保障檔案管理的有效性。其一，對能夠反映課題管理全貌的綜合性文件應(yīng)適量增加，其主要包含績效評估文件、立項指南等。其二，應(yīng)增加項目管理環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的關(guān)鍵性文件，其主要包含項目進展評估、信用考評、經(jīng)費審計及專家評審等。其三，應(yīng)對研究性檔案歸檔工作加以重視，在原本工作報告及技術(shù)報告基礎(chǔ)之上，增加成果專利及檢測報告等相關(guān)文件。

2.4 加強項目節(jié)點監(jiān)管

節(jié)點撥款制度作為項目管理中非常關(guān)鍵的制約手段，不僅可以加強對科研項目實施進度的監(jiān)督力度，還可以針對執(zhí)行困難的課題進行及時的調(diào)整，這樣做除了可以確保項目按時完工，還可以有效的避免資金浪費現(xiàn)象[3]。因此，項目檔案管理工作應(yīng)對節(jié)點監(jiān)管加以重視，充分運用項目中相對重要的節(jié)點，如合同項目轉(zhuǎn)正節(jié)點、項目年度檢查節(jié)點等，通過加強項目檔案歸檔工作的監(jiān)管力度，來確保檔案歸檔的實際效果。在進行節(jié)點監(jiān)管時，應(yīng)重視項目驗收節(jié)點的歸檔控制，在進行項目驗收工作之前，必須落實好相應(yīng)的歸檔文件驗收，針對沒有經(jīng)過檔案驗收，或在驗收過程中未達標(biāo)的科研計劃項目，相關(guān)部門無需對其實施驗收或鑒定處理。此外，相關(guān)部門可以將歸檔文件驗收作為項目驗收及科研成果申報的基礎(chǔ)保障，從科研管理及檔案管理兩方面入手，來保障科研項目檔案的完整性及規(guī)范性。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作在科研計劃項目中占據(jù)著重要位置，因此，相關(guān)部門必須引起足夠的重視。將課題管理模式靈活的運用于科研項目檔案管理工作中，通過行之有效的管理手段及方法，來提升科研項目檔案管理的規(guī)范性及有效性，以此來推動我國科研事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

參考文獻

[1]沈娟.課題制管理模式下科研計劃項目檔案規(guī)范化管理探討[J].城建檔案，2019（02）：68-69.

[2]沈銘慧.基于課題管理的科研項目檔案規(guī)范化分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：45-46.

[3]張芝慧.課題制管理模式下科研計劃項目檔案規(guī)范化管理[J].中國檔案，2017（03）：70-72.