淺析事業(yè)單位人事檔案管理的必要性與有效策略

孫建霞

摘 要：作為事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容之一，進(jìn)行人事檔案管理具有重要的意義，其不僅能夠整合相關(guān)信息，也可為其他工作部門提供需要的材料，對(duì)于事業(yè)單位的有序運(yùn)行極其關(guān)鍵。而現(xiàn)階段的人事檔案管理工作還有諸多不足，本文通過闡述事業(yè)單位人事檔案管理的必要性，探究其優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;事業(yè)單位;必要性;優(yōu)化策略

就事業(yè)單位而言，人事檔案管理工作具有重要的價(jià)值，其不僅與檔案管理有著緊密的關(guān)聯(lián)，也影響著事業(yè)單位的人事制度。根據(jù)人事檔案管理工作，保證每個(gè)工作人員檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，科學(xué)的利用人才，保證人力資源進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、合理的分配，使事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)更加的整體、規(guī)范，保證事業(yè)單位健康發(fā)展。

1 人事檔案管理的必要性

1.1 優(yōu)化管理

隨著時(shí)代的進(jìn)程不斷加快，各行各業(yè)都處于革新中，而在事業(yè)單位中，進(jìn)行人事檔案管理工作是必要的，也是現(xiàn)代社會(huì)的必然需求。在高速信息化的時(shí)代，不僅給技術(shù)帶來了變革，也對(duì)人們的傳統(tǒng)思維產(chǎn)生了較大的影響。鑒于此，人事檔案管理工作得到了人們更多的關(guān)注，其不僅要在傳統(tǒng)的工作方式中融入創(chuàng)新的思維觀念，進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)，還需結(jié)合信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而使管理得到優(yōu)化。尤其隨著復(fù)雜繁多的人事檔案紙質(zhì)資料的堆積，大大增加了資料處理的難度，而在人事檔案管理中，通過其與信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等結(jié)合，極大的減少了工作量，并提高了檔案收集與整合的效率。

1.2 提供保障

在事業(yè)單位的工作中，詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄工作人員的履歷、表現(xiàn)尤為重要，通過工作人員近期的具體表現(xiàn)，從而對(duì)工作人員的工作水平進(jìn)行評(píng)估，以采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。對(duì)于工作人員而言，績(jī)效的高低關(guān)系著其切身利益，也是影響工作人員升遷的重要因素。在人事檔案管理工作中，準(zhǔn)確的記錄工作人員的績(jī)效考核，而事業(yè)單位的管理層根據(jù)所記錄的考核檔案決定工作人員的任用去留，或者職位升遷等。因此，進(jìn)行檔案管理工作，能夠?yàn)楣ぷ魅藛T的切身利益提供保障。

2 人事檔案管理的不足

2.1 工作人員水平不足

由于人事檔案管理工作難度相對(duì)較小，所需求的專業(yè)知識(shí)相對(duì)較低，加上其工資相對(duì)較低，難以吸引年輕人[1]。正是如此，事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的工作人員招聘時(shí)，降低了招聘要求，具備相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)即可，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作人員的水平整體較低。另外，由于人事檔案管理工作內(nèi)容的革新，其更依賴于信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，這就要求人事檔案管理工作人員具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，加上當(dāng)前社會(huì)個(gè)人信息泄露嚴(yán)重，更需要做好保密工作。顯然，工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的知識(shí)掌握較低，也忽視了信息的保密工作，導(dǎo)致個(gè)人信息泄露的現(xiàn)象頻繁發(fā)生，從而降低工作效率，難以發(fā)揮人事檔案管理工作應(yīng)有的職能。

2.2 信息化程度不足

在信息高速發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以深入的應(yīng)用到各行各業(yè)，對(duì)于各行各業(yè)都帶來了巨大的變革，其重要性不言而喻。而在人事檔案管理中，更需要借助信息技術(shù)優(yōu)化人事檔案管理，不僅可提高檔案管理的準(zhǔn)確性，也能夠減少人事檔案管理的工作量，使人事檔案管理工作更加的科學(xué)、規(guī)范。而在實(shí)際的人事檔案管理工作中，缺乏與信息技術(shù)的有效結(jié)合，其多數(shù)還是采取紙質(zhì)檔案進(jìn)行資料的記錄，缺乏對(duì)電子檔案管理的應(yīng)用。而現(xiàn)階段事業(yè)單位的工作人員變更頻繁，工作崗位的調(diào)換也比較頻繁，傳統(tǒng)的人事檔案管理難以有效的管理，極大的增加了人事檔案管理的工作任務(wù)，難以滿足事業(yè)單位的要求。

2.3 忽視人事檔案管理工作

對(duì)于事業(yè)單位而言，其主要進(jìn)行本單位有關(guān)的工作，諸如教育、科技等，認(rèn)為人事檔案管理無關(guān)緊要，對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)作幾乎不會(huì)產(chǎn)生任何影響，從而忽視人事檔案管理工作[2]。由于缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視，以及缺乏對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督，以至于人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性，效率低下的同時(shí)且難以發(fā)揮有效的職能，進(jìn)而有效事業(yè)單位的運(yùn)作。另外，部分事業(yè)單位雖然對(duì)人事檔案管理工作有足夠的重視，但具體措施并未應(yīng)用于實(shí)踐中，進(jìn)而對(duì)人事檔案管理工作的優(yōu)化流于形式，難以提高人事檔案管理的工作效率，從而使事業(yè)單位的發(fā)展受到阻礙。

3 人事檔案管理的優(yōu)化策略

3.1 優(yōu)化管理制度

在人事檔案管理工作中，規(guī)范合理的管理制度極其重要，不僅能夠簡(jiǎn)化人事檔案管理的工作流程，也可對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，從而提高人事檔案管理的工作效率[3]。在管理制度的優(yōu)化中，需要細(xì)致的劃分檔案管理的工作內(nèi)容，對(duì)不同的工作內(nèi)容進(jìn)行明確的分類，省去不必要的工作流程。通過對(duì)管理制度的優(yōu)化改進(jìn)，使人事檔案管理工作更加的整體性、系統(tǒng)性，通過明確細(xì)致的劃分，能夠在查閱或者取用某些檔案資料時(shí)，能夠在較短的時(shí)間內(nèi)完成。另外，還需制定合理有效的監(jiān)督方案，能夠?qū)θ粘５娜耸聶n案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，保證具體的工作方案落實(shí)于實(shí)踐中。在檔案管理中，還應(yīng)該重視對(duì)有效信息的采集，對(duì)于無效的信息應(yīng)該剔除，保證檔案資料的科學(xué)性，同時(shí)減少了人事檔案管理的工作量。

3.2 提高工作人員水平

在人事檔案管理工作中，其工作效率主要取決于工作人員的工作能力，鑒于此，提高工作人員的水平極其重要。其一，制定嚴(yán)格的人才聘用方案，并使選拔流程公開透明，防止濫用職權(quán)的現(xiàn)象發(fā)生，選取專業(yè)知識(shí)豐富的人才。其二，還應(yīng)該重視對(duì)工作人員的培訓(xùn)，在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，對(duì)工作人員的要求更高，不僅需要掌握人事檔案管理的理論知識(shí)，還應(yīng)該熟悉計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠操作計(jì)算機(jī)設(shè)備等。因此，需制定科學(xué)合理的培訓(xùn)方案，培訓(xùn)工作人員關(guān)于人事檔案管理所涉及的知識(shí)，以提高工作人員的能力。另外，還需培養(yǎng)工作人員的責(zé)任心，提高工作人員的綜合素質(zhì)，要求工作人員需端正工作態(tài)度，積極完成工作任務(wù)。需制定與之契合的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于消極工作或者怠工的工作人員予以懲戒，對(duì)于績(jī)效考核優(yōu)秀的工作人員予以額外的獎(jiǎng)勵(lì)，提高其工作積極性。還應(yīng)該重視對(duì)工作人員的人文關(guān)懷，無論是工作上還是生活中的困難都可予以相應(yīng)的幫助，以提升凝聚力，除此之外，根據(jù)工作人員的訴求合理的調(diào)整薪資結(jié)構(gòu)，適當(dāng)?shù)奶嵘べY等。

3.3 重視對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)滲透各個(gè)領(lǐng)域，各行業(yè)越來越依賴信息技術(shù)帶來的便利，鑒于此，在人事檔案管理工作中，合理的應(yīng)用信息技術(shù)是必然的，也是今后人事檔案管理工作的開展方向。通過對(duì)電子信息技術(shù)的有效結(jié)合，不僅能夠使人事檔案管理更加的準(zhǔn)確規(guī)范，也能夠減少人力資源，大大的提高了工作效率。電子信息技術(shù)不僅具有實(shí)時(shí)高效的信息傳輸優(yōu)勢(shì)，且能夠以極快的速度對(duì)資源、信息進(jìn)行歸納、分析，也能夠在極短的時(shí)間內(nèi)找到想要的檔案資料。相較于人工而言，電子信息技術(shù)的準(zhǔn)確性更高，不易出錯(cuò)。且通過電子檔案進(jìn)行保存，不宜造成檔案資料的丟失，而傳統(tǒng)紙質(zhì)的保存時(shí)間相對(duì)較短，易出現(xiàn)紙質(zhì)老化等問題，而電子檔案顯然規(guī)避了此類問題，優(yōu)勢(shì)顯著。

4 結(jié)語

在事業(yè)單位中，人事檔案管理工作發(fā)揮著重要的價(jià)值，在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，還具有諸多缺陷，需針對(duì)其中的不足進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，促進(jìn)人事檔案管理的革新，以保證事業(yè)單位健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]朱麗麗.淺析科研事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的重要性[J].農(nóng)業(yè)科研經(jīng)濟(jì)管理，2017.