事業單位檔案管理的電子化建設路徑探析

摘 要：事業單位檔案管理的電子化建設已經成為未來不可阻擋趨勢，本文在了解事業單位電子檔案管理的優勢之后，再對當前電子檔案管理現狀進行分析，最后闡述了檔案管理電子化建設的路徑，希望為進一步提高檔案管理水平奠定基礎。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;電子化建設

檔案是機關單位、社會組織以及個人在社會活動中所形成的文字、圖像以及聲音等記錄，從管理角度來看，檔案管理已經成為事業單位日常工作的重要組成部分，在電子化建設的大背景下，檔案管理的電子化的應用范圍越來越廣，對于提高檔案管理能力的意義重大，值得關注。

1 事業單位檔案管理電子化建設的優勢

事業單位檔案管理電子化可以改變傳統工作的諸多不足，其優勢主要體現在以下幾方面：1）有助于提高檔案管理工作效率。電子化檔案依托計算機完成數據處理，具有高效、便捷的優勢，并且能夠滿足圖像、視頻等，電子化管理可以取代傳統人工工作的不足，將紙質的文檔通過電子化的形式展示出來，所以可以進一步減輕工作，使各類檔案信息更加集中，避免檔案管理中出現漏洞，提高了工作質量。2）有助于降低成本。檔案電子化建設可以顯著降低成本投入，這是因為傳統的紙質檔案管理存在人力資源投入大、檔案維護工作量大等問題，并且相關檔案數據的采集、編制等需要花費較多費用。而相比之下，電子檔案技術無論是檔案的查閱、管理、保存還是傳輸都得到進一步簡化，有助于控制成本。3）方便文檔的查缺補漏。傳統的檔案管理模式容易受到人為因素影響而出現多種問題，例如某一檔案漏交歸檔，需要對檔案進行拆卷、重做才能完成補漏。這個過程容易出現失誤，嚴重情況下可能出現檔案丟失的情況。而電子檔案通過信息處理系統，可以按照文檔檔案的不同類型合理分組，在查缺補漏時只需要在對應的電子文件上進行修改即可。

2 事業單位電子檔案管理現狀研究

檔案管理一直是事業單位內部工作的重要組成部分，目前隨著事業單位改革工作不斷深入，相關工作中所產生的數據資料更多，因此檔案管理需要處理的資料更多，傳統紙質檔案的不足逐漸凸顯。隨著現代化計算機技術的發展，通過電子檔案來取代傳統檔案已經成為相關人員關注的重點內容。電子檔案的先進性已經得到諸多學者的認可，事業單位也將電子檔案作為彌補傳統工作模式的不足的突破口。但是在實際上，當前事業單位在電子檔案管理中存在諸多不足，值得關注。

2.1 電子檔案安全管理不規范

電子檔案技術的出現有效彌補了傳統工作模式的不足，但是就目前而言，事業單位的檔案管理人員仍然沒有轉變傳統的工作思路，雖然已經認識到電子檔案管理工作的重要性，但是在工作中還存在諸多不足，例如一些重要檔案的物質載體（如移動硬盤、光盤等）隨意擺放，未妥善保管;在信息備份上也存在諸多不足，例如在檔案處理期間，信息備份方法不規范，無法根據數據檔案的類型等合理選擇存儲路徑，影響了電子化檔案建設效果。

2.2 現代化信息技術的應用效果不理想

隨著現代化信息技術的發展，大數據、網盤等數據的出現為電子檔案管理提供了新的方向，相關技術的進步可以顯著提高檔案管理能力。但是就目前而言，事業單位在檔案管理中并未妥善應用相關技術，不僅電子化程度落后，且檔案管理的安全性也得不到保障。例如文獻[1]研究認為，當前檔案管理人員的安全管理意識淡薄，雖然相關軟件、硬件性能已經顯著提高，但是安全管理理念并未得到充分落實，這已經成為電子檔案管理中不容忽視的問題。

3 事業單位檔案電子化建設路徑研究

3.1 做好電子文件鑒定

在事業單位檔案的電子化建設中，電子文件的鑒定成為其中的重點內容，在工作中，相關人員必須要明確電子檔案鑒定的“三關”，其中的核心內容包括：1）確定入口關。科室在接收電子檔案之后，首先需要檢查各個電子檔案的質量，例如電子檔案是否可以順利讀取、檔案的格式是否正確、檔案內容是否與紙質檔案相同等。2）抓好檢查關。當檔案管理部門對電子檔案歸檔之后，應該構建定期檢查機制，了解各類檔案是否出現損壞、數據文件能否正常運行等，在確定電子文件管理要求的之后，對電子檔案的拷貝、維護過程做記錄，使檔案管理操作更科學有效。3）做好利用關。檔案管理的最終目的是服務于事業單位的各項工作，所以在工作中需要出于檔案管理要求，及時做好檔案管理，針對相關部門的信息使用要求，第一時間提供各類檔案;或者在發現檔案文件損壞或者感染病毒之后，立即修復故障檔案，滿足使用需求。

3.2 規范電子檔案安全管理路徑

與傳統紙質工作模式相比，電子檔案依然屬于新鮮事物，部分工作人員并不了解電子檔案管理的要求，導致工作中出現諸多不足，所以為了能夠有效解決上述問題，必須要進一步規范安全管理路徑，重點內容包括：1）確定電子檔案的責任者。在傳遞電子文件期間需要轉發一份到檔案室備份，其中本單位的電子文件需要在制作、定稿之后將另一份傳遞給檔案室，保證檔案能夠在最短的時間內歸檔[2]。2）需明確檔案室的工作責任，主要是指收集備份電子文件以及上下級對本單位行文的著錄，例如對檔案做編號、整理、歸檔等，其中的關鍵資料需要通過光盤來保存信息。期間檔案室需要完成電子文檔的管理以及編目等工作，這是電子檔案長久保存的關鍵。

3.3 明確電子文檔歸檔的范圍要求

在檔案管理中，必須要充分了解電子檔案的相關要求，具體內容包括：1）本單位各部門上報的相關規范性文件或者日常工作中所形成的重要治療等;2）上級下發的相關文件;3）下級單位向本單位上報的相關請示、報告以及本單位給出的批復等;4）同級別單位轉發的相關文獻治療以及答復信函資料等;5）本單位黨組織提出的相關規范性文件等。

3.4 明確電子檔案管理的相關要求

從事業單位電子檔案管理的角度來看，電子檔案的存儲、攜帶等都需要存儲載體的支持，目前電子文件的存儲載體分為很多中，其中磁盤、U盤等具有記錄速度快、存儲容量大等優點，信息保存安全可靠，不易損壞。除此之外，隨著現代化信息技術的發展，云計算等技術在檔案管理中的作用越來越凸顯，相關人員需要充分了解相關電子檔案管理的相關要求，例如通過網盤等云計算技術APP完善電子檔案的相關路徑，可以通過網盤APP的分享功能，將電子檔案分享給相關部門或者工作人員，強化檔案管理能力。

4 結束語

事業單位電子檔案管理已經成為提高檔案管理能力的重要組成部分，因此相關人員需要把握電子檔案管理的相關細節，通過落實檔案管理新規定，推動事業單位檔案管理模式的變革，這樣才能顯著提高檔案管理能力，最終為推動事業單位工作模式變革奠定基礎。

參考文獻

[1]何海燕.從檔案管理流程管窺企業電子檔案管理風險[J].城建檔案，2020（06）：47-48.

[2]周艷.大數據時代文書檔案電子化建設研究[J].蘭臺內外，2019（35）：12-13.

作者簡介

冀中娜（1978-），女，山西汾陽人，本科，畢業于山西省中醫學院，助理館員，研究方向：檔案管理。