淺析事業單位提升檔案管理信息化水平的對策

摘 要：近年來，隨著經濟建設事業的不斷發展，事業單位的人員流動現象越來越明顯，這也對事業單位進行檔案管理造成了一定的難度，要求其不斷提高檔案管理的信息化水平。事業單位的檔案管理信息化水平是影響人力資源發揮的重要因素之一，現階段已經取得了一定的成就。但是總體來說，信息化管理水平還是比較低，需要我們不斷重視該項工作，努力促進事業單位檔案管理事業信息化水平的提高。

關鍵詞：信息化;事業單位;檔案管理;對策

事業單位的人員復雜、資料眾多，對其進行管理提出了更高的要求。檔案的基本作用是對人員的基本信息，社會經歷以及個人品德進行記錄。事業單位提供的信息時其他部門對一個職員進行判斷的重要參考標準之一。

1 事業單位檔案管理工作存在的問題

1）規范的事業單位檔案管理體系并未建立。現階段，檔案管理混亂、體系建設不完善、檔案工作雜亂無章、工作沒有效率和熱情都是很多事業單位檔案管理工作的現狀。事業單位的檔案管理工作不完善，造成很多信息和數據丟失，對事業單位的健康發展起著阻礙作用。事業單位的信息管理和檔案管理工作不到位，會降低信息和檔案之前的統一性，也不利于檔案的完整性，最終不利于事業單位隨著時代的發展而發展。

2）事業單位檔案管理信息化水平低。現階段，我國的事業單位的信息管理庫約為四千個，管理也有一定水平的提高，但是還是存在明顯的信息重復和信息豐富度不高的問題，也就是說信息質量還有待提高。同時，開放性的綜合檔案資料很少，還有很大的空間。同時，信息化檔案管理水平還是比較低，利用計算機進行信息進行檢索工作的效率還是比較低，檢索的精準率、速度和效率都比較低。但是，很多事業單位已經引進了檔案管理的信息化技術，但是相關工作人員依舊傾向用手工檢索的方式進行檢索工作，不習慣利用信息化技術，最終導致檢索準確性和效率的降低。

3）事業單位進行檢索工作的工作人員素質不高。很多事業單位負責檢索工作的工作人員素質并不高，有的單位是由年齡大的即將退休的老干部進行相關工作的。很多事業單位認為，檔案管理工作并不重要，有的事業單位甚至沒有專門的工作人員負責相關的工作，直接由其他科室的工作人員負責相關工作，或者有的單位還會頻繁地換檔案工作人員，最終造成檔案管理工作不能得到質量和水平的提高，造成重要信息文件的丟失和檔案管理工作的混亂。

4）事業單位檔案管理的硬件水平比較低。很所事業單位并不重視檔案管理工作，減少相關設備的管理經費投入，最終造成檔案管理工作效率得不到提高。有的單位甚至沒有引進信息化技術，還是依靠工作人員手動查找資料，阻礙了事業單位檔案管理工作的現代化進程。

2 事業單位檔案管理工作改進對策

1）重視檔案管理的標準和規范建設。事業單位的檔案管理內容復雜，信息分布保存在不同的工作部門，每天都會形成大量的檔案資料，管理難度大，給檔案信息管理的人員造成了很大的挑戰。需要進行信息的收集、整理和記錄，這要要求事業單位不斷提高檔案管理的信息化水平的提高，重視檔案管理工作的規范。同時，明確檔案管理信息化的建設標準，實現對工作人員工作的規范，盡量減少人力、物力和財力的浪費，最大程度上增加企業的效益。

2）重視實現檔案管理的數字化程度。數字化是事業單位進行檔案管理的重要建設環節之一，但是很多事業單位只是將紙質信息轉化為數字信息，由于受到管理人員人手不足、事業單位資金投入不夠的影響，都對事業單位檔案管理工作實現數字化起到明顯的阻礙作用。所以，要先重視高質量信息的數字化，同時加強目錄建設的檢索應用，利用光盤、文件夾以及音像等形式，促使信息更加長久地保存。事業單位要利用好網絡憑條，實現不同部門之間的資源共享，提高檔案信息的利用效率。

3）逐步提高檔案管理工作人員的專業素質。為了實現事業單位檔案管理工作信息化水平的提高，還要重視相關工作人員的展業素質的提高，為其提供培訓機會，提高工作人員進行計算機操作、網絡建設以及數據庫建設的能力。同時，事業單位也要重視對工作人員的考核力度，可以將工作人員的工資和考核結果直接掛鉤，推行有效的獎懲制度，在調動工作熱情和效率的同時，也能在一定程度上實現工作人員信息化能力的提高。同時，檔案管理人員應該重視自身專業能力的提高，順應時代的發展，提高自身運用計算機和網絡技術的能力，努力成為一個技術能力強的人才，為事業單位檔案管理工作實現信息化奠定良好的基礎。

4）重視檔案管理基礎設施建設。事業單位要想實現檔案管理工作的信息化水平的提高，首先要重視基礎設施建設。首先，重視檔案管理制度的建設和完善。各事業單位在充分考慮實際情況的前提下，建立相應的檔案管理制度，明確檔案管理工作的不同標準和規范，例如針對電子文件的檔案管理，要重視明確不同工作人員的職責。其次，重視自動化辦公水平的提高，事業單位在進行檔案管理工作過程中，主要是利用計算機，對相關信息進行整理和記錄，同時利用計算機的檢索功能，對需要的信息進行有效的檢索，提高信息的利用效率。最后，重視電子檔案管理工作。事業單位應該考慮本單位的信息管理現狀，將紙質檔案作為重要依據，形成科學有效的電子檔案，盡量實現信息保存的全面和完整，同時重視電子檔案形成之后，對電子檔案進行整理和鑒定。

5）重視對檔案資料的安全保護。信息化時代，不可避免各種信息安全問題，這需要引起事業單位的重視，盡量減少信息泄露或者信息丟失問題的出現。同時，工作人員操作不當、黑客入侵或者計算機出現故障，也可能是造成信息安全水平降低的重要原因，在對信息檔案造成破壞的同時，也會給事業單位帶來巨大的損失。但是很多事業單位的文件保密性比較強，如果事業單位不能做好信息保密工作，出現信息泄露問題，就會直接對事業單位造成不利影響。所以，事業單位要重視相關工作人員的職業道德建設，建設和完善信息安全保障制度，盡量推動信息系統運轉的高效性和安全性的實現。同時，也要重視網絡安全措施建設，提高事業單位網絡抵御網路攻擊的水平。同時，事業單位的檔案管理工作人員也要重視信息的備份工作，即便出現意外事件，也可以利用備份文件，盡量減少事業單位的損失。

3 總結語

現階段，事業單位做好檔案管理工作是實現各項工作順利開展的基礎和前提，為領導進行科學有效的決策提供準確、可靠的依據。所以，事業單位要及時轉變思想，提高對檔案管理工作的重視程度，并重視檔案管理工作人員專業素養的。只有這樣才能逐步實現事業單位檔案管理工作的規范化和科學化，提高信息資源的利用效率，為決策者提供更加全面科學的信息。

參考文獻

[1]陳琦.現代信息技術背景事業單位人事檔案管理水平管理制度的改革——西安交通人事檔案管理制度建設例析[J].西安學報，2013（03）

[2]辛秀慧.江蘇省事業單位人事檔案管理水平制度存在狀況問題調查報告[A].和諧社會建設與國家發展研究報告——第三屆中國青少年發展論壇暨中國青少年研究會優秀論文集（2013）[C].2013

[3]李玲，蔣枝紅，黃虹，陳海燕.探討提升事業單位人事檔案管理水平的現狀——以湖南省寧遠縣為例[J].湖南行政學院學報，2011（03）

作者簡介

溫曉丹（1986-），女，遼寧鞍山人，大學本科，鞍山市衛生健康事業服務中心（鞍山市紅十字中心血站），檔案館員（中級），檔案管理。