信息化背景下檔案管理的發(fā)展路徑探析

孟婷

摘 要：在信息化發(fā)展的今天，信息化的檔案管理方式也已經(jīng)成為檔案管理的主流，信息化的管理手段不僅能使檔案管理效率得到極大的提升，也讓檔案利用及服務(wù)更加精準。同時檔案作為一種重要的知識資源對企事業(yè)單位以及個人而言意義重大。因此，更應(yīng)充分認識檔案的價值作用，加快檔案信息化的建設(shè)進程。為此，文章重點圍繞著信息化背景下檔案管理的發(fā)展路徑提出自己一些看法，以供廣大同行參考。

關(guān)鍵詞：信息化背景;檔案管理;意義;發(fā)展路徑

1 信息化背景提升檔案管理水平意義

首先，做好檔案管理工作，可以提高人們對于檔案的認識程度，尤其是提高數(shù)字化管理的能力，進行高效的電子檔案錄入，并對檔案信息進行科學(xué)的采集。其次，做好檔案管理工作，可以方便民眾對檔案信息進行快速的查詢，并對檔案信息進行共享等其他方式的利用，這樣的數(shù)字化管理方式可以進行電子檔案的全面維護，應(yīng)用信息化的管理軟件等等，建設(shè)更加科學(xué)的檔案歸類。

2 信息化背景下檔案管理的發(fā)展路徑

1）建立科學(xué)的檔案管理流程。第一，在檔案管理之前，要對數(shù)據(jù)進行全方面的分析，探討檔案的立卷過程和組卷過程，從而確定不同分類方式存在的問題，更加科學(xué)的進行審卷，對這些環(huán)節(jié)進行優(yōu)化處理。尤其是要重點管理檔案的來源，根據(jù)上級檔案管理中心的相關(guān)指令，并結(jié)合國家的行政政策以及地方的行政指令、公文或者公告等等，對于檔案的來源進行不同的歸類。這樣的方法不僅可以避免收集到的信息無效，還可以避免收集到的信息虛假或者錯誤。承辦的所有材料都要標明檔案的來源之處，減少后期處理過程當(dāng)中存在的遺漏現(xiàn)象。第二，信息收集之后，要將所有的資料呈報給相關(guān)的部門，標注檔案的序號，進行統(tǒng)一的立卷管理，再由信息化的管理部門進行統(tǒng)一的歸類，按照文檔的類型、文檔的用處等等，建設(shè)完善的檔案信息庫，完成最初步的檔案管理工作。完成這一步之后，要按照數(shù)字條碼管理的方式對這些檔案信息進行規(guī)碼，可以是二維碼，也可以是條形碼，方便后期檔案信息的查詢。第三，要根據(jù)檔案信息的內(nèi)容確定科學(xué)的標題，良好的標題可以方便后期的查詢，也可以降低檔案分包管理工作的難度，這就完成了檔案管理的進一步工作，但是，到這一步為止仍需要加強注意力，因其并不意味著正式進入到了入庫階段，還需要對檔案的真實性以及檔案的來源進行二次審查。通過這樣的歸檔分卷標配的方式，完成檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案移交的初步準備工作。

2）增強檔案管理的系統(tǒng)性。首先，在檔案管理的過程當(dāng)中，要對各個步驟的主要目的和中心環(huán)節(jié)進行項目任務(wù)化的管理，并結(jié)合大數(shù)據(jù)的管理思維，做好檔案移交的核對工作，做到一一對應(yīng)，確保二維碼和條形碼當(dāng)中反饋的數(shù)據(jù)信息，可以和文件資料當(dāng)中的內(nèi)容信息一一對應(yīng)。如果出現(xiàn)任何問題，都要及時向上級的檔案管理部門和檔案的移送部門進行溝通，及時找到正確的檔案信息，避免遺漏。其次，在檔案接收入庫管理的過程當(dāng)中，也要按照這種信息化的管理方式，成立完善的數(shù)據(jù)庫，為后期的檔案借用和檔案查閱提供方便的信息，同時，還要按照系統(tǒng)化的管理原則，對檔案的內(nèi)容進行實時的更新，避免檔案內(nèi)容過于陳舊。除此之外，還要對檔案的信息進行統(tǒng)計和分析，探討哪一類的檔案查詢的次數(shù)和頻次最高，這樣可以方便后期管理。最后，在檔案管理的過程當(dāng)中，還要按照系統(tǒng)化的原則對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行科學(xué)的維護，避免基礎(chǔ)數(shù)據(jù)損失而造成查詢功能的不完善。做好日常管理工作，協(xié)調(diào)好檔案管理人員和檔案管理設(shè)備，進行日常的維護，通過統(tǒng)計盤點，發(fā)現(xiàn)哪些檔案已經(jīng)存在了更新不及時的現(xiàn)象。并配合綜合檢索發(fā)現(xiàn)一些無效檔案，或者是密級改變的檔案，進行銷毀或者是其他相應(yīng)的處理，應(yīng)用這種系統(tǒng)管理的方式，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

3）加強入庫管理的數(shù)字化建設(shè)。一方面，在檔案入庫之前要按照文檔類型來建設(shè)不同的文檔保密盒子，例如，待處理文件和歸類成卷文檔，就要放在不同的管理類別當(dāng)中，避免混放在一起，影響實際的檔案查詢效果，按照統(tǒng)一化的原則，來對這些檔案進行分門別類的處理，如果后續(xù)還要對檔案進行升級，則需要放置在更大容量檔案這個類別當(dāng)中，從而方便后期管理減少管理的冗余。另一方面，在檔案管理的過程當(dāng)中，要按照歸類入檔案袋、歸類入檔案和未歸檔庫、已歸檔庫來進行分門別類的管理，按照數(shù)字化管理原則，來對檔案信息進行編目，從而方便后期查詢工作順利開展，在立卷的基礎(chǔ)之上，來操作數(shù)據(jù)庫的管理工作，尤其是要按照不同用戶的需求和不同管理部門的需求，標定好不同的檔案數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用信息。在刪除、查詢、傳輸、復(fù)制的過程中充分應(yīng)用這個信息來進行全面的維護，實行批量掛接。

除此之外，在檔案管理的過程當(dāng)中，還要按照科學(xué)的管理原則，對于不同信息的編輯類型進行特殊的注意，如果統(tǒng)一歸檔之后，發(fā)現(xiàn)數(shù)字信號對接錯誤的問題，就要進行及時的處理。編目整理過程當(dāng)中，要對立卷后的檔案劃入不同的類目庫，從而完善歸檔庫的信息，在經(jīng)過編目之后，對于檔案的數(shù)據(jù)信息進行全面的核對。發(fā)放不同顏色的編碼，按照不同的類型進行收規(guī)，建設(shè)統(tǒng)一的管理體系。

3 信息化背景檔案管理工作中的注意事項

1）電子檔案審閱格式方面的注意事項。微軟公司推出的windows操作系統(tǒng)，目前在電腦端占據(jù)絕對的“統(tǒng)治”地位，盡管智能手機發(fā)展迅速，安卓和蘋果系統(tǒng)呈現(xiàn)出分庭抗禮的態(tài)勢，但是在信息化背景，電子檔案依然以windows系統(tǒng)下的word文檔作為主要媒介。曾幾何時，人們對于正版、盜版操作系統(tǒng)，金山旗下WPS辦公軟件與word辦公軟件的兼容問題頭痛不已，很多檔案經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸之后，輕則出現(xiàn)“格式錯亂”問題，重則直接導(dǎo)致檔案源代碼錯亂，進而內(nèi)容“全毀”。時至今日，隨著微軟公司公布了word的有關(guān)代碼，兼容性問題得到了極大改善，但是，這并不意味著檔案管理人員可以放松警惕，一些微小疏忽仍然會給檔案管理工作造成麻煩。

2）電子檔案存儲篩選方面需要注意的問題。上文提到的WPS及word辦公軟件，在文件名結(jié)尾處往往存在.docx、.doc等后綴，但此類后綴究竟代表什么意思，很多檔案管理人員不甚理解，故而在執(zhí)行批量篩選、存儲作業(yè)時，經(jīng)常在不經(jīng)意間，漏掉了一些重要檔案文件。比如，某些檔案文件夾中收錄的信息較多，在篩選時，檔案管理人員往往選擇“按文件格式查看”的選項，由此導(dǎo)致.docx和.doc文件相隔甚遠，在批量復(fù)制備份時，輕則順序錯亂，重則文件丟失。一般來說，.doc文件可以被視為純文本文檔，即打開、關(guān)閉方式非常直接，控制程序并未執(zhí)行其他操作;而.docx文件出現(xiàn)在word2007版本之后，其實質(zhì)上是一種“半壓縮”文件，每次打開、關(guān)閉的過程中，系統(tǒng)控制程序執(zhí)行“自動解壓”“自動壓縮”命令。由于速度極快，用戶并不會感受到任何異常。于是，很多時候出現(xiàn)電子檔案丟失時，管理人員無法弄清究竟在何處出現(xiàn)了差錯。由此可見，檔案管理人員在開展日常工作時，必須注意此類問題，每當(dāng)系統(tǒng)、軟件升級時，需要反復(fù)查驗，保證檔案的完整性。

4 結(jié)論

綜上所述，通過模塊劃分以及編碼管理等方式，檔案管理的水平可以不斷提升，適應(yīng)當(dāng)前的信息化背景發(fā)展背景。從本文分析可知，研究提升檔案管理信息化水平的路徑，有利于我們從問題發(fā)展的角度看待目前檔案管理當(dāng)中存在的不足。因此，我們要加強系統(tǒng)性研究，不斷豐富研發(fā)的路徑，進行系統(tǒng)的科學(xué)設(shè)計，提高檔案管理的實際應(yīng)用效果。

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