檔案整理與信息化管理存在的問題及解決辦法

黃熾麗

摘 要：檔案主要是用于企業內部，現在，我國檔案管理方式千變萬化，企業內部檔案整理的原則和手段也在不斷更新。在檔案整理理論中檔案整理的原則是談論的對象，了解檔案管理的基本原則，根據我國企業檔案管理在信息技術影響下的工作方式。為此，文章對檔案整理與信息化管理中存在的問題進行論述，并提出有針對性的解決對策。

關鍵詞：檔案整理;信息化管理;處理技術;大數據

現在的社會是一個快速發展的社會，企業檔案管理方式也發生了翻天覆地的變化，可是，在學習檔案管理中有很多內容跟不上時代的潮流，需要更深層次的研究檔案管理，這樣才可以升級檔案整理工作。

1 關于信息化檔案整理技術

1.1 對原數據的處理

原數據在檔案管理中地位舉足輕重，檔案文件在創建之前就需要建立不同檔案間的聯系，然后將不同檔案間的關系創建一個完成的框架，需要原數據內的所有信息。現在國外通過信息技術實現了電子政務，通過平臺進行了電子檔案的一體化管理，所以，原數據整理技術被廣泛的運用[1]。信息技術可以再最快的時間內創建辦公系統，企業間所有的文件傳輸、整理等都是通過該框架完成，讓所有信息在交流中暢通無阻。同時，我國電子文件管理方向并沒有融入信息化技術，所以，檔案管理做不到全國統一，原數據處理技術也不會在規定時間內得到廣泛運用。

1.2 非原數據的數據處理技術

我國傳統檔案管理方式是非原數據處理技術。原數據整理技術與非原數據整理技術涵蓋的范圍不同，對于檔案管理和檔案聯系的整理是兩個不同的體系。盡管我國的電子政務平臺還不完善，可是非原數據處理技術和原數據處理技術是相同的，所以，非原數據處理技術在電子文件整理中是相對完善的體系，還形成了整理技術模型。

1.3 虛擬整理技術的應用

虛擬整理技術是對歷史數據進行聯系整理的一種方式，檔案進行分類管理中就需要虛擬整理技術的運用，在信息技術飛速發展得今天，虛擬整理技術打破了檔案實體限制[2]。虛擬整理技術不僅僅是對歷史數據進行整理，還可以對歷史聯系和邏輯聯系整理為一體的綜合技術，換言之虛擬整理技術與檔案是否實體沒有任何管事，主要是通過信息數對歷史檔案和邏輯聯系的整理過程。虛擬整理技術可以讓檔案呈現邏輯聯系，通過歷史聯系后在創建一個系統，對創建后系統內的檔案做邏輯聯系整理，這種檔案管理方式在檔案管理工作的成績顯著。電子檔案整理中都會存在虛擬整理相關的內容，將不同存儲位置的文件通過歷史聯系和邏輯聯系進行整理。

2 信息技術環境下檔案整理工作的解決辦法

2.1 以條為基本的信息內容單位

現在檔案整理中用“條”進行處理，檔案之間關系是一種無形的信息，在進行信息處理中產生的結果不是通過基本單位中的一件或一卷進行的，在檔案中的一卷和一件是實體計算單位，不能查找歷史記錄和邏輯聯系，所以，在檔案整理的過程中需要用“條”進行計算，這種計算方式與數據庫的實體限制差距甚遠，記錄對象的結果是一種技術，與實體的大小無任何關系。大數據的搜集、整理是碎片性、及時性、非結構性等特征[3]。信息碎片化通過一段話就可以進行整理。倘若檔案需要分類整理，就需要創建架構，新技術在面對框架后會出現條條框框，所以，通過“條”的形式對檔案管理可以順應時代的進步。

2.2 用索引取代來源

檔案管理主要具有記錄歷史和再現歷史的功效，在查找檔案的過程中可以運用索引的形式用最短的時間將自己想要的檔案搜索出來。通檢、備檢或引得統統被稱為索引（index），文獻中都是通過索引的形式來檢索相關內同，檢索出來的內容都是通過時間或者內容的形式排列下來。索引就是在數據庫中的全部數據進行的一種結果，可以把全部的數據通過多維度的邏輯聯系進行排列，通過索引的形式在全部數據中進行檢索，以最快的形式將信息查找出來。因此，現在我國信息化檔案管理的過程中需要創建一套完善的檔案聯系索引體系，之前我國檔案管理主要是通過來源和全宗的形式管理，現在的社會是一個信息化社會，所以，我們應該遵循時代的發展吧檔案的邏輯聯系和歷史聯系進行結合，運用信息技術將歷史聯系和邏輯聯系做多維度處理，可以讓企業的檔案管理工作更加便捷、快速。

2.3 以大數據思維突破全宗原則限制

之前企業檔案管理工作主要是手工記錄，全總原則需要融入檔案管理全程，全宗原則可以讓企業實體檔案管理變得整齊劃一、有條不紊，對于實體檔案物理排序有法可依。可是，全宗原則下的實體檔案管理在大數據的影響下的數據整理和檔案管理的有效性比較低[4]。因為大數據的碎片化和檔案虛擬化導致全宗原則檔案管理工作無關緊要，數據的挖掘需要半結構化和非結構化數據的整合。所以，在大數據技術的影響下，需要把虛擬的索引和實體的檔案管理進行串聯，從而形成一個相對完善的搜索體系，可以幫助工作人員進行信息查詢、信息分析、查找檔案、以及檢索。為了提升工作效率，可以在工作中運用相關技術，不僅如此，如果規則的設定還可以面向更美好的明天，我相信，通過努力檔案管理可以向人工智能管理模式方向邁進。在傳統檔案管理的過程中運用更加先進的技術和全新的思維可以有效地推動我國檔案管理工作的開展。

3 結語

總之，檔案管理工作雖然比較輕松，但是是一項專業性、技術性比較高的工作，不僅如此，也需要工作人員具備高潮的實踐能力。之前的檔案學覺得資料是沒有任何關聯的，不能進行記錄和內容的還原，所以檔案也就不能被稱作檔案。可是，現在的社會是一個信息技術廣泛運用得社會，信息技術的基礎設施比較完善，檔案學的核心理論也逐漸變化，通過時間后，大數據互聯網和信息技術可以提升檔案管理工作的整體效率。在檔案管理的過程中應該打破傳統檔案管理工作思維方式，彌補現在工作中存在的不足。

參考文獻

[1]杜欣欣.大數據時代背景下檔案管理工作方法優化分析[J].商訊，2020（21）：156+158.

[2]滕飛.關于現代企業信息化管理模式的構建分析[J].網絡安全技術與應用，2020（07）：110-111.

[3]劉郁蘭.檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的策略研究[J].蘭臺內外，2020（19）：1-3.

[4]李娜.檔案整理與信息化管理存在的問題及解決辦法[N].商洛日報，2019-10-12（003）.