企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路

王小華

摘 要：在企業的管理中，檔案管理越來越重要。隨著信息技術的發展，企業的檔案管理出現了變化，因此實現企業檔案的信息化，成為企業當前發展的趨勢。所以提高信息化建設的重視程度，引進專業人員進行管理和建設，提高檔案的安全性，建立完備的管理機制是企業檔案管理信息化推進的重要思路。

關鍵詞：企業;檔案管理;信息化;問題;創新

傳統企業檔案管理方法使人員查閱易造成檔案損壞等情況，對查閱人員而言，檔案的調度程序復雜，審理身份信息和找尋檔案的時間長，跟不上現代的快節奏發展趨勢，這就要求企業檔案管理逐漸走向信息化。

1 檔案管理信息化意義

1）信息技術發展的必然趨勢。信息化時代為每個人都帶來了便利，節省了大量的時間，減少時間成本是每個企業管理者都在考慮的問題。信息技術的發展為這一問題帶來了解決方案。信息技術的應用給人們生活、生產帶來了極大的便利，通過信息共享能夠達到快速查閱、快速共享的目的。而檔案管理信息化正是在信息技術快速發展的背景下誕生的一種管理方式。檔案信息化既是信息技術發展的趨勢也是企業發展的需求。

2）檔案管理簡單化。檔案管理信息化能夠省去傳統紙質檔案存儲的繁瑣過程，將檔案信息化可同時保存紙質檔案和電子檔案。首先，電子檔案的保存避免了紙質檔案受自然環境的影響而損壞。紙質檔案繁瑣的保存過程會花費大量的人力物力，而檔案信息化能有效減少環境的影響，節省人力、財力。其次，檔案信息化能將紙質檔案和電子檔案聯用，增大了檔案的完整性。將紙質檔案電子化，必要的紙質檔案用幾種保存方式進行備份保存，可有效增大檔案保管的完整性[1]。

2 企業檔案管理信息化建設問題分析

1）管理方法落后，缺乏專業性。企業領導雖然知道要保存重要的文件，但往往忽略了如何管理和保存檔案。首先，目前很多企業檔案管理信息化僅限于查詢文獻，很多時候還需要手動去翻找檔案，依然還是沒能解決問題。其次，由于檔案信息化沒有成熟的管理人員，對收到的檔案只是簡單地將其電子化，并未進行有效篩選和分類，導致檔案重復錄入，增加了后期信息整合的難度，增大了工作量。第三，由于從紙質檔案進行信息化建設，轉變周期長、見效慢，所以企業對檔案信息化重視程度比較低，不愿花資金配置管理系統，已有的設備設施也比較落后，導致檔案管理信息化建設進程很慢[2]。另外，企業信息化對檔案管理系統的要求比較高，需要有專業人員進行系統建設和維護，而目前很多企業缺少相關的人員配置，導致信息化管理落后，缺乏專業性。

2）檔案管理信息化建設缺乏目標及長遠規劃。許多企業只注重于產品研發、銷售，但忽略了檔案分析和管理，信息化建設缺少目標和長遠規劃。對于已經進行信息化建設的企業，對如何利用信息化系統定期進行檔案的規整，篩選周期如何定制，企業中周總結、月總結和年終總結如何應用信息化系統進行檔案分析等問題還未有明確的要求。既然已經實行檔案管理信息化建設就要物盡其用，發揮信息化的重要作用。對于檔案管理信息化還比較落后的企業，許多管理者對如何進行紙質檔案和電子檔案的轉化、電子檔案的分類方法和檔案調閱的管理方法等還未有明確的想法。此類企業覺得紙質版轉成電子版檔案過程復雜，遲遲未進行合理的規劃，進行信息化建設。

3）檔案管理缺乏安全性。企業領導對檔案管理信息化的不重視，導致設備設施不能得到及時的更新，引進的系統存在缺陷或者管理人員專業性不足，導致信息化管理缺乏安全性。許多企業在檔案管理人員是年紀相對較大的員工，缺乏學習專業知識的能力，在新技術的運用方面不熟悉，也容易導致檔案的安全性得不到保障。而且很多企業進行檔案管理信息化系統之后，員工缺少培訓學習的機會，對應急情況缺乏處理能力。檔案電子化存在入侵的風險，所以企業更應該重視專業人才的引進，制定相關規定，增加檔案的安全性[3]。

3 企業檔案管理信息化建設創新思路

1）檔案信息化觀念轉變的正確理解。首先，企業領導應該及時轉變檔案管理的思想，發現有效管理檔案給企業帶來的長久益處，對檔案管理信息化建設提出與企業理念切合的主題，制定檔案管理的規章制度和管理辦法，加強員工對信息化的重視。其次，檔案管理者要負起應盡的責任和義務，制定分類方法，將檔案按密級以及使用的頻率等進行分類保存。對于密級較高的檔案要保留紙質檔案，檔案電子化時要設立保密權限，防止泄密，多重儲存保證檔案不會丟失。對于可公開的信息，可以在信息化系統中設置查閱鏈接，方便員工查詢。

2）紙質檔案電子化，完善硬件設備和軟件開發。從紙質檔案保存到檔案管理信息化轉變需要一定的過程，將陳舊的檔案進行歸納整理并進行檔案錄入也需要一定的時間，所以開發檔案管理系統要盡量簡便化，記錄關鍵信息。技術工程師要根據需求設計幾種應用軟件，一種對內使用，運用企業內網進行查閱，此種應用可開放更多的查閱權限，讓員工能快速找尋查閱。另一種設計對外的查閱軟件，便于外界溝通使用。另外企業的硬件設施也需要時常維護更新，以適應信息化要求。

3）檔案信息化安全性建設，培養技術管理人才。檔案管理信息化中檔案的安全性是重中之重。從檔案的儲存手段和儲存位置，到設立查閱密碼和身份審核等，都涉及檔案的安全性。從檔案室使用的硬件設施和機房的進入權限開始進行全方位的設定。通過企業內部網絡進行檔案的錄入，只供內部員工使用，檔案使用加密的方式進行儲存，并用數據備份等方式保證檔案不會丟失。企業要設立檔案保護規定，保證制度的公正及嚴厲性，獎懲制度實現明確規定。檔案管理信息化最終要通過網絡進行信息的共享，所以對于檔案安全性的建設需要投入較大的時間和精力[4]。企業應該引進對應軟件開發和網絡安全人才，提高檔案管理信息化的安全性。同時，引進專業人才，對檔案管理的員工進行培訓，使他們能夠更快地適應信息化的進程和要求，更快上手對檔案進行管理。另外還要培養檔案管理人才，善于對檔案進行歸類和整理，要具有大局觀，幫助相關人員對檔案進行分析總結，提升檔案的價值。

4）檔案網絡化，建設查閱平臺。檔案管理信息化最大的益處在于便利，可以建設共享信息平臺，將開放的信息通過網絡傳輸的形式實現文件的共享，方便員工查閱相關資料，能夠有效節省員工的時間，同時檔案的利用率也會提高。而對于重要資料的查閱要進行資格限制，設立查閱權限。前文也有提到，對密級較高的檔案只能通過公司內網進行查閱，而且要進行身份審核，由檔案管理人員對此進行審核，以保證檔案的安全性。當然，如果人臉識別技術能夠有效應用到檔案管理人員審核中將能極大提高檔案管理的工作效率[5]。

4 結束語

檔案管理從紙質化到信息化的轉變需要的周期長，在此過程中需要解決的問題很多，企業檔案管理者應該對信息化進程予以重視，對軟硬件設施進行更新，培養相關技術人才，對檔案管理信息化進行規范化處理，擴大檔案的應用價值，推進檔案管理信息化的建設。

參考文獻

[1]楊佳顏.信息化建設在中小型國有企業檔案管理中的作用分析[J].中外企業家，2019（26）：61.

[2]鄧學國.新形勢下企業檔案管理信息化建設趨勢探究[J].辦公室業務，2019（17）：69-70.

[3]孫勇軍.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].現代國企研究，2019（08）：30.

[4]陳啟凡.企業技術檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2018（10）：132-133.

[5]于雪蓮.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].辦公室業務，2017（03）：53.